采购实务培训教材-采购作业流程及注意事项

1采购务实培训-采购作业流程及注意事项2一、概述采购是指获得生产产品或提供服务所需的物料、零件和补给。采购对企业的运作相当重要。在制造企业中，产品成本超过60%的部分来自外购零件和物料，采购员则是企业采购工作的执行者，他/她们的工作对企业经营成本的降低及企业竞争力的提升起着关键的作用。3二、采购作业流程1、信息收集：a.采购信息获得：生产通知书、库存计划、采购通知书、协作单、BOM表、定型材料分析表、其它。b.充分了解对核对购物料的品名、规格、数量、技术规范及标准要求。C.调查市场行情。d.搜集有关供应商的资料。e.搜集有关品质及其它方面的资料。42、询价a.选择询价对象b.询问价格-报价c.整理报价资料d.选择议价对象顺序53、索样a.索取样品b.样品检验或试用(内检或外检)c.整理检验报告或试用报告并进行比较64、比价、议价a.经成本分析后，拟定底价、设定议价目标b.决定采购条件(向供应商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交期、地点、付款方式等)c.了解其它供应商的价格d.了解行情价的变化e.做好材料费、加工费、运输费、税率、汇率等f.核对付款条件g.比较产能品质交期等75、评估a.同规格产品应找几家供应商询价比价议价b.供应商的信誉度c.售后服务d.供货能力及品质保障能力86、决定a.选择适当的供应商(由主管决定)b.必要时签订采购合约97、打PO单a.按采购通知书或请购单要求打单b.详细注明与供应商议定的条件108、签单a.请购单需物控员、PMC主管、分厂厂长、采购经理、总厂厂长审批b.经事业部主管审批后交采购总部审批c.会签d.总裁审核e.复印留底f.传真给供应商119、采购进度的跟踪a.落实采购进度b.无法满足我方要求的及时反馈到PMC、业务等相关部门,并进行异常控制1210、来料验收a.来料数量及品质验收b.来料不良或MRB放行要通知供应商，并要求供应商进行改善c.品质不合格的退货手续办理1311、付款a.核对各种手续是否齐全(送货单、入仓单、IQC检验报告、IPQC反馈单、PO单、生产通知书等)b.将做好的单据交各人厂或事业部成本会计并登记交接c.会计做好凭证后,通知供应商开发票,收据或Invoice到我司d.追踪付款进度14采购PO单审单注意事项15一、关于采购通知书之要求:1、品名规格应填写正确、详细、完整、要注明材质、尺寸或相关品牌、规格等(如：2位开关86系列10A250V配底盒东之阳).162、采购单位应统一，如：种类单位种类单位种类单位晶片千个光纤卷结束带万条钨原线、钼丝线千米重油、PVC粉、DOP油、铜线吨钢材、铝材类等五金原材料公斤封箱胶卷化学品类、溶剂类公升、加仑、桶、瓶、公斤以桶、瓶、箱、盒为单位的物料,应在规格栏注明其容量或个数.173、采购通知单上品名、型号、规格、订单需求量、采购数量、库存数量、安全库存量、在途量、采购最低价、前三次价等各栏目内容应填写准确.4、安全库存量应要填写正确、合理,减少库存量,降低呆料风险.(如:采购周期短或容易采购的物料应要求PMC少作库存或者不作库存)185、前三次价应填写正确，并在前三次价后面注明所含税票率(如:增值税17%,普通发票6%或收据).196、品名规格、型号、品牌、材质不同的物料，不能共用相同物料编码，PMC应申请新编码,并由研发总部BOM科编码,动力部采购的物料或配件由动力部自行编码.207、首次采购的物料应有两家以上供应商报价，并注明类似的物料单价，如果工程部、开发部或使用单位指定供应商、规格型号、材质、品牌,应附指定专供的说明理由，并由指定者或指定部门签字确认.218、首次采购的物料应附样品、图片、图纸或简图以及样品检验合格报告，并交采购总部样品室登记、留存.9、依订单需求采购的物料应在采购通知单上的补充说明栏注明订单需求量.2210、新开发的供应商或原有供应商以前未曾交易而现在可以供应的物料,应附上样品检验合格报告.11、所有采购通知单都要有事业部PMC主管、采购部主管、各事业部总经理或其被授权人签名确认.23二、关于采购PO单之要求1、供应商资料应填写正确、完整（如:供应商名称、地址、电话、传真、联系人等）2、交货日期要合理(签单时间不能晚于交货时间),并提供供应商合理的备料和生产期限.3、料号、品名规格、单位、数量、单价等应与采购通知书上的内容一致.4、付款方式应以月结付款方式为主，同一家供应商不应有两种付款方式，特殊的要附详细说明,并呈报总裁办核准后才能执行.24二、关于采购PO单之要求5、发票类型必须确认，并注明发票税率(如增值税17%,6%,普通发票6%或收据)6、如有特殊性条款(如:品质、规格、标准、底价等),要在备注栏说明.