搜索
企业文件材料归档范围与档案保管期限表编制----解析国家档案局10号令1主要内容一、《归档范围与保管期限规定》介绍概况、形成过程背景与意义内容介绍二、企业制定归档范围与保管期限的方法三、有关问题解释四、教材的使用五、成都市实施方案2一、《归档范围与保管期限规定》介绍（一）概况3《归档范围与保管期限规定》正文共21条，是文件的主体附表《管理类档案保管期限表》，共18大项一、《归档范围与保管期限规定》介绍（二）形成过程1、启动及第一次征求意见2、第二次征求意见3、全国公开征求意见4、局务会批准4一、《归档范围与保管期限规定》介绍（三）背景与意义背景（1）是档案工作贯彻科学发展观和以人为本的理念，建设覆盖人民群众的档案资源体系的需要（2）是企业档案工作适应企业新的发展形势的需要企业档案作用的变化新的文件的产生新的业务重点的出现5一、《归档范围与保管期限规定》介绍（3）是夯实企业档案基础工作的需要许多新产生的文件材料没纳入归档范围电子文件的出现一表管几十年表过于简单，操作性不强三分法与标时制混用6一、《归档范围与保管期限规定》介绍意义《规定》是第一份全面规范企业文件材料归档范围和保管期限规定的国务院部门性规章，对企业科学界定文件材料归档范围，准确划定档案保管期限具有很强的指导作用，可解决企业当前在归档范围界定上的一些疑问。7一、《归档范围与保管期限规定》介绍原则一是全面涵盖各种门类和载体文件材料基础上，贯穿以人为本，重视公民权益，体现合规管理，履行社会责任。二是凡涉及与公民权益和资产有关的文件材料，归档和划分保管期限时体现“从宽”原则。三是《规定》要明确各级档案行政管理部门、各级企业在具体执行《规定》过程中的职责和义务，确保各企业编制的文件材料归档范围和保管期限表的实用性和可操作性。四是法规一致。同类型企业都必须遵从。五是尽量避免重复归档。8《规定》详解第一条为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》及《实施办法》，制定本规定。制定的目的和法律依据。9国家档案工作法规体系构成从高到低：档案法律—档案行政法规—地方性法规—档案规章—档案规范性文件高于办法、标准规范，因此，其他有关企业文件材料归档范围和保管期限表的办法、标准、规范与本《规定》相冲突时以本规定为准。10一、《归档范围与保管期限规定》介绍第二条本条对企业文件材料进行了定义。在这个定义中要注意其外延的广泛性。一是企业活动过程外延。即企业文件来源于企业的活动过程，这个过程主要包括的是企业围绕产品或服务开展的研发、生产、服务、经营和管理等日常活动，但企业文件材料还形成于企业本身的演化过程活动，其中就包括企业自身的设立、分立、合并、解散等过程。二是载体外延。即企业文件材料其载体形式包括所有的形式，不论何种载体，均属文件材料的范畴。三是形式外延。即各种门类和载体的记录。11一、《归档范围与保管期限规定》介绍第三条明确了各层的管理权限12一、《归档范围与保管期限规定》介绍本条是《规定》的重点内容之一。列出了企业文件材料的归档范围，各要点之间基本按照文件材料的来源和和价值来安排的。第（一）、（二）规定了企业形成文件材料，第（三）是指企业外部发来的文件材料，第（四）点是指其他来源的文件材料。13一、《归档范围与保管期限规定》介绍本条规定了企业文件材料的不归档范围。14一、《归档范围与保管期限规定》介绍本条对档案管理方式做出规定，即文件材料必须向档案部门移交归档，实行集中统一归档，除有其他规定的情形外，文件材料不得由个人保管而拒绝归档。15《档案法》第十条规定:对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有.《档案法实施办法》第十二条规定:按照国家档案局关于文件材料的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为已有或者拒绝归档。