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考勤管理系统说明书第1页共58页目录第一章系统功能特性……………………………………………………2第二章系统安装要求……………………………………………………3第三章软件安装与数据库连接…………………………………………43.1单机版安装………………………………………………………43.2网络版安装………………………………………………………73.3数据库连接………………………………………………………7第四章软件详细操作说明………………………………………………104.1功能模块…………………………………………………………104.2软件操作步骤……………………………………………………104.3软件首次操作流程………………………………………………11第五章各详细模块介绍…………………………………………………155.1人事资料…………………………………………………………155.1.1【公司信息】…………………………………………………155.1.2【部门信息】…………………………………………………155.1.3【员工信息】…………………………………………………165.1.4【登记员工离职】……………………………………………215.1.5【员工离职查询】……………………………………………225.2考勤管理…………………………………………………………245.2.1【考勤规则】…………………………………………………245.2.2【考勤规则】…………………………………………………255.2.3【班次定义】…………………………………………………275.2.4【上班规律】…………………………………………………305.2.5【员工排班】…………………………………………………315.2.6【排班总表】…………………………………………………325.2.7【假期登记】…………………………………………………335.2.8【请假登记】…………………………………………………345.2.9【加班登记】…………………………………………………355.2.10【手工补卡】………………………………………………365.2.11【计算规则】………………………………………………375.3终端管理…………………………………………………………395.4统计报表…………………………………………………………475.5数据管理…………………………………………………………485.6系统维护…………………………………………………………52第六章常见问题问答……………………………………………………55考勤管理系统说明书第2页共58页第一章系统功能特性考勤管理系统是以用户需求为导向，针对各工厂、公司考勤管理业务计算机管理而开发的通用考勤管理系统。系统界面清晰舒适，直观性强，操作简便，安全可靠，且提供了联机帮助。系统查询、汇总、计算快速简捷。考勤管理系统由主管人员设定操作人员的权限，由操作人员定义自己的口令密码，有效的防止了非法使用和越权使用。系统具有严格的数据录入容错体系，防止了误操作和非法数据录入。系统备份功能保证了在系统发生故障时，可迅速恢复运行。考勤管理系统有五大功能模块，分别为“人事资料”、“考勤管理”、“统计报表”、“系统维护”、“考勤设备”。考勤管理系统说明书第3页共58页第二章系统安装要求1、硬件要求：1)CPU：1GMHz以上2)内存：128MB以上3)硬盘：2GB以上的可用硬盘空间4)通讯端口（COM口）：1个（如电脑仅有USB接口，则需一条USB转COM口的转接模块）2、运行环境1)单机运行数据库：MSDE2000操作系统：WIN98/2000/ME/XP/NT/20032)联网运行数据库：MSSQLSERVER2000以上企业版/标准版工作站操作系统：WIN98/2000/ME/XP/NT服务器操作系统：WINDOWNT/2000/2003SERVER考勤管理系统说明书第4页共58页第三章软件安装与数据库连接※※注注意意事事项项1.考勤管理软件在没有安装数据库之前，不能使用；2.本公司提供的安装光盘中提供了单机版的数据库：MSDE；3.MSDE是Microsoft公司的免费桌面版数据库，客户可自行下载；4.如果用户使用2台或2台以上的电脑管理考勤系统，建议使用MicrosoftSqlServer2000及以上版本。3.1单机版安装3.1.1MSDE安装1)在安装盘，进入MSDE文件夹，点击“Setup.exe”安装MSDE。如下图：2)系统自动开始安装，如下图：3)系统会自动将MSDE数据库文件安装在D:\SDESP3文件夹下，进入D盘查看此文件夹是否存在，判断安装是否成功。4)安装完毕之后，重新启动电脑，在电脑的右下角会出现MSDE的“”图标考勤管理系统说明书第5页共58页3.1.2管理软件安装1)在安装光盘中找到考勤管理软件安装程序，如下图：2)双击安装程序，开始安装考勤管理软件，如下图：3)单击“下一步”安装程序，点击“取消”结束安装。考勤管理系统说明书第6页共58页4)选择填写用户信息，确认无误，单击“下一步”。5)选择安装程序的地址，默认安装到系统盘的\ProgramFiles\考勤管理系统，通过“更改”可改变安装路径，点击“下一步”。考勤管理系统说明书第7页共58页6)输入考勤系统的快捷方式文件夹，默认为:“考勤管理系统”，可以直接输入修改，完成后，点击“下一步”，软件开始安装。系统将自动将软件安装在您设置的安装路径下，并在开始菜单、桌面形成快捷方式。3.2网络版安装如果用户使用2台以上的电脑管理考勤系统，建议使用MicrosoftSqlServer2000及以上版本。1)首先安装MicrosoftSqlServer2000，具体安装步骤可以参照安装光盘中的《MicrosoftSqlServer2000》安装指南；2)安装考勤管理软件；3.3数据库连接在初次运行考勤管理系统时，须创建数据库，设置数据库连接参数。