深圳供电局有限公司电网建设项目档案作业指引手册(2012年)

1电网建设项目档案作业指引手册深圳供电局有限公司办公室二〇一二年十二月21适用范围本作业指引手册适用于深圳供电局有限公司110千伏及以上输变电工程项目档案归档工作。2引用标准序号标准名称颁发机构1GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成一般要求》国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会2DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》国家档案局3DL/T5229-2005《电力工程竣工图文件编制规定》国家发展和改革委员会4档发〔2006〕2号《重大建设项目档案验收办法》国家档案局、国家发展和改革委员会5《中国南方电网公司办公室系统一体化管理手册》（2011年版）中国南方电网有限责任公司6南方电网基建〔2011〕22号《中国南方电网有限责任公司电网建设项目档案管理规定》中国南方电网有限责任公司7粤档发〔2006〕32号《转发国家档案局、国家发展和改革委员会关于印发重大建设项目档案验收办法的通知》广东省档案局、广东省发展和改革委员会8《深圳供电局有限公司电网建设项目档案验收工作规范（试行）》33电网建设项目档案管理流程图项目可行性研究阶段项目核准批复阶段项目初步设计批复阶段项目施工招标完成阶段办公室基建项目档案管理流程图业主项目部基建部门施工单位监理单位设计单位计划发展部物流中心财务部项目工程开工阶段立阶段）（线路工程为杆塔组项目工程交安阶段项目工程验收阶段项目工程投产后阶段开始对业主项目部进行档案交底及业务培训收集并整理报建前期等资料收集并整理工程建设管理及结算等文件资料对建设单位各有关职能部门及各参建单位进行档案交底工作参建单位对项目人员进行档案交底及业务培训收集并整理采购过程文件、购货合同、协议收集并整理设计相关资料收集并整理监理相关资料项目文件中间检查整理项目归档资料并进行项目文件归档审查收集并整理决算书、决算批复等资料接收项目档案项目档案验收结束汇总整个项目的相关资料收集并整理施工相关资料备注：灰色工序内容表示办公室参与部分电网建设项目档案管理流程图44作业程序序号工序内容及步骤负责部门\单位时间节点关联节点备查资料工序内容重点步骤1项目文件管理前期准备——档案工作交底1.1对业主项目部进行档案工作交底及档案业务培训。办公室项目立项后电网建设项目档案工作交底记录表（附录4-1）1.2对建设单位各相关职能部门（计划发展部、财务部、物流中心）及参建单位（设计、施工、监理）进行档案工作交底及档案业务培训。业主项目部项目开工前1.3参建单位的档案工作交底及档案业务培训。参建单位项目开工前2项目文件的收集2.1文件材料收集基建部计划发展部物流中心财务部业主项目部设计单位施工单位监理单位项目全过程5-2-1电网建设项目文件归档范围、分类、保管期限参照表（附录1）2.2竣工图收集设计单位施工单位5-2-22.3照片收集施工单位监理单位5-2-354作业程序序号工序内容及步骤负责部门\单位时间节点关联节点备查资料工序内容重点步骤3项目文件的整理组卷3.1文件材料及竣工图整理3.1.1项目文件材料分类组卷基建部计划发展部物流中心财务部业主项目部设计单位施工单位监理单位变电站工程项目交安阶段、线路工程杆塔组立阶段、工程验收阶段及工程投产后阶段5-3-13.1.2卷内文件排列3.1.3卷内文件编页3.1.4使用“工程档案管理软件”录入有关数据3.1.5编制案卷封面3.1.6编制卷内目录3.1.7编制卷内备考表3.1.8编制案卷脊背3.1.9装订案卷3.1.10编制工程档案移交书3.1.11编制档案目录夹办公室3.2照片整理3.2.1冲晒实物照片，尺寸为3R或4R施工单位监理单位5-3-23.2.2与项目共同组卷，分类按《工程管理类》3.2.3编制照片总说明、卷内目录、备考表3.2.4编制照片题名卡3.3OAK电子目录数据及电子化移交全息数据整理3.3.1采用工程档案管理软件进行条目及全息数据录入（全息数据按电子化移交规定录入）业主项目部设计单位施工单位监理单位