企业内部管理系统用户需求说明书

企业内部管理系统用户需求说明书内部资料，注意保密第1页，共23页企业内部管理系统需求规格说明书企业内部管理系统用户需求说明书内部资料，注意保密第2页，共23页第1章引言1.1目的秉承“公司信息化”的理念，实现公司员工、资源和管理的完美结合。促进公司内部办公效率，增强员工沟通，促成组织管理的全面升级，工作更有效，管理更科学，执行力更高。本系统具有平台性、开放性、集成性的特点，是真正的协同办公平台，允许用户自由使用各种业务模块，整合数据，构建统一的信息化中心平台，实现随需应变的管理。组织的核心竞争力源自组织对内外部资源的有效利用，对它们之间的关系进行协调，最大限度的发挥所有资源的作用，并用系统的观点，在整个系统价值最大化的基础上来发挥各个资源的作用，使资源的运作产生协同效用，提高核心竞争力。实现公司的信息管理、数据共享、统计分析。1.提供可靠的日常考勤信息，解决不同地域办公的打卡问题，为管理人员提供统计和决策参考；2.内部资源全面共享，提高资源的利用率，减少沟通成本和重复劳动；3.提供完善的信息交流机制，方便公司各部门和员工之间日常办公及业务信息的交流和管理，实现业务办理互联互通，信息数据共享；4.充分利用现有建设好的网络环境及已有的网络配置资源，保护已有的信息化投资；5.实用、易用、好用内部管理系统。1.2背景随着公司人员规模的不断扩大，员工的管理工作的负担变得越来越重，员工的基本信息没有统一的管理，导致行政管理人员无法统筹了解公司员工的基本情况。员工的考勤工作不够规范，缺乏统一的考勤信息收集、统计和分析工具，给项目及公司领导的管理工作带来了比较大的麻烦。与此同时，公司内部的信息交流往往以邮件、即时通信工具为主，缺乏一个统一的资源管理的平台，导致内部企业内部管理系统用户需求说明书内部资料，注意保密第3页，共23页资源管理分散，资源的利用率不高。因此，现阶段有必要建设一个员工信息管理、资源共享的信息平台，以促进公司内部效率提高，内部协同能力增强，资源利用率提高，进一步提高公司内部的办公效率。第2章业务现状2.1业务术语业务流程由于传统的OA和工作流不能解决企业流程实时改变所带来的敏捷性、实时效果评估、资源整合与优化等问题，就出现了业务流程管理。通过业务流程管理可以使业务自动化运行，并通过流程的分析及监控功能，对业务进行整合及计量，从业务角度、组织角度、IT角度都可得到可量化的改善效果，这种效果随着管理者通过BPM分析与优化流程，将越来越显著。知识管理KM的理念是指对知识的组织和再组织，从而在大量的信息中进行知识挖掘，以及对人的显性和隐性知识进行管理。从企业管理角度来说，KM是指通过对企业知识资源的开发和有效利用以提高企业创新能力从而提高企业创造价值的能力的管理活动。当前的协同OA一般都融入了知识管理的理念2.2现有系统的分析无2.3用户角色用户角色包括项目总监、技术总监、项目经理、技术经理、质控经理、普通员工、考勤管理员、系统管理员2.4业务架构图企业内部管理系统用户需求说明书内部资料，注意保密第4页，共23页2.5业务架构说明第3章业务功能描述考勤管理请假管理查看较小考核标准加班管理内部管理系统驻场管理文章管理任务单管理绩效考核结果管理项目成果管理产品成果管理系统管理绩效管理项目基本信息管理文档模板或范例管理人员管理成果管理建议/问题管理3.1考勤管理3.1.1业务概述考勤模块是记录和考察员工上下班出勤情况，员工的上下班打卡时间是从公司的门禁打卡信息中获取的。主要包括以下功能：1.查询上下班打卡时间员工登录系统后，可以查看自己截止当前日期的所有上下班打卡信息。2.考勤补登当员工的上下班忘记打卡时，可以向上级领导提出补登申请。上级领导同意补登申请后，考勤管理员对打卡信息进行补登。3.考勤统计统计员工的考勤情况，考勤按工资月（本月21日到下月20日为一个工资月）统计员工的考勤信息。