《办公日常事务管理》课程标准

《办公日常事务管理》课程标准1.课程性质与设计思路1.1课程的性质本课程是文秘专业核心课程之一，在整个课程体系中属于文秘学生核心职业技能中办公事务管理模块课程。本课程模拟现实的文秘工作场景，通过教师指导与学生讨论、训练，使学生掌握办公会前筹备、会中服务、会后落实，时间管理，文书拟写、收发文处理和文档管理，商务接待、交通食宿安排、来访参观，材料收集，数据整理等活动的主要内容、要求和工作方法。本课程针对秘书工作中的主要办公活动与事务而设置，具有很强的综合性，主要培养学生的办公事务管理能力，为将来从事相关工作奠定良好的理论与实践基础。先修课程为客户服务与管理、会议管理、文书写作、档案管理等。后续课程为现代办公设备使用与管理、信息与档案管理等。1.2设计思路本课程的教学把课程内容细化为16个工作任务和工作环境，主要包括：办公室环境布置，办公劳动保护，办公室印章的使用和管理，值班工作的安排，差旅工作的安排，办公室的时间管理，办公设备的使用，信息的收集和筛选，文书的拟写，收发文处理，文档资料的管理等。在每一个工作任务的教学中，首先要求学生讨论，列出详细的工作内容，工作中应当注意的事项，然后教师加以指导和纠正。在工作任务学习之后，学生将分组到各个办公室进行观摩学习，并且直接参与教师的办公活动，以此训练学生的日常办公能力，使之尽快适应办公工作的要求。建议课程第在三学年第一学期开设。学时数为60学时，4学分。2.课程目标通过学习涉外接待、办公室环境管理、办公室日常事务管理，办公用品和设备管理以及信息管理等工作任务，使学生能够比较全面系统地了解秘书的日常性办公室事务工作的内容，同时还要求学习者能够比较熟练地掌握秘书办事的工作程序和操作技巧。2.1职业能力培养目标l能够按照办公室布置的基本原则和要求，营造健康、安全的办公环境；l能够规范地使用和管理办公印章；l能够规范管理办公室零用现金，按照程序办理报销手续；l能够根据领导要求，合理地安排上司的差旅事务；l能够合理分清事务的轻重缓急，合理分配管理时间，提高工作效率；l能够根据值班的任务和要求，合理安排值班，并做好值班记录；l能够根据办公事务的实际情况，制定办公室制度，安排职责分工；l能够根据具体情况和要求，掌握办公室常见公文的拟写方法；l能够遵循收发文程序和纪律，正确处理公文的校对、缮印、传阅工作；l能够对办公室中重要的资料进行汇总、分类、鉴定和存档；l能够掌握办公室中现代办公设备的布局方法，并能进行自我劳动保护；l能够根据来宾情况，恰当、周到地接待来宾并安排食宿、交通；l能够恰当地安排来访者的参观和娱乐活动；l能够在会议的筹备工作中恰当拟订会议日程、布置会场、安排会议食宿、准备会议资料；l能够在会议中做好服务工作，收集并反馈会议信息；l能够进行会议经费结算，高效地落实会议精神。2.2知识目标l掌握办公事务的主要工作内容和性质、作用；l掌握办公室布局的原则和要求；l掌握办公室印章的种类、样式和管理要求、使用程序；l掌握值班规范、值班表样式、值班记录等值班工作的主要内容；l掌握电话记录的作用、主要内容和注意事项；l掌握办公室零用现金的理要求，了解报销的基本程序和工作步骤；l了解商务旅行计划的主要内容，制作旅程表的注意事项，以及办理出国手续的程序；l了解秘书在上司出行前应当落实的工作内容；l了解上司临时交办事项的特点、范围，办理的原则；l掌握秘书工作日志的内容和编写要求；l掌握办公用品订购、接收、管理的基本要求和程序；l熟知会议筹备的主要内容，掌握会议地点选择的要求和会场布置、座次安排规范；l了解会议信息反馈的途经，掌握会议纪要的内容和要求。2.3素质目标l树立办公事务无小事，事事关乎公司、集体发展的责任意识；l培养在办公事务管理中严谨、稳重、统筹、条理的工作作风；l形成为公司服务，为领导服务，为同事服务的服务意识。3.课程内容和要求学习内容教学要求序号模块教学单元/项目能力要求知识要求参考课时1办公环境管理办公环境管理l能够按照办公室布置的基本原则和要求；l能够营造健康、安全的办公环境。l掌握办公室布置的原则和要求；l掌握办公室安全的要求。