(如:彩盒底价采购要在备注栏注明底价采购).7、采购PO单背面应有各事业部总经理或其被授权人签名确认.8、依订单需求的采购PO单应附上生产通知单,并作出明显标示.25二、关于采购PO单之要求9、库存追加的采购PO单应和有订单需求的采购PO单分开制单.10、以现金结算的采购PO单应附上借款单,并由各事业部采购主管、总经理或其被授权人签名确认11、需要预付款的采购PO单应附上预付款单,并由各事业部采购主管、总经理或其被授权人签名确认12、采购金额巨大,并且需要现金结算或者需要预付款的采购PO单,审单前应附书面通知单交采购总部转交财务部出纳组,以便财务部进行资金调度.(现金5万元以上,电汇50万元以上需附书面通知单).26三、报价单的要求：1、供应商名称、电话、传真、联系人、日期应填写完整.2、报价单上品名规格、型号、数量应填写正确。3、每张报价单上应有议价结果记录,由采购员或议价当事人签名确认,并注明日期.4、供应商回传报价单时应注明日期并签名或盖章确认.5、如供应商口头报价的,采购员应签名确认。6、如一种物料有数家供应商供货的,采购员应要求此数家供应商报价.不准只要求其中一家供应商报价.27四、关于设备、仪器、模具、委外维修类的采购要求1、设备、仪器、模具类采购应附上经总裁或各事业部主管核准的申请书.(一万元以上的采购应有总裁核准的申请书,一万元以下的采购应有各事业部主管核准的申请书)2、设备、仪器、模具类采购,应签有合同，合同一式两份，并经刘律师签名确认,合同原件一份由刘律师保存,合同复印一份送采购总部，由文秘室存档.3、设备、仪器、模具类采购合同的付款方式应以分期付款为主（如:合同预付20%,交货前付20%,货到验收合格付30%,余额30%六个月后付清等）4、模具费用，应以供应商出模具费为原则，如由我公司出模具费,应注明采购物料达到一定数量后,模具费应返还我公司(如采购金额达到5万元返还模具费).模具费不准分摊到产品单价上,如有特殊理由应经总裁核准.28四、关于设备、仪器、模具、委外维修类的采购要求5、仪器类采购要附申请书,并由事业部QA部主管签核确认.6、机器设备委外维修应在采购通知书上注明机器设备购入时间、保修期、以往维修记录,并附使用单位申请的维修单.7、设备配件采购要附有申购单或协作单,并在采购通知书上注明机器设备购入时间、保修期、以往维修记录.8、大宗设备类采购各事业部应先开立采购意向单送采购总部,由采购总部立项协助开发、询价.29五、低值易耗、文具用品、工具类的采购1、低值易耗、文具用品、工具类的采购,由各事业部汇总内部的需求量,经各事业部总经理签名确认,每月15号前交装饰灯事业群资材部统一采购.2、低值易耗、文具用品、工具类的采购,应注明规格、品牌、型号、产地.无法辨视的物体亦应注明材质、尺寸.30六、委外加工类采购要求：1、委外加工,应附上委外协作申请.2、外购灯架、铁架、模具、五金加工组件、变压器、跳机、舞台灯机壳等,应附上供应商和本司工程部提供的成本分析表，并有工程部、各事业部总经理或其被授权人签名.31七、属特别要求、异常采购的要求：1、有环保标准或质量认证要求的采购单,应先送给标准部主管签名确认.2、单价变动的,应在PO单背面详细注明涨、降价比例,单价上涨的,应详细注明涨价原因,单价下降的,应注明降幅,并由采购员签名确认.3、如原供应商品质不良，需转向其它供应商采购的采购单，应附上原供应商品质不良检验报告，同时附上新供应商样品合格检验报告.4、应办理转厂的采购订单,要附上经采购部主管签名确认的转厂通知书.5、单价随行情变化的物料采购，如：铜、DOP油、PVC粉等材料。应注明前次采购时间的市场行情和现在的市场行情，行情资料由采购员提供。32八、采购系统中的要求1、税率,应在采购系统订单维护模块,按票据相应的含税率输入（如:17%增值税输入0.17）.2、采购员栏:应输入担当采购员名字而不是输入部门/分厂名称或输入制单员的名字.3、供应商资料栏中主要产品栏:应输入供应商经营产品内容和范围.(如:经营范围:电子元件、电阻、电容等)33九、审单员的职责：1、审单员应对采购通知书，采购订单和应附具的相关文件的各项内容进行审核.2、对于单价有疑意的采购合同，审单员有权要求采购员重新议价或开发；审单员也可以对此物料重新议价或立项开发.3、对采购订单和采购通知书上的各项内容有疑意的,审单员有权要求采购员解释或更改.4、对于各事业部的有关采购作业流程的相关人员，采购总部审单员有呈请奖惩权.34十、罚则1、采购通知书上库存数量、采购历史记录(开单当日的库存数量)不准确的,一经查实，依情节罚PMC计划员（开单员）10---50元/次.2、新开发的供应商或者是老供应商首次供应的物料,如果下单前没有先送样检验就给其下采购单的,依情节罚采购员20----50元.3、如果一种物料有几家供应商供货,而采购员只给一家供应商报价的,一经查实，对采购员一次罚款10---50元处理.4、每周一至周五下午2：00时,审单员应准时到审单会议室审单,如果迟到超过5分钟则按每分种1元罚款(罚当日审单员)；5、其他因采购作业生成应奖励或惩处的事情,得适用本注意事项的规定处理.35十一、本审单注意事项自公布次日起实施,修改时亦同.2011年3月20日制定2011年4月15日第一次修订36Theend!Thanks!