办公资产管理办法.

1办公资产管理办法二○一一年月2目录一、总则................................................................................3二、办公资产种类................................................................3三、管理职责........................................................................4四、固定资产管理流程........................................................5五、低值易耗品管理流程..................................................11六、注意事项......................................................................13七、附则..............................................................................143一、总则（一）为了加强公司非生产用、办公用固定资产和低值易耗品（以下简称“固定资产”、“低值易耗品”，统称“办公资产”）的管理，保证公司办公资产的安全和完整，提高办公资产使用效率，维护正常的经营管理秩序，特制定本办法。（二）本办法适用于公司范围内办公资产的管理。（三）办公资产管理是指对资产的申购、审批、采购、验收、登记、领用、转移、维护、报废等全部过程的管理。二、办公资产种类（一）固定资产1.指公司所有或所管理的，满足公司经营管理需要，使用期限超过一年，单位价值在2000元及以上，在使用中能保持原来实物形态的资产。2.根据固定资产性质，共分为三类：（1）办公家具类，内部编号为BN/GDZC/BGJJ/001、BN/GDZC/BGJJ/002，以此类推；（2）电子设备类，包括台式电脑、备用笔记本电脑、打印机、传真机等，内部编号为BN/GDZC/DZSB/001、BN/GDZC/DZSB/002，以此类推；（3）运输设备类，包括所有权归属公司的汽车、轮船等运输工具，内部编号为BN/GDZC/YSSB/001、BN/GDZC/YSSB/002，以此类推。（二）低值易耗品指公司所有的，单位价值在饮水机、电话机、办公文具、打印纸、墨盒、U盘等，凡价值在2000元以下，使用年限在一年以下不作为固定资产核算的物品。4三、管理职责（一）行政与人力资源部是办公资产的实物管理部门，其主要职责为：1.审核和编制固定资产和低值易耗品的增减计划，负责办理固定资产和低值易耗品的增减变动手续，包括固定资产的报批、购置、报废、丢失赔偿；低值易耗品的申购、发放和保管。2.建立固定资产和低值易耗品档案并定期进行清查盘点。3.负责固定资产的维护维修。（二）行政与人力资源部行政管理岗办公资产负责人（以下简称“办公资产负责人”）为公司固定资产和低值易耗品的专门负责人，其主要职责为：1.负责购入的固定资产的使用、保管及日常保养工作，规范合理地使用和指导他人使用固定资产。2.若发现损失或丢失，应及时如实地向行政与人力资源部总经理反映情况，并负责维修、赔偿工作。3.负责核查低值易耗品并提出购置计划。4.每年底组织固定资产清查盘点，负责固定资产的报废、丢失赔偿的审查。（三）财务部是固定资产的价值管理部门，其主要职责为1.正确计算固定资产入账价值，建立和完善固定资产台账。2.负责固定资产核算，按规定计提折旧。3.配合行政与人力资源部做好固定资产清查盘点，参与固定资产的报废、丢失赔偿的审查。（四）固定资产使用(领用)部门，其主要职责为1.根据部门需要，履行领用本部门专用的固定资产的手续。52.负责指定专人保管、维护部门专用的固定资产。3.