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2020年4月26日1、公司简介1、方案概述2、业务需求分析3、档案管理系统介绍4、系统特点5、服务理念神州数码控股有限公司（以下简称”神州数码”或”集团”，股票代码：00861.香港）是中国领先的整合IT服务提供商。集团由原联想集团分拆而来，并于二零零一年六月一日在香港联合交易所有限公司主板独立上市。神州数码致力于为中国用户提供先进、适用的信息技术应用，以科技驱动工作与生活的创新，推进数字化中国进程。为此，集团努力将自身打造成为中国最广大用户提供最为全面IT服务的首选供货商。集团业务主要包括IT规划、流程外包、应用开发、系统集成、硬件基础设施服务、维保、硬件安装、分销及零售等八类业务，面向中国市场，为行业客户、企业级客户、中小企业与个人消费者提供全方位的IT服务。集团在全国19个主要城市设有区域中心。同超过100家全球顶尖IT品牌拥有良好的战略合作伙伴关系，覆盖全国超过1万家代理合作伙伴，为中国用户提供最优质便捷的IT服务。集团依靠多年经验积累的行业应用服务能力，在金融、电信、政府等行业的IT服务领域建立了领先优势。同时，神州数码亦在IT产品分销领域保持了多年市场第一的地位。服务业务（主要面向行业客户）主要为电信、金融、政府、税务及制造业客户提供全面的服务，运用在垂直产业链上及产品的深入行业知识，为客户提供包括咨询、应用软件开发、系统集成、培训及IT外包服务。供应链服务业务（主要面向高科技产业客户）Targeting面向IT企业、垂直产业主要客户及其他高价值产品制造商，提供一站式供应链管理服务，包括物流、业务流程、资金流及信息流通等。全面落实各个供应链的服务业务。系统业务（主要面向企业级客户）本集团主要以增值分销的系统业务覆盖企业级客户的IT需求，提供主机、网络及存储设备、套装软件等系统产品，并提供技术性解决方案、硬件保养及培训等服务。09/10年度分部毛利港元(百万)分销业务（主要面向中小企业及消费客户）本集团分销IT产品种类广泛，透过中国9,000个下游批发渠道及零售连锁店，在内地销售包括计算机、服务器、储存产品、计算机接口设备、网络产品、移动办公室器材、无线接驳器材及软件等产品。珍存企业记忆，提升企业价值，存储各类档案，构建知识平台。定位总体目标在企业范围内建设集中统一的档案管理平台，实现业务系统与档案管理系统的有效集成，制订统一的档案管理标准规范，整体提升档案管理能力通过建设集中统一的档案信息资源共享平台，在保证信息安全的前提下，提高档案的利用率和使用价值远景目标从技术的角度，实现由档案管理系统向内容管理系统的过渡从应用的角度，逐步实现由档案管理向知识管理的转变最终建立起企业的电子档案凭证中心和知识中心强调对电子文件的管理和利用，同时兼容和改进对实体档案的管理支持充分利用计算机的优势，降低业务人员工作量归档工作由归档部门完成，档案部门负责档案归档审核、保管和利用统一各部门的档案管理方式，同时允许一定程度的个性化充分考虑档案全生命周期的安全，建立严格的权限控制机制，拥有档案的单位可完全控制和查看档案的权限设置情况国内情况加大数字化力度通过系统管理档案提倡知识管理国外情况国家化资源化集成化标准化国际标准《ElectronicRecordsManagementSoftwareApplicationsDesignCriteriaStandard》，DoD5015.02《信息与文件—文件管理》，ISO15489《信息与文献—文件管理流程—文件元数据-总则》，ISO23081-1《信息与文献—文件管理流程—文件元数据-概念与实施问题》，ISO23081-2《空间数据和传输系统—开放档案信息系统—参考模型》，ISO14721《信息技术--元数据元素的规范与标准化》，ISO11179国内标准实体档案《企业文件材料归档办法》《企业档案管理规定》电子文件《电子文件元数据标准（征求意见稿）》《电子文件管理细则（征求意见稿）》《电子公文归档管理暂行办法》《关于加强企业档案信息化建设的意见》《电子文件管理办法（征求意见初稿）》通用应用系统面向过程=面向对象=面向组件=面向集成=面向服务档案管理系统企业内容和知识管理平台强大的全文检索能力全面的数据安全保障高效的海量数据存储缺乏统一的电子文件管理规范和标准分类标准、全宗、档号规则、著录项、归档范围无统一规定密集划分不严格归档流程各异手工劳动过多文档一体化程度低缺乏全生命周期的管理未与产生电子文件的相关系统进行集成电子与实体管理脱节档案价值利用不够充分纸质借阅率较低，基本无法进行电子借阅编研工作量大，素材收集不全面统计工作繁重档案信息化标准体系建设滞后，已有档案管理系统差异大，无统一的管理平台，形成了多个信息孤岛无法对档案管理工作进行全面的支持仅停留在条目级管理无法进行全文查询速度慢不提供离线支持集成性差未与相关系统对接安全性差缺乏有效的权限控制机制未对档案密集进行关注档案数据差距数据标准和格式未统一历史数据质量较差数字化差距整体数字化程度低缺乏数字化标准业务范围除了10大类之外需要管理的档案类型整合收集开发利用科学保管收集鉴定统计利用整理保管文书档案类市场档案类流动人员类设备仪器类荣誉类科学技术研究类建设项目档案类会计档案类声像类职工档案类档案类型14档案利用档案归档档案管理档案入库档案收集ERMS实体归档系统自动归档手工录入档案利用档案入库移交清单档案管理人