《档案管理违法违纪行为处分规定》30号令一、《归档范围与保管期限规定》介绍本条对档案保管期限的设置进行了规范。将企业档案保管期限由永久、长期、短期三分法改为为标时制是企业档案的重大改革。标时制有利于优化企业档案资源结构，加快剔除无利用价值档案的频率，减少保管档案的压力。标时制在理念上不同于原先三分法。企业档案是指所有档案，包括设备档案、产品档案、基建档案。16一、《归档范围与保管期限规定》介绍本条从逻辑上界定了永久保管的管理类文件材料归档范围，是《规定》的重点内容。基本上以企业活动并结合来源为逻辑顺序进行叙述，其中对与人和与资产产权活动有关的文件材料作了重点和更细的规定，体现了《规定》以人为本和突出企业独立法人资格的思想。同时遵循将重要文件材料列入永久档案归档的思想与原则。17一、《归档范围与保管期限规定》介绍本条从逻辑上界定了定期保管的管理类档案的文件材料范围，本条内容也是《规定》的重点内容。也是以企业活动并结合来源为逻辑顺序进行叙述，其中对与人和与资产产权活动有关的文件材料基本没列入定期保管，体现了本《规定》以人为本和突出企业独立法人资格的思想。列入定期保管期限的文件材料基本以企业活动中形成的一般性文件材料为主。18一、《归档范围与保管期限规定》介绍本条规定了管理类档案保管期限的划分方案，引出了附表。19一、《归档范围与保管期限规定》介绍本条对档案保管期限的灵活处置原则进行了规定，是对第六条的补充。即企业在划分档案保管期限时可不限于永久、30年、10三个档次，可设置40年、20年、25年等档案次，但都不得低于本《规定》确定的划定期限，如应划为永久的档案不得定为50年，应划入30年的档案不得划为低于30年保管期限，但可以划分35年或40年。20一、《归档范围与保管期限规定》介绍本条规定了除管理类档案外的企业其他各类档案的归档范围和保管期限表编制要求。特别强调产品生产和服务业务、科研开发类文件材料归档范围和保管期限表编制要按国家有关规定、标准，结合企业实际执行；而基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限制定，国家有关规定、标准，分别为：基本建设、设备仪器依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，会计档案依据《会计档案管理规定》（财会字[1998]32号），干部、职工人事档案依据《企业职工档案管理工作规定》（劳力字[1992]33号）。21一、《归档范围与保管期限规定》介绍本条规定了文件不同稿本和电子文件归档的要求，是对第三条、第四条、第七条、第八条的补充。一是将有重要修改意见和批示的修改稿纳入归档范围，这是对第四条中“未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿”的补充。二是突出了将电子文件纳入归档范围和要求，尤其是对无法输出纸质文件的电子文件特别作了强调。这是因为现有的有关电子文件的管理制度、标准、规范在电子文件的归档范围上均表述为参照纸质文件的归档范围，但在企业活动中实际产生大量无对应纸质文件的电子文件，如无法输出纸质文件材料的三维图形等，这些电子文件往往成为归档的死角，因此本条特别做出说明。希望有条件的企业最好能在电子文件的归档范围和保管期限上下功夫，将电子文件的归档范围和保管期限进行细化，列出需归档的电子文件的名称或成份，增强操作性，促进企业电子文件的归档。三是强调了电子文件元数据的归档原则，即要与电子文件同时归档。22一、《归档范围与保管期限规定》介绍本条规定了多个单位共同完成的项目、联合行文产生的文件材料归档的原则，即以主办单位为主归档原则。而且也只有在只有一份正本的情况下才适用本条款，如原件有多份，可分别归档原件。本条所涉及的联合研制的产品、联合建设或研究的项目要与实际工作中产品部件分包、配套区分开来。23一、《归档范围与保管期限规定》介绍本条对企业文件材料归档范围和保管期限表的编制工作做出了规定，其中包括两层意思。