配合办公资产负责人办理日常维护、资产转移、清查盘点、维修等手续。四、固定资产管理流程（一）申购、审批1.预算内的、日常的、非高价的固定资产（如办公家具、打印机、电脑等）的购置，由需求部门填写《固定资产购置申请表》（附件1），报需求部门总经理、行政与人力资源部总经理和总裁签批。2.预算内的、用于特殊用途的、价值高昂的固定资产（如音频会议系统电话机、运输设备类）的购置，由需求部门自行询价、比价，并起草内部签报，将比价结果附在签报内。签报须报部门总经理核稿，行政与人力资源部总经理会签（复核价格的合理性），最终报总裁签批。3.预算外的所有固定资产的购置，由需求部门向行政与人力资源部提出申请，行政与人力资源部负责以董事会签报的形式，报总裁签发后，上报董事长签批。（二）采购1.获批后，采购经办人员负责对拟采购的固定资产的质量和价格把关，坚持货比多家、经济适用的原则。2.原则上，所有固定资产的采购由行政与人力资源部统一办理。以下情况除外：（1）员工自带或自购笔记本电脑，具体要求参照《员工笔记本电脑管理细则》；（2）申请人在外地时，因故需要在当地购置固定资产，须在《固定资产购置申请表》或签报内注明外地购置原因，获批后，申请人方可在异地比价后采购。6（三）验收、入库1.收到新购入的固定资产时，办公资产负责人应立即进行开箱检查并试运行，如新购入的固定资产为运输设备，须由办公资产负责人和驾驶员或使用人共同检查并试运行。2.验收正常后，办公资产负责人负责核对该固定资产的采购合同或订单，核对无误后填写《固定资产入库单》（附件2），详细列明该固定资产的名称、数量、规格型号、出厂编码、出厂日期、制造单位、购买日期、购买价格、保修期限、保修单位、内部编号等信息，并交由供应商代理人（送货人）签字确认；如验收发现问题，应当场要求或马上联系供应商进行换、退货。3.办公资产负责人将填写完毕的《固定资产入库单》交由行政与人力资源部总经理、需求（使用/领用）部门（如有）签字确认。4.根据经相关人员签字确认的《固定资产入库单》，办公资产负责人将新购入的固定资产登记入《固定资产统计表》（附件3）中，入库手续履行完毕。5.电子设备中的笔记本电脑和台式电脑除履行以上验收、入库手续外，办公资产负责人还须参照《员工笔记本电脑管理细则（试行）》中相关规定将笔记本电脑和台式电脑的相关信息登记入《办公电脑管理登记表》中。6.办公资产负责人保存《固定资产入库单》的原件，并将电子版连同《固定资产统计表》的电子版发送给财务部，配合财务部更新《固定资产台帐》（附件4）。（四）领用1.固定资产中，部分电子设备类须办理领用手续，如个人使用的台式电脑，部门或个人专用的打印机、复印机、碎纸机等。部门专用的电子设备类的固定资产，由各部门的行政管理岗或综合管理岗作为领用人。72.办公资产负责人根据部门或个人需要，填写《固定资产领用单》（附件5），交由领用人签字后，报领用人部门总经理和行政与人力资源部总经理审批后，办公资产负责人负责为领用人发放和安装领用的固定资产。3.办公资产负责人负责保存《固定资产领用单》原件和更新《固定资产统计表》中相关内容，同时配合财务部更新《固定资产台帐》。（五）转移1.内部调拨（1）固定资产原使用（领用）部门（即调出部门）根据实际工作需要，与现需求部门（即调入部门）协商一致后，由调出部门填写《固定资产内部调拨单》（附件6），并报调出部门、调入部门、行政与人力资源部及财务部总经理审核后，交由办公资产负责人办理调拨手续。（2）办公资产负责人负责保存《固定资产内部调拨单》的原件和更新《固定资产统计表》中相关内容，同时配合财务部更新《固定资产台帐》。2.出租（1）固定资产出租方式分为经营租赁和融资租赁，行政与人力资源部的处理方式相同，财务部则将两种出租方式分别依据相关会计政策进行账务处理。（2）由行政与人力资源部就出租事项起草内部签报，并将承租方的有关资料、相应的分析报告及租赁合同或协议作为签报附件。（3）签报履行以下流程：①报行政与人力资源部总经理核稿。