公司公文管理办法

公文管理办法第一节总则第一条为提高公司的公文质量和办结效率，实现公文管理工作的规范化、制度化及标准化，综合管理办公室结合公司实际，特制定《公文管理办法》（以下简称《办法》）。第二条本《办法》适用于000有限公司（以下简称公司）及下属各分子公司（以下简称各公司）。第三条公文是指公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司精神与政策，发布规章制度，实行管理措施，请示、答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况及交流经验的重要工具。使用OA等办公软件行文的，审批流程及办文要求等均遵循本《办法》规定。第四条公文管理包括公文的拟发、收文、办理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第五条公文必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第六条各级办公室（以下简称办公室）是公司公文处理的管理机构。公司综合管理办公室负责指导各部门、各公司的公文管理工作。第七条公文中公司对外、内的简称均按以下规范执行。第八条公文处理必须严格执行国家的保密法规及公司的有关规定，确保国家秘密安全和公司利益不受损害。第二节公文种类第九条公司的公文种类主要有：命令（令）；提案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要，简报；意见等。一、命令（令）：适用于颁布重要规章、制度和管理办法；采取重大强制性行政措施；任免、奖惩有关人员；撤销各部门及各公司不适当的决定。二、提案：又称议案，是有提案权的组织或个人提交会议讨论的方案、建议。适用于各级部门按照程序向同级办公会、专项委员会、专题会或者各公司向上一级办公会、专题会提请审议事项；适用于有提案权的人员按程序向同级董事会提请审议事项。三、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排；任免有关人员；奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。四、指示：适用于对公司各部门、各公司布置工作，阐明经营管理活动的指导原则和要求的下行文。五、公告：适用于向公司内外宣布重要事项。六、通告：适用于在公司所辖范围内公布应当遵守或者周知的事项，通告主要用于有关单位开展业务工作需要。七、通知：适用于转发政府机关及公司股东大会、董事会的公文，批转各部门、各公司的公文；发布规章；传达要求各部门、各公司办理和有关单位需要周知或共同执行的事项。八、通报：适用于公司内部表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重要情况。九、报告：适用于向上级组织机构汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级组织机构的询问。十、请示：适用于向上级组织机构就有关事项请求指示、批准。十一、批复：适用于答复下级单位或人员的请示事项。十二、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题。十三、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。十四、简报：适用于上下级、平级之间互通情况、反映问题、交流经验、传递信息。十五、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。第十条发文机关根据工作实际确定公文文种，不确定的可向办公室咨询。第三节组成及格式第十一条公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位及人员、正文、附注、附件、发文机关署名和日期、印章、抄送单位及人员等部分组成（参见附件一“公文模板”）。此处主要以红头文件为阐述对象，其他种类公文参照红头文件。一、版头:由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，并用套红大字居中，印在公文首页上中部，字体为楷体55号，行间距为60磅；联合行文，主办单位应当排列在前，字体为楷体40号，“文件”二字字体为50号。可根据单位名称字数适当调整字体宽度和字间距。二、秘密等级：公文须设秘密等级。秘密等级分为“机密”、“秘密”、“普通”，秘密等级标注在文件版头右上方顶格位置。文件秘密等级，由发文单位根据文件内容确定。OA行文，秘密等级须在系统送文单中标明。（一）机密：指所涉内容只能由收文者本人知晓的公文。（二）秘密：指所涉内容不能向无关人员透露的公文。（三）普通：指所涉内容可在公司内传达的公文，但不可擅自对公司以外公布。三、紧急程度：对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”。特急公文，是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的公文。加急公文，是指涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文。常规公文，是指可以按正常速度形成、运转和办理的公文。但常规公文也要及时办结。紧急程度标注在版头右侧秘密等级垂直下方位置。收文部门收到特急文件后，须立即转呈收文人，不可延误。非特急、加急文件，此处标示可省略，收文部门按正常要求时限传递。OA行文，紧急程度须在系统送文单中标明。四、发文字号：包括单位代字、部门代字、年份、序号，标注于版头下方居中或者左下方；联合行文只需标明主办单位发文字号。发文字号排序原则上所属单位简称位于年份前，部门代字、文种依次位于年份后。部门代字原则上以第一个字作为简称，会议纪要以“会”字作为简称。五、签发人：公司（或部门）下发带有版头的正式公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。六、公文标题：由发文机关名称、公文主题和文种组成；应当准确简要地概括公文的主要内容；标题中除制度、规章名称加书名号外,一般不用标点符号；一律用“二号”、“黑体”、“加粗”，间距为“自动、固定值36磅”。构成标题的三个方面，视情形可省去发文机关名称。公告或某些内容十分简单的公文，视情形可省去事由。七、主送单位：主要受理公文的机关。主送单位名称应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格排印；一律用“四号”、“仿宋_GB2312”、“加粗”，间距为“0行、固定值25磅”。特别注意请示或报告类文件，须写明“主送单位及人员”，如关于缴纳税款的请示，直接写“财务管理部”，严禁出现“公司领导”字样。八、正文：即公文的主体。