财务收款制度

北京世纪东方国际旅行社视界旅游/视界商务——专业出境旅游批发商北京·上海·广州·成都·科隆·芝加哥·墨尔本·神户出境旅游经营特许证号：L-BJ-GJ00093地址：北京市朝阳区东大桥路8号尚都国际中心615（100020）网址：总部：010-59200000传真：[phone]热线：400-686-9090财务收款制度第一章总则为了加强团队收款管理，确保团款的及时收回，避免坏账损失的发生，维护资金的正常运行，提高公司团队收款的规范性，特制定本制度。各部门必须切实重视团队收款工作，认真执行本制度，并结合本部门实际，制定和完善相应收款办法。各部门经理对本部门的团队收款工作负责。本制度所涉及的“销售人员”概念均指包括单团销售人员与位控销售人员。第二章异常收款的审批条件和审批权限一、尾款收款要求和审批条件团队收款的尾款控制要求和审批条件如下所述。1．单团（1）对于第一次合作的客户，必须在团队出发前收齐100%团款，否则应提交管理人员进行尾款审批。（2）对于已有合作记录的客户，须在团队出发前收90%以上（含）团款，且尾款金额小于利润，若二者条件不能同时满足，则应提交管理人员进行尾款审批。2．散拼散拼不留尾款，在团队出发前必须收齐100%团款，特殊情况则应提交管理人员进行审批并附情况说明。（1）签证正常出签，团款要在出发前收齐。（2）签证在团队出发前1个工作日以内出签的，销售须在团队出发前下团款确认单，并在两个工作日内收齐团款。3．特殊款项机票款必须出票前全款付清，必须收大于支，先收后支。签证押金必须出团前收齐到账。北京世纪东方国际旅行社视界旅游/视界商务——专业出境旅游批发商北京·上海·广州·成都·科隆·芝加哥·墨尔本·神户出境旅游经营特许证号：L-BJ-GJ00093地址：北京市朝阳区东大桥路8号尚都国际中心615（100020）网址：总部：010-59200000传真：[phone]热线：400-686-9090注：团款收齐的含义是指财务部门已经确认团款到账。收款时限若遇到节假日则应向前顺延。二、垫款审批条件销售与客户签订合同时，应本着把收款时间点控制在费用产生之前的原则，使得在给供应商付款的时间点上，此团的团费处于收入大于支出的状态。具体收款原则和审批条件如下所述。1．签证费用非ADS签证送签之前，应该收齐所有送签款费用。否则应提交管理人员进行垫款审批，同时要提供客户的垫款确认单。2．认证费无论单散团，认证费用需要单独收费，否则应提交管理人员进行垫款审批，同时要提供客户的垫款确认单。3、邀请函及其他费用在产生此类费用前，应收齐所有相应款项，否则应提交管理人员进行垫款审批。同时提供客户的垫款确认单。第三章关于《报价及付款确认单》的有关规定一、使用ERP系统报价并生成《报价及付款确认单》销售人员应使用ERP系统统一生成和导出的《报价及付款确认单》。《报价及付款确认单》中的信息必须与系统中此团的有效销售订单中的相关信息一致，包括：（1）财务信息：同行报价合计/整团报价（2）团队信息：所有有效订单编号、团号、团名、销售顾问、出发日期、出行天数、人数（3）联系信息：客户名称、联系人名称、电话信息二、明确付款方式在团组出团前必须与客人签署《报价及付款确认单》，合同中需明确客户的付款方式，要具体到哪天收到，具体的款项及金额。北京世纪东方国际旅行社视界旅游/视界商务——专业出境旅游批发商北京·上海·广州·成都·科隆·芝加哥·墨尔本·神户出境旅游经营特许证号：L-BJ-GJ00093地址：北京市朝阳区东大桥路8号尚都国际中心615（100020）网址：总部：010-59200000传真：[phone]热线：400-686-9090三、汇率约定以外币报价的团队，必须在《报价及付款确认单》中明确注明收款汇率，或注明“以付款当天中国银行外汇牌价中卖出价为准”的字样。