4印章管理和介绍信l能够规范地使用和管理办公印章；l能够掌握介绍信的开具方法。l熟知印章使用的基本程序。办公室财务管理l能够规范管理办公室零用现金，按照程序办理报销手续。l了解财务报销的手续和步骤。临时交办事项管理l能够根据领导要求，合理地安排上司的差旅事务。l了解差旅事务的主要内容。时间管理l能够合理分清事务的轻重缓急，合理分配管理时间，提高工作效率。l掌握时间表制作的项目。2日常事务管理值班管理l能够根据值班的任务和要求，合理安排值班，并做好值班记录。l掌握值班记录表的制作方法。18办公室工作职责l能够根据办公事务的实际情况，制定办公室制度，安排职责分工。l掌握办公室职责分配的原则。文书拟写l能够根据具体情况和要求，掌握办公室常见公文的拟写方法。l掌握常见公文的写法。收发文处理l能够遵循收发文程序和纪律，正确处理公文的校对、缮印、传阅工作。l掌握收发文的要求；l掌握收发文的程序。3文书拟写与处理文档管理l能够对办公室中重要的资料进行汇总、分类、鉴定和存档。l掌握档案资料的分类方法l了解档案资料的鉴定标准。10办公用品管理l能够掌握办公用品的库存控制；l能够进行用品的订购、接收、保管工作。l掌握库存控制的概念；l明确库存监督的含义。办公用品的使用l能够熟练使用数码照相机、摄像机、复印机、打印机。l了解各类设备的工作原理；l熟知各类设备指示灯的含义。4办公用品的管理办公用品的使用l能够熟练使用扫描仪、传真机、刻录机、录音笔等l能够进行自我的劳动保护l熟知各类设备指示灯的含义l了解自我劳动保护的措施8迎送事务管理l能够根据实际情况，确定接待规格；l能够制订接待计划；l能够正确安排迎送座次。l掌握迎送来访的用车礼节；l掌握接待计划的主要内容。来访事务安排l能够正确安排来访者的食宿、交通、行程。l了解中西餐礼节要求。5接待工作安排参观、娱乐活动l能够依据参观内容安排参观过程；l能够安排娱乐活动并组织实施。l掌握参观安排的要求。8会前筹备l能够制订合理的会议日程，布置会场；l能够较好地完成会议信息发布、会议食宿、交通等。l掌握会场布置和座次安排的要求；l掌握会议资料、用品准备的内容。6会议管理会中服务l能够安排会议值班，并接待来访媒体；l了解会议信息收集的主要项目。12l能够及时收集并反馈会议信息。会后落实l能够做好会议文件资料的整理工作；l能够做好会议纪要；l能够跟踪落实会议精神。l掌握落实会议精神的途径和方法。4.实施建议4.1教材及参考资料选用4.1.1教材选用及编写金常德，覃一静主编，职业秘书办公室综合事务管理教程（21世纪职业秘书专业教材），清华大学出版社，2008年11月出版。4.1.2参考资料选用1、张金英主编，王文学副主编，办公事务实训——高等职业教育财经类专业综合实训教材，上海财经大学，2006年03月出版。2、胡鸿杰主编，办公室事务管理（第二版）（21世纪高职高专精品教材·现代秘书系列），中国人民大学出版社，2008年04月出版。4.2教学建议4.2.1教学条件和环境1、提供分组式课桌椅，能够进行分组讨论。2、能够为学生提供可观摩的办公室，并且可以让学生参与办公室日常事务管理工作。3、开放各类文秘专业实训室，为学生训练办公能力提供实训场所。4.2.2教学方法上的特殊性1、本课程以教师讲解为辅，主要的内容是进行现代办公事务讨论。2、本课程需要淡化理论教学，重视实践性，重视情境模拟，加强办公室工作实训。4.3学业评价1、注重对学生学习过程的考核注重对学生学习过程的考核，考核项目包括平时教学过程中的出勤率，在课堂提问、小组讨论以及角色扮演等教学活动中的参与度。在课程总成绩评定中，平时考核占30%，期末考核占70%。2、考核中体现对学生的素质培养在学习过程的考核中，要制定对学生合作意识、沟通、语言表达能力、创新思维能力等方面的评价指标，关注学生的素质培养。：①平时成绩占30%，包括课堂纪律、课堂回答问题、平时作业成绩；②期末考试70%。4.4课程资源的开发与应用本课程可以开发为网络资源，实现资源共享，成为学生在线学习、课外学习的有力平台。4.5其它说明本课程适用于文秘专业（三年制）