office办公软件培训课件一

PowerPoint主讲:张相喜Word电脑常见故障排除办公软件操作技巧officeExcel第一讲EXCEL篇第一章EXCEL中综合性精华小技巧的应用1问题在工作中，发现一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐而文本是左对齐的)，即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事答案在空白的单元格中填人数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了巧变文本为数字2“选择性粘贴”命令的应用快速输入数据小技巧1、快速输入前面带0的数字3、另有妙用的‘号4、一次输入多个单元格以字符2、快速输入分数用“设置单元格格式”，把属性改为“文本”太慢啦！在带0的数字前加单引号如“‘001”即可“03/4”（注意：中间有一个空格）无空格结果是日期（3月4日）输入“3/4”该怎么办？？？在输入11位及以上数字，在数字前面加上一个英文状态下的“'”，即能正常显示，反之以科学计数法显示。此时，该单元格格式为文本形式，其“数值”只能排序，不能用于函数计算按住Ctrl键，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），输入文本（如※），然后按下“Ctrl+Enter”键，可将该文本同时输入上述选定的单元格中变为变为变为矩形Shift在绘制线段及图形中的作用直线圆形正方形椭圆形斜线Shift键的应用数据的排序1、对数据清单进行排序2、创建自定义排序如何设置输入信息的有效性用户在制作表格时可能基于现实的考虑，想要对某些单元格中的信息设定限制，此时就需要进行数据有效性的设置。其具体的步骤如下。①选中要设置数据有效性的区域，单击【数据】|【有效性】菜单项，打开【数据有效性】对话框。②切换到【设置】选项卡中，分别在【允许】、【数据】下拉列表中选择【任何值】和【介于】选项，在【最小值】、【最大值】文本框中分别输入“2”和“100”。③单击按钮返回到工作表中。当用户在输入过程中输入了不合要求的数据时，就会弹出【MicrosoftExcel】对话框，提示所输入的信息有误ABC如何导入外部数据①选择【数据】|【导入外部数据】|【导入数据】菜单项。②随即会弹出【选取数据源】对话框，然后在【查找范围】下拉列表中选择导入数据所在的路径或者文件夹，然后在列表框中选择需要导入的文件。③单击”打开”按钮弹出【文本导入向导－3步骤之1】对话框，然后选中【原始数据类型】组合框中的【固定宽度】单选按钮。D④单击”下一步”按钮弹出【文本导入向导－3步骤之2】对话框，此时在【数据预览】列表框中显示出预览效果。EFG⑤单击”下一步”按钮弹出【文本导入向导－3步骤之3】对话框。⑥单击”完成”按钮弹出【导入数据】对话框，然后选中【数据的放置位置】组合框中的【新建工作表】单选按钮⑦单击”确定”按钮即可在当前工作簿中插入一个工作表，此工作表中显示出导入的外部数据。如何将不相邻的列打印到相邻的位置上①选中不需要打印的列，然后选择【格式】|【列】|【隐藏】菜单项将其隐藏。②设置一个包含所有列的打印区域，其中也包含隐藏的列，然后执行选定区域的打印操作即可。Excel中双击格式刷的妙用提出问题:如何点选一次格式刷,实现多次应用答案:双击格式刷即可,不用时按”ESC”退出即可首先在Word中选中要复制的内容，然后单击“编辑→复制”命令，进入Excel中，按住Shift键，单击“编辑→粘贴图片”命令，即可将刚才复制的内容以图片格式插入到Excel表格中，而且在该图片上双击，还可进行文字修改。利用这种方法也可以把“记事本”等其他程序中的内容以图片格式粘贴到Excel中。Word内容以图片形式插入到Excel以此法亦可将Word中的内容作为图片链接插入Excel?绘制多斜线单元格利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮，可以在单元格中画左、右斜线。如果想在单元格中画多条斜线该怎么做呢?!“直线”-“绘图”绘制多斜线表头只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短。当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”)，再添加空格即可将数据放到合适位置。或是适当调整单元格属性也可达到目的!@@第二章图表篇05010015020025030035001234567设备维修费学习培训费工装改造费文具办公费劳保用品费图表背景的处理为了使图表看起来清晰、明朗容易读懂我们可以利用辅助数据对其进行处理如下图示：010203040506070A11B11S11T11S21B14销量赶奇瑞汽车年销量表数据透视表•创建数据透视表•编辑数据透视表认识函数:函数——Excel预先定义好的特殊公式SUM(number1,number2,......)公式——用户自行设计对工作表进行计算和处理的计算式=SUM(E1:H1)*A1+26第三章函数篇统计函数——单元格引用单元格引用方式：相对引用、绝对引用、混合引用使用“$”号来锁定引用“F4”变相对引用为绝对引用”F9”定义一个区域为数组引用实例相对引用:A1、B5绝对引用：$A$5、$C$2混合引用：$A2、D$12.计算条件用Sheet1的D8单元格的内容乘以40％，再加上Sheet2的B8单元格内容乘以60％1.准备条件设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的3张工作表3.显示位置将2的计算结果显示在Sheet3的A8单元格中4.输入公式则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式:=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。跨表操作数据如何通过函数合并字符如果要将通过分列填充的姓和名重新合并到一起，可以通过函数来实现。如要将下面的姓和名合并，具体的操作步骤如下。