福建省中小学学校档案管理暂行办法

福建省中、小学学校档案管理暂行办法第一章总则第一条为加强福建省中、小学（合中专、职业学校、成人中等学校，下同）学校档案的科学管理，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，特制定本暂行办法。第二条中、小学校档案是指中、小学从事党政管理、教学、科研等各项活动中形成的有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录：第三条中、小学校档案工作是学校管理的一项基础工作。各中、小学应重视档案工作，把档案工作纳入学校发展的总体规划。第四条中、小学校档案（包括文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、声像档案等）是国家档案的组成部分，必须实行集中统一管理，任何部门和个人都不得据为已有或者拒绝归档。第五条中、小学校必须严格执行国家有关档案工作的法律、法规和标准，制定学校档案管理的各项规章制度。第二章档案管理体制第六条中、小学校要加强档案工作的领导，确定一名学校领导分管，并列入分管领导的职责范围。第七条中、小学校应当设立综合档案室，归学校办公室或者教务部门管理。综合档案室要对学校各业务部门文件材料的形成、积累，立卷归档工作进行指导和检查。第八条根据中、小学档案工作的需要，学校应当配备专职（兼职）档案人员。档案人员应当忠于职守，遵守纪律，具备高中或中专以上学历，有—定的专业知识，并保持相对稳定。第九条中、小学档案工作，业务上接受同级或者上级的档案行政管理部门和教育主管部门档案机构的指导、监督和检查。第三章文件材料的形成与归档第十条凡是在中、小学各项工作、活动中形成的具有查考利用价值的各种文件材料均应归档，归档范围（见附件）。第十一条归档的文件材料应当字迹清楚，书写工整，签署完备。禁用铅笔、圆珠笔、纯兰、红墨水、复写纸书写、审批公文。第十二条归档的文件材料力求完整齐全，按照国家规范要求，整理立卷，做到分类清楚、组卷合理、保管期限准确、标题简明确切、结构完整、排列系统、编目清晰、装订结实，便于保管和利用。第十三条各类档案的归档时间：l．文书档案于次年6月底前归档；2．教学档案于本学年度结束后归档；3．科技档案于项目（成果）成（鉴定）后3个月内归档；4．会计档案立卷后暂由财务部门保管一年后归档；5．声像档案于制作后3个月内归档。第四章档案的管理与提供利用第十四条中、小学综合档案室应当制定档案分类方案和编号办法，做好档案的接收、排架工作。第十五条中、小学应当配置必需的档案库房（条件暂不具备的，应设置档案专柜）、档案装具和保护设施，确保档案安全，并定期检查档案管理情况，发现问题及时解决。第十六条中、小学应当成立档案鉴定小组，做好档案鉴定工作，严格档案销毁制度。第十七条中、小学综合档案室要建立档案统计工作，统计数据力求准确、可靠。第十八条中、小学学校撤销或者合并及档案人员调动时，必须按照国家有关规定，做好档案移交工作，办理档案交接手续。第十九条中、小学档案人员应当熟悉档案库存情况，根据工作需要编制档案检索工具，编写档案参考资料，积极、主动地开发利用档案信息，为学校各项工作服务。第五章附则第二十条本暂行办法适用于福建省辖区内各中、小学。第二十一条本暂行办去由福建省档案局和福建省教育委员会负责解释。第二十二条本暂行办法自1999年12月起实行。附件：福建省中、小学学校文件材料归档范围及保管期限表类别序号归档范围保管期限文书档案1上级机关（含业务主管部门）下发的需要学校贯彻执行的各项工作的决定、条例、办法、规定、指示、批复、通知、会议主要文件等针对本校的永久业务指导的长期一般的短期2本校党、工、团、妇组织年度工作汁划、总结和重要会议的工作报告、汇报等文件材料永久或长期3本校党委(党支部)发展党员、评优等工作意见、结果、批复及党团、工、妇干部名册，会议记录、统计表等文件材料永久4本校在各项工作中形成的决议、决定、年度工作计划、总结、重要的工作报告、汇报，请示、批复永久或长期5本校编制的校史、年鉴、大事记、组织机构沿革，历届校领导人员一览表永久6本校制定的党务、行政管理制度、岗位责任制等文件材料长期7本校行政会议或校长会议记录永久8本校重大活动(校庆、校友会、校运会、教师节、基金会)材料重要的永久或长期一般的短期9上级领导来校视察，检查工作中形成的材料、照片及本校专项工作的调查、检查、普查材料重要的永久或长期一般的短期10本校外事活动中形成的有关材料(包括合同、协议书、照片等)长期11各类报刊登载有关本校情况的通报、报道和上级领导对本校的重要题词长期12本校安全保卫工作及重大事故的处理情况等有关材料长期13本校评选各种先进集体、先进个人材料及教职工30年以上教龄荣誉证书名册永久14反映本校成绩的荣誉证书，有纪念凭证作用的实物，校刊及学校等级认定等材料永久15本校关于机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用印章等请示、批复和报告永久16本校