员001XXX电子档案实物档案涵盖企业、以及将来的各个分公司各下属企事业单位档案管理层级包括：科级单位档案管理机构档案归档/利用部门使用人员主要分为两类：档案管理人员档案利用人员组织范围开发利用科学保管收集整理档案收集、整理和归档档案鉴定档案编研档案统计档案分发档案借阅档案保管档案发布档案汇交档案移交软硬件集中部署（初步）•软硬件集中部署，总部设置中心环境，不设分站点•虚拟化思想和技术充分利用现有资源，并提高系统可用性数据全程安全•采取加密、IRM、数字签名等手段保证档案实体数据的安全•可对操作记录进行审计充分利用SOA集成平台•利用成熟方案从办公管理系统、ERP系统、管道生产系统中抓取或获取待归档数据历史数据完整可用•完整导入各科室分散在原有档案管理系统中的历史数据，并保证其准确性系统运行可靠•建立本地备份策略和容灾备用环境系统架构开放可扩展•基于SOA架构，方便利用现有企业服务并服务化自身业务•将现有数字化软硬件接口服务化，方便数字化资产管理支持各种常用电子文件格式，包括Office、CAD、PDF等文档格式以及压缩文件、音频和视频文件等通过加密、索引、数字签名、RMS等技术保证电子文件的安全性以及可用性结合国内通过认证的安全加密产品，进行加密/解密，达到控制数据安全的作用22对于企业重要信息系统所产生的有归档价值的电子文件，将通过接口平台建立收集通道，实现核心信息资源的有效集成与企业其它信息系统对接1、WEB虚拟服务器2、统一身份认证3、RMS数字版权管理4、基于角色的权限控制5、数字证书验证1、容灾保护2、存储库加密3、备份安全管理1、遵照企业文档安全相关规定2、满足国家对档案加密传输的要求信息收集信息整理重点功能架构档案鉴定档案保管档案统计档案利用数据迁移数字化丰富的档案收集功能，在保证原有业务数据收集的同时，打开前端有效数据采集量，并强化其他收集通道，保证档案资源的有效利用.人事文书离线客户端其他应用系统档案管理系统用户硬件加密硬件加密权限管理档案整理不仅是对档案实物进行整理、分类，同时也是对档案的编目和标引，从而形成档案管理的目录信息，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。档案格式转换功能归档实时格式转换归档后定时批量格式转换档案利用的实时格式转换系统上线初期，电子档案利用较少时，采用档案利用时的实时格式转换方式；系统使用较为成熟，电子档案利用较多，且存储压力得到缓解的基础上，实现实时格式转换或批量格式转换；系统需提供多种转换模式的灵活设置功能。档案鉴定是通过甄别档案的价值，确定其保管期限，把已失去价值的档案剔除销毁，使馆藏得到优化，提高档案管理和利用效率的工作。对于通过鉴定需要销毁的档案数据，此次建设的档案系统将提供“不可恢复性销毁”功能。档案库房管理和档案活动管理等功能，实现对物理档案的快速定位。支持通用的二维码管理接口目前存在的报表类型有如下两种：档案管理系统数据资源•企业各单位相关统计报表：如周报、月报、年报等•用户自定义统计报表卫生部门等业务领导部门统计年报等档案统计工作作为揭示档案和档案工作有关情况的基础统计工作，是档案系统中非常重要的功能。系统在统计功能方面首先要保证统计报表的规范性和数据实时性，同时保证统计报表及功能的灵活定制和便捷发布。提高档案利用率及通过各种方式向用户提供需要的档案和有关资料，是此次系统建设非常重要的环节。在新建的档案管理系统中，应突出“轻松找、方便用、安全管、多渠道发布”等四个方面，提高档案利用率。安全技术：采用DRM数字版权保护技术，数字水印等先进安全技术，防止档案信息非授权拷贝和拷屏。离线借阅时，文档需执行安全保护策略，保证档案借阅后的安全性。编研利用：可对设定的主题进行聚类编研，能对多媒体档案进行专业编研工作。智能搜索:提供自然语言搜索和相似性搜索,并可对设定的主题，进行相关信息的聚类。信息发布：通过企业信息门户、电子邮件推送等多渠道实现档案信息发布。提供大批量导入和海量存储的功能，帮助各所属单位在今后的馆藏数字化工作中，可以方便的将数据放入系统中。•分步骤建设档案数字化加工中心，实现对纸质档案的专业化处理•多媒体档案管理平台访问者管理员审批人数字化加工中心录入校对审核优化数字资产管理平台本项目建设范围未来工作考虑通过档案管理系统项目的实施，建立起：一个平台（内容管理平台）一本手册（制度体系）一支队伍（运维支持）硬件需求推荐使用至强四核核处理器10G内存2T硬盘存储操作系统Windowsserver2003以上数据库sqlserver2005数据传输安全专用上传/下载客户端插件遵从石油内部网统一安全设计数据存储安全硬件存储设备存储软件数据读取数据应用安全统一身份认证权限控制级别系统审计事故应急机制诚信服务双赢共享。我们一直和用户保持着密切联系，随时准备为用户提供新的服务。软件维护实行：贴切维护，阶段性的升级，终生技术咨询。我公司的档案管理系统软件，实行一年维护（包括上门服务），阶段性的软件升级，不再收取任何“软件用户化实施费”和“数据库建设费”等其他费用。终生技术咨询，保证用户合理的实际需求得到满足，保证用户长期稳定运行，充分保护用户的投资利益，保持用户的使用的软件系统的先进性。服务方式·7X24小时的服务保障上门服务互联网远程服务；使用国际专业的远程服务系统RemoteCall5.0，如工作人员亲临现场一样。保证出现故障时在1小时内电话、网络响应，24小时内响应解决；