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数据年结专题讲座--速达5000系列速达全国客户中心2008年1月内容题要一．年结概述二．年结作用三．年结应用指导四．补充说明一、年结概述结账，是在把一定时期内发生的全部经济业务登记入账的基础上，计算并记录本期发生额和期末余额。年终,企业应先将全年的净损益自“本年利润”账户转入“未分配利润”明细账户。其次,将“利润分配”各明细账户(“未分配利润”除外)的余额全部结转至“未分配利润”明细账户。结转后,“本年利润”、“利润分配”各明细账户(除“未分配利润”外)均无余额。完成上述账务处理后,用户即可通过“从现有账套导入基础数据”或“新建账套”的方法,在新的会计年度中,重新启用一个新套账。二、年结作用12月份向来是承前启后的关键时期，众多企业进行年终盘点，新年度的计划。信息化系统也在这个时候扮演着重要的角色，不仅为管理层提供人力分析、资产盘点、利润分析等各式各样分析报表，也为新年度的预算提供了一系列方便、实用管理和计划方式。系统自身也需要在此期间将年度部分账务进行结转工作，通过对数据库中部分资料进行备份、转移，结转到历史数据库中，以减轻数据库负荷，提高系统效率。但用户仍可通过切换年度，查询历史记录，提高企业的数据分析能力。软件数据在不断使用过程中，存储空间不断加大，为了更有利于数据的空间管理，对数据进行年结，不仅缩小数据使用空间，并且让客户更方便的管理数据。三、年结应用指导--准备工作1、进行年结操作之前，请确认进销存业务是否全部完成并结账;账务处理是否完成并结账；当前进销存期间及会计期间是否结到2008年1月份2、年结前，务必做好备份工作3、进行进行年结操作之前，建议再次检查进销存、账务、固定资产等基础数据的期末余额是否准确从现有账套导入基础数据会计科目转换新建账套Ｅxcel数据导入校验数据启用账套年结完成方案选择准备工作注一:系统提供会计科目转换工具，以便实现原会计制度与2006年会计准则之间的无缝转换三、年结应用指导--年结流程总图从现有账套导入基础数据从现在账套导入基础数据,即将旧账套的基础资料和期末余额转入一个新的账套作为新账套基础资料和期初余额，导入后新账套即处于初始化状态。从现有账套导入基础数据--使用须知用户若使用从现有账套中导入基础数据，建议先升级到当前最高版本后再使用该功能;从现有账套中导入基础数据,它只导入其相应的基础资料(包括客户、供应商、货品、部门等基础资料)及指定启用期间的初始数据(如货品库存、账务初始数据等);系统规定，初始数据一旦导入开账后不允许更改。从现有账套中导入基础数据需要先建立一个新的账套，填写完整相关账套信息之后，在创建账套之前即可选择该功能。在进行导入前,请对各报表数据进行检查与调整，在确认正确无误后，务必将原账套中的进销存与财务都结账完毕,导入成功之后即可启用账套.从现有账套导入基础数据--注意事项对于账务系统,原账套账务及固定资产当前会计期间的期末余额即为新套启用会计期间的初始余额;对于进、销、存部分,原先进、销、存中的期末结存将作为导入后新账套中的期初数据。如果原账套本期有业务发生,则必须对本期发生的业务全部进行月末处理，将其结账完成之后再进行基础数据的导入。在导入后的账套中,从账套启用会计期间之后的所有单据及凭证都必须重新输入。创建账套之前勾选从现有账套导入基础数据选项2从现有账套导入基础数据--操作流程新增账套填写账套信息1创建账套导入成功3从现有账套导入基础数据--操作流程新增账套填写账套信息1(1)在“账套代号”栏处,用户必须重新设置编号，账套代号不允许重复;(2)如用户确认对旧账套进行年结,则在”账套启用日期”的设置上，我们建议将该日期选择为”2008-01-01”。创建账套之前勾选从现有账套导入基础数据选项2从现有账套导入基础数据--操作流程新增账套填写账套信息1创建账套导入成功3从现有账套导入基础数据--操作流程创建账套之前勾选从现有账套导入基础数据选项2如需进行“从现有账套导入基础数据”，用户须在创建账套之前勾选该选项。