Office办公软件基础知识

Office办公软件基础知识简介..………………………………….page1目录第四部分小知识共享…………………page17~20第一部分Word文字处理软件…………page2~6第三部分PPT制作要点………………page11~16第二部分Excel电子表格软件………page7~10Office办公软件是微软公司开发的办公自动化软件，使用Office办公软件，可以帮助我们更好地完成日常办公和公司业务。Office办公软件是电脑应用最多，最基础的一个软件Office办公软件的发展经历了Office97、Office98、Office2000、OfficeXP、Office2003、Office2007等几代Office套装软件一般由以下7个软件组成：MicrosoftWord****（文字处理应用软件）、MicrosoftExcel****（电子表格应用软件）、MicrosoftPowerPoint****(幻灯片演示软件)、MicrosoftOutlook****（邮件及信息管理软件）、MicrosoftAccess****（数据库应用软件）、MicrosoftFrontPage****（网站管理应用软件）、MicrosoftSharepointTeamServices（群组作业网站）简介page1第一部分Word文字处理软件Word****是办公套装软件Office****组件，专门用于文字编辑、排版的软件，是目前Windows环境下最受欢迎的文字处理软件之一，功能强大，操作简单。生成的文件扩展名为“*.doc”或“*.docx”（Office2007)。要点：1、新建、保存、打开word文档2、复制粘贴，查找替换，插入特殊符号等操作3、文字格式的设置，段落的排版，项目符号和编号4、页面设置，页眉页脚，分栏提高：创建精致页眉页脚1）在首页上放置不同的页眉或页脚，或不放置页眉或页脚2）使奇数页和偶数页具有不同的页眉和页脚page2第一部分Word文字处理软件一．注释设置：插入脚注、尾注和批注（脚注放在每一页面的底端，尾注放在文档的结尾）“插入”—“引用”—“脚注和批注”插入日期和时间、自动图文集二．格式设置：分栏效果：“格式”—“分栏”。可以设置各栏宽度或是否加分隔线。（只有在页面视图和打印预览下，才能显示分栏效果）首字下沉：“格式”－“首字下沉”中文版式：“视图”—“工具栏”—“其他格式”“格式”－“中文版式”（包括：拼音指南、合并字符、带圈字符、双行和一、纵横混排）文字方向：“格式”—“文字方向”：竖向排版、横向排版三．检查，校对及保护：在“工具”菜单下可以进行：字数统计：选定要统计的字符，即可统计出选定字符的个数。包括行，段，页数等。拼写和语法：检查文档中的错误语法和单词文档的保护四．文档的打印：页码范围选择page3五、Word表格的制作：方法1.打开“表格”菜单，依次选择“插入”/“表格”命令方法2.单击“常用”工具栏上的“表格”按钮（简单表格）方法3.“表格和边框”工具栏上，选择“铅笔”工具第一部分Word文字处理软件六、图文混排：插入艺术字、图片艺术字体样式选择调整当插入剪贴画图像、“来自文件”的图像或“来自扫描仪或相机”的图像时，您要用其中一种格式插入图像。图形位置、大小设定文本框与绘制图形page4第一部分Word文字处理软件七．四种视图方式的比较页面视图：以页面的形式显示编辑的文档，所有的图形对象都可以在这里完整地显示出来普通视图：分页使用一条虚线来表示。另外在普通视图中无法看到图形对象、插入的页码、页眉和页脚等内容，也不能进行竖向的排版，所以这个视图通常用来进行文字的输入、编辑和查阅纯文字的文档等Web版式视图：联机阅读方便，它不以实际打印的效果显示文字，而是将文字显示得大一些，并使段落自动换行以适应当前窗口的大小，而且只有它可以添加文档背景颜色和图案大纲视图：每一个段落的前面都有一个标记page5第一部分Word文字处理软件八、模板使用与新建：简历和常用文档格式九、工具的使用：“工具”—“选项”：显示的文档个数及自动保存时间十、使用背景、边框和文字效果装饰文档：添加水印或背景图片、边框、底纹或填充效果page6第二部分Excel电子表格软件Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，它实质就是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能Excel的新建、打开、保存、关闭、编辑、删除等基本功能（基本快捷键功能）、数据录入、单元格式设定数据填充：１)填充相同数据：鼠标指针移动到填充柄，拖动它向右２)用户也可以自定义填充序列，方法如下：“工具”菜单——“选项“命令，选择”自定义序列“标签，选中”新序列“并在”输入序列“框中填充序列，注意：序列中每一项不能以数字开头，如1,2,3３)智能填充：可以指定有某种规律的数据（等差，等比…）…page7第二部分Excel电子表格软件函数函数可以认为是常用公式的简写形式。常用的函数有：Sum，Average,Max，Round,If,Vlookup等步骤如下：1)单击要输入如Sum函数的单元格2).“插入”菜单—“函数”，出现“粘贴函数”对话框3)选择需要的“函数”，选定区域.