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■项目3选择采购模式工作领域技能需求1．作为采购主管/经理，应该能够组织供应市场调查，熟悉市场需求计划，了解各种采购方式在供应市场上的发展趋势。2．作为采购主管/经理，应该能够根据实际情况分析市场需求、生产需求，确定订单需求，进行采购战略的确定。学习领域知识供应1．采购模式概述：采购模式的含义、传统采购模式、现代采购模式。2．集中采购与分散采购：两者的概念、优势、适用范围、实施步骤等。3．JIT采购和ERP采购：JIT的定义与原理、ERP的定义与模块等。4．订货点采购：定期订货、定量订货。5．招标采购：招标采购的基础、分类与实施等。6．供应链采购与电子采购：供应链采购、电子采购。学习建议上网查找各企业采购模式选择的成功案例与失败案例，仔细体会各企业适合的采购模式，并尝试角色扮演采购人员为本企业选择合适的采购模式。案例导入MRP采购案例京凯公司是一家生产电子产品的公司，产品特点是多品种、大批量，在应用计算机管理采购管理实务·36·系统之前，管理工作十分繁杂，管理人员经常加班，仍不能满足企业的要求。1．使用前的情况（1）在使用计算机管理之前，生产与物料控制部每次做生产计划都要人工计算生产用料单，花费大量的时间清查现有库存、计算缺料等。（2）材料品种多，进库、出库、调拨的频繁操作也使得仓库的管理工作量十分大，人工误差导致库存数量的不准也影响了生产发料。（3）停工待料现象经常发生，因而导致生产交货不及时。（4）供应商的交货信息、客户的发货情况不能及时反馈到财务部门。（5）各部门各自为政，信息流通滞后，严重影响经营决策，整个企业的管理比较杂乱。2．使用后的情况公司于2002年年初开始实施ERP/MRP管理系统，实施后，生产与物料控制部人员做一个生产计划由原来的2天变为十几秒，自动生成的生产发料单又快又准，材料仓的进货可在第一时间自动补充生产缺料，使得生产得以及时顺利进行，管理人员再不用为做生产计划而忙得团团转，生产状况得到了极大的改善。库存管理体系建立后，加强了重点物资的管理，通过对库存超储、积压处理等功能的实施，减少了库存的积压，有效地控制了库存资金的占用。公司内多个库房准确的动态库存数据随时为生产计划提供有效的信息。企业的销售、采购、客户、供应商、应收、应付信息紧密地联系在一起了，通过采购订单自动生成的入库单入库后，入库信息即时反馈到采购部门和财务部门。通过销售订单自动生成的发货单发货后，发货信息即时反馈到销售部门和财务部门，有效地改善了原来信息严重滞后的情况，大大减轻了财务人员的工作负担，提高了工作效率。通过基础工程数据的实施，使整个公司原来各部门分别组织数据、各自为政、相互独立的情况得到了全面的改善，企业的数据得到统一组织和管理，不再受部门分工界限的限制，达到了企业信息管理的规范化和标准化，信息的高度集成使企业的管理面貌焕然一新。企业的销售、供应、生产计划、库存各个系统协同运行，通过对物料需求功能的实施，销售计划指导主生产计划，根据产品定额产生物料需求计划，对库存数据、采购合同进行平衡计算后，产生物资采购清单，有效地缩短了计划的编制周期，提高了物资采购的计划性、准确性，完全解决了生产缺料和库存物料积压过多这两个方面的矛盾，也消除了生产线停工待料的现象。利用系统内质量监测数据档案，对原材料、半成品、成品等进行相关的质量分析，主管领导通过质量分析的结果，找出影响质量的原因，提出短期或中期的质量改进措施，大大提高了产品的质量。所有生产、经营信息的即时传送，使企业的决策层能随时掌握企业各方面的最新数据，系统不失时机地为经营决策提供有力的支持。3．系统的经济效益通过ERP/MRP管理系统的实施，提高了生产计划的准确性和成本核算的可靠性，降低了物料储备和物料消耗，减少了在制品数量，缩短了生产周期，降低了储备资金、生产资金、成品资金及其他资金占用，节约了流动资金，降低了生产成本，加快了流动资金的周转，提高了单台产品的利润。