行政沟通中的障碍与对策研究5-4

目录一、行政沟通的原则和重要性…………………………………………2（一）行政沟通的原则………………………………………………2（二）行政沟通的重要性……………………………………………3二、行政沟通存在障碍的原因分析………………………………………3（一）行政沟通的定义和分类………………………………………31、行政沟通的定义…………………………………………………32、行政沟通的分类…………………………………………………4（二）行政沟通存在的障碍原因分析………………………………51、行政沟通中的难题………………………………………………52、行政沟通的阻碍因素……………………………………………6三、解决各种沟通障碍的对策……………………………………………9（一）良好沟通的技巧………………………………………………9（二）行政沟通障碍的克服………………………………………11（三）行政沟通效率的提高………………………………………11四、结束语………………………………………………………………14参考文献…………………………………………………………………151行政沟通中的障碍与对策研究【内容提要】在实际行政工作中，除了需具备基本的专业知识和技能之外，更重要的是要做好沟通工作，沟通作为企业内部的一种文化，已越来越被各企业所重视，有的企业已把沟通提升到战略层面进行管理，其沟通的重要性不言而喻。然而沟通并不总是有效，在实际的行政活动中经常会遇到各种各样干扰共知与共识达成的因素，这些因家阻碍着行政沟通的进行。但在现实中，企业管理中的沟通总是因为这样那样的原因，产生沟通障碍，阻碍企业效率的提高。沟通障碍，不但影响着工作中信息的传达，更降低了信息的有效性、及时性及准确性。行政沟通障碍经常发生在领导与下属甚至同级各部门之间，因此，探究行政管理中的沟通障碍，特别是影响沟通的因素显得十分重要。本文阐明了行政沟通的含义和方式以及行政沟通重要作用，重点分析了企业管理中沟通障碍的根源，并提出了改善我国行政沟通障碍的对策，保持沟通畅通，提高企业效率。【关键词】企业管理沟通障碍对策行政管理的根本目的就是通过科学的决策、严密有序的执行、高效地完成任务。在管理中，行政沟通是指行政体系中各种意见、情况、政策、指令等的上传下达及行政组织和成员相互间的合作、协调、反馈等的一种行政活动。现代意义上的行政活动实际上是连续的沟通过程，行政沟通贯穿其整个行政活动的过程。随着信息时代的到来，行政信息沟通已经引起人们越来越多的注意，由于当代行政机构的膨胀，行政机构的层次繁多及行政活动日益复杂和行政分工的细致，如果没有一个良好的沟通渠道和沟通环境，就有可能导致行政人员对行政环境的不了解，对社会缺乏认识和了解，甚至对行政机构也是如此，这种情况下的行政工作是不堪设想的；同时，现代行政理论表明，只有让行政人员参与管理，2才能充分调动行政人员的积极性和创造性，从而提高行政活动的效率。但人多便会产生意见的分歧，如果没有行政沟通，就有可能导致行政活动的拖拉、低效和无能。在新的世纪，即信息技术时代的今天，行政沟通不仅是工作中上下级之间的管理与被管理的关系也是一种以工作为媒介的人际关系,在各行政部门这样一个特定的交往环境中,每个人的交往对象相对来讲是较长期的无法选择的,部门中各成员之间产生意见分歧和矛盾是难免的,如果没有人与人之间的相互沟通,管理就可能无法进行。一、行政沟通的原则和重要性（）行政沟通的行政沟通旨在为实现某一目标而产生一定的沟通效应、速度、广度和准确度。为了最大限度地取得沟通效应，沟通时应当坚持以下三项原则：(1)高效率原则，指某一行政信息完成沟通过程所需要的时间越少，沟通效率则越高。为了实现行政沟通的高效率原则，必须特别注意以下两个方面：一是保证沟通渠道畅通无阻，减少人为干扰和失真现象，尽可能选择最短、最直接、容量适中的渠道进行沟通。二是沟通技术现代化。