创建账套之前勾选从现有账套导入基础数据选项2从现有账套导入基础数据--操作流程新增账套填写账套信息1创建账套导入成功3从现有账套导入基础数据--操作流程创建账套导入成功3如果在”从现有账套导入基础数据”过程中,系统出现:”所选账套没有结账，可能会导致货品期初成本不准确，是否继续”的提示信息,我们建议用户重新进入原(旧)账套,必须对本期所有的进销存及会计业务进行结账后,再重新进行导入。从现有账套导入基础数据会计科目转换新建账套Ｅxcel数据导入校验数据启用账套年结完成方案选择准备工作系统提供会计科目转换工具，以便实现原会计制度与2006年会计准则之间的无缝转换三、年结应用指导--年结流程总图会计科目转换2006年2月15日，财政部正式发布了企业会计准则体系，规定自2007年1月1日起在上市公司范围内施行，鼓励其他企业执行。为此,速达软件最新产品也进行了适当的调整，并相应地提供了新的会计科目、会计报表，企业可根据实际需要而做出选择（具体的准则请参看财政部相关的文件、法规）。对于先前使用了企业会计制度的企业，如需改用新会计准则规定的会计科目时，可以通过系统提供的“会计科目转换”功能来实现科目转换。会计科目转换--操作流程进入“会计科目转换”界面13科目匹配2开始转换进入“会计科目转换”界面1会计科目转换--进入“会计科目转换”界面A、“企业制度”只有在“企业会计制度”或“小企业会计制度”下，才可使用“会计科目转换”，如用户原账套“企业制度”为旧的会计制度（一级科目级长为3），则不可使用“会计科目转换”该功能。B、新会计科目包括资产类、负债类、共同类、权益类、成本类、损益类等。C、如用户需要修改或新增新会计准则的会计科目名称，则用户可于该界面中对会计科目进行修改或删除。操作说明会计科目转换--操作流程科目匹配2操作说明A、在此向导下，用户可使用“自动匹配”功能，由系统按照科目名称对新旧科目名称进行匹配，未匹配的会计科目，用户必须手工匹配。B、匹配会计科目时，旧会计科目的借贷方向必须与新会计科目的借贷方向保持一致，如出现借贷方向不一致时，用户必须先修改旧科目的余额方向。C、匹配会计科目时，系统采用了“多对一”的匹配方式，即多个旧会计科目可以对应同一个新会计科目，比如，在旧会计科目下，当用户把“应付工资”和“应付福利费”科目的余额转入到新会计准则的会计科目余额时，用户即可使用“多对一”的匹配方式，即把“旧科目名称”为“应付工资”及“应付福利费”均同时选择为“新科目名称”为“应付职工薪酬”这一会计科目。会计科目转换--操作流程3开始转换操作说明A、“会计科目转换”后，“会计科目”基础资料变为最新的会计科目列表，旧会计科目的发生额、余额转入新的会计科目中；B、“会计科目转换”后，“存货类型”基础资料中涉及到的会计科目更新为新会计科目；C、“会计科目转换”后，“账套选项”的“账套参数”页面其中的“会计制度”自动改变为“2006年会计准则”；D、“会计科目转换”后，所有会计凭证全部按照新会计科目生成，当前会计期间已保存的会计凭证也按照对应的新会计科目予以更新。E、“会计科目转换”后，系统将自动生成新会计制度的报表模板，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。从现有账套导入基础数据会计科目转换重新建立账套Ｅxcel数据导入校验数据启用账套年结完成方案选择准备工作系统提供会计科目转换工具，以便实现原会计制度与2006年会计准则之间的无缝转换三、年结应用指导--年结流程总图重新建立账套建账要点A、所属行业（行业默认属性）；E、凭证字；B、纳税性质；F、账套启用日期C、进销存系统与账务G、使用货位;系统是否结合使用；H、使用分仓核算;D、科目代码结构；I、采购和销售业务流程;E、会计制度J、多级审核;两点建议:(1)在选择“会计制度”时,建议用户选择2006年会计准则;(2)在“账套启用日期”的选择上,建议用户将启用日期设为“2008-01-01”从现有账套导入基础数据会计科目转换重新建立账套Ｅxcel数据导入校验数据启用账套年结完成方案选择准备工作系统提供会计科目转换工具，以便实现原会计制度与2006年会计准则之间的无缝转换三、年结应用指导--年结流程总图EXCEL数据导入Excel数据导入的原理是利用Excel工具，对原账套的基础数据进行整理和编排，再通过速达软件提供的资料导入工具将这些基础数据导入到新账套中继续进行工作。