秘书工作成熟时期——隋唐、两宋

秘书工作成熟时期——隋唐、两宋方芳在隋朝基础上发展起来的唐朝，其朝廷秘书机构分置于中书、门下、尚书三省，相互配合，相互制约，各级秘书机构健全。唐朝，秘书人员来源多样，素质颇高，职责分明，作用明显，对秘书官吏的考核制度化，以律令的形式制定了全面而详细的秘书工作制度，文书工作和档案工作开始分流，公文文体整齐、划一。宋朝，朝廷三省中的秘书机构专门化，形成了系列，秘书工作制度较唐朝又有发展。因此，隋唐、两宋是秘书工作的成熟时期。第一节朝廷秘书机构第二节皇宫秘书机构第三节秘书官吏第四节文书档案工作第一节朝廷秘书机构一、唐朝三省的秘书职能公元581年，北周外戚杨坚废周建隋，结束了300年来分裂割据的局面，再度统一了中国。为了巩固国家的统一，隋文帝废除了北周复古的官制，依据汉、魏旧制，设立三师、三公和三省及秘书省、内侍省，为避父杨忠的名讳，改中书省为内史省，改门下省长官侍中为纳言，门下、内史、尚书三省长官协同处理国政，尚书省设吏、礼、兵、都官、度支、工六部，各设尚书，分掌政务。这种三省六部制的中央政府机构形式，被此后的各王朝沿袭。隋中央的秘书工作由三省承担，作为其职能的一部分。隋短命而亡，继起的唐朝沿袭并发展了这一制度，将内史省恢复为中书省，纳言恢复为侍中，三省的职责分工趋于明确。一、唐朝三省的秘书职能三省六部制唐朝三省各自承担的秘书工作职能：中书出令、门下审议、尚书执行。中书省负责草拟国家的军政命令，这些命令均以皇帝制、诏、敕等名义制作，凡政府各部门和地方官府上呈的章奏表状等，由它呈送皇帝，并根据皇帝的旨意草拟批答。门下省负责各种文书的审议。如同意，由长官侍中签字后退还给中书省，中书省官员签字后，再呈送皇帝批准，最后交尚书省，转发相关部门执行；如不同意，可行使封驳权。尚书省负责执行中书省转发的各种命令。一、唐朝三省的秘书职能一、唐朝三省的秘书职能中书省出令门下省审议尚书省执行草拟审核转发执行职责划分文书工作唐王朝决策、施政的重要机构，承担着中央政府的秘书职能。提高文件准确性三省权利相互制约防止秘书机构独大保证皇权古代秘书工作成熟的标志之一。二、唐朝三省的秘书官职（一）中书省中的主要秘书官职中书省的主官为中书令，“掌军国之政令”，自隋朝开始设有4人。初改称内史舍人，简称舍人，不久恢复中书舍人之称。中书舍人的职掌主要有五项：第一，“侍奉进奏，参议表章”，“凡百司奏议文武考课，皆预裁焉”。即中央政府各司和各地官员的奏章表议，都由其初读，提出处理意见，然后呈进皇帝。同时，凡上报的大事件，如军事大捷、祥瑞吉兆、贺表等，也由其转呈。第二，“凡诏旨敕制及玺书册命，皆按典故起草进画，既下则署而行之”。即负责起草诏、制、敕、玺书、册命等皇帝颁发的文书，进呈皇帝批准后，按规定发有关部门执行。（一）中书省中的主要秘书官职第三，“制敕既行，有误则奏而正之”。即下达的制、诏、敕等文书在执行过程中，如发现有误差，有责任向皇帝奏明，并加以改正，起到信息反馈的作用。第四，“凡大朝会，诸方起居，则受其表状而奏之”。即逢有百官聚会、朝廷大典时，中书舍人须侍从于皇帝左右，代表皇帝接受百官的表状。第五，“凡册命大臣于朝，则使持节读册命之，凡将帅有功及有大宾客皆使劳问之”。即皇帝在朝堂上册封、赏赐大臣时，由中书舍人宣读册封，赏赐的诏命；作为特使，慰问有功的将帅和国家的贵宾。二、唐朝三省的秘书官职（二）门下省的主要秘书官职驳正违失：掌有封驳之权。封还皇帝失宜的诏命、驳正臣下有违误的章奏。二、唐朝三省的秘书官职（三）尚书省的主要秘书官职长官：尚书仆射都省左、右丞左、右司郎中员外郎吏户兵礼刑工分管各部设置有都事处理日常事务的机构，相当于办公室。左、右司郎中、员外郎相当于办公室正副主任。负责收受、转发文书，稽察缺失、监印等。相当于各部的秘书科长。二、唐朝三省的秘书官职三、宋三省中的秘书部门宋三省的秘书职能较唐朝有所扩大，一个突出的表现是各省都设置不少专职的秘书部门。