(2)高质量原则是指行政信息在传递过程中所达到的真实性、准确性和全面性，尽可能地减少信息传递过程中的干扰和失真，注意减少与信息接收者的要求成行政决策活动无关的信息。(3)民主化原则。就是要扩大行政人员参与决策的机会，创造一种民主、宽容、和谐的沟通气氛。有效的行政沟通标准是信息交流及时、准确、完整。行政沟通的目的是追求信息速度、无误率和满意度。行3政学家Barnerd提出了行政沟通有效性的七项原则：全员知晓沟通渠道；正式渠道通达到人；沟通渠道简短直接；沟通程序与渠道匹配；沟通主管人员胜任；沟通渠道畅通无阻；沟通信息确实可靠。（二）行政沟通的重要性行政沟通的重要性主要表现在以下几个方面：1、可提高行政效率随着行政活动的日益复杂和行政信息的日益增加，行政人员尤其是行政领导要想掌握第一手资料，就得调节行政机构的各种人际和组织的关系，这一切只有通过完善的行政沟通机制才能实现。2、可提高行政决策水平现代社会问题的日益复杂化，导致了信息量剧增，造成了信息沟通渠道的多元化和网络化，行政组织的决策量随之剧增，要达到决策的科学化和民主化，做好沟通工作，尽量掌握全面的信息是其中的关键，有助于理性分析问题，作出正确的决策。3、可改行政作风有效及时的行政沟通对互相推诿、不负责任、好讲空话等不良行政作风的改善，完善的沟通机制利于行政工作透明化，让多方可以监督、检查行政工作的进度及成效。4、可促进单位凝聚力的提高通过行政内彼此充分的沟通可以发现不足，改进行政工作方法，增强员工的满意度和积极性，提高政府或单位的自身凝聚力。二、行政沟通存在障碍的原因分析（一）行政沟通的定义和分类1、行政沟通的定义4行政沟通即行政信息沟通，指的是行政体系与外界环境之间，行政体系内部各部门之间、层次之间、人员之间凭借一定的媒介和通道传递思想、观点、情感、交流情报信息，以期达到相互了解、支持与合作，谋求行政体系和谐有序运转的一种管理行为或过程。①行政沟通是行政组织之间、行政组织与公务人员之间、以及公务人员之间，为实现共同的行政目标，彼此交换意见，相互了解，求得共识的过程。简言之，即行政体系内外信息的交流和传递，它是行政协调的前提。2、行政沟通的分类行政沟通的方式多种多样，可以根据不同的标准划分。根据沟通的组织结构的不同将沟通划分为正式沟通和非正式沟通，根据沟通的方向的不同将沟通划分为向下、向上和水平的沟通；根据沟通的传递和接受方式的不同将沟通划分为口头的、书面的和其它的方式。（1）正式沟通与非正式沟通正式沟通：它是建立在行政组织基础之上，通过正常的行政手段实现的。如行政机关发布法令、规章、命令、通告、公告、传达文件、召开正式会议、制订正式报告、手册；行政领导与下属人员因公务所进行的正式接触与会谈；下级行政机关对上级行政机关的报告、建议、申请等。非正式沟通：它是建立在公务人员社会关系之上，通过公务人员的社会交往实现的。如公务人员间的日常接触、社交；非正式渠道的消息传播等。非正式沟通可以传达行政组织无法或不愿意通过正式手段传达的消息或资料，也可使公务人员藉以发泄不满情绪或缓和紧张情绪。但非正式沟通有时会造成不良后果，如歪曲事实、误传消5息,造成不必要的误会与事端;妨碍行政权力的行使；阻碍行政命令的执行等。（2）下行沟通、上行沟通与平行沟通下行沟通指自上而下的沟通，也就是上级向其下级传递信息，因而又称传递。下行沟通的主要作用是：让下级明确行政目标；下达有关工作方面的指示；提供关于组织程序和行动的情况；提醒有关部门或工作人员对任务及其它关系的了解等等。通过下行沟通，可以使下级了解上级的指示精神、工作意图、行动目标等。在下行沟通中，要注意避免专断和高傲，以免脱离群众，得不到广泛响应。同时也应注意下级对沟通信息的理解是否正确，以免导致失真，脱离行动目标。上行沟通指自下而上的沟通，也就是下级向上级反映意见和情况，又称为反馈。下行沟通的目的是要将下级对有关情况的看法、意见和建议及时反映上来，以利于上级及时解决下级工作中出现的问题，对下级的工作作进一步的指导，或者是吸收和采纳下级的合理化建议，修改其工作方案，以利于决策目标的实现。