电厂物资管理系统介绍物资管理系统总体介绍

物资管理系统总体介绍2004年12月10日HDPIHUADIANPOWERINTERNATIONALCORPORATIONLIMITEDHDPI现状分析详细方案设计总体方案设计物资管理总体方案的设计背景项目：财务管理和企业资产管理信息系统实施项目项目的两个阶段：业务流程再造（BPR）和系统实施物资管理是电厂核心业务之一。通过BPR提出改进业务流程建议，通过实施物资管理信息系统，达到改进业务流程的目的物资管理总体方案设计是业务流程再造中的一项重要工作。•物资管理总体方案：明确华电国际物资管理的体系和总体框架、主要业务规则和业务处理的总体流程•影响和风险：说明总体方案中的主要变革存在的风险•指标规划：列出华电国际物资管理需要采用的主要业绩指标•系统需求分析：物资管理总体方案对系统的需求上的总体说明物资管理总体方案报告的内容总体设计原则物资管理由三部分组成：电厂、物资分公司和物资总公司集中采购和分散采购相结合的管理模式电厂生产日常维护和修理等的物资需求外部客户的物资需求物资需求的预算控制采购价格的管理物资成本的核算物资需求计划和物资采购计划处理业务采购管理业务库存管理业务超市管理业务物资编码和分类统计物资管理业务统计物资管理业绩统计供应商评价指标统计满足生产和外销的物资需求2满足物资成本控制的要求3满足物资管理业务的处理需要4满足物资统计考核的要求5符合公司物资管理政策1物资管理总体设计目标完善华电国际物资管理的三部分管理体系，明确物资总公司与物资分公司的职责划分完善集中采购和分散采购的运作模式，清晰地划分采购权限规范物资总公司、物资分公司与电厂之间的结算方式、价格和成本的管理主要物资管理政策和规则物资主数据规则计划、采购、库存和超市的管理流程物资主文件的维护流程制定物资管理体系和总体框架1制定物资管理主要业务规则2制定物资管理总体流程3物资管理总体方案的内容总体设计原则总体设计目标物资管理体系和总体框架：物资管理的职责定位物资管理的主要业务规则物资管理仓储结构设计物资管理业务流程总体设计物资管理体系和总体框架-物资管理的业务目标华电国际利益最大化保障电厂物资供应减少库存降低电厂采购成本物资管理体系和总体框架-物资管理的管理模式物资总公司各电厂物资分公司电厂管理体系定位业绩关注点物资管理职能健全物资管理制度保障电厂物资需要总公司仓库库存量费用采购价格质量和服务集中采购、配送调剂电厂物资管理职能分工采购健全电厂物资管理制度保障电厂物资需要协调集中采购费用分公司外销库存量采购价格质量和服务物资使用和库存管理电厂库存量物资合理利用物资实物完好物资管理体系和总体框架－主要职能物资总公司–制定华电国际的物资管理策略、政策和流程–统一指导、规范和管理物资分公司的业务运作–执行集中采购的业务–负责电厂间物资调配的协调工作各电厂物资分公司–保障各电厂物资需求的供应–负责代管电厂库存和分工采购的采购业务–负责代管超市–负责管理分公司的库存采购–对外开展物资贸易电厂–提出物资需求计划和物资采购计划–监督物资总公司和分公司的成本控制–记录物资财务帐，与物资分公司和物资总公司结算物资管理体系和总体框架（续）－物资管理业务总体框架电厂物资分公司物资总公司计划采购计划库存电厂需求电厂需求计划采购集中采购分工采购其他需求库存其他需求采购计划库存采购内部调剂【说明】•物资管理的主要流程集中在电厂层面，包括计划、采购和库存管理•物资分公司和物资总公司主要代管电厂物资，在财务上和电厂分开•当为电厂和其他客户统一采购时，要按客户建立不同的采购定单物资管理体系和总体框架（续）-物资总公司组织机构物资总公司综合部企划部财务部招标公司配送交易市场供应商档案合同档案费用管理组织机构图物资计划物资采购招标配送部门主要职责(网上招标)(配送)物资总公司机构说明物资总公司目前处于筹备阶段，近期是建立综合部、企划部、业务部和财务部，负责物资公司的日常业务处理；招标公司和配送交易市场是未来物资公司的一种远期设想。