3.3.2刻制光盘（OAK电子目录及电子化移交数据、照片数据），应使用不可擦除型光盘刻录设计单位施工单位监理单位3.3.3编制标签64作业程序序号工序内容及步骤负责部门\单位时间节点关联节点备查资料工序内容重点步骤4项目文件的中间检查(500kV及以上输变电工程至少检查两次；新建的220kV输变电工程至少检查一次)4.1发出书面检查通知业主项目部变电站工程1）第一次检查时间：工程土建交安后7天内2）第二次检查时间：电气安装完工5天内线路工程1）第一次检查时间：杆塔组立验收完工后7天内2）第二次检查时间：线路架线完工后5天内5-44.2自检业主项目部设计、施工、监理单位发出书面检查通知后3天内《电网建设项目档案收集进度表》（广电建〔2012〕135号）4.3档案中间（验收）检查业主项目部办公室发出书面检查通知后7天内4.4书面反馈需整改情况办公室业主项目部中间检查后一天内《项目文件材料中间检查情况表》（附录4-7）4.5针对问题按要求限期整改需整改的单位或有关业务部门接到整改通知后7天内《项目文件材料中间检查整改情况反馈表》（附录4-8）4.6收集汇总中间检查文件材料业主项目部中间检查4.7移交中间检查文件材料给办公室归档项目验收阶段后74作业程序序号工序内容及步骤负责部门\单位时间节点关联节点备查资料工序内容重点步骤5项目文件的归档审查5.1自查业主项目部设计、施工、监理单位建设项目投产前5-55.2预检业主项目部办公室设计、施工、监理单位运行单位5.3归档审查业主项目部办公室设计单位施工单位监理单位运行单位工程投产后一个月内（1）《深圳供电局有限公司电网建设项目档案验收工作规范》（试行）（附录6）。（2）《建设项目文件归档审查表》（附录4-9）。6项目文件的移交归档6.1移交要求6.1.1移交时间业主项目部办公室工程投产后45天内5-66.1.2移交数量：按各单位合同要求。但其中项目文件：一套原件，两套复印件；竣工图：三套原件必须按档案要求进行收集、分类、整理组卷完毕方能移交。6.1.3移交内容：文件材料、竣工图、照片、OAK电子目录及电子化移交数据、数据刻录光盘。84作业程序序号工序内容及步骤负责部门\单位时间节点关联节点备查资料工序内容重点步骤6.2移交程序6.2.1办理“电网建设项目档案移交表”工程投产后90天内完成项目档案的汇总整理6.2.2办理项目档案的移交6.2.3项目档案的接收、汇总整理7项目档案的验收7.1内部验收7.1.1预验收业主项目部办公室运行单位设计单位施工单位监理单位与归档审查的预检结合进行5-7参见：《深圳供电局有限公司电网建设项目档案验收工作规范》（试行）（附录6）7.1.2正式验收完成项目档案的汇总整理后7.2外部验收7.2.1纳入南网重点建设项目的项目档案专项验收。办公室上级办公室项目投产后三至六个月内1）《重大建设项目档案验收申请表》（附录4-19）2）《广东省重大建设项目档案验收评分表》（附录8）7.2.2未纳入南网重点建设项目的项目档案专项验收。年度95-1项目文件的工作交底序号作业内容验评标准或要求备注5-1-1对业主项目部进行档案工作交底及档案业务培训。1.档案工作交底主要内容包括：1）工程档案目录号及工程代号；2）文件的归档收集要求；3）文件整理组卷要求；4）声像档案的整理要求；5）项目档案的移交要求。2.工程档案业务培训：工程档案管理培训。5-1-2对建设单位各相关职能部门（计划发展部、财务部、物流中心）及参建单位（设计、施工、监理）进行档案工作交底及档案业务培训。5-1-3参建单位的档案工作交底及档案业务培训。105-2项目文件的收集序号作业内容验评标准或要求备注5-2-1文件材料收集1.制作“档案收集盒（袋）”，参照附录1《电网建设项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》，拟出案卷题名及分类号，标示在文件盒上即可形成档案收集盒（袋）。提示：案卷复印件须在备考表中备注清楚原件的去向，备考表签名确认须为全部手签。2.根据收集范围，鉴定文件材料是否需收集归档，并在确认后同时把文件材料放入所形成的“档案收集盒（袋）”内。3.