秘书基础知识三

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101、沟通类型⑴依据说沟通的对象不同划分:①人与人之间的沟通;②人的自我沟通;③人与机器的沟通;④组织之间的沟通⑵沟通手段划分①书面语言的沟通就是利用文稿实现信息的传递与反馈;②口头语言的沟通不仅包括人们面对面、一对一的沟通,也包括会议、小组讨论和电话中的语言沟通;③态势语言是借助于表情、肢体的动作影响来强化信息交流沟通的手段。⑶网络沟通a、网络沟通:传通沟通对情感和直接的表达要求更多,网络沟通更注重效率和人机控制中的有效性。网络沟通应遵循有效管理、信息筛选、关注影响、技术适用、成本控制的原则。优势:①极大较低了沟通成本,提高了沟通的效率;②实现了沟通的及时性和平等要求;③在防火墙技术支持下提高了即时信息的安全感。制约性:①技术有限个体的信息容纳会出现超负荷状态;②口头沟通语言与网络语言的差异使语言规范使用要求受到挑战;③横向沟通扩张性发展,纵向沟通相对弱化。b、团队沟通:在信息社会的今天,它更多地是指以任务为中心的有可能跨职能部门的工作小组。高效率团队特征:①团队所有成员对其目标都很明确,全身心地投入;②对团队有强烈的归属感和责任感;③问题产生时,所有成员积极参与,并能贡献全部才智;④决策时所有成员能积极参与,不同意见受到欢迎,一旦达成一致,所有成员能全力支持。影响团队沟通的主要因素有:①团队成员的角色分担;②对内成文或不成文的规范和惯例;③团队领导的风格;④团队作出决策的模式。c、跨文化沟通:障碍:①言语沟通障碍;②非言语沟通障碍;③信仰与行为障碍102、有效沟通的前提:①尊重;②理解103、有效沟通的关键:⑴有效倾听⑵构造良好的倾听环境①以环形座位、并行座位、面对面的座位形成有平等感、有信任感的交流环境;②不受外界干扰的安全空间③可以清晰地观察对方情绪和态势语变化的光线条件;④足够双方沟通表达的时间;⑤避免先入为主的猜测和未加思索的结论干扰自己。⑶克服倾听的障碍⑷实现有效倾听的准备⑸有效提问和拒绝⑹自信地提出要求⑺学会礼貌地拒绝①拒绝就是要明确地表示“不”,所以口气要坚决,避免纠缠;②礼貌地拒绝具有要使用委婉的语言和巧妙的方式说“不”;③礼貌的拒绝的前提是去除自责和担心;④礼貌的拒绝还包括:避免使用借口(诚恳拒绝);留出延期大幅答复,给人以深思熟虑的感觉;拒绝后提出替代方案;说明原因,争取对方的理解。⑻俩将提问的禁忌①忌问对抗性的问题;②忌不看时机的提问;③忌问显示资金精明的问题;④忌中断比尔的话题发问;⑤忌问对方公司的商业机密;忌问老人和女士的年龄、问男士的收入、问女士服饰的价格、问对方的婚否、家庭、宗教以及政治倾向等隐私性的问题。104、有效沟通的原则“⑴可信赖性(Credibility):秘书要真诚满足被沟通者的愿望和要求,营造彼此信赖的氛围。⑵保证沟通计划与沟通环境的一致性(Context)⑶内容(Centent)准备好有针对性的、能对客户产生影响的信息内容。⑷明确性(Clarity):要用简明的、准确的语言进行沟通,以提高沟通的效率。⑸连贯性(Consistency):沟通是一个没有终点的连续过程。⑹渠道(Channel):尽量使用已经有的、客户习惯使用、熟练使用的信息沟通渠道进行沟通。⑺准确判断接受能力(CapabiliyofAudience):用来沟通的信息对接受者的能力要求越小,信息内容越简单,就越容易被较快接受。105、沟通流程:做好沟通准备(明确自己的目标、对方的背景)→确定对方的需求→正确阐述自己的观点→关注对方的反应→实施有效提问→积极、认真地倾听→及时确认、应对(反馈)→适时进行总结。106、需要沟通的工作关系:①与客户沟通(秘书应该把单位中每个需要自己服务的人、部门看成自己的客户);②与同事沟通(横向);③与上司沟通(纵向)107、明确沟通对象:①熟练制作和使用必要的沟通记录工具(来访人员登记表、预约来访登记簿、对方名片);②适当询问会使已有的信息更具有针对性。