用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方；应简明扼要，叙述明了；一律用“四号”、“仿宋_GB2312”间距为“0行、固定值25磅（可根据页面结构、空间适当调整）”。正文中其他规定为：（一）时间形式按照“二〇一〇年五月一日”的形式，“零”写为“〇”。（二）引用公文应先引标题，后注明文件字号；或引用文件字号，省略标题亦可。（三）结构层次序数:第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，依次类推。（四）使用计量单位的应当使用国家法定计量单位。（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（六）公文中的数字，除印发日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（七）关于人员的任命、免职文件按以下规定，“任命”和“免去”为黑体四号、顶格书写；任命和免去的内容另起一行空两格书写，格式与正文一致。九、附注：公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加括号标注；标注内容用“小四号”、“宋体”。当正文中出现引用制度、规章名称时，出现“（试行）”字样均采用“小四”“宋体”。十、附件：公文如有附件,应当在正文之后、落款之前注明附件名称和顺序。附件是正文的补充说明部分，要与正文一起装订或发送；正文、附件页码分开设置。电子版文件或涉及公司保密信息不宜随文件下发作为附件的，须标注说明；制度办法等作为附件的，以“第×节”居中来区分章节，以“第×条”作为开端章节里的内容；图表数字作为附件的，以方便阅览、节约纸张作为制作原则；以固有文件图片作为附件的，视使用用途和需要，或直接作为附件或缩印、扩印、扫描作为附件；其他作为附件的，行文格式须与正文格式相同。附件中带有公司标识的，应参照公司VI识别系统执行。十一、发文机关署名：应该使用全称位于正文的右下方，单位名称处加盖单位印章，如为个人则须其本人签字；联合行文主发单位在前、联合部门在后，并依次加盖印章。原则上单位名称在落款的第一行，部门名称在第二行，发文日期在第三行；行间距均为固定值15磅，第二行与第三行之间须另隔一空行。若无第三行，则第一行与第二行间隔一空行。十二、成文日期：一般为会议通过或领导人签发日期；联合行文，为最后签发机关领导人的签发日期；印发文件时署印发日期。十三、印章：须盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。如正文末页无空档，可加上一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方顶格标明“（此页无正文）”，字体同正文。十四、“呈、抄送、发”单位及人员：指除主送机关以外其他需要告知公文内容的上级、平级、下级及无隶属关系的单位，一般形式有：呈、抄送、发。（一）呈：公司级文件须呈报董事长；部门级文件须呈董事长、总经理，其他主管领导可根据行文内容、目的自行选择呈送。（二）抄送：指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的平级。公司级文件抄送总经理、副总经理、总监等；部门文件可抄送同级别的相关部门。（三）发：指公文的发送对象。公司级文件发各部门、各公司等，部门级文件发各公司或各公司的相关部门等。（四）呈、抄送领导的书写顺序按“级别高排列在前，级别相同先任命排列在前”的原则确定，同时任命的职务相等的领导，按年龄长幼排序；部门顺序按照部门成立的先后或惯例排序。部门级文件应抄送综合管理办公室存档备案。第十二条公文用纸为国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)；靠左双钉侧装；张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。第四节行文规则第十三条行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。第十四条公司各部门无权对政府机关直接行文，该类行文均应以公司的名义，按公司规定流程审批后印发。第十五条公司内行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定，职权范围外内容要有上级批准性文件或准予的依据。一、公司可以对各部门、各公司行文。二、各部门在其职权范围内，可以互相行文，可以向各公司、有关业务部门行文。各部门向各公司有关业务部门的行文，应当同时发业务部门所在公司。三、各单位及人员一般不得越级请示；因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级单位或领导。四、公司各部门可以联合行文。五、公司各单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文；如擅自行文,公司有权责令纠正或撤销。第十六条“请示”应当一事一文，一般只写一个主送领导或单位，如需同时送其他领导或单位，应用抄送形式。第五节发文管理第十七条发文管理权责划分：公司级文件：根据公司有关批复或出具的指导性意见，向各部门、各公司传达贯彻公司精神与政策，执行执委会等专门委员会及其他公司级会议审议通过的制度及决议、实施管理措施、指导、布置和商洽工作等，将由相关业务部门拟稿，通过《文件制订、修订评审表》（参见附件二）经主管领导审核，进行逐级签批。副总经理或相关被授权人员有权在其业务范围内签批公文。文件下发引发的责任由最终签批人承担。部门级文件：用于部门间工作沟通、联系业务及向下级单位下达工作指令等，所发文件内容须与公司的有关要求及方向保持一致，并由最终签批人承担相关责任。第十八条发文管理指制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、签发、缮印（或编号、套红、清稿）、用印（用章）、发送等程序。一、拟稿：非公司各部门业务范围的综合性重要文件，由办公室负责拟稿；凡内容属各部门业务范围内的文件，由各部门负责拟稿；两个及以上单位联合行文，由主办单位负责拟稿。（一）文稿必须符合国家和地方政府的法律、法规、方针和政策；符合公司的章程及有关规定。（二）文稿必须情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。二、核稿：以公司名义发文，由公文发起部门的负责人及主管领导核稿；以部门名义发文，由部门负责人核稿；相关单位联合行文，由主办单位负责人核稿。核稿的重点是：内容是否符合有关政策、规定，与其它有关公文有无重复或矛盾；涉及其他单位的问题是否协商一致；文种使用是否妥当；文字表达是否准确，格式是否规范；是否符合行文规则和拟稿的其它要求。三、会签：联合行文情况