区域（连续区域；不连续区域，按住Ctrl键）快速计算：工具栏上的“自动求和”和“粘贴函数”按钮page8第二部分Excel电子表格软件常用的函数（如Sum、Average、Max、Round、If、Vlookup）实例如下：函数姓名语文数学英语政治历史平均分评价张兵879091939491优秀李武928570908885优秀王凯585462526558.2不合格江雪677489776875良好周军857790886280.4良好朱斌907770897480良好陈溃706774848275.4良好冯晓678377727574.8一般学生成绩表在指定单元格利用编辑栏输入函数计算出平均分；平均分在85及以上评价为“优秀”，平均分在75及以上到85分评价为“良好”，平均分在60及以上到75分评价为“一般”，60分以下评价为“不合格”。page9第二部分Excel电子表格软件Excel中常用功能演示：数据透视表、插入图表、分列等存货编码存货名称规格收入数量收入金额发出数量发出金额1025101000003轴承6200001044.251025101000004轴承62010072337.621025101000005轴承62020014.011025101000007轴承62040070734.91025101000009轴承62060035358.971025101000014轴承690050256.4123117.941025101000017轴承630600577.981025101000018轴承630500001025101000019轴承630400001025101000039轴承UC20810264.9614370.941025101000050轴承60040030125.64要求：用透视表求出收入与发出数量、金额；分列求出五金（10251）、办公（10252）、劳保（10253）、化玻（10254）的收发数量及金额；再试做柱状图表。注意各操作要点。page10第三部分PPT制作要点1、版面设计1-1整体效果整体效果应风格统一，色彩协调，美观大方。1-2色彩尽量采用与文字对比度较大的背景，如白底黑字、黑底白字、蓝底白字、绿底黄字，不要使用图片作背景。1-3页边距每页四周留白，应避免内容顶到页面边缘。1-4表格尽量使用透明背景表格。page111-5图片使用图片时，同一页面上不应将多个图片叠加在一起。1-6强调内容页面中的关键内容、定理、定义等宜通过设置亮色、加粗、下划线等方式，加以强调，刺激记忆。但同一页面上用于强调效果的方式不应超过三种。1-7页数显示演示文稿的当前页应在页面下边显示。第三部分PPT制作要点1、版面设计page12第三部分PPT制作要点2、内容结构设计2-1内容组织每页应呈现一个较为单一的内容。2-2内容层级每页的条目不应超过三个层级结构，低一级的内容向右移至少一个汉字。2-3条目每行呈现一项条目，对于复杂的短文，应分解，用多项条目呈现。2-4符号使用尽量使用各种符号简化文字描述。2-5内容讲演时间每页内容讲演时间不宜过长，以2~5分钟为宜。page13第三部分PPT制作要点3、文字排版3-1标题标题应简洁、概括，一般不超过10个汉字，避免换行，不同级别的标题在文字和色彩上应有区别，同一级标题要前后一致。3-2正文文字简练，表意明确。每行不超过30个字；行距使用1.25行或1.5行。3-3字符字符尽量选取与背景颜色有较大反差的颜色，以突出讲稿的内容。page14第三部分PPT制作要点4、动画、声音设计4-1动画效果使用动画效果时，同一页面上不应使用三种以上。4-2声音节奏应使用舒缓、节奏较慢的音乐。没有特殊要求，一般不建议设置声音。page15三不原则：“不超过3种字体、不要超过3种色系、不超过3种动画效果，包括幻灯片切换”！7±2原则：每份幻灯片传达5个概念效果最好。7个概念人脑恰恰好可以处理。超过9个概念负担太重了，请重新组织。八字真言：“文不如表，表不如图”！能用图时，不用表；能用表时，不用字。简单原则：干净、简洁、有序。第三部分PPT制作要点5、设计原则page16第四部分小知识共享也许你遇到过这样的问题：有时遇到要做一份文档或表格时却找不到自己想用的菜单？办公软件版本有差别方法不尽相同！----自定义快速访问工具栏page17采用单元格式四舍五入的话，在财务运算中常常会出现几分钱的误差，而这是财务运算不允许的。那是否有简单可行的方法来进行真正的四舍五入呢？第四部分小知识共享数值（原）单元格式(4位）函数（4位）1.2354873431.23551.23551.8945632411.89461.89460.5476389530.54760.54767.4356576487.43577.43573.5438976573.54393.54394.6538763494.65394.653919.311119.3112----其实，采用单元格式四舍五入数字本身并没有真正的四舍五入，只是显示结果似乎四舍五入了；Excel已经提供这方面的函数了，这就是ROUND函数，它可以返回某个数字按指定位数舍入后的数字。小数位数取舍.xlsxpage18自定义序列、数据合并与分列的运用：Excel2003:工具\选项\自定义序列\新建序列…Excel2007:Office按钮\Excel选项\常用\编辑自定义列表\新建序列…用两种方法把文本合并在一起,(CONCATENATE和Shift+&)详见Excel里数据合并与分列第四部分小知识共享page19page20第四部分小知识共享关于Windows键的常用快捷方式：Windows+DWindows+EWindows+LWindows+XWindows+R输入oskWindows+R输入psr.exe桌面资源管理器锁屏windows移动中心虚拟键盘问题步骤记录器page21