三省、枢密院及三司中的秘书部门主要有：（一）中书省的秘书部门部门职能主房事掌管文书的收发、登记。哲宗元年，改称为开拆房。点检房掌管点检各房的文书工作，由中书舍人统领。催驱房掌管督促、催办各房的文书。班簿房掌管百官的名册以及有关官员基本情况的文件。制敕库房掌管收受制诏，保管并编录成册，并负责架阁库（档案库）的管理。三、宋三省中的秘书部门（一）中书省的秘书部门中书省仍设有令、侍郎等官职，沿袭唐制，只有中书舍人分作五案办事，五案划分如下：部门职能上案负责册礼和朝会事务。下案负责收发文书。制诰案负责制作皇帝的制、诏等文书。谏官案负责处理与中央其他政府机构往来的文书。记注案负责记录皇帝的日常言行、起居。（二）门下省的秘书部门隶属给事中，负责收受三省、枢密院、六曹、各寺、监百官的符牒，文武近臣的表疏，具事目后进呈皇帝。皇帝批示后，由它颁发。通进司掌管抄录天下奏状案牍，并发付有关机构检查，以纠正其违失、监督其执行，以防文书积压。银台司负责收受天下章奏案牍，送交通进使，职掌类似于银台司。章奏司掌文书的审议、封驳。封驳司属银台司管辖，掌收受中书省、枢密院交付的宣、敕，登记后颁发。发敕司别称奏邸，源于唐代的上都知进奏院。进奏院123456（三）尚书省的秘书部门尚书省内也设有开拆房、催驱房、班簿房、制敕库房，负责公文的收受、登记、催办和编录、保管等事务。尚书省的官员也仿唐制而设置，有令、仆射等。其中的左、右丞掌参议大政，通治省事，辅助令、仆射，如仆射不在，有权代行其职务，当笔、掌印，地位高于唐代。左、右司郎中和员外郎各一人，分别掌管下隶房的文书工作，举正其稽失和督促、催办，发现文书积压、滞留，责令各房限期处理完毕。尚书省各部也设立了专门的秘书部门，称案。三、宋三省中的秘书部门（四）枢密院的秘书部门唐朝已设枢密院，代宗时以宦官任“内枢密使”，掌承受表章，并将皇帝旨意向中书、门下两省传宣，后又使其统领禁军。五代后梁时，由士人任此职，成为皇帝的顾问、参政机要。宋代的枢密院总理全国军务，与政事堂合称为东、西二府。。枢密院的秘书机构为枢密院承旨司，负责处理日常院务，相当于院办公室，主管为都承旨，副职为副都承旨，职掌为“承宣旨命，通领院务”，每当皇帝检阅禁军、接见外藩使臣时，均侍立于侧，如皇帝有旨意，则受命授给有关部门。承旨司中最重要的秘书官员还有检详官，专掌机要文书。三、宋三省中的秘书部门（五）三司的秘书部门三司（北宋前期国家最高财政机关）盐铁：掌天下物产、关市、河渠、军器之事度支：掌天下财赋户：掌天下户口、税赋之籍三、宋三省中的秘书部门三司内的秘书部门：部门职能催驱房掌督促、催办文书。开拆司负责接受宣、敕以及各州申报的文书，分送盐铁、度支、户三部办理，并总管其他部门，相当于三司的办公室。勾凿司掌核查、勾销三部的簿账，兼管大将、军将的名册，由判开拆司官兼管。发放司掌发放三司各部的公文，由判开拆司官兼管。四、政事堂唐朝的中书省和门下省在行使秘书职能的过程中常发生争论，为了协调双方关系，提高工作效率，唐朝初年皇帝命令两省凡有公文，双方先至政事堂议定，然后上奏。于是，政事堂成为两省联合办公厅，初设于门下省，后迁至中书省。中书令是政事堂的主官，宰相职，凡皇帝颁下的诏敕，臣下递呈的表状，都须经过政事堂，由宰相处置或中转，因此，政事堂成为朝廷公文周转中心。初唐时期，凡朝廷各司上达的奏章，先交尚书省六部拟办，由尚书省汇总、分类后，再由中书省的中书舍人批阅，称为“舍人押部”之制。唐朝中期，政务日繁，公文骤增，开元十一年（723），将政事堂改称中书门下，并设置枢机、吏、兵、户、刑礼五房，直接协助宰相处理朝廷公文，五房中各有主书、录事，承担具体的文书事务，逐渐将中书舍人之权接管过去。政事堂遂称为凌驾于三省之上的政务机构。四、政事堂宋朝仿唐制设立政事堂，置于宫中，是内中书省、内门下省长官的联合办公厅。其名又称中书门下。宋朝的政事堂也分五房办事，但各房的名称与唐朝不同。其中有：孔目房——掌管文书案牍，是专职秘书部门。勾销房——兼有掌管印章、符信之职，承担着部分秘书业务。