新世界信息管理系统设计方案

《企业信息管理》课程课题名称：新世界信息管理系统设计方案课题组长：寇利蓉专业：03年秋会计本科时间：2004年11月16日-1-目录一、系统可行性分析…………………………………………（2）1、目前状况描述………………………………………（2）2、可行性分析…………………………………………（2）二、需求分析说明……………………………………………（3）1、目前业务流程描述…………………………………（3）2、新业务流程设计……………………………………（5）3、系统功能划分………………………………………（5）4、系统功能说明………………………………………（9）附1、课程设计任务书…………………………………………（11）附2、课题成员一览表………………………………………………（12）-2-新世界公司财务信息管理系统设计方案一、系统可行性分析1、目前状况描述新世界有限公司属中小型乡办企业，它于2000年成立，以生产电器为主。在中小企业传统的生产管理过程中，经常出现的问题是要么没有计划，即便有计划也很少能按计划完成。公文需要主管领导审批，可是由于主管领导工作繁忙、出差在外等原因，不能及时审批。很多企业人员包括领导干部，平时不知道要干什么，当分配具体的工作时又手忙脚乱，加班加点也不能及时完成。年终财务报表、考核利润完成情况等统计结果总时相关人员昼夜奋战。管理中出现了问题，虽然经过多方努力得到解决，可是再次出现相同问题时却无从查找当初处理问题的办法和解决过程。工艺发生了变化，可是图纸和档案材料仍然是原始的，没有根据实际工艺流程同步修改；工艺需要推行时如果按新的工艺则缺乏完整的资料，按照原始资料又满足不了最新需要，各个部报给一把手的报表彼此不一致，究竟谁对谁错无所是从。又如企业领导为了得到近三年的企业财务报表的对比结果，又需要一帮人忙碌几天，时间来不及就牺牲数据的准确性了。随着现代化的发展，企业在追求低成本高利润的过程中，日益体现出管理的价值。社会的进步和新技术的应用促使管理变得必不可少，尤其是计算机技术的普及和应用，大量成功的事例证明企业信息化管理的管理模式是管理变革的产物、是企业成功的必由之路。新世界有限公司目前还没有进行企业管理信息系统的开发，在市场经济发展的今天，如果什么都还用手工操作，已经跟不上时代的发展，虽然是中小型乡办企业，要想企业有所发展一定要搞管理信息化，财务方面一定要搞会计电算化。下面就公司进行财务信息化管理系统开发可行性分析。2、可行性分析-3-开发财务系统对企业而言，是一项庞大而复杂的系统工程，应在总体上把企业视为一个有机整体，全面考虑生产活动、物资供应、资金流动、劳动组织等各个环节，进行整体的分析和规划。而在实现过程中，采取分阶段分步骤进行。这样既保证了系统整体性和各局部之间的关联，又保证了有限的人力、物力、资金的合理利用，取得了集中兵力、各个击破的效果，缩短了整个工程周期。新世界公司根据具体情况，认真地进行了可行性分析。○1、进行系统的必要性论证。系统调查是系统设计者认识系统、以及同会计人员交流的过程，是设计系统的必要准备，在整个软件开发过程中占非常重要的地位。公司派出有关人员进行调查，收集资料，并对系统开发的投入与可能的效益进行了分析和比较，结果收益远远大于投入，于是建立以计算机为基础的会计信息系统。○2、进行技术的可行性分析。对单位的技术力量、设备能力、人员素质等进行调配，分析是否能胜任财务软件的开发、使用、维护。进行系统开发涉及公司的各个方面，各个部门的协调配合，靠计算机室或几个部门是很难推动的，为此新世界公司成立了：A、目标领导小组：以公司总经理为领导小组长，主管企业经营的副总经为副组长，成员由有关实施部门的负责人，领导小组对系统实施的重大问题进行决策，进行思想动员，负责实施工作的组织协调和检查。B、目标实施小组：以公司企业管理部部长为组长，计算机管理中心主任为副组长，成员由相应部门的业务骨干、操作维护人员组成实施小组，主要贯彻领导小组的各项决议，具体组织实施，必要时可向外单位借调技术人员。