财务部的主要职责，由实施小组的财务组负责设计。财务管理财务核算业务部物资编码物资统计供应商管理招标监督物资管理体系和总体框架（续）-物资分公司组织机构物资分公司综合组业务组财务组仓库班仓库/超市档案管理物资统计物资信息组织机构图合格供应商管理物资计划物资采购部门主要职责物资收发物资保管物资验收物资分公司机构说明物资分公司的仓库班由仓库组成。各分公司的仓库设置不完全相同。电厂仓库班负责超市的管理。物资分公司的财务组的职责由实施小组财务组负责设计。物资管理体系和总体框架（续）－电厂电厂仓库库存细分1库存细分2库位11库位12库位21库位22电厂说明电厂的仓库由物资分公司储运部代管，但其中的物资属于电厂。电厂的物资需求计划和采购计划由计划员制定。库存细分可以按物资属性、或专业等划分。物资管理总体方案的内容总体设计原则总体设计目标物资管理体系和总体框架物资管理的主要业务规则物资管理仓储结构设计物资管理业务流程总体设计物资管理主要业务规则内容：»物资公司与分公司的采购权划分»成本计价方法与差异处理»加价规则»电厂间物资调剂规则»物资公司零库存规则»不实行按项目进行库存控制»物资分类的原则»物资编码规则物资管理主要业务规则-采购权划分规则为了明确物资总公司与各电厂分公司的业务关系，必须要定义清晰的物资采购权限的划分规则，这个规则将会影响整个华电国际物资三部分管理的业务运作和物资管理信息系统的实施。采购权划分规则大型基建的采购由总公司负责按品种＋数量划分在维护物资、大修物资、技术改造物资、小型基建物资的采购权【好处】业务方面：采购权划分的比较清晰，减少了应由总公司采购而调整到分公司采购的情况。【缺点】给分公司留有利用需求数量，人为改变采购权的可能一般的系统没有按数量控制的标准规则，因此开发复杂，项目实施成本高需要建立和维护每个物料的数量标准，工作量大【需要的工作】在完成物资编码后，要制定采购权划分标准物资管理主要业务规则-成本计价方法与差异处理根据公司的财务制度，目前在库存物资的成本计价方法上，主要采用了两种方法，计划成本和实际成本。在电厂按计划成本核算，在物资公司按实际成本核算。为了满足物资管理和预算、项目管理的需要等，建议财务部门统一成本计价方法：设立采购价格差异会计科目，制定采购价格差异的核算方法由于采购物资的到货与收到供应商发票有一定的时间差异，为了能够及时办理入库和反映这种情况的财务信息，建议财务上建立物资采购的价格差异科目，归集采购上的价格差异，并制定价格差异的核算和处理方法。采用实际成本法进行物资核算物资管理主要业务规则-加价规则建立物资公司为电厂采购的加价规则，明确物资公司和电厂的物资结算关系。在加价规则上，包括如下：加价规则物资公司在向电厂供应物资时按采购定单上的价格加上加价，作为电厂物资成本对电厂的加价，按对外采购的采购定单或合同的价格，乘以固定的加价比例物资公司与物资分公司对加价部分进行分配。如果是分公司采购的物资，加价部分都记入分公司帐；如果是总公司采购的除大型基建项目以外的物资，由总公司与相应的分公司分配加价部分加价比例和分配比例，一般每年由物资公司核定一次并由华电国际批准后执行【好处】对电厂采用统一加价比例，有利于电厂物资消耗成本的预算和控制。通过确定加价部分的分割比例，明确总公司和分公司的利益；和现在的规则相一致，容易接受和分公司在地方上的运作。【缺点】结算层次多，业务处理流程长，工作量大【需要的工作】需要物资公司与华电国际进行测算，尽快确定加价比例和总公司与分公司的分配比例物资管理主要业务规则-电厂间物资调剂规则为了减少库存积压，加强物资调剂的管理，需要明确电厂间物资调剂的职责划分，建议建立电厂间物资调拨规则：电厂间物资调剂由物资总公司负责电厂间物资调剂要经过物资总公司批准物资总公司仅记录和统计所有电厂物资之间的物资调配业绩，不加价内部调剂在财务上不记录物资公司的帐对外调剂，记录分公司的财务帐，加价部分，记入分公司的收益物资管理主要业务规则-物资公司零库存规则在现行物资管理中，物资公司零库存规则在执行中，各厂不完全一样。