班组长培训教材---时间管理(计划与目标控制)

××部门班组长培训教材---时间管理(计划与目标控制)主编：课程组班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第2页，共48页算算你的时间价值人一般都是60岁退休，请计算出您剩下可以工作的时间：请闭上眼睛，……班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第3页，共48页请写出你签写前面表格的直接感受班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第4页，共48页你打算如何去度过？“今年是你生命中的最后一年”法班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第5页，共48页时间价值表班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第6页，共48页课程提纲第一部分时间管理概念及重要性第二部分时间管理经典理论第三部分时间管理困惑第四部分时间管理计划与目标控制班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第7页，共48页第一部分时间管理概念及重要性班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第8页，共48页1、什么是时间？（1）时间是最宝贵的资源，也是最大的敌人;（2）做好时间管理，就能享受工作和生活;（3）能掌握每一天，就能掌握一生。班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第9页，共48页2、时间有哪些特性？（1）供给毫无弹性（2）无法蓄积（3）无法替代（4）无法失而复得班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第10页，共48页在日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法，组织管理好自己生活的方方面面，最有意义、最大限度地利用自己所拥有的时间，这就是时间管理。时间管理不仅仅是工作时间的管理，也包含着业余时间的管理；不仅仅是在企业里的管理，同时也包含着家庭生活、业余爱好的管理。也就是说，时间管理应该是包含着生活中所有时间的合理利用和支配。3、什么是时间管理？班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第11页，共48页4、时间管理的重要性小故事1：非洲大草原的狮子和羚羊非洲大草原上的羚羊和狮子，每天都要展开一场生命的竞赛，也可以看作是一场生命的奥运会，如果竞赛赢了就有东西吃，输了就可能遭受灭顶之灾。因此，每天早晨，羚羊和狮子醒来时，它们的脑子里都闪过同样一个念头，那就是“我今天一定要跑得比以往要快”。如果狮子跑慢了，它就没有羚羊吃，它就可能会活活饿死；如果羚羊跑慢了，它就可能被狮子吃掉。它们之间的这种微妙关系使得非洲大草原保持着很好的生态平衡。班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第12页，共48页在赛场上，速度是决定用时多少的重要参数，例如香港的赛马，冠军和亚军的区别，也就是第一匹马和第二匹马之间的差别，可能相当微小，往往用肉眼看不出来，要借助电脑等先进设备的帮助，两匹马之间的时间差距可能仅为0.05秒。但是，头马和第二匹马的奖金不一样，要差到几十万港币。对于比赛结果，人们关心和记住的从来都是冠军，很少记住亚军，例如中国奥运，打破冠军零记录的是许海峰，而第二位得金牌的则很少有人记得，这就是第一和第一之外的区别，奥林匹克运动口号“更高、更快、更强”，其含义所追求的也就是速度。小故事2：冠军和亚军的区别班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第13页，共48页（1）时间有限，而工作无限（2）努力工作却并不快乐（3）能主导自己的生命（4）能实现自己的理想（5）能兼顾自己和别人的要求（6）做到忙而不盲通过以上2个小故事，我们会发现时间很宝贵，时间管理很重要，因为：班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第14页，共48页第二部分时间管理经典理论班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第15页，共48页理论一：80/20法则（柏拉图法则）关键词：花最少的力气,获得最多的效益；你所完成的工作里,80%的成果来自于20%的时间，也就是说80%的努力是与成果低相关的。班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第16页，共48页所以，我们要：1、列出全部工作2、工作进行分类（价值80%的-价值20%）3、时间和精力分配4、工作价值分配5、时间和精力分配班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第17页，共48页理论二：排出优先顺序（四象限法）紧急不紧急重要不重要I第一象限紧急重要II第二象限不紧急重要III第三象限紧急不重要IV第四象限不紧急不重要班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第18页，共48页所以，我们要：区分优先工作班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第19页，共48页第三部分时间管理困惑班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第20页，共48页大家日常时间使用上有哪些困惑？讨论（自由发言）：班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第21页，共48页通过深入各专业厂与班组长交流发现，班组长在时间管理上的困惑主要表现为：事情太多；烦。具体如下。整天不知道在忙什么，到处“救火”，目标不明确（发动机事业部某班组长）每天加班到很晚（冲压某班组长）计划好的事，因临时任务被打乱（焊装某班组长）增加班组长开线时间培训，锻炼副班长、返工自由人的管理、处理问题能力（总装某班组长）临时事件，不能合理安排（变速箱某班组长）班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第22页，共48页其他困扰■面前摊着一大堆事情，事事都“十万火急”；■电话铃响个不停，差不多个个都要马上处理；■安全检查发现有员工劳保用品未穿戴整齐，要整改意见书；■成本员说班组劳保用品领用超标，需要申请，领导特批；■现场检查物品存放混乱需要在1个小时内整改。。。在行政管理序列中，班组长职位最低，却事事俱全，面对的不仅是繁忙生产工作，还有来自上级工段长、各个专项以及班组员工的压力。作为兵头将尾，我们经常拖着疲惫不堪的身体，穷于应付，却抽不出时间做真正该做的事：解决根源性问题、统筹布局、培训下属。生产管理的事情，使得心力交瘁，持续让我们焦虑、烦躁，在工作中难以发挥最大成效。