○3、经济可行性分析。公司根据系统工程开发的进度，分期投入资金，用于购置所需硬件、软件开发、人员培训费和系统维护费等，并根据经济实力确定一套适应中小型企业的开发方式和规模，配置相应的硬件平台和软件平台。○4、组织可行性分析。系统投入使用后，数据处理工具的改变使会计工作的方式发生了很大的变化，许多原有岗位被新的岗位所代替，会计人员的岗位分工也应做相应的调整，公司建立了以应收账款和应付账款为基础，完善材料及产成品核算，使财务与采购销售达到信息集成，使财务的资金运作达到动态平衡，充分发挥财务对资金的监控作用，减少流动资金的占用，加速资金的周转，同时使财务管理人员摆脱烦琐了的手工劳动，节省更多的时间从事财务分析等工作，使财务职能从事后记账变成事前控制，更好地发挥财务管理的作用。二、需要分析说明书1、目前业务流程描述新世界公司目前还没有进行企业管理信息系统的开发，一个企业科学的管理信息系统包括许多子系统，如下图：企业管理信息系统财务管理子系统人事管理子系统订货子系统生产管理子系统销售管理子系统库存管理子系统信息管理子系统高层管理子系统采购子系统-4-管理信息系统的功能结构图一个完整的电算化会计系统核算应由多个子系统组成，根据会计核算各个部分的相对独立性，电算化会计核算应由下列九个子系统组成：账务处理子系统、工资核算子系统、固定资产子系统、采购与应付账款子系统、存货核算子系统、成本核算子系统、、销售与应收账核算子系统、会计报表子系统和财务分析子系统。其中账务处理子系统是会计电算化的核心部分。根据公司的需求现就财务管理子系统进行研究开发。财务管理信息化首先是要尽快实行会计电算化。市场经济下的中小型企业的经营环境正在发生的巨大变化，财务部门的功能也需要从理财向为决策提供深层次的信息的方向转变，与财务管理有关的管理理念的变化包括过去的利润导向转变为价值、现金流量和利润导向，报告驱动的工作方式转向计划主导的工作方式，事后审计转向为事前、事中、事后的咨询顾问，处理交易为主转变为提供即将成交的信息为主。而财务管理的职能变革的必要条件是实现会计信息系统的计算机化亦即会计电算化。财务系统中最核心也是最基本的工作是账务处理。账务处理主要完成凭证的填置、审核、记账等一系列工作。在手工方式下，为了实现互相牵制，分别由会计登记总账和明细账、出纳登记日记账。由于人工登账，可能会因为疲劳和疏忽而产生错误，月末时，为了验证登账是否正确，要进行账账、账证、账实的核对。这种对账的需要主要是因为手工的局限性带来的。而如果用计算机来进行账务处理，由于计算机是绝对不会出现疲劳的问题，所以，在会行软件中可发不设置对账功能这就是业务流程重组，即对企业进行“流程再造”。下面是新世界公司手工操作的账务处理业务流程图：财务处理业务流程图日记帐明细帐填制凭证会计审核凭证出纳记帐对账审核员对账总账编制报表会计-5-业务流程图的基本符号收集资料业务处理单位表格制作业务处理描述数据/文件存档信息传递新世界公司手工作账的缺点体现在以下三个方面：（1）、劳动强度大，工作效率低手工核算的主要工作是记账、算账、对账、报账等，财会人员耗费大量的精力。一笔业务发生后，其数据要在凭证及日记账、明细账、总账上循环登记。这种重复而又繁琐的抄写造成会计工作周期长、速度慢、效率低。同时这些业务数据还要在各种报表中进行各种计算，这些计算虽然都是一些简单的运算，但计算量大，计算速度慢，重复劳动多，工作量繁重，单调无味。（2）、无法及时查询数据，信息传递速度慢因为数据分布在各个账册甚至是凭证里，需要一些分类合计、期间小计的数据时，即便是简单的科目余额统计，也很难迅速完成。手工核算重复劳动多，从经济业务发生到核算出有价值的数据权经过很长时间，数据出来了，事情也早已过去了。因此手工会计处理在分析经济活动情况的基础上为企业经营管理决策提供预测信息的工作很难有效进行的。