为了规范业务处理，为业务处理流程设计提供依据，应明确物资公司规则，包括如下：零库存规则物资总公司为电厂采购的物资，经由物资总公司一进一出、分公司一进一出后，入电厂仓库物资分公司为电厂采购的物资，经由物资分公司一进一出后，入电厂仓库物资分公司库存只储存为其他客户购买和储备的物资物资总公司库存只储存总公司所属物资物资总公司为电厂采购的基建项目物资（不含小型基建），经物资总公司一进一出后，直接入电厂仓库，不经过物资分公司【说明】为电厂采购的物资入电厂库，使其成为电厂物资，有利于电厂的物资需求计划的平衡，和物资按项目领用的处理。物资管理主要业务规则-物资公司零库存规则（备选规则，讨论用）在现行物资管理中，物资公司零库存规则在执行中，各厂不完全一样。为了规范业务处理，为业务处理流程设计提供依据，应明确物资公司规则，包括如下：零库存规则物资分公司为电厂采购的物资，直接入电厂仓库物资分公司库存只储存为其他客户的物资物资总公司为电厂采购的物资，直接入电厂仓库物资总公司库存只储存电厂总公司所属物资物资总公司为电厂采购的物资，不经过物资分公司仓库，除大型基建项目外，虽然不经过分公司仓库，但要在财务上完成相应的业务处理大型基建项目的采购，直接入电厂库，在财务上与分公司无往来【说明】为电厂采购的物资直接入电厂库，使其成为电厂物资，有利于电厂的物资需求计划的平衡，和物资按项目领用的处理。而物资公司与电厂的结算，可以通过电厂物资采购的接收信息，生成相应财务信息。物资管理主要业务规则-不实行按项目进行库存控制不实行按项目进行库存控制【说明】实行按项目进行库存控制，则在计划上要按项目，库存上按项目分开管理，使业务量变大。使库存管理和物资计划变的复杂。从物资的库存管理角度，无必要按项目管理库存。【方案】库存管理不实行按项目控制。在控制上，严格计划审批，坚持按计划采购，按项目计划领用。在现行物资管理中，库存未实行按项目管理。但在未来系统中是否实行按项目控制，需要在总体方案中确定。物资管理主要业务规则-物资分类从物资管理、核算和统计等的需要出发,在物资上有不同的分类需要.物资分类是为了满足不同部门对物资管理、核算和统计的需要。通过对物资管理的现状分析，主要有如下物资分类需求：按物资物理属性分类按物资计划属性分类按物资会计属性分类按物资管理属性分类按物资采购属性分类按物资加价属性分类按物资使用类型分类物资管理主要业务规则-物资分类（续）物资物理属性分类是物资的物理上的分类，用于物资分类统计和管理。物资物理属性分类可以按层次进行细分。举例如下：大类二级三级四级材料钢材钢材/线材化工化学机电产品通用件阀门劳保用品办公用品物资管理主要业务规则-物资分类（续）物资计划属性分类是用于产生物资采购计划方法的分类，举例如下：大类二级三级四级按库存量进行计划事故备品轮换备品物资超市按物资需求计划其他仓库物资管理主要业务规则-物资分类（续）物资会计属性分类是用于产生财务会计科目的分类，举例如下：大类二级说明原材料钢球……其他事故备品工程物资专用材料专用设备燃油物资管理主要业务规则-物资分类（续）物资管理属性分类是用于物资管理和统计上的分类，举例如下：大类二级三级四级备件事故备件轮换备品机电产品同物理属性材料同物理属性物资管理主要业务规则-物资分类（续）物资采购属性分类是区分集中采购还是分散采购的分类，举例如下：大类说明集中总公司采购分工分公司采购物资管理主要业务规则-物资分类（续）物资加价属性分类是区分不同加价比例的分类，举例如下：大类说明物资公司与电厂加价率:总公司与分公司分配比例物资管理主要业务规则-物资分类（续）按物资使用类型分类是为了统计各种使用类型的