公司通讯管理制度

千年舟投资集团有限公司通讯管理制度文件编号QNZ-JT-Q-XZ-005文件主控部门行政部版本号A0发布日期：2011年06月05日实施日期：2011年06月05日文件名称:通讯管理制度版本：A0文件编号:QNZ-JT-Q-XZ-005页码：共8页第2页通讯管理制度1.目的为节约成本费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制订本制度。2.范围本制度适用于千年舟集团公司所有职能部门、各经营总部。本制度所指各种通讯工具包括座机电话、直线电话、传真机、移动电话。3.原则公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便业务开展，公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。4.固定电话管理4.1.公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每一位办公室工作人员提供一部固定电话。4.2.员工应在座机电话铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，×××（员工姓名）”。讲电话时声音不可太大，以免影响他人。4.3.固定电话一般不开通长途直拨功能。部门经理级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨功能的，须提出书面报告，经部门经理初审，报公司总裁批准后方可开通。4.4.对已开通长途功能的电话分机，由员工个人负责长途功能的使用管理。不得借予他人拨打长途电话，一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费，并按公司奖惩条例给予相应的处分。4.5.未经公司或电话所有人的同意，拨打私人长途电话。一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，给予记过以上的处分。4.6.禁止利用公司电话聊天。员工在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。4.7.严禁员工利用公司电话（包括分机和直线电话）拨打声讯台或信息台查询非业务文件名称:通讯管理制度版本：A0文件编号:QNZ-JT-Q-XZ-005页码：共8页第3页信息，一经发现证实，给予记过以上的处分，直至开除。4.8.电话已开通长途直拨功能的员工一经离职，行政部应马上将该员工的长途直拨功能关闭，同时做好登记。4.9.总监级以上的高级管理人员以及副总、总裁助理、有对外业务的部门可以根据工作需要，申请配置直线电话，如需要开通国内或国际长途功能的，应一并提出申请。4.10.申请配备直线电话，一律报公司总裁批准。5.传真的管理5.1.公司传真机由使用部门指定人员负责管理。需要发送传真人员，须在负责传真机管理人员处填写《发送传真登记表》后方可使用传真机。5.2.负责传真机管理人员负责传真机的传真发送登记、传真接收发放、用纸添加、故障处理、维修申请等相关事务。5.3.发送传真人员发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；对发送保密性高或紧急文件时，应提前以电话方式通知收件人现场接收。5.4.传真接收完毕后，传真机指定管理人员应立即将传真文件交给收件人，对于没有署名接收的人且内容无法查证对应的文件应及时予以清理，保证传真机桌面的整洁有序。5.5.对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人，可以申请配置专用的传真机。5.6.对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。5.7.员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。6.移动电话的管理6.1.公司不为员工购置移动电话，但对员工因办理公务所发生的移动电话费用（简称移动话费），按具体情况给予一定金额的报销限额标准。6.2.原则上，集团主管级及下属公司部门经理级以下普通员工，不得申请报销移动话费，特殊工作岗位或确实因为业务需要的需要进行特别审批后方可报销。文件名称:通讯管理制度版本：A0文件编号:QNZ-JT-Q-XZ-005页码：共8页第4页6.3.