以下为数据库连接步骤：1）首先确定您已经安装了“SqlServer服务器”，并已经启动。【SQL服务器】指的是数据库的后台执行程序。如果已经安装了数据库MSDE或者MicrosoftSqlServer，只要重启启动电脑，“SQL服务器”便会自动打开。【SQL服务器】打开后会在电脑的右下角出现“”图标。双击图标，弹出“SQLServer服务管理器”窗口。考勤管理系统说明书第8页共58页2）在开始菜单中找到“程序考勤管理系统考勤管理系统”点击后出现如下图的数据库连接窗口：3）点击“确定”开始创建数据库，考勤管理系统说明书第9页共58页4）如果安装的是MSDE，SQL服务器填入服务器名填入本机的的计算机名，用户名为：sa、密码为：sa；若用户另行安装SqlServer请输入相应的服务器名、登录名、密码。5）选择“创建数据库”，单击“确定”，如果数据库创建成功，则弹出系统登录窗口：6）考勤管理系统默认用户名为：admin，密码为：“空”。输入用户名、密码进入考勤管理系统。考勤管理系统说明书第10页共58页第四章软件详细操作说明用户如果使用的是指纹考勤机，可先在设备上登记员工的指纹，并记录下每个员工的“指纹登记号”，然后再进行软件操作。如果客户使用的是感应卡考勤机，需要在软件的员工管理中录入员工持卡卡号，然后下传（注册）至考勤机。4.1功能模块本软件一共由五大功能模块：【人事资料】、【考勤管理】、【统计报表】、【系统维护】、【通讯程序】1．【人事资料】包含了公司信息、部门信息、员工信息的录入、编辑，员工离职的处理，员工的工种、学历、民族、籍贯等信息的编辑。2．【考勤管理】包含了考勤规则的设定、排班、排班情况查看，还包含了节假日、请假、加班等情况的登记。3．【统计报表】包含了原始记录表、考勤明细表、日报表、月报表的查看、导出、打印。4．【系统维护】包含了管理员的添加、编辑、删除，管理员权限的设定、修改，过期数据的清除。5．【通讯程序】包含了对考勤机参数的设定，员工信息的注册（将注册信息上传至考勤机），员工信息下载（将考勤机上的注册信息获取到软件中），考勤机参数的查看、设置，考勤数据的采集等。4.2软件操作步骤系统登陆更改密码人事信息设置设备设置注册员工班次定义设置上班规律开始排班查看原始数据数据分析查看原始数据查看总排班表考勤数据采集考勤管理系统说明书第11页共58页4.3软件首次操作流程用户如果使用的是指纹考勤机，已经在考勤机上登记每位员工的指纹信息，并记录下每个员工的“指纹登记号”，然后再进行软件操作。1.设置管理员建议用户首次登录后先更改密码（初次登录用户名为系统管理员帐号：admin，密码为：空），若有多个操作员使用系统，应给每个操作员建立帐号，并根据每个操作员的工作分配适当的权限；2.建立人事档案A.设定公司信息，注意“公司名称”是整个软件系统的总部门；B.部门信息：部门是对员工的分类，建议如果一个部门内部存在上班情况不同的情况，可以设置子部门；C.员工资料：考勤系统归根结底是对人出勤情况的管理，因此员工信息是考勤系统的一个基础。其中“员工编号”、“姓名”、“注册号码（指纹登记号）”、“入职日期”、“所属部门”是必填项目。※※注注意意※※【员工信息】中的【注册号码】一定要和员工在指纹考勤机登记的号码一致；【入职日期】：考勤系统只统计员工入职日期之后的数据。3.获取指纹信息，注册姓名至考勤机对于指纹考勤机来讲，用户一定要在指纹机上面登记每位员工的指纹信息（每位员工对应一个“登记号”）；指纹信息保存在考勤机中，可以使用软件将这些注册信息获取到软件系统中保存，一方面防止考勤机出现异常指纹信息丢失造成重新录入，另一个方面，如果客户使用多台考勤机，可以通过软件将这些指纹信息“写入”（注册）到其它的考勤机中。使用【通讯程序】连接考勤机：A．可以通过软件查看考勤机的信息，如登记了多少人，多少枚指纹，累积考勤记录条数等等，也可以设置考勤机的某些参数等。B.将考勤机中登记的指纹信息获取到软件中；C．将姓名信息（必须建立了员工信息并且将指纹信息获取到了软考勤管理系统说明书第12页共58页件中）上传到考勤机中；※※注注意意※※部分考勤机型，使用标配的通讯线（RS232）与电脑连接的时候,需要手动设置电脑串口的波特率与考勤机的通讯波特率相同才能够正确通讯。一般考勤机的默认波特率为：38400BPS。4．【班次设置】：“班次”是指员工在一天内的上下班时间、规律。包含上、下班时间设定，迟到、早退规则，缺勤规则，加班规则等。整理公司员工所有的上班情况，将每一天不同的上下班方式设为一个班次（例如：白班，夜班，长白班等）。5．【排班】：“排班”是指定员工每一天的上班情况，通俗说就是哪一天上什么样的班次？【排班】是一考勤管理软件分析数据并获得统计报表的基础，因为系统必须知道某位员工某一天是被安排如何上班的，才能够知道这位员工是迟到，还是早退，或者正常出勤等等？所以“班次设置”、“排班”是考勤管理系统的核心。A.【上班规律】如果员工出勤情况是按周期循环的，可先在“上班规律”中设置一个或多个“排班模板”。如下图，某单位，周一到周五上正常班，周末双休，则可设定一个按周循环的上班规律：考勤管理系统说明书第13页共58页B．【开始排班】使用上班规律中设定的“排班模块”为员工排班（指定员工那一天上什么样的“班次”。C．【总排班表】排完班后，在“考勤管理”模块中的“总排班表”，可以查看每个员工详细的排班情况。一方面查看排班是否成功，排班的结果如何，另一方面又可以排班情况进行调整。如下图：6．备份数据库人员资料、考勤规则、班次设定、排班等操作完成以后，建议以有意义的名字备份数据库，在以后出现电脑问题造成系统无法使用时，可将此数据库恢复，减少再次输入人员的工作量。7．采集数据将指纹信息获取到软件中，并注册姓名至考勤机之后，员工就可以开始考勤了。一段时间之后（一般为月底），管理员就需要把考勤机中的考勤信息采集到软件中，通过软件分析获得统计报表。使用【通讯程序】中的【考勤数据下载】，选择“下载新纪录”