项目3选择采购模式·37·系统实施后，极大地提高了管理人员的工作效率。产品质量的提高赢得了客户的好评，大大提高了产品的市场占有率，取得了好的经济效益。资料来源：想一想：京凯公司的例子给了我们什么启示？3.1采购模式概述3.1.1采购模式的内容采购模式是采购主体获取资源或物品、工程、服务的途径、形式与方法。它决定企业能否有效地组织、控制物品资源，以保证其正常的生产经营及较大利润空间的实现。3.1.2常见的几种采购模式1．传统采购模式最常见的企业采购的工作方式就是，每个月的月末，企业各单位申报下月的采购申请计划，然后由采购管理部门把各单位的采购申请计划汇总，形成一个统一的采购计划。根据这个采购计划，分别派人出差或到各供应商那里订货。然后策划组织运输，将所采购的物资运输回来并验收入库，存放于企业的仓库中，满足下个月对各单位的物资供应。这种采购形式就是早期出现在我国企业中的采购模式——传统采购模式。传统采购模式的主要特点如下。（1）采购过程中，采购、供应双方都不进行有效的信息沟通。在传统的采购过程中，选择供应商是一个首要任务。在采购过程中，采购一方为了能够从多个竞争件的供应商中选择一个最优的供应商，往往会保留私有信息，因为给供应商提供的信息越多，供应商的竞争筹码就越大，这样对采购一方越不利。因此，采购一方尽量保留私有信息，而供应商也在和其他供应商的竞争中隐瞒自己的信息。这样，采购、供应双方都不进行有效的信息沟通，供应链上的各级企业都无法共享需求、库存信息，各级节点企业都独立地采用订货点技术进行库存决策，不可避免地会产生需求信息的扭曲现象。（2）交货期和质量控制靠采购部门事后把关。采购中要考虑的另外两个重要因素是质量与交货期。但是，在传统的采购模式下，要有效控制质量和交货期，只能通过事后把关的办法，因为采购一方很难参与供应商的生产组织过程和有关质量控制活动，采购、供应双方相互的工作是不透明的。因此，需要通过各种有关标准，如国际标准、国家标准等，进行检查验收。缺乏合作的质量控制会导致采购部门对采购物品质量控制的难度增加。（3）供应商与需求企业之间是一种简单的买卖关系。在传统的采购模式中，供应方与需求方之间的关系只是一种简单的买卖关系，合作也是临时性的，或者短时间的，而且竞争多采购管理实务·38·于合作。由于缺乏合作与协调，采购过程中各种抱怨和扯皮的事情比较多，很多时间消耗在解决日常事务性问题上。没有更多的时间用来做长期性预测与计划协作，供应与需求之间这种缺乏合作的气氛增加了许多运作中的不确定性。（4）供应商对采购部门的要求不能做出实时的响应。在传统采购方式中，供应商对制造过程的信息不了解，也无力关心制造商的生产活动。由于供应与采购双方在信息的沟通方面缺乏及时的信息反馈，即使在市场需求发生变化的情况下，采购方也不能改变供应方已有的订货合同，因此采购方在需求减少时出现库存增加或需求增加时出现供不应求，重新订货需要增加谈判过程。这种以各单位的采购申请计划为依据，以填充库存为目的的采购模式，其管理比较简单，不需要企业投入大量的软硬件设备，但是容易产生库存量大、资金积压多、库存风险大等问题。所以，这种模式逐渐被现代模式所淘汰。但仍然有一些规模小的企业在沿用这种模式，这主要是考虑到企业的成本和规模等问题。相对于那些较先进的模式，采用这种模式会给这些企业带来利大于弊的效果。2．现代采购模式现代采购模式是指运用现代科学的采购技术和方法，通过计算机网络实现信息收集、供应商选择、采购、运输、库存，全过程实现信息化、网络化，最大限度地满足生产需要，降低采购物流成本，实现采购目标的过程。科学的采购技术和方法主要有：集中采购、分散采购、JIT采购、ERP采购、订货点采购、供应链采购和招标采购等。现代采购模式有如下优势。（1）降低采购成本。可以扩大供应商比价范围，提高采购效率，降低采购成本，突破传统采购模式的局限，从货比三家到货比百家、千家，大幅度地降低采购费用，降低采购成本，大大提高采购效率。