四、与客户的确认规则《报价及付款确认单》必须有客户签字并盖合同章的确认（如因客户原因无法盖章的，必须有总经理的审批）。五、尾款审批遇到有尾款情况的报价，根据第二章之规定，需要审批的，应提交管理人员进行尾款审批。外办的报价若需总部领导审批的，需将相关权限人邮件批示同时转发应收会计。六、其他若销售所提交的《报价及付款确认单》违反以上五条中的任一条，财务可拒收。销售人员对财务的下单时限，由《销售下单时限制度》规定，若出现违规操作时：1．财务人员在超过时限后的第二天，将通知邮件发送给相关的销售人员，并抄送其经理、总监和主管副总。2．销售部内部将根据财务人员的通知，对违反规定的人员按相应制度处罚。第四章销售和财务确认收款规定销售顾问确认收到团款后，应填写《团队收款登记单》交至财务应收会计处，1、《团队收款登记单》中写明收款团号、起抵日期、销售顾问、客户经理、汇入行（卡）名称、汇款金额。如收现金和支票无需填制团队收款登记单直接交于出纳开收据即可。2、附上客户汇款水单，以便及时确认团款是否到账。（客户汇款水单极为重要，请各销售顾问必须索要）注：公司账户账户信息北京世纪东方国际旅行社视界旅游/视界商务——专业出境旅游批发商北京·上海·广州·成都·科隆·芝加哥·墨尔本·神户出境旅游经营特许证号：L-BJ-GJ00093地址：北京市朝阳区东大桥路8号尚都国际中心615（100020）网址：总部：010-59200000传真：[phone]热线：400-686-9090第五章财务职责一、跟进应收账款并及时反馈财务部应收会计根据《报价及付款确认单》中销售顾问明确标明的收款时限建立应收账款一览表，按时跟进团队收款情况。如销售顾问/客户经理未在已标明时限内收到相应款项，由应收会计以书面形式反馈给部门主管、财务经理、副总、总经理。二、收款状况监控财务在收到对公汇款水单后的第四个工作日，如发现该汇款仍未到账，应收会计需以书面形式反馈给经财务经理、销售顾问/客户经理、部门经理、副总。约定回团前付清全款（包括出团前应付团款逾期）在团即将回国前（或我公司接待即将结束前）仍未支付的，应收会计应向主管副总请示是否应采取必要的方式配合收款。第六章收款制度的其他规定一、奖金和指标计算影响所有的奖金计算基于单笔业务收款已经全部结清的团队。对于仍有欠款的团队，在尾款结清以前，计入团队回国当月销售和部门业绩，不计入奖金计算范围。待尾款结清后，再计入回款月份业绩指标和奖金计算范围；二、非正常的尾款拖欠惩罚措施1．针对销售代表不能及时收回尾款的惩罚措施当一个销售订单（包括单团和散拼）的欠款逾期天数超出一定范围时，该笔尾款收回后，将根据逾期的天数扣减相应的预算利润，具体规则如下表。逾期天数利润或人头数扣减为原来的百分比北京世纪东方国际旅行社视界旅游/视界商务——专业出境旅游批发商北京·上海·广州·成都·科隆·芝加哥·墨尔本·神户出境旅游经营特许证号：L-BJ-GJ00093地址：北京市朝阳区东大桥路8号尚都国际中心615（100020）网址：总部：010-59200000传真：[phone]热线：400-686-9090[30，60）80%[60，90）70%9060%备注：1．在客户出现投诉的情况下，由客服部调查并认定投诉的主要责任是否为销售代表引起，认定时，需有书面通知到该销售人员，并抄送其主管经理、总监和副总，并抄送财务部相关人员。2．若认定主要责任并非由销售代表引起，则不适用该惩罚措施；若认定主要责任由销售代表引起，则从认定之日起开始计算逾期天数，并适用该惩罚措施。3．欠款结清时间以款项到账时间为准。2．针对因对风险审批失误造成损失的惩罚措施因非投诉原因造成尾款拖欠最终不能收回，造成损失时，相应的销售代表和审批人员承担部分或全部损失，其责任承担标准由总经理最终决定。