教职工录用、转正、定圾、调资、职称评定的报告、批复、通知长期17本校教职工名册、履历表及劳工报表永久18本校人员调动、离退休、伤亡、抚恤，劳保福利报告、批复、通知长期19本校离退休人员名册、改变待遇审批表本校人员调动、离退休、伤亡、抚恤，劳保福利报告、批复、通知长期20本校教职工申请出国、出境、援外、离职、辞职等材料长期21本校征地、房地产权、界址、协议书、批复、契约等永久22本校财产物资等清单、移交清册及其有关的协议合同等凭证永久23本校财产物资等公物管理、使用制度办法等文件材料长期24上级教育、财政部门下达本校的经费、基建指标等文件永久25本校财务管理制度、办法等文件材料长期26本校教职工工资花名册长期27本校开展勤工俭学、校办企业管理、生产计划等文件材料长期28本校接受群众来信、来访及处理情况短期教学档案1上级教育主管部门下达的教学任务、课程设置、教学安排、教学管理、政治思想工作等文件材料针对本校的永久一般参考性的短期2本校教学质量评估结论、年度教学计划、总结、课程总表、教学进度表永久3本校教改方案、观摩教学教案、教师备课方案短期4本校制定的各种教学制度、办法、规定、校历及教育管理办法长期5本校自编、合骗教材、大纲、讲义、典型教案、习题集等长期6本枝各科试卷(空自)及答案、评分标准、试卷分析、学科考试成绩统计及成绩分析长期7本校新生入学成绩统计表、中考、会考、高考成绩统计表、质量分析表、成绩汇总表长期8本校教学实习大纲、计划、指导书、讲义、总结及有典型意义的报告短期9本校学生开展社会调查、义务劳动、军训、野营、夏令营等活动的通知、安排、总结短期10本校学生体育达标、体质健康的综合材料，参加各级体育比赛成绩、奖杯、奖旗、奖状、证书长期11本校学生参加社会上组织的各种竞赛活动的获奖名单及获奖作品长期12本校三好生、优秀班干、团干部、先进集体及各方面获奖名单及典型材料长期13本校毕业生质量跟踪调查、信息反馈的材料长期14本校教师基本情况登记，鉴定、教师考勤、任课等汇总材料长期15本校教师培训，进修、专业考核、考试以及外出讲学、参加学术活动等材料长期16教师诽授试验课、观摩课的教案、自编讲义、教材或典型教案教材长期17教师业务工作材料及个人教学经验总结等材料长期18教师个人教改科研内容及其成果、教学成果等材料长期19教师专业技术职务评定等材料永久20教师受表彰、奖励、处分等材料永久21教师在各种刊物和学术会上发表、翻译的论文、文章、论著、作品及有关专家评价材料长期22本校招生计划、总结、新生录取名册、考试成绩长期23本校新生报到注册名册、学生花名册、学生人数统计表、成绩册、学籍卡长期24本校学生学籍变动：休学、退学、留级、复学、转学、缀学、开除学籍等材料长期25本校学生毕业名册、统计表、毕业证、结业证存根、历届同学录及照片永久26学生个人档案永久科技档案1本校负责组织的科研课题(项目)活动所产生的成果材料、证书永久2本校基建平面田、规划图、红线图、建筑物地上、地下管道设计、施工、竣工验收的文字材料、图纸、工程概、预决算永久3本校各种贵重教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录、预、决算长期4本校校办厂设备的说明书、图纸、维修记录、产品的申请、设计、生产图纸、工艺、配方、检验合格证、质量标准，用户意见及产值产量、经济效益等材料长期5本校校办农场的土壤分析、品种栽培试验、田问管理记录、动、植物保护的图表、标本等技术文件材料长期会计档案1本校决算报表永久2本校预算会计年报表、会计凭证15年3现金出纳帐、银行存款帐25年4总帐、分类帐、明细帐15年5工资清册、奖学金、助学金等材料长期6会计移交清册15年7会计档案销毁清册永久声像档案1本校在教学、科研等活动中产生的照片、录音带录像带、幻灯片长期2学校历年荣获的各种奖状、奖旗、奖牌、奖杯、证书等照片3本校在党政管理活动中产生的声像材料说明：一、中、小学校档案门类一般分为：1．文书档案2．教学档案3．科技档案4．会计档案5．声像及其它非纸质载体形式的档案、其形式反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求，分库保管。二、档案的门类不等于档案实体的分类，各校应根据实际情况,制定本校的档案分类方案和编号方法，以便科学整理和保管档案。三、中、小学学校档案侏管期限划分为永久、长期、短期。划分原则为：1．凡是本校工作沾动中形成的具有长远保存价值（反映本校历史概貌）的档案应作为永久保存；2．凡是相当长时期内本校需要查考的档案作为长期（16～50年）保存；3．凡是在短期内需要木校查考的档案作为短期（15年以下）保存；4．凡是介于两种保管期之间的档案，其保管期间一律从长。四、鉴定学校档案—定要从木校的实际情况出发，坚持历史观点，全面分析档案材料的现实作用和历史作用，准确地鉴定档案的保存价值，恰当地确定归档范围和档案的保管期限。五、各校（含中专、职业学校、成人中等学校）可根据这个保管期限表的规定，制定本校档案保管期限表，经领导审查批准后执行。