一是要求各企业在编制文件材料归档范围和保管期限表时除依据本规定、国家及专业其他相关规定外，要结合本企业的生产组织方式、产品及服务特点，而不是照抄照般范本和有关规定。二是要求凡是有下属单位的企业除按要求编制公司本部文件材料归档范围和保管期限表外，还必须指导下属单位编制文件材料归档范围和保管期限表，并进行审批。在这一点上企业所起的作用与档案行政管理部门相同。24一、《归档范围与保管期限规定》介绍本条对文件材料归档范围和管理类档案保管期限表的审批分工进行规范，是各级档案行政管理部门开展审批工作的依据，具体操作方法后面介绍。25一、《归档范围与保管期限规定》介绍本条仍旧是企业的文件材料归档范围和保管期限表的编制工作做出规范，即设定了修订和完善文件材料归档范围和档案保管期限表的条件。避免一管十几年的状况一般每五年修订一次26一、《归档范围与保管期限规定》介绍本条仍旧是对企业文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作提出要求，特别是在处理同一文件存在不同载体情况时的处理原则27一、《归档范围与保管期限规定》介绍三层含义1、只要是在我国境内注册设立的企业都可以适用，没有所有制、规模和行业之分，一视同仁；除第十五条外，《规定》适应于在中华人民共和国境内注册设立的所有企业，这里所指的所有企业指不管企业的所有制性均适应，但在具体实施过程中不同规模的企业实施的程度可有所不同。2、加强对我国在境外经营企业的管理，特别是要加强对境外国有资产的管理；3、科技事业单位可参照执行，鉴于目前尚未制定针对事业单位的文件材料归档范围和保管期限规定，科技事业单位可参照本《规定》执行，这也是考虑到科技事业单位活动要本质上与企业基本相同的实际28本条规定了《规定》的解释权，即由国家档案局负责解释。国家档案局负责法规解释事务的一般是政策法规司，具体到企业档案业务工作也可咨询经济科技档案业务指导司。根据《立法法》，一份规章施行前必须提前一个月公布，即施行必须在公布后的至少一个月，因此，本规定生效时间为2013年2月1日。29一、《归档范围与保管期限规定》介绍正文的特色1、《规定》明确了归档范围的划分原则主要体现在第四和第五条2、明确了管理类档案保管期限界定原则主要内容体现在第七、八条3、将保管期限三分法改为标时制第七条4、对企业文件材料归档范围和档案保管期限表设置了审查机制内容见第十五条30一、《归档范围与保管期限规定》介绍（五）保管期限表介绍是一表多用，既是归档范围表，同时又是保管期限表。表内列出了企业管理类文件材料的归档范围和管理类档案的保管期限，共18条31一、《归档范围与保管期限规定》介绍1、依据文件材料产生的先后顺序，把企业设立过程形成的文件材料排在最前；2、依据文件材料的重要程度排列，把有关企业资产、资本、治理等重要文件材料置于前，其他置于后，把与企业领导活动有关的文件材料置于前，把其他活动文件材料续后；32保管期限表企业生命周期过程活动过程资产管理3—4投资者关系2注册成立1公共活动5—7、18对外交往8—12职能活动13—17决策会议5中型会议6大型会议7非纸质18上级8—10平级11下级12经营13行政15生产技术14党群1617一、《归档范围与保管期限规定》介绍3、多种逻辑关系综合运行，其中包括来源原则结合档案分类、企业活动分类原则进行，在按来源原则划分后，对企业内部产生的文件材料基本按档案分类、企业活动分类原则进行排列。33一、《归档范围与保管期限规定》介绍在事由原则下，对外部来文不再进行过分的细化，而把重点放在本企业产生文件上在同一事由下，改变以前全部按事由叙述的方法，采用文种与事由相结合的方法，先叙述通用文种，再叙述每一事由下的特殊文种34一、《归档范围与保管期限规定》介绍保管期限表的特色与创新1、遵循现代企业制度，依据《公司法》，进一步细化并突出股东大会、董事、监事会等企业治理