公司对移动话费实行“员工提出报销申请、公司核定报销限额、限额内实报实销，超支部分员工自负”的管理方式，即：集团公司主管级以上的管理人员根据实际工作需要，向公司提出报销移动话费的书面申请，公司根据员工职务、岗位和业务的特点，以及公司的移动话费报销限额参考标准，核定具体的报销限额。对在限额以内的移动话费，由公司据实报销；对超过报销限额的超支部分不再补发给员工，而由其个人承担。6.4.移动话费申请报销流程：移动话费申请调整流程总经理话费申请使用人部门经理人力行政经理财务部阶段开始《移动话费申请调整单》审核复核Y审批YNNN打印话费报销凭证Y《报销单》审核N会计审核YN出纳予以报销Y结束如是话费调整需要提供近三个月话费清单文件名称:通讯管理制度版本：A0文件编号:QNZ-JT-Q-XZ-005页码：共8页第5页6.5.移动话费报销限额参考标准如下：性质职务经营类管理类（质量技术、人力行政、财务）品牌运营部市场企划部采购部总监700元400元400元400元部门经理400元200元200元200元主管（大区经理）400元200元400元100元业务员（特殊岗位）300元100元100元50元6.6.对已核定报销限额的员工，如确因业务需要但原报销限额偏低而申请重新核定的，应填写《移动话费申请调整单》，提供申请日前不少于三个月的移动话费发票和流水清单，并标明私人用途的部分话费，由部门经理和人力行政部经理出具初审意见，并报公司主管领导审核后，报公司总裁审定。6.7.人力行政部可对员工每月的移动话费进行统计分析，对报销限额核定过高的，有权提出重新核定的建议。6.8.凡由公司给予限额报销移动话费的员工，原则上须24小时开机（如不能24小时开机的，但须提供其他电话联系方式）。对享受限额报销但将移动电话置于关机状态，但又没有提供其他电话联络方式，致使公司联络不到的，一个月内出现三次以上（含三次），除取消当月移动话费的报销资格外，对因联系不上而延误工作，还将按公司有关制度进行处罚。6.9.需要报销话费号码必须采用实名入网，已核定话费报销的员工，一人仅限报销一个移动电话号码的话费。号码报销人员不得随意更换移动电话号码，如确因需要而更换的，必须及时通知公司人力行政部门、本部门领导及相关业务联系单位或个人。6.10.对员工因开通个性化服务而产生的费用（如语音留言、转秘书台、彩铃定制、订阅短信、移动QQ、上网费用或其它产生费用的增值服务等），公司一律不予报文件名称:通讯管理制度版本：A0文件编号:QNZ-JT-Q-XZ-005页码：共8页第6页销。6.11.新入职员工必须在入职满一个月后方可提出申请移动话费报销。对其在自入职日的第二个月至正式批准日期间发生的移动话费，按日平均计算报销。6.12.话费报销不可追溯，财务话费报销仅限于话费申请批准之日后所产生限额内的话费。6.13.话费报销人员严禁使用报销的电话号码进行号码捆绑及话费代缴功能,如经公司核实即可取消话费报销资格，情节严重者给予行政处罚并扣除代缴的话费部分，情况特别严重直接开除处理。6.14.员工报销移动话费时，应遵守公司的费用报销管理规定。7.附则7.1.本制度由集团总部行政管理中心制订、修改并负责解释。7.2.本管理制度仅适用于集团总部，集团各下属公司可根据本制度和公司的实际情况制订相应的通讯管理制度，并报集团总部行政管理中心备案。7.3.本规定自发文之日起生效8.附件序号编号版本名称附件１QNZ-JT-J-XZ-015VA0《发送传真登记表》附件２QNZ-JT-J-XZ-016VA0《移动话费申请调整单》附件3QNZ-JT-J-XZ-019VA0《固定电话安装申请表》文件名称:通讯管理制度版本：A0文件编号:QNZ-JT-Q-XZ-005页码：共8页第7页千年舟投资集团有限公司发送传真登记表序号对方传真号码文件名称页数签字确认备注文件名称:通讯管理制度版本：A0文件编号:QNZ-JT-Q-XZ-005页码：共8页第8页千年舟投资集团有限公司移动话费申请调整单姓名部门职务工号入职日期申请日期申请类别□之前无话费报销，第一次申请□已有话费报销，报销标准需要调整现报销标准元/月申请报销标准元/月话费主要用途部门经理审核人力行政经理复核总经理审批千年舟投资集团有限公司固定电话安装申请表填写日期：部门姓名职务申请理由功能要求电话类别□直线电话□分机电话□传真号码开通权限□国际长途□国内长途□仅限市话□内线功能□其他功能部门经理审核人力行政复审总经理审批备注：此表单仅限号码功能及线路安装申请，电话机、传真机硬件设备请按照物资申请流程执行。