108、沟通渠道有:面谈沟通;书面沟通;会议沟通;演讲沟通;电子媒介沟通109、①面谈沟通特点:直接性;互动性;反馈迅速②书面沟通特点:打破时空界限;有据可查;内容比较理性;有斟酌余地③会议沟通特点:工作流程性;内容衔接性;对象的群体性;信息影响又具有传播的延展性。110、书面沟通的技巧:①利用信息蓝图形成视觉观点表述;②消极信息最好放在文章中间,让接受者有所准备;③认真的文稿校审111、会议沟通技巧:秘书准备会议应该有不少于两套的方案由上司备选;各种沟通性文件的关键词语要反复核对无误并提前发出。112、说说技巧基本要求是有耐心,步骤。①进行说服前要仔细揣摩对方的需要和目的;②提出并帮助对方选择解决的方法;③为需要说服者构建一个实施方案;④帮助对方反复衡量每个环节的付出、利益。113、横向沟通多在平级之间进行,不存在上下级关系,又称为平行沟通。114、横向沟通形式:部门会议、协调会议、员工面谈、备忘录、主题报告、例行的培训等。115、横向沟通障碍:⑴本位主义,从自己部门的利益要求出发,无视整体协调的存在。⑵员工短视现象的存在。⑶对组织结构认识中存在贵贱、等级偏见。⑷员工性格差异、知识水平的差异。⑸对某些政策的认识存在猜忌、恐惧、感到威胁存在。116、横向沟通策略:⑴建议使用有针对性的沟通方式,召开有员工参加的部门会议,介绍公司发展的战略和蓝图,力陈部门协调配合的利弊,提出员工应该思考的问题。⑵建议树立内部客户的观念,向对待外部客户一样耐心讲解公司政策和预计结果。⑶建议各方耐心倾听而不是自顾自地叙述。⑷建议各方换位思考。117、纵向沟通包括自上而下、时下而上两种沟通。纵向沟通中,从上至下进行的下行沟通是横向沟通的主体,而自下而上的上行沟通是纵向沟通的关键。118、沟通载体:备忘录、指令、政策、命令、布告、面试、会议和演示。下行沟通介质:书面类、面谈类、电子类119、上行沟通的目的就是要有一条让管理者听取员工意见、想法和建议的通路(下情上达)。上行沟通又可以达到管理控制的目的。120、纵向沟通障碍:⑴接收者沟通技能上的障碍;⑵沟通各方心理活动引起的障碍;⑶沟通的一方不善聆听;⑷信息接收方存在草率评判;⑸语义表达和理解方面存在歧义121、下行沟通的策略:⑴制定针对性的沟通计划⑵精简沟通环节⑶减轻、分流沟通的任务⑷提倡简约的沟通。采用简单、直接的措词,使用与对方理解层次相符的方式进行沟通。⑸启用反馈⑹多介质组合。122、上行沟通策略:⑴建立信任;⑵适时采用走动管理,安排非正式的上行沟通;⑶维护领导层的内部一致性,请示、汇报工作严格按照职责分工进行。123、领导类型:①城府、分析型;②温和型;③直接表达型;④支配命令型124、与领导共同策略:对第一种领导沟通应该注意细节,量化的信息尽量准确、详尽,直接进入主题,不需要态势语的辅助;对第二种领导沟通应该注意尽量保持微笑与迎合,宜用提问的方法征询意见,对第三种领导沟通应该主要直截了当,在最短时间里说明问题,事后注意提交备忘录,以免遗忘;对第四种领导沟通应该注意不要有太多的寒暄占去时间,直接切入主题,表达简明扼要,保持目光的交流,以显示自己的信心。125、危机是危险和机遇并存的现象。危机是企业由于在内、外业务活动中管理失误而引起的有损组织形象、领导形象、政策信誉的事件。总有一天你会渐渐明白,对自己笑的人不一定是真爱,对方表面的伪善是为博取信赖,暗里他可能会伺机将你伤害。总有一天你会渐渐明白,不是所有人都对你心门敞开,即使你用善良和真心对待,有的人依然会悄悄将你出卖。总有一天你会渐渐明白,哪怕你拿到了幸福的号码牌,命运之神也不一定对你温柔相待,你的余生仍有可能会被忧伤覆盖。总有一天你会渐渐明白,人世间每个人都会有孽缘和无奈,有的人不值得你为他付出和慷慨,命中注定的灾祸你想躲也躲不开。总有一天你会渐渐明白,不管你在人群中出不出彩,不管你对生活认真抑或懈怠,该来的一切总是会因你而来。总有一天你会渐渐明白,人生总有预料不到的惊喜和意外,纵然你处在绝望的谷底和天台,转身就有可能看到晴天驱走阴霾。总有一天你会渐渐明白,无论人生之路宽畅还是狭窄,如果你能用勇敢和坦然对待,一切困难都不是前进的阻碍。