①选中单元格C30，在编辑栏中输入“＝A30&B30”。②按下【Enter】键后单元格C30中填充上“李小炜”。平均值函数average按列查找函数vlookup——VLOOKUP表间数据对应非它莫属VLOOKUP（查找值，数据表，列序号，［匹配条件］）可用0或1代替FALSE和TRUE，0=精确查找，支持无序查找。1=近似查找，首列必需是升序排列支持通配符进行查找字段截取函数midleftrightMID(text,start_num,num_chars)翻译为中文为：中间（文本，开始位数，截取字长）例：A2单元格中为某人的身份证号622723197802181232，请从中提取出生日期。=mid(A2,7,4)&”年”&mid(A2,11,2)&”月”&mid(A2,13,2）&”日”结果：1978年02月18日LEFT(text,num_chars)在text中从左边取num_chars个字符RIGHT(text,num_chars)在text中从右边取num_chars字符统计函数countcountif----count(range)统计选择范围内数字单元格的个数例：COUNT(A4:A7)A4:A7范围内数字单元格个数----countif(range,criteria)统计满足条件的单元格个数例：=countif(A4:A7,“=80”)A4:A7范围内大于80的单元格个数计算两个日期间差值Datedif=datedif(date1,date2,”y”)统计日期1与日期2相差的年数计算年龄的利器=datedif(date1,date2,”m”)统计日期1与日期2相差的月数=datedif(date1,date2,”d”)统计日期1与日期2相差的天数例：某人的出生日期为1978-12-20，到今天的年龄为=DATEDIF(1978-12-20,TODAY(),y)如果…否则…if函数----IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)翻译成中文为“如果logical_test=是，符合要求，不符合要求）例：A2单元格为乡镇，要在B2单元格填写邮编，输入=IF(A2=中台镇,744400,其它乡镇)该公式多嵌套，在excel2003中最多7重，在excel2007以上版本中灵台全县的都嵌套上没有问题。第二讲WORD篇•请参考《2013最新：党政机关公文格式》的要求制作一份公文。内容为《关于报送教育系统关心下一代工作总结的通知》，此文为下行文，印发份数为30份。我做我风格第三讲POWERPOINT篇本节内容皆选自网络论谈精华篇及微软Office技巧大赛获奖作品我做我风格打开将要保存为幻灯片放映的演示文稿单击“文件”-“另存为”命令，在“保存类型”列表中，选择“PowerPoint放映”该幻灯片放映文件将保存为扩展名为.pps的文件。在完成放映后,PowerPoint将自动关闭并返回到桌面。如果需要编辑该幻灯片放映文件，可以通过文件菜单中的打开命令打开该文件。1、将要演示文稿保存为幻灯片放映文件我做我风格添加图片的PPt文件会变得非常大。你可以手动压缩这些图片，但还有一个更简单的方法:让PowerPoint为你自动完成这些工作。单击“图片”-“压缩图片”按钮。如果你看不到图片工具栏，就指向“视图”菜单中的工具栏，单击“图片”，若要压缩演示文稿中的所有图片，请选中“文档中的所有图片”按钮，更改分辨率下面，选择你要使用:Web/屏幕或者打印，若要进一步减小文件大小，选中“删除图片的裁剪区域”复选框，单击“确定”。（注意:如果你对图片进行了压缩或者删除了图片的裁剪区域，就不能再把它们恢复到原来的分辨率或大小。这个技巧同样适用于Word）2、缩减PowerPoint图片所占用的空间我做我风格以下技巧可一次将同一镜头切换效果应用到多张幻灯片:单击“视图”菜单中的“幻灯片浏览”，单击选择一张幻灯片，并在单击下一张幻灯片时按住Ctrl键，直至选择了所有将应用该过渡效果的幻灯片。单击“幻灯片放映”菜单中的“幻灯片切换”，在效果框中选择所需的切换效果，单击“应用于所有幻灯片”按钮，现在这些幻灯片将使用完全相同的效果。3、多张幻灯片应用镜头切换效果我做我风格4、使用PowerPoint制作相册启动PowerPoint新建一个幻灯文件，单击“插入→图片→新建相册”命令，打开相册对话框，在该对话框中选择要放入本相册的图片，你可以选择从磁盘或是像扫描仪、数码相机这样的外设添加图片。若要从文件或磁盘添加图片，请执行下列操作之一:我做我风格在“插入图片来自”下面，单击“文件/磁盘”，定位包含要添加到相册中的图片的文件夹或磁盘，选中图片然后“插入”，重复第二步以向相册中添加所需的图片。或者按住Ctrl键一次把它们都添加进去。接下来，指定相册的外观，单击“创建”按钮关闭对话框，回到编辑模式，编辑相册封面，继续完成幻灯动画、切换、背景、声音等设置，最后保存文档，你就可以和你的朋友一起慢慢欣赏自己创作的精美相册了。（注意:相册是PowerPoint2002以后版本的新增功能，尽管不通过此功能也可以制作相册。但该功能可以更快捷、更自动化地完成工作。）我做我风格打开PowerPoint，单击“视图→工具栏→控件工具箱”命令，打开ActiveX控件工具箱面板，在工具箱的底部有一个“其他控件”的按钮，单击该按钮，打开系统上已安装的ActiveX控制的清单，选中“ShokewaveFlashObject”选项后光标将变成十字形。用十字标在幻灯片上拖出一块Flash电影播放的屏幕空间。Flash电影能随意占用屏幕上的任意大小或位置。右击该空间窗口。在弹出的菜单里的选择“属性”项，在Flash的页面属性对话框中的Movie框中键入SWF格式电影文件的URL或路径。5、在PowerPoint中插入Flash动画我做我风格如果要将一张幻灯的配色方案传给另一张或多张，重新进行配色则比较麻烦。其实有很简单的方法:在幻灯片浏览视图中，选择一张具有所需配色方案的幻灯片。然后单击“格式刷”，可以对一张幻灯片进行重新着色;如果要同时重新着色多张幻灯片，请双击，然后依次单击要应用配色方案的一张或多张幻灯片。注意，如果重新着色多张幻灯片，请