普通员工可查看自己的考勤统计情况；项目总监、技术总监和考勤员可查看企业内部管理系统用户需求说明书内部资料，注意保密第5页，共23页部门所有员工考勤统计情况；技术经理/质控经理可查看所属组员工考勤统计情况。考勤管理员可以将员工的考勤统计信息导出到Excel文件中；也可以打印统计信息。3.1.2业务流程图补登申请补登确认通过退回补登流程考勤补登流程的详细描述如下：补登申请员工提交补登申请给上级领导。开发人员提交给技术经理；技术经理和质控经理提交给技术总监。员工的一次补登申请只能登一天的考勤打开记录，不能补登多天的考勤记录。员工收到上级领导退回的补登申请，可以修改补登申请信息重新提交；也可以终止补登流程。补登确认上级领导接收到补登申请后，可执行如下操作。同意：同意补登申请，补登流程结束。退回：上级领导不同意补登申请或补登申请填写有误时，退回给员工修改补登申请或终止申请；3.1.3业务数据打卡信息：员工编号、员工姓名、打卡日期、上班打卡时间、下班打卡时间。补登申请：员工编号、员工姓名、补登日期、补登时间（上班打卡、下班打卡）、补登理由考勤统计信息：员工编号、员工姓名、应到天数、实到天数、迟到次数、早退次数、旷工天数企业内部管理系统用户需求说明书内部资料，注意保密第6页，共23页3.2请假管理3.2.1业务概述请假管理模块主要管理部门员工的请假工作。请假类别：事假、年假、婚嫁、调休、产假、病假、其他、迟到、早退、旷工。员工在填写请假申请时，可以查询剩余的年假和调休天数。请假统计统计员工的请假情况，查看员工是否具有某项请假类别或是否能够调休。统计按工资月（本月21日到下月20日为一个工资月）统计员工的请假信息。普通员工可查看自己的请假统计情况；项目总监、技术总监和考勤员可查看部门所有员工请假统计情况；技术经理/质控经理可查看所属组员工请假统计情况。考勤管理员可以将员工的请假统计信息导出到Excel文件中；也可以打印统计信息。3.2.2业务流程图请假申请请假审批通过退回请假流程请假流程的详细说明如下：请假申请员工有添加请假申请、并对已有的请假申请进行修改和查看审阅记录的操作。添加：员工填写请假申请单，提交后将请假信息发送给上级领导。修改：请假申请信息有误时，员工对自己的请假申请信息进行修改。终止申请：当员工的请假申请审核未通过可终止请假流程。企业内部管理系统用户需求说明书内部资料，注意保密第7页，共23页查看审阅记录：员工通过查看审阅记录来了解自己的请假信息是否通过，从而进行相关的操作。请假审批当上级领导接收到请假申请的时候，对请假申请单进行审批。审批人对提交上来的请假单有同意、不同意和退回操作同意：当审批人对请假单信息的意见填写同意的时候，同意请假申请。请假流程结束。退回：当审批人不同意该请假信息，或请假信息有误的时候，审阅人点击回退给申请人，申请人对请假信息修改后再次提交申请。关闭：审批人对此请假信息进行关闭操作，不予以审阅。部门的请假角色对应的审批角色如下。请假人员请假审批项目经理项目总监质量经理技术总监技术经理技术总监其它员工技术经理或质量经理（公共组件组由【技术总监】邮件回复同意后生效）3.2.3业务规则员工填写请假申请单时，一定要准确填写请假信息，并精确计算请假天数。正确选择请假类别，能够快速的被自己的上司或主管进行审阅。上级领导审批时，审批意见中填写同意（默认），如果不同意，可以点击回退，返回到员工请假单中。员工在查看审阅记录时，会发现未被审批。并做相应企业内部管理系统用户需求说明书内部资料，注意保密第8页，共23页的修改后再次提交。3.2.4业务数据请假记录表：员工编号、员工姓名、请假日期、考勤类别、起始日期、结束日期、天数、状态、详情描述、备注请假统计信息：员工编号、员工姓名、事假（天）、年假（天）、婚嫁（天）、调休（天）、产假（天）、病假（天）、其他（天）3.3加班管理3.3.1业务概述加班管理模块主要用于员工在日常工作中的加班管理工作，主要包括研发人员加班申请、主管加班申请、加班审批、考勤员确认、添加调休等功能。1.