政事堂各房中的主要秘书人员有：检正官——每房各1人，处理各房文书事务，以京朝官担任。著名学者黄龟年曾担任此职。堂后官——五房各3人，1人负责登录敕诏，1人负责抄写公文，1人校对印发。（一）唐地方及军队中的秘书机构隋唐的地方行政区划基本上划分为州（郡）、县两级，各州刺史多带军职，其秘书人员为录事参军事，下属曹内有参军事。唐初，各州均设有都督府，总揽数州军、政、财权。此外，中央政府还派外官掌管地方的军事、行政、财政大权。五、地方及军队中的秘书机构职务职能掌书记也称掌记、书记，负责府内各种表奏、命令、书信的制作，是地方大员的高级文字秘书，地位重要。判官临时受遣充当地方大员的大臣，按制度从中级官员中选出来负责处理文书工作的属官。孔目地方大员幕府中掌管文书、档案的属吏。记室（事）参军均为地方大员幕府中负责文书的属吏。（二）宋朝地方秘书机构宋代地方行政建制基本划分为路、州、县三级。路：路为地方最高行政区划，统领数州、府、军、监。为防止割据分裂，以文臣为路的长官，并将其权利分解为帅、漕、宪、仓四司，分掌军、政、财、监察之权，相互牵制。四司中掌军政的帅司最为重要。四司官属中的秘书官员主要有：主管机宜文字官——负责收发、保管机要文书。主管文字官——负责拟写、保管公文。五、地方及军队中的秘书机构州：宋代，州（府、军、监）长官的僚属分为幕职官和曹掾（yuàn）官两部分。幕职官——办理公文，提出初步处理意见，提交长官决定，是长官的助手，属于秘书官之列。曹掾官——参与谋划、办理文书等，有录事参军事、诸曹参军等，沿用唐朝官称。县：县府内仍由主簿掌领文书事务。宋代各级官府中的低级秘书人员，增加了一些新的名目，重要的有：押司——在部分中央机构及州县中设置，负责办理案牍等事务的吏员。贴司——原为官衙中见习性的非正式工作人员。在押司之下，承担文书书写、造账等事务。（二）宋朝地方秘书机构五、地方及军队中的秘书机构第二节皇宫秘书机构（一）翰林学士的由来皇帝为了限制三省施政、决策作用增大，开始起用新的秘书官员，即翰林学士。唐太宗时玄宗初年玄宗开元二十六年一、唐朝的翰林学士选拔名儒学士侍从皇帝左右，作为文学顾问置翰林供奉与集贤院学士一起协助中书省官员批答四方章表疏议，起草制诏书敕改翰林供奉为翰林学士直接受皇帝管辖，专为皇帝起草重要制诏。一、唐朝的翰林学士翰林学士职权待遇选拔晋升翰林学士受皇帝宣召，负责顾问应对、拟制制诏翰林学士有自己的办公处所，称学士院。另有书库，藏有数以万计的实录，供学士拟制制敕时查阅、参考。翰林学士多从朝官中遴选，上自诸曹尚书，下至校书郎都可选用，也聘召文学名士担任，如唐玄宗聘召李白。学士经过一段时间后，即可升为中书舍人，不少人不久即可拜相。负责藩国使者或大臣晋谒皇帝时的接待、引见事宜。皇帝对翰林学士甚为恩宠，一年四季不断赐以佳肴、鲜果、精美用具，凡有内宴，所赐酒食与宰相一样。学士入院一年，须经过考试，试以拟写制诏等能力，试毕封进，由皇帝批阅。翰林学士是唐朝仕途中最荣耀之职，位尊权重，礼遇恩荣。二、宋朝的翰林学士院宋仿唐制，设置翰林学士院，职掌为起草制诰、赦敕、国书等王命文书，并侍从皇帝出巡、充当顾问。翰林学士院置于宫中，同皇帝和最高行政中心弹指相连，以便于皇帝召见、控制和保守机密。院内置翰林学士承旨、翰林学士等官，承旨不是常设，学士无定员。宋朝立国之始，对翰林学士的人选特别慎重、严格，一般由宰相提名，皇帝亲自挑选任命。翰林学士还有单独面见皇帝、陈述个人看法的权利。由于翰林学士接触国家机要，参与最重要的人事任免，地位十分尊贵。宋代翰林学士起草诏命时，保密措施很严格。三、唐宋时期的信访机构唐朝，武则天称帝后，为了削弱、镇压李唐势力，巩固皇位，采纳臣下鱼保家的建议，铸设铜匦（匣），奖励告密。特地命中书省设立匦使院，以谏议大夫及补阙、拾遗各1人，为知匦使，主持院务，组成了中央信访机构。（一）唐朝的匦使院（二）宋朝的鼓院、检院宋仿照唐代匦使院，设立鼓司，受理天下投书。景德四年（1007）改称登闻鼓院，简称鼓院。宋初置有