班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第23页，共48页第四部分时间管理计划与目标控制班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第24页，共48页1、时间不够用时间不够用的原因大体有这些：（1）无计划，无目标，想到哪，干到哪（2）行事优先级错误（不懂轻重缓急）（3）事必躬亲（不会授权）（4）沟通不良（太少）（5）会议多（早会/夕会/中间过程讲评/AUDIT）（6）不好意思拒绝，不会说不，让干就干（7）接口人太多（安全、现场、成本）（8）需要填写的表格太多时间不够用的原因班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第25页，共48页2、有效利用时间的技巧(1)要事第一(2)以最终的结果来开始行动(3)学会说“NO！”(4)学会对付不速之客(5)学会授权(1)月历(2)行事历与甘特表(3)效率手册(4)闹钟(5)其它工具用好工具转变思维（方法）班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第26页，共48页今天必须做的事今日三件事班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第27页，共48页3、如何做好计划与目标控制班组长有哪些计划与目标？讨论（自由发言）：班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第28页，共48页（1）计划①生产计划②日常工作计划培训计划设备保养计划质量提升计划个人提升计划车间其他计划（班组长需参与、配合）班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第29页，共48页（2）目标①安全：零事故②生产（效率）：少停线，按时（提前/超额）完成生产任务③质量：“不制造不合格品、不流出不合格品”④成本：不超标，以旧换新⑤综合：人员稳定，不流失班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第30页，共48页针对以上诸多计划与目标，如何控制，才能提高工作的有效性？（3）如何做好计划与目标的控制班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第31页，共48页聪明工作者输出输入输入输出一般工作者我们怎么做？班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第32页，共48页（1）班前①梳理本班次（日）所有工作，合理区分优先顺序：四象限法；梳理每日事务清单待完成事务优先度计划时间班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第33页，共48页根据紧急性与重要性决定如何处理：•重要又紧急：马上办。•重要但不紧急：好好规划。•不重要但紧急：•（1）马上办，但只花一点时间；•（2）请人代办；•（3）集中处理。•不重要又不紧急：有空再办。班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第34页，共48页②学会分解任务，按轻重缓急进行科学分配，合理授权，节省时间；要学会授权，不能总是自己埋头干，要带领大家一起干，要学会管理。通过管理实现团队的目标。自己做别人做排入工作行程Scheduling授权Delegation如何节省时间班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第35页，共48页③提前整理思路，做好充分准备，以免受到临时问题干扰；④预留出一定的时间（10%-20%的弹性）处理突发、异常问题；⑤将计划与目标传达到每位成员（团队成员要充分理解）。班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第36页，共48页（2）班中①借鉴科学方法，对应时间段合理安排相关工作；下方为专家建议的时间安排表生理专家研究，人的效率会随着时间不同而不同，顺其自然安排工作内容，工作效率才会高。8：00～10：00精力颠峰，适合做规划。10：00～12：00注意力及短暂记忆力最强，适合脑力激荡会议、训练。13；00～14：00昏昏欲睡，比较适合进行互动沟通的工作。14：00～16：00开始清醒，长期记忆力最强，适合阅读、思考。16：00～17：00适合技术性工作、处理冲突问题。班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第37页，共48页②计划与目标过程管理（followup表/目视化），及时调整、纠偏；③异常情况对整体计划与目标的影响程度，提前做好预测可能发生的情况，并准备好解决措施；④善于利用零散的时间（故障检修停线，临时切换停线等），开展技能提升培训、团队凝聚力提升活动；班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第38页，共48页⑤临时任务处理，学会说“不”；安全、生产、现场、质量、成本等等，班组是一个实体，各块工作都会涉及到，日常工作中总会有这样那样的人，因这样那样的事找到我们，我们要根据具体情况灵活应对，适当时候不妨有礼貌地说“不”，给对方清晰的解释，并给出另外的选择和建议，是拒绝，却也是为了整个团队获取更好的业绩。班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第39页，共48页⑥过程中做好整理记录，为后期计划、改进提供实践依据；填写时间记录表时间段事务所用时间优先度班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第40页，共48页⑦提高效率。作为兵头将尾，班组长的重要性不容置疑，要敢于学习，善于学习，不断总结，提升解决问题的能力，提高带领团队作战的能力，压缩无效劳动时间，提高效率，按时下班，少加班，做到人安排时间，而不是被时间控制。班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第41页，共48页（3）班后①计划与目标完成情况对比分析，总结（未完成原因分析，经验教训积累，下步解决措施制定）；②分析总结提高工作效率、达成目标的方法。班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第42页，共48页4、案例分享案例1：某总装的一位班组长工作很勤奋，每天都坚持在一线帮助组员工作，平时和组员相处的也比较融洽，每次出现质量问题的时候总是亲自带头加班和返工，但是，他的班长位置坐了没有一年就被撤了下来，因为他所管理的班组生产和装配质量控制一直没有有效手段控制。班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第43页，共48页该干的事情不干，不该干的事情却忙忙碌碌（角色定位）。这样的人做事情从来没有多想过，引导和教导培训组员技能，减少发生问题数量的发生管理比自己帮着组员工作更重要。分析：班组长培训专项工作项目组2009年9月25日第44页，共48页案例2：未雨绸缪，这是我国古代的一个成语，它的意思是说在下雨之前或者是不下雨的时候要先修缮房屋门窗，避免下雨的时候挨雨淋。不下雨的时候并不急于修缮房屋门窗，修缮房屋门窗是