档案清理要点

渠县基本公共卫生服务项目居民健康档案清理完善技术要点目的时间范围职责与分工清理完善依据和标准清理完善步骤质量控制保障措施工作要求主要内容通过集中清理完善活动，进一步规范我县基本公共卫生服务项目——居民健康档案管理（重点是0～6岁儿童、孕产妇、老年人、高血压、糖尿病和重性精神疾病患者等六类人群健康管理），使各类人群健康档案达到真实、规范、完善。目的时间2013年7月31日前完成清理完善工作。具体时间安排：培训，5月底完成。清理，6月1日至7月31日。工作总结及报告，8月5日前完成。范围以乡（镇）中心卫生院、社区卫生服务中心为单位，全县的乡镇卫生院和社区卫生服务机构全面开展清理完善工作。范围档案管理对项目启动至今建立的重点人群的健康档案进行清理、完善。对2012年1月至今建立的一般人群居民健康档案进行清理、完善。职责与分工乡镇单位职责在医院的统一领导下，建立清理完善协调领导机制，明确分工，落实责任，出台清理完善文件或制度；组织相关的领导小组督导清理完善结果。专业技术机构县卫生局制定《渠县基本公共卫生服务项目居民健康档案与资金管理清理完善技术方案》；县指导中心组织全县60个乡（镇）、社区师资培训，负责全县督导、技术指导、结果评估和工作总结。清理依据和标准档案管理依据：按照《国家基本公共卫生服务规范（2011年版）》（以下简称《规范（2011版）》）的要求和标准对常住居民健康档案进行清理。标准：真实：即辖区内确有其人常住，并为其提供健康服务，建立居民健康档案，居民健康档案中联系电话和现住址等真实并可查。规范：即为六类重点人群提供的服务要完整和规范。健康体检表和健康管理记录表要完整、规范、合理，信息要真实、准确。推荐清理工作步骤一、摸底动员以乡镇和社区为单位，开展辖区内常住人口摸底工作。参照新农合或派出所户籍人口数，逐一入户进行辖区内常住人口的登记，剔除死亡居民和流出人口，摸清辖区内居住满半年以上常住居民的人口数。推荐清理工作步骤二、剔除非常住居民档案和不真实档案剔除五类档案死亡居民档案户口迁出居民档案户口在当地的流出居民档案用派出所资料或新农合信息建立的但不符合本人实际的档案其它不真实档案。剔除的档案应分类处置，做好记录，其中户口在当地的流出居民档案应另行存放、请妥善保管。推荐清理工作步骤三、清理完善真实但不规范的重点人群健康档案按照建档年度对重点人群健康档案分类清理和完善。2012年1月1日以前建立的重点人群健康档案2012年1月1日以前的信息如果有错，需修正完善。2012年1月1日以后的健康管理记录表需按照《规范（2011版）》的要求进行完善。推荐清理工作步骤•更换表格：健康管理记录表以《规范（2011版）》的表（卡）内容和格式为准，如果表（卡）的内容和格式不对，要全部更换，使用新的表格。•修正错误：如果填写的内容有空项、漏项和错项，要全部纠正。推荐清理工作步骤2012年1月1日-12月31日建立的重点人群健康档案居民健康档案封面、个人基本信息表、健康体检表和健康管理记录表均需以《规范（2011版）》的表（卡）内容和格式为准，使用旧表（卡）的要全部更换。推荐清理工作步骤对于健康体检表，确已参加健康体检的，如果健康体检表不完整、不规范的，要通过调查及时补充，完善漏项、空项，及时纠正错项。未参加健康体检的，不再补填2012年健康体检表。推荐清理工作步骤重点人群健康管理记录表清理完善六类重点人群健康管理记录表时，已接受服务的对象，如果建立了健康管理记录表，并开展规范动态记录的，纳入正常管理。健康管理记录表填写不规范的，要补救。档案不完善的，进行补充、修改和完善。2012年未接受服务的对象，不再补填随访记录。推荐清理工作步骤四、2013年新建的重点人群档案严格按照《规范（2011版）》的要求，提供健康体检和随访服务，建立规范、完整的档案并动态记录。推荐清理工作步骤五、清理完善一般人群健康档案2012年1月以后建立的档案应采用《规范（2011版）》的表（卡）。如果表（卡）内容和格式不符合要求的，要全部更换。表（卡）如果存在漏项、空项和错项，要纠正完善。2012年1月1日前已建一般人群健康档案暂不动，另行通知。推荐清理工作步骤六、实施内部核查集中清理完善后，各单位应组织专门人员对已清理的档案进行核查，发现问题，及时纠正，保证档案的真实和规范。要确保纸质档案与电子化档案资料完全一致。发现不吻合的地方，要全部纠正。质量控制技术指导县指导中心技术指导，在清理完善工作期间，采用现场指导、电话咨询、网络交流、在线问答等方式进行技术指导。县上将组织技术指导组分片指导和重点督导，并将于8月组织开展现场抽查，评价清理工作质量和效果。质量控制总结报告上报方式：各单位清理完善工作结束后，应8月3日前上报工作总结和表格，县指导中心汇总审定后向市指导中心上报。上报内容：包括工作总结和清理完善情况表（见附件表）。质量控制绩效考核2013年的绩效考核将重点考核本次清理完善工作2013年新建档的居民是否接受完整的服务和建立全套的个人资料六类重点人群，是否接受随访服务，是否建立了完整的健康管理记录表。居民健康档案和重点人群健康管理记录表填写是否完整、真实、规范、动态。质量控制绩效考核的分值中将加大2013年新建档案和随防服务动态记录真实性和规范性的权重。保障措施组织保障各单位组织协调机制。实行院长、科长负责制，管理、临床、护理、公卫等分工协作、责任到人，清理后的工作应有专人审核，确保清理完善工作保质保量顺利完成。保障措施人员保障要确保专职的临床、护理、公卫和管理人员等四类业务人员参与档案清理工作。在清理前，对凡参加的所有工作人员应培训。工作要求各单位要高度重视，将本次清理工作落到实处，提高基本公共卫生服务工作的质量。基层医疗卫生服务机构利用本次机会，提高工作人员的业务素质和服务能力。广泛宣传，提高大众的知晓率和依从性，让群众主动上门接受服务。基层业务人员以高度负责的态度，对照《国家基本公共卫生服务规范（2011年版）》，认真开展清理工作。辛苦了谢谢！