搜索
涉外应用文备忘录教学要求了解备忘录的种类、格式和写法一、备忘录的基础知识。1、备忘录的概念备忘录是在双方会谈时，对一些问题达成的观点、意见、谅解及承诺进行摘要记录的应用文体。2、备忘录的功能备忘录的功能在于使口头陈述书面化，其内容是对会谈中的具体问题加以详细说明或补充、通告、交涉，并据此提出论点或进行辩驳。3、备忘录的种类备忘录通常有面交备忘录、送交备忘录、谅解备忘录等。面交备忘录是会谈后直接交给对方或向对方当面宣读之后交给对方的备忘录。送交备忘录则是在会谈后另行邮寄或送达对方的备忘录，可以直接行文，也可答复来文。谅解备忘录是将双方的备忘录合在一起形成一份，并经双方签字，具有协议性质的备忘录。二、备忘录的写作方法1、备忘录的格式备忘录的格式较为灵活，一般由标题、前言、正文、签章等部分组成。2、备忘录的写法标题可以只写文种名称“备忘录”：可以由双方单位、事由和文种名称组成，如“中华人民共和国政府和英国政府关于香港问题的备忘录”：也可以由事由和文种名称组成，如“关于海南国际机场的谅解备忘录”：还可以由双方单位和文种名称组成，如“中华人民共和国科学技术委员会和加拿大国际发展研究中心备忘录”。前言一般包括会谈双方单位名称及人员职衔，会谈的时间、地点、事由和内容；常用“双方达成如下谅解”等惯用语引出下文。正文将洽谈中的主要问题或有争议的问题进行一一摘要记录，达成共识的写其大意，存有差异的则要分别表达清楚各自的观点、意见及承诺。正文的最后一条往往要写明有无继续合作的意向，以及下一步的打算安排等。签章不同类型的备忘录的落款要求有所不同。例文导读拉萨聂拉木海关访问尼泊尔塔托帕尼海关签署备忘录拉萨海关刘×副关长率领的拉萨海关代表团于11月2日至8日访问尼泊尔，与尼海关就通关事务进行了磋商，双方就会谈结果签署如下备忘录：一、双方高度重视货物估价工作，约定边境海关之间每6个月交换一次进出口价格信息；二、双方简化海关手续，为进出口贸易提供便利；三、双方定期交换经验及信息，加大打击非法走私力度；四、双方同意打击进出口贸易中的商品侵权及假冒伪劣现象；五、双方同意(尼)塔托帕尼海关与(中)聂拉木海关之间定期会晤，以加强彼此间的了解与合作。本次为双边第16次会谈，下次会谈初步商定于2004年在拉萨举行。中国拉萨聂拉木海关尼泊尔塔托帕尼海关代表××(签章)代表××××(签章)2003年11月8日4、备忘录写作注意事项1.备忘录和意向书有些类似，但意向书是就合作事宜表明基本态度、提出设想、表达意图或目的的协议文书，不写存在的问题和分歧。2.备忘录和会议纪要有些类似，但会议纪要是公文，目的是用来记载、传达会议情况，备忘录则没有传达的作用。3.涉外活动的备忘录和日常生活中的用来提示自己工作的备忘录不同。练习1.下列说法有错误的一项是()。A.备忘录是对双方会谈达成的观点、意见、谅解及承诺进行摘要记录的文书。B.备忘录的功能是将口头陈述书面化。C.备忘录可以对会谈的具体问题进行详细的说明、补充和描写。D.备忘录可以根据有关说明补充提出论点或进行辩驳。2.下列说法正确的一项是()。A.备忘录通常分为面交备忘录、送交备忘录和谅解备忘录。B.面交备忘录是会谈后直接向对方宣读的备忘录。C.送交备忘录是在会谈前邮寄或电告对方的备忘录。D.谅解备忘录是将双方备忘录合在一起的备忘录。3.关于标题说法错误的一项是()。A.不能只写“备忘录”。B.可以由双方单位、事由、文种组成。C.“关于萧山国际机场的谅解备忘录”是事由加文种的写法。D.可以写成双方单位加文种的标题。4.关于前言叙述正确的两项是()。A.前言一般只写会谈双方单位名称及人员职衔。B.会谈的时间、地点、事由、内容不应该写在前言。C.前言之后一般要有过渡衔接的语句。D.“双方达成如下谅解”是常用的过渡语。5.关于正文叙述错误的两项是()。A.正文先写会谈的主要问题或有争议的问题。B.达成共识的问题要写得具体、清楚。C.存在分歧的问题要写明各自的观点、意见、承诺。D.正文最后要写明有无继续合作的意向。6.关于签章表述正确的两项是()。A.备忘录的落款因类型不同而不同。B.面交备忘录的结尾既要签署，还要盖章。C.送交备忘录则只要签署即可。D.谅解备忘录需要双方签署和盖章。