在上行沟通中，要注意全面、客观地听取下级意见，防止下级投其所好，报喜不报忧。平行沟通指横向的沟通，也就是同级部门或同事之间的沟通。由于工作或业务上的关系，不同组织与人员之间或多或少总是存在某种联系，因而便产生了横向沟通。横向沟通可以互通信息，避免相互之间的误解、扯皮以及踢皮球现象，有利于互相信任、互相合作，齐心协力为实现组织的共同目标而奋斗。6（二）行政沟通存在的障碍1、行政沟通中的难题美国沃尔玛公司总裁萨姆?沃尔顿曾说过：“如果你必须将沃尔玛管理体制浓缩成一种思想，那可能就是沟通。因为它是我们成功的真正关键之一。”因此，在企业管理中，越来越多的人认识到：在现代资讯社会，企业管理的本质和核心是沟通，管理的难度和难题也就是沟通的难度和问题。那么在企业管理中沟通的难度和问题主要在哪呢？余世维先生提出的“三没”现象，给予了最通俗最直接的说明。一是向上沟通没胆：字面解释为下属向上级沟通时没有胆量，缺乏积极主动性。。二是水平沟通没肺：部门和平级之间沟通缺乏真心，没有肺腑之言。部门之间没有服务及积极配合意识。三是向下沟通没心：上级对下属没有过多的心情或时间进行沟通，不能对下属的移位及时的指导和修正，已造成现在的企业管理者花去一个月的时间去招聘新人员，不愿抽出2天的时间与下属进行沟通。2、行政沟通的阻碍因素妨碍行政沟通的各种因素主要有语言障碍、知觉障碍、心理障碍、时空障碍、信息障碍以及足以引起信息传递失真的组织结构障碍等。在行政管理过程中，影响行政沟通的障碍因素主要可分为主观障碍和客观障碍。客观障碍主要包括组织障碍、地域障碍和体制障碍、时空障碍、信息障碍等；主观障碍主要包括人为造成的诸如语言障碍、知觉障碍和心理障碍等。客观障碍包括：1.组织障碍：组织障碍即组织结构层级过多、机7构重叠、关系不顺等造成的沟通周期长、“政出多门”的现象。这种现象在我国行政机构中已成为一个普遍现象，不仅影响了信息的及时传达，更使下级无所适从，各行其是。严重影响了问题的及时反映与化解，降低了行政效率。导致许多问题堆积如山，积重难返。2.地域障碍：地域障碍主要指由于地理距离、通讯交通条件等自然因素造成的沟通障碍。在行政机关工作单位相对分散，通讯交通条件有较为不便和落后的情况下，部门间和上下级间的沟通就会因这些自然条件的阻隔而收到影响，从而造成沟通不便，信息不畅的现象发生。3.体制障碍：当前我国行政体制中对行政沟通的监控、效果的考核以及相关的责任追究等方面仍存在制度缺位的状况。这种制度的缺位无法对沟通的相关人员产生制度约束，从而无法从制度上保证行政信息不走样的下达、上报和平行传递。4、信息障碍：信息通道拉长,信息在传送中被过滤,甚至歪曲信息。另外,“集权式的科层制的结构使得信息分布不均,大量集中在上层,拥有信息的多少,成了行政人员在组织中权力和地位的体现,致使组织内真实信息缺失,虚假信息泛滥”。在沟通过程中,信息按科层制构建等级链一级一级地向下传,信息发送者会过滤信息,留下对自己有利的信息,剔除不利于自己的信息,甚至是歪曲信息,使信息很难完整地通过每一层级传递到接受者手中。观障碍包括：1.语言障碍：这在大公司和跨国公司中十分常见。由于地域、文化、生活方式等的不同，语言可分为多个不同8的语系（如印欧语系、汉藏语系等）；语系内部又分为若干语族（如印欧语系又分为印度语和日耳曼语等）；即使是同一语族，也会由于地方不同而演变成不同的方言（如我国汉语又分为北方话、闽南话、粤语等）。如此多的语言种类，沟通时必然存在障碍。但即使在同一语族同一方言内，仍会存在沟通障碍，受到教育程度、表达能力、年龄等因素的制约，造成沟通障碍。甚至，专业的术语应用也会导致沟通障碍2.职级障碍：职级障碍主要指沟通双方因在行政机关中由于处于上下级关系而造成心理障碍，从而产生的一些行政领导“唯我独尊”、“骄傲自大”，一些下级“明哲保身”、“报喜不报忧”的现象。这种因职级高低而产生的心理障碍在我国行政管理过程中长期且较为普遍的存在，严重影响了我国行政运行的稳定性和有效