②报财务部总经理和财务总监会签，对出租事项进行审核评估，对待租固定资产的价值进行分析，并提出相关意见。③报总裁签批。8（4）行政与人力资源部作为出租固定资产的管理部门，负责代办公司同承租方商谈相关合同或协议，对固定资产的出租期限以及出租期间的保养、完整、损毁等事项作出详细规定。（5）办公资产负责人负责保存出租固定资产的相关资料和更新《固定资产统计表》中相关内容，同时配合财务部更新《固定资产台帐》。3.外借（1）固定资产借给公司以外的单位或人，须由行政与人力资源部起草内部签报，签报正文内须说明相关情况，包括拟外借固定资产是基本信息、借用单位/人承诺支付的押金和损坏赔偿等。（2）签报履行以下流程：①报行政与人力资源部总经理核稿。②报财务部总经理和财务总监会签。③报总裁签批。（3）外借事项经过核准后，由行政与人力资源部会同财务部拟定方案，与借用单位/人签订固定资产借用协议。详细列明固定资产的型号、规格、数量、用途、借用期限、押金及支付方式、损坏赔偿等事项。（4）办公资产负责人负责保存外借固定资产的相关资料和更新《固定资产统计表》中相关内容，同时配合财务部更新《固定资产台帐》。（六）维护1.日常维护（1）办公资产负责人应当定期或不定期检查固定资产的使用情况，负责日常维护、保养，及时消除风险，还需公司全体员工配合的具体日常维护内容有：①公司员工均有义务妥善使用固定资产，注意防尘清洁和在不使用的情况下9及时关闭电源等。②未经许可，所有人不得擅自修改固定资产的系统配置，不得安装和使用来历不明的软件，不得使用、传播、编制、复制病毒等。③为确保公司文件不外泄，公司员工应设置进入电脑的开机和屏保密码，设置进入电脑重要文件、数据的密码、口令或权限；对重要文件还应注意数据备份。④为了确保打印机/传真机/验钞机等类型的固定资产正常使用，若提示缺纸时，公司员工应及时添加打印纸；提示缺碳粉时，应及时告知办公资产负责人，联系供应商添加碳粉；当出现其他故障无法解决时，应及时告知办公资产负责人，并由相关责任人履行固定资产报修程序。对于超出办公资产负责人维护范围的，应委托相关外部单位进行定期或不定期的维护工作，如电脑在使用过程中，出现技术问题无法解决的，办公资产负责人负责联系计算机外委维护单位维护解决。（2）固定资产投保①行政与人力资源部总经理应当根据固定资产性质和特点，确定需要投保的固定资产投保范围和政策。投保范围和政策应足以应对固定资产因各种原因发生损失的风险。②办公资产负责人对应投保的固定资产项目按规定程序进行询价比价，起草内部签报，并将可选择的保险公司的有关资料、报价服务等综合分析结果、保险合同或协议作为签报附件。③签报先报行政与人力资源部总经理核稿，由财务部总经理和财务总监会签，最后报总裁签批。④签报获批后，办公资产负责人办理投保手续、保存相关保险资料和更新《固定资产统计表》中相关内容。10（3）已投保的固定资产发生如发生损失，办公资产负责人应当及时办理相关索赔手续。2.清查盘点（1）公司行政与人力资源部于负责每年12月25日左右组织固定资产清查盘点工作，会同财务部专人对公司范围内所有固定资产的明细及标签进行盘查，保证账实相符。（2）清查盘点情况如实登入《固定资产盘点表》（附件7）。（3）如盘点期间发现某项固定资产有数量差异，在差异数字前加入“+”或“-”的符号，来体现盘盈和盘亏，查实原因后，在“备注”中简要说明；如数量无异，用数字“0”表示。（4）如盘点期间发现某些固定资产有损毁情况，查实原因后，须在“备注”中简要说明原因。（5）盘点结束后，由办公资产负责人起草专题报告，对盘盈、盘亏或损毁的情况要着重说明。办公资产负责人须将专题报告附在《固定资产盘点表》之后，交由一同进行清查盘点工作的财务部专人签字确认后，报行政与人力资源部总经理和财务总监复核后存档。（6）办公资产负责人负责清查盘点的相关资料和更新《固定资产统计表》中相关内容，同时配合财务部更新《固定资产台帐》。3.报修程序各使用（领用）部