天下总有地方是专属于你的舞台,你的江湖你才是真正的主宰,对于前尘和过往少问应不应该,无论何处你都要展现自己的风采。别去管自己是不是栋梁人才,世上每个人都是特别的存在,无论你踏步于尘世内外,尽力和无悔才是对命运最好的交差。这段时间,被电视剧《知否》刷屏了。明兰和顾二叔幸福甜蜜的婚姻,让不少网友唏嘘羡慕,有人说,“这部剧简直就是现代婚姻的教科书。”剧中庶女出身,却高嫁侯府,被顾二叔万千宠爱的明兰,把一段很多人都不看好的婚姻,过成了最幸福的样子。细细思量,与她身上鲜明而独特的三种品质是分不开的。自信独立,不卑不亢明兰嫁入侯府后,面对侯府小秦氏等人的挑衅,毫不胆怯。从巧妙应对顾家长辈的发难,到立院别住、人前立威,明兰都能靠着她的聪慧和果敢,不卑不亢地处理。屡屡想出面维护明兰的顾廷烨,也被明兰的表现所惊喜到,连小秦氏也只能兀自生气感叹,“我真是小看了这个庶女,能演会装,识字记账都不在话下……”在大多数女人都靠婚姻才能实现自我价值的宋代,明兰一直就看得通透,这实在难能可贵。出阁前,她就对祖母说,“若为了在男人面前争一口饭吃,反倒把自己变成面目可憎的疯婆子,这一生多不划算”.结婚后,婢女问她,“若是侯爷心不在了该如何”?她坦然回答,“那我们便只有守住自己。”对她而言,爱情,有,则锦上添花,没有,也没有关系。只要守住自己,亦能守住自己生命中的一方晴空。这样的女人,不管经历什么,也既能与男人比肩同行,又能独自傲然绽放。去年很火的《我的前半生》里的罗子君,尽管以前的她穿金戴银,背名牌包,喷贵香水,过着养尊处优的生活,看似很有品位,实际上却恰恰相反。她所拥有的东西都是因为“陈太太”这个身份得来的,所以一旦失去了这个身份后,她变得一无所有。后来她终于明白了这样的人生只是美丽的泡沫,浮华的表面,糟糠的内里。当她努力抛弃这种依附于人的生活后,成为独立的女性后,她的品位也渐渐浮现出来了,连职场精英贺涵都被吸引住了。正如亦舒在书里也写到的那样,“没有任何人会成为,你以为的今生今世的避风港”.幸福的婚姻,从来都不是谁攀缘了谁,不是谁滋养了谁,而是两个独立的个体,彼此独立,相互成就。理解宽容,不急不躁明兰的丈夫顾庭烨自幼失恃,深陷繁复驳杂的家事囹圄,他看似玩世不恭,不学无术,实则有勇有谋,重情重义。他自幼缺少母爱,受尽家族的白眼和欺凌,内心渴望家庭的安定和温暖。顾廷烨建功立业后,外人只看重他的地位和富贵,而明兰,却明白他所有的艰辛和不易,她有礼有节地与小秦氏对抗,认真细致地看护经营着他用命搏来的家产,视如己出地教导蓉儿读书学习,支持顾廷烨去寻找流落在外的儿子昌儿,甚至大度地接受顾廷烨姑母送来的妾室,只为了能让夫君不被内室家务所烦扰,全心全力地拼事业。明兰深知,每个人都有缺点,都有过去,但人总要向前看。她善解人意,不急不躁,大度地包容了他被人所鄙夷嘲笑的过去,用心地护着他心中重要的人,给了他一个安宁温馨的家。这份理解和宽容,对深受家庭之苦的顾廷烨而言,极为可贵,因此,也让他对明兰的爱,更深了一层。黄磊和孙莉算得上是娱乐圈的模范夫妻,在一起二十多年未曾红过脸。黄磊曾说过,“我太太这样的女人,其实不罕见,应该属于普及型。但在我心中,却是只此一款,不退不换。”两人在相处的过程中也从不把爱当作理所当然,而是互相理解,互相体贴。婚后孙莉慢慢退出了演艺圈,将大半的精力放在了家庭和孩子身上。黄磊从不让孙莉进厨房,“家里有一个人会做饭就够了,我愿意为她做一辈子的饭。”正是双方将彼此的付出看在眼里,才会相互理解,相互支持,共同拥有了一段甜蜜的婚姻。正如泰戈尔所说,“爱情是理解和体贴的别名”.好的婚姻,就是双方在对彼此的理解和包容里,一次次地爱上。懂得放弃,不怨不艾剧情刚开始的时候,明兰就遇见了齐衡,身为平宁郡主的独子,齐衡注定是齐国公府未来的继承人。这个温润如玉的谦谦君子,对明兰一片痴心,明兰也在心底燃起了爱情的火花。但是,邕王的女儿对齐衡一见倾心,为了让女儿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