速达软件提供了强大的导入导出功能,用户可将往来单位（含客户资料及供应商资料）、货品资料、分仓库存等基础资料,通过EXCEL导入的方式导入到系统中。资料名称工作表（一）工作表（二）必选字段必选字段供应商资料供应商编号、供应商名称、期初应付(建议导入)客户资料客户编码、客户名称、期初应收(建议导入)货品资料货品编码、货品名称、规格、存货类型、货品单位、加权价(建议导入)货品编码、比率、单位名称物料清单产品编码、物料编码、物料数量期初库存仓库名称、货品编码、货品数量EXCEL数据导入--资料准备注：物料清单仅适用于5000工业版在实际应用中,建议用户准备上述资料后,再将资料逐一导入.EXCEL数据导入--操作流程选择需要导入的资料13匹配字段2导入成功EXCEL数据导入--操作流程选择需要导入的资料1EXCEL数据导入--操作流程匹配字段2操作要点A、为了便于说明，我们将步骤二的窗口分别标记为A、B、C框。其中A框是速达软件中有关客户资料的基本字段名，有*号标记的是必须的字段；B框是用户的Excel表格中的字段,在实际应用中,A框与B框的字段必须匹配;B、A框与B框匹配后,系统将自动将匹配的字段显示在C框中，此时可以查看匹配关系是否正确，如果发现匹配错误，可以先行修改或删除,然后再重新匹配字段.EXCEL数据导入--操作流程3导入成功“数据导入”后,系统会形成相关资料的临时表，用户可以核对该表的字段与导入的数据是否一致，如果不一致，则可点击[上一步]重新匹配字段。初始数据导入会计科目转换新建账套Ｅxcel数据导入校验数据启用账套年结完成方案选择准备工作系统提供会计科目转换工具，以便实现原会计制度与2006年会计准则之间的无缝转换三、年结应用指导--年结流程总图校验数据结转完毕后,请务必检查结转后的期初余额与上年期末余额的数据是否一致，系统规定，初始数据一旦录入开账之后不允许更改。当发现问题要及时解决，避免问题积压时间过长后给后期工作带来无法弥补的损失。在账套启用前,请再次检查以下数据:往来单位资料（即客户、供应商的期初余额）货品资料（加权价，即货品的实际成本价）货品库存初始化固定资产初始数据现金银行的开账余额估价入库初始化委托代销初始化发出商品初始化账务初始数据从现有账套导入基础数据会计科目转换新建账套Ｅxcel数据导入校验数据启用账套年结完成方案选择准备工作系统提供会计科目转换工具，以便实现原会计制度与2006年会计准则之间的无缝转换三、年结应用指导--年结流程总图启用账套选择用计算机代替手工进行会计业务的处理时，必需将手工账簿中所有账户的数据完整地输入到计算机账簿中相应的会计科目中，此衔接过程就是账务数据的初始化。账务初始数据，是启用账套前的最后一步工作，录入账务初始数据后查看试算平衡表，如试算平衡，我们就可以启用账套了。启用账套前,必须对账套数据进行备份，以防万一。从现有账套导入基础数据EXCEL资料导入优点1、原账套的所有基础资料均可导入到新账套中,其资料的完整性较高;2、导航式操作,使用简便;3、所有操作均在软件中进行,用户无须使用第三方工具1、操作简单,速度快;2、基础资料在导入前经用户筛选,基础资料的实用性及可用性较高;3、效率较高,开账时间较短缺点1、如须进行”会计科目转换”,所耗用的时间过长;2、年未结账前,用户须对原账套进行核对,因此,结账前的工作量过大;3、导入成功后,用户须对无用的数据进行手工删除(如停止销售的货品或无业务往来的客户等)1、导入前,资料准备较多;2、因