（3）、计算容易出错，会计核算质量低下由于会计核算工作中要把数据多次重复地抄写和计算因而很难保证不会出现错抄、漏抄和算错的情况，一旦出现差错往当时不容易发现，查起来也相当麻烦和困难，因而很难保证会计核算的高质量。手工会计处理越来越无法适应经济发展的需要，在市场经济体制中。谁能在最短的时间内将其掌握的信息转变为经营决策的预测数据，谁就能把握住机会，取得发展和成功，而这一切非手工会计核算方式所能奏效的。所以新世界公司现在急于实行会计电算化核算，因为至少可以得到三大直接利益：加快结算速度、实现财务监控、应收账龄分析。2、新的业务流程设计新世界公司的领导班子经过认真仔细的研究讨论，最终做出决定，全面开发本单位的信息管理系统，也通过了上述可行性分析。经过数月的研究开发，重组后的账务处理业务流程图即会计电算化业务流程图如下：临时记帐凭证文件科目余额表帐簿录入员输入记帐凭证审核员审核记帐凭证记账编制报表-6-重组后的帐务处理业务流程图3、系统功能的划分（1）、账务处理子系统的主要任务及其功能模块设计账务处理子系统是电算化会计系统中最重要的核心子系统，其主要任务包括：○1、记账凭证的输入或转入，对已输入或转入的凭证进行审核校对，以备登账处理。○2、根据记帐凭证进行登账。○3、设定自动转账规则，并按已设定的规则完成自动转账。○4、进行银行对账并生成银行余额调节表。○5、按会计分期核算的要求进行结账。○6、输出会计信息。包括查询与打印凭证、账簿、试算表等。系统功能结构图能清晰地反映整个系统的全部功能，根据账务系统的主要任务，设计其功能模块。（图见7页）（2）、账务处理子系统的数据流程图系统处理流程图可以直观地让我们了解系统处理的过程和信息的保存情况。在手工作业下，账务核算形式主要有四种：○1记账凭证核算形式；○2科目汇总表核算形式；○3汇总记账凭证核算形式；○4日记总账核算形式。它们有许多共同之处，其差别主要体现在登记总账的方法和依据不同。这里介绍企业中较广泛使用的科目汇总表核算形式，其处理流程如图：核对记账凭证核原原对手工条件下科目汇总表核算形式账务处理流程图实现电算化后，由于计算机的处理能力大大提高，在进行财务会计核算的同时可以进行责任会计核算，输出辅助账。电算化账务处理子系统的数据流程图如下：科目汇总表原始凭证总账明细账科目汇总科目汇总表会计报表始证总原凭汇表付款款收款收款收款转帐日记账帐、证信息输出-7-图中：表示处理表示文件表示数据起点与终点表示数据流电算化账务处理子系统的数据流程图如图可见，系统接收的记征凭证存于凭证临时文件，经审核后存于经审核凭证文件。经审核的凭证经登账处理记入各账薄文件，根据这些文件，可输出各种账薄、余额表、试算表等会计信息。科目汇总文件记录的各级汇总的信息，它为报表的编制提供了有关数据，银行对账单输入存于对账单文件，与银行日民账进行对账，生成银行存款余额调节表。（3）、账务处理子系统的各功能模块辅助帐经审核凭证文件凭证临时文件明细帐现金日记帐银行存款日记帐对帐单文件审核登帐结帐银行对帐余额调节表输入登帐银行对帐单记帐凭证输入帐务处理子系统-8-帐务处理子系统功能结构图○1、输入。账务处理子系统处理的是记账凭证，系统要提供的是输入界面，让操作员输入或修改经授权人员编制的记账凭证。为了方便会计人员的输入，系统的输入界面与手工条件下使用的记账凭证格式一致，并提供在线帮助。为了提高输入数据的正确性，在输入过程中，系统要有下列控制功能：保证记账凭证编号顺序，不会出现重号或缺号（可以由系统自动编号或在登账前由系统工程进行检查）；自动检查日期的合法性；检查科目代码的有效性，并提示相应的科目名称；检查每一张凭证的借贷是否平衡；检查凭证数据的完整性，对凭证号、日期、科目、摘要、金额等强制数据不允许为空。为了提高输入速度，不少系统可为用户提供常用标准摘要。为了能加强管理，在进行财务会计核算的同时要进行责任会计核算，输入时要增加业务发生的部门或责任中心等数据项。记账凭证除了由人工输入外，还来源于由电算化系统自动编号的机制凭证。输入模块要接收由其它子系统转入