研发人员加班申请普通员工有提出加班申请的添加功能、并对已有的加班申请进行修改和查看审阅记录的操作。添加：员工填写加班申请单，申请单提交至员工的技术主管处。修改：当员工的加班申请信息没有被审核通过，或加班申请信息有误时，员工对自己的加班申请信息进行相关的修改工作。删除：当员工的加班申请信息未审核时或审核不通过时，可对加班申请信息进行删除操作。查看：员工通过查看审阅记录来了解自己的加班申请单是否通过，从而进行相关的操作。2.主管加班申请主管有提出加班申请的添加功能、并对已有的加班申请进行修改和查看审阅记录的操作。添加：主管填写加班申请单，申请单提交至技术总监处。修改：当主管提交的加班申请单没有被审核通过，或加班申请信息有误时，主管对加班申请信息进行相关的修改工作。删除：当主管提交的加班申请单未审核时或审核不通过时，可对加班申请信企业内部管理系统用户需求说明书内部资料，注意保密第9页，共23页息进行删除操作。查看：主管通过查看来了解自己的加班申请单是否通过，从而进行相关的操作。3.加班审批当主管或技术总监收到相关加班申请时，可对加班申请单进行审批。审阅人对提交上来的加班申请单有批准、回退、和关闭的功能。批准：当审阅人对加班申请单的意见填写同意的时候，批准该加班申请。研发人员加班申请提交至技术经理处，技术经理批准通过后提交至技术总监处，技术总监批准通过该加班申请有效。回退：当审阅人不同意该加班申请时，或加班申请单信息有误的时候，审阅人点击回退给申请人，申请人对加班申请单修改后再次提交申请。关闭：审阅人对此加班申请进行关闭操作，不予以审阅。4.调休管理员工的加班申请予以批准通过后，根据加班时间考勤管理员给相关员工添加调休天数。调休添加比例为工作日1:1，周末2:1，节假日3:1。调休管理的查询：查询由主管或管理员添加员工的调休信息记录（员工号、员工姓名、调休原因、调休时间、添加人员、添加时间）。调休管理的添加：添加员工的带薪休假的天数。企业内部管理系统用户需求说明书内部资料，注意保密第10页，共23页3.3.2业务流程图员工加班申请单主管审批技术总监审批主管是否同意技术总监是否同意申请不通过申请通过是否是否流程图-员工加班申请审阅流程技术总监审批是否同意主管加班申请单申请通过申请不通过是否流程图-主管加班申请审阅流程3.3.3业务流程描述说明用户的加班申请单提交以后，系统首先对该用户是否是主管进行判断，如果不是主管，则进入主管审批过程，主管审批通过后进入技术总监审批过企业内部管理系统用户需求说明书内部资料，注意保密第11页，共23页程，主管审批不通过直接跳出。如果该用户是主管，直接进入技术总监审批过程，技术总监同意与否，表示申请通过与不通过，流程结束。3.3.4业务规则员工填写加班申请单时，一定要准确填写加班申请原因，并估算加班时间。主管或上司进行审阅时，审阅意见中填写同意（默认），如果不同意，可以点击回退，返回到员工请假单中。员工在查看审阅记录时，会发现未被审批。并做相应的修改后再次提交。3.4外派驻场管理3.4.1业务概述外派驻场管理模块主要用于部门员工在外派及驻客户现场工作的管理。主要包括，驻场申请，驻场审批，驻场到期提醒等。1.驻场申请技术经理或项目经理有提出驻场申请的添加功能、并对已有的驻场申请进行修改和查看、审阅记录的操作。添加：主管填写驻场申请单，驻场申请单提交至技术总监处。修改：当主管的驻场申请单没有被审核通过，或驻场申请有误时，员工对自己的驻场申请进行相关的修改工作。查看审阅记录：主管通过查看审阅记录来了解自己提交的驻场申请是否通过，从而进行相关的操作。2.驻场审批当技术总监或部门经理接收到员工的驻场申请时，对驻场申请单进行审批。审阅人对提交上来的请假单有批准、回退、和关闭的功能。批准：当审阅人对驻场申请单的意见填写同意的时候，批准该主场申请。回退：当审阅人不同意该驻场申请时，或驻场申请信息有误的时候，审阅人点击回退给申请人，申请人对驻场申请信息修改后再次提交申请。关闭：审阅人对此驻场申请进行关闭