（2）实现采购过程的公开化。有利于实现实时监控，使采购更透明、更规范。（3）实现采购业务操作程序化。采购业务必须按软件规定流程进行，大大减少了采购过程的随意性。（4）促进采购管理定量化、科学化。实现信息的大容量和快速传送，为决策提供更多、更准确、更及时的信息，决策依据更充分。（5）生产企业可以由“为库存而采购”转变为“为订单而采购”。在电子商务模式下，采购活动是以订单驱动方式进行的。用户需求驱动制造订单的产生，制造订单驱动采购订单的产生，采购订单再驱动供应商生产，该模式可以即时响应用户需求，降低库存成本，提高采购速度和库存周转率。参与采购的供需双方进入供应链，从以往的“输赢关系”变为“双赢关系”。供需双方之间建立起长期的、互利的合作关系，使自己在供应链中成为不可替代的角色。（6）实现采购管理向外部资源管理转变。由于与供需双方建立起长期的、互利的合作关系，因此双方可以及时将质量、服务、交易期的信息传送给供方，使供方严格按要求提供产品与服务。根据生产需求协调供应商的计划，实现准时化采购。电子商务采购为采购提供了全天候、超时空的采购环境，即365×24小时的采购环境。该方式降低了采购费用，简化了采购过程，大大降低了企业库存，使采购交易双方易于形成战略伙伴关系。从某种角度来说，电子商务采购是企业的战略管理创新。项目3选择采购模式·39·3.2集中采购与分散采购3.2.1集中采购1．集中采购的含义集中采购是指企业在核心管理层建立专门的采购机构，统一管理企业所需物品的采购业务。根据采购方主要是为集团内的其他公司采购还是为本公司内的其他部门采购，可将集中采购的组织模式区分为集团级的集中采购和公司级的集中采购。集团级模式下，需求方是集团各部门或集团下属公司，采购方是集团专门的集中采购机构；公司级的集中采购即在一个公司内由统一的采购部门负责为其他部门集中采购物资。2．实施集中采购的优点实施集中采购，对采购企业来说可以获得供应商的价格折扣，降低采购成本；有利于企业与供应商之间建立良好的合作关系；适合采取公开招标、集体决策的方式，有利于采购质量的提高；有利于实施采购的标准化和流程的优化，使物流过程合理化并降低物流成本；还有利于采购中信息化的实现。对供应商而言，可以推动其有效管理。3．集中采购的适用范围（1）实施集中采购的情况。1）集体范围实施的采购活动。2）跨国公司的采购。3）连锁经营或特许经营企业的采购。（2）集中采购的对象。需要实施集中采购战略的对象主要包括以下几个：第一，大宗货物或批量物品，价值高或总价多的物品；第二，关键零部件、原材料或其他战略资源，保密程度高、产权约束多的物品；第三，容易出问题或已出问题的物品；第四，最好是定期采购的物品，以免影响决策者的正常工作。4．集中采购的实施步骤具体来讲实施步骤如下。1）根据企业所处的环境及竞争状况，制定企业采购战略。2）根据本企业产品销售状况、市场开发情况和生产能力，确定采购计划。3）定期或根据大宗物品采购要求做出集中采购决策。4）决策做出后，实施信息分析、市场调查及询价，并根据库存情况进行战略安排。5）根据货源供给状况、自身采购规模和采购进度安排，结合最有利的采购方式，并办理采购管理实务·40·检验送货手续，及时保障生产需要。6）对于符合适时、适量、适质、适价、适地的物品，经检验合格后要及时办理资金转账手续，保证信誉，争取下次合作。3.2.2分散采购1．分散采购的含义分散采购是指由各预算单位自行开展采购活动的一种采购活动组织实施形式。2．分散采购的优势和劣势实施分散采购的优势是可以增强采购人的自主权，能够满足采购对及时性和多样性的需求；货量小，过程短，手续简单；占用资金少，不增加库存成本等。实施分散采购也具有一定的劣势，如失去了规模效益，加大了采购成本，不便于监督管理等。3．分散采购的适用范围（1）实施分散采购的情况。企业有二级法人单位、子公司、分厂、车间所进行的采购；离主厂区或集团供应地较远，其供应成本低于集中采