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卓越团队工作方法与时间管理2016年5月7日前言一天忙忙碌碌，到下班的时候，却记不住今天做了什么；工作总是被动，被叫去开会，被临时的事情打扰，被琐碎的事情牵绊；由于工作太多、太杂，导致个别事项遗忘；许多事情堆积如山，导致每件事都是事到临头才匆忙完成；花了很多时间和精力做一件事情，得到的却是领导的批评；工作永远不够完美，总有自己想不到的地方被领导指出来。我们很多时候都有这样的苦恼凡此种种，大多可以归结为三方面的问题：前言一工作意识不到位工作方法不得当时间管理不科学1、找准定位：找准做事的角度与分寸做一件事之前需要对事情有一个基本的、清晰的了解，只有“人明白”才能把“事做清楚”。做事之前先问自己一个问题：我在这件事上扮演什么角色？1、找准定位：找准做事的角度与分寸领导布置的→重要&紧急→马上做自己本职的→重要→按时做自己本职的→不太重要→抽时间做配合他人的→重要→提前完成自己的任务，配合别人的时间配合他人的→不重要→安排下属配合做形式性的→浪费时间→不做(1)按事情来源划分1、找准定位：找准做事的角度与分寸领导责任——统筹下属及相关单位人员完成直接责任——亲自做，马上做专项责任——划清界限，按计划节点完成参与责任——站在自己岗位/部门职责的角度把控风险、建言献策研究责任——在边界条件（制度、费用、资源）内创新思维(2)按承担责任划分1、找准定位：找准做事的角度与分寸站在领导的高度想问题站在自己的岗位做事情2、围绕核心：围绕岗位的核心职责开展工作核心职责是一个岗位为企业创造价值的关键点人的时间和精力是有限的，如果不报时间和精力投放在核心职责上一定是“种了别人的地，荒了自家的田”。比如：负责分管内装设计的设计副经理的核心职责是管理好内装设计，配合领导完善部门管理，而把大量的时间和精力花在现场施工管理，制定现场施工计划等方面，设计管理和部门管理一定不会出色。即便把时间和精力投放在核心职责中，也存在如何二次分配的问题。比如：我们K区全套施工图阶段平均每个专业出图量大约1100张图纸，审核一张图纸时间为10分钟。按照一套施工图4个月完成，4个月内我们每个工程师花在审图的时间每天2.6小时，还有图纸修改完后的复审、会议、打电话沟通、现场检查等时间。2、围绕核心：围绕岗位的核心职责开展工作种了别人的地荒了自己的田3、计划意识：工作计划难在应用我们每个人都知道计划管理，但真正能够在自己工作中充分应用时非常难。和销售部不同，设计部门的计划比较难确定，存在持续性和外界制约的不定性，但是依然有可循之规。方法一：根据年化工作确定计划例：接到新项目后每个项目工作是重复进行的，我们完全可以预知，并纳入长期计划，提前准备。3、计划意识：工作计划难在应用方法二：根据事项倒排计划3、计划意识：工作计划难在应用方法三：制定周工作计划事实证明，年度计划太粗，月度计划也存在较大的变数，周计划是切实可执行的计划，最好周末做好下一周的详细计划，同时把下周的重要工作先排上时间表。3、计划意识：工作计划难在应用方法四：制定专项工作计划要明确：预计时长、责任人、关联人、主题。工作一定要有成果！不能议而不决。如果计划中不包含变化那么计划将不得不变化3、计划意识：工作计划难在应用（1）工作不是越细越好同样做一件事，有不同的深度和细度，以达到要求为好，不要每件事都苛求完美，一旦付出的时间和精力与效果不成不理，所有多余的付出都是无用功。4、化繁为简：思路清晰、把握主线（2）以结果为导向所有的过程都是为了结果，当过程中的一些事情与结果没有必然联系时，这些事情就不是本事项的过程。拘泥于完美的过程，忘记结果是专业技术人员通常出现的问题！（3）分清主次既然你没有办法把所有的事情做到完美，那就把必须做完美的事情做完美！岗位核心职责就是必须做完美的事。（4）建立模板我们工作中大多都是重复性的工作，如果第一次做完之后，我们就迅速建立模板，第二次做的时候，就可以大大节约时间，并且保证同类工作的质量相同提高效率节约时间。如果一旦出现工作移交，也能保证工作质量不因人员变化出现闪失。4、化繁为简：思路清晰、把握主线聪明的人越做事情越多明白的人越做事情越少4、化繁为简：思路清晰、把握主线5、并行处理：当领导必备的能力领导都是负责多项工作的，比如酒店规划副要负责酒店群项目内工作、住宅地块工作、城门相关工作、外部协调工作等多个不相关联工作。作为领导必须具备多任务处理能力。就像电脑一样，我的工作也有前台、后台之分，当我们在用WORD编辑文件时，后台可以在杀毒。我们要统筹安排自己的时间。6、领导优先：领导布置的就是重要的我们都知道时间管理四象限法，难点不在于理解，而在于应用。大多数人的理解往往是“科学”的，但工作不是科学的。在工作中：领导布置的工作最重要，如果不能快速、高质量完成领导交办的工作，就不能赢得领导的信任，也就失去了做其他工作的机会。快速做好领导交办的事不是因为事情本身重要而是证明能力赢得信任4、化繁为简：思路清晰、把握主线领导的思维模式：交代你办的事情都没办好，你还能把其它事情办好？7、闭环原理：有结果还要有汇报大家都知道侯宝林的相声：晚上睡觉，楼上拖鞋，一只鞋子扔在地上，脱另一只时想起来楼下还有人，轻轻放下，但楼下的人不知道是否已经放下，一宿没睡觉。这个故事告诉我们，做事一定要闭环！领导布置完工之后有两种情况：1）时常想着：这件事进展什么样了？2）忘记了，忽然有一天想起来——这事做完了没有？无论哪种情况，对下属都是负面的评价。作为下属，都应该在做完之后第一时间上报，不要忘记汇报，不要积攒很多事情一并汇报。至于汇报的方式，可以面呈、电话、短信、RTX等多种形式，看事情的大小而定。8、控制情绪：别让技术动作变形我们每个人的思维都受情绪的影响，如果过于亢奋，容易遗漏一些事情；如果过于低沉，会思路不开阔。在任何时候，保持一颗平常心，控制自己的情绪在正常的范围，这个很重要——自胜强者！情绪情感总是由个人所感知到的刺激所产生。当实际情况符合预期时，情绪相对平和，同预期的情况差距越大，情绪越强烈。前言二工作意识不到位工作方法不得当时间管理不科学感谢聆听人有了知识，就会具备各种分析能力，明辨是非的能力。所以我们要勤恳读书，广泛阅读，古人说“书中自有黄金屋。”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识，培养逻辑思维能力；通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平，培养文学情趣；通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。有许多书籍还能培养我们的道德情操，给我们巨大的精神力量，鼓舞我们前进。