收集的内容：反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件（包括各种载体文件、图表及照片、录像带、录音带、光盘等），应收集齐全，归入建设项目档案，参见附录1《电网建设项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》。4.文件的质量要求1）归档文件材料应以原件归档，一般不使用复印件,红头文件业主、抄送单位除外。凡是建设单位产生的文件归档时应收集原始手稿和打印稿，盖章签字方可归档，凡建设单位作为直接收文单位，其文件归档应收集正本保存；有些文件如发至上级主管单位，建设单位作为间接接收单位，且没有抄送字样时，其文件归档时可保存复印件；施工单位移交给建设单位的文件除批量生产的原材料质量证明单可用复印件外（在此复印件上应加盖经销商红章），其余施工文件均应移交原件，供建设单位归档保存；合同、协议正本归入合同专柜管理，项目档案归档《项目归档关联表》。2）归档文件材料幅面要求采用A4纸(297×210mm)尺寸。施工记录表格应符合电力行业标准。3）文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，如碳素墨水、蓝黑墨水，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写和签批，热感传真纸应复印后归档。4）项目文件应字迹清楚、字体端正，图样清晰，图表整洁，签认手续完备。签名须手签。5）项目文件具体收集范围参照附录1《电网建设项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》。115-2项目文件的收集序号作业内容验评标准或要求备注5-2-2竣工图收集1）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。2）设计单位必须加盖出图专用章（出图专用章内容包括：单位名称、业务范围、资质证书编号、有效期）。3）设计单位必须加盖设计院竣工图章。4）竣工图出图日期应为竣工日期后一个月内。5）工程名称栏必须填写对应工程的名称，不能空置,也不能填写其他工程名称，通用图必须注明适用范围。6）重新绘制的竣工图必须采用竣工图标，“设计阶段”栏为“竣工图设计”，图纸编号按原施工图图号，其中设计阶段代字“S”改为“Z”。7）图标各级责任人应签署完备,不能空置。8）图纸目录内容必须与该册图线一一对应。9）图纸不能模糊不清，不能出现图章复印现象。10）设计说明书必须注明该工程所有图纸卷册名称。11）必须编制竣工图总说明及各分册的竣工图编制说明，叙述竣工图编制原则、各分册竣工图修改情况。12）竣工图图幅应按GB/T10609.3《技术制图复制图的折叠方法》要求统一折叠。13）设计单位编制的竣工图必须经施工及监理单位审核，并在全套竣工图图纸上加盖施工单位、监理单位签署的竣工图章。14）设计单位必须在收到手改竣工图后一个月内向建设单位移交设计重出竣工图（含CAD文件）。15）竣工图电子文件的移交按《广东电网公司工程资料电子化移交管理规定》要求执行。125-2项目文件的收集序号作业内容验评标准或要求备注5-2-3照片收集1）所有新建及大型扩建工程参建单位必须移交照片档案。2）归档的照片，必须主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁、准确、系统、说明齐全。3）归档的照片，必须是原版、原件，光盘数据与照片的影像相符。4）数据光盘中的每张照片名称与照片档案中的照片号应一致，另必须填写属性：标题——项目名称、主题——事由、作者——摄影单位。5）照片档案应以本项目建设活动为主，选用具有查考价值，尤其是具有历史意义的照片，工程照片收集的主要内容及分组如下：施工单位综合管理a）开工仪式，反映举行开工典礼活动过程。b）重要现场会议，重要领导人到现场指导工作。c）图纸会审。d）技术交底。e）工程协调会议，应突出会议主题。f）文明施工。项目部办公室、宿舍布置，五牌一图、宣传标志设置，加工场、材料堆放等。g）站班会，或现场质量、安全、技术学习、考试等。h）安全检查，能反映检查过程的情况，重点工程要有两次以上录像资料。i）质量验收与竣