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秘书工作发展简史一，中国古代秘书工作（上古至民国）（一）中国古代秘书工作之源1．我国最早的秘书官职——史官。虽然从理论上推断，我国秘书工作起源于黄帝之前的原始部落形成时期，但有史籍可考的最早的秘书官职则是国家出现以后的“史官”。“史官”一职最早起于何时，现已无法准确考证，但许多典籍记载，自黄帝时代起即有了“史官”一职。《史记》、《汉书》中都说仓颉、沮诵是黄帝的史官，负责记录黄帝的言行。甚至还有人说，仓颉是黄帝的“左史”，主要负责“记行”；沮诵的黄帝的“右史”，主要负责“记言”。这可能是根据后代“左史记行,右史记言”的分工来进行的主观推断，未必可言。因为黄帝之后的有关尧、舜、禹的传说中，并没有“史官”一职。从可考的史料看，“史官”之名见于夏代。公元前21世纪建立的夏朝，是我国第一个奴隶制国家，距今四千多年。有了国家，才有了严格意义上的官职。“史官”这一秘书官职是最早设置的官职之一。据《夏小正》载，夏朝重要官职有：司徒、司马、司空、司冠、太史令和秩宗，其中太史令是辅佐夏王处理国政的机要秘书长，其下还有左史、右史和遒人等从官。上古时代的史官虽是主要的秘书官职，但不是唯一的秘书官职。除了史官以外，唐虞时期和夏、商、周三代还有以下一些秘书官职。（1）纳言传说舜当政时有“十二”官之设，其中“纳言”的职责是“出纳帝言”。纳言是舜时特设之官，是典型的秘书职务，是一种上通下达、出纳君命的官职。有的史家称纳言为舜的秘书长。（2）巫祝和秩宗巫祝是原始社会末期出现的不事生产的神职人员。巫负责在神人之间传达信息，祝在祭祀活动中负责致祝词，他们的工作带有秘书工作的性质。秩宗是传说中尧、舜二王都设置的官职之一，其职责是司典宗教祭祀。在夏代官职设置中，也有秩宗一职。（3）西周天子的宫廷秘书——宰西周时，周王让宰掌管宫廷事务，使其成为宫廷秘书首领。2．我国最早的综合性秘书机构——太史寮。随着国家管理的正规化，秘书工作的内容越来越多，秘书官职和秘书人数也越来越多，秘书机构的设立也就成为历史的必然。出现于商代末年、成型于西周的太史寮，是我国最早的中央秘书机构，也是最早的综合性秘书机构。3．“秘书”词义的演变——由物及人。据史籍记载，“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的含义不是指人，而是指物。一是指宫中密藏之书。如《汉书·叙传》：“游博学有俊才，……与刘向校秘书。”《汉书·刘向传》：“诏向领物五经秘书。”二是指用隐语预卜吉凶或对未来作出预言的谶纬、图箓之书。如《后汉书·郑玄传》：“遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥。”到了东汉桓帝（2世纪）时，“秘书”一词才开始用来作为官员职务的名称。《文献通考》：“后汉书在东观，桓帝延熹二年，始置秘书监一人，掌典图书、古今文字、考合异同。”“以其掌图书秘记，故曰秘书。”虽然这时“秘书”一词的含义有变化，由原先指物变为指人，但所指人（即被冠以“秘书”称谓的官员“秘书监”）掌管的仅仅是朝廷的图书典籍而已，并未从事真正的现代意义上的秘书工作。东汉末年，曹操为魏王，设秘书令以“典尚书奏事，并掌图书秘记之事”。曹操不设尚书而设秘书令，目的是为了使他的中枢秘书机构的主管人员，在名称方面有别于东汉宫廷秘书机构主管人员，以避“篡位”之嫌。但他这样做的结果，实际上是使秘书令取代尚书的职权，使秘书令不但掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏章、发布政令之事。而这后一种职权，是以往任何曾被冠以“秘书”称谓的官员所没有的。因而可以说，曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现的，与现代“秘书”一词含义基本相同的古代秘书官职。不久，魏文帝曹丕即位，“置中书令，典尚书奏事；而秘书改令为监”（《晋书·百官志》）。即将朝廷秘书机构的纳奏、出令之事，改由中书令掌管，秘书令改名为秘书监，并恢复桓帝时秘书监只掌管图书典籍的职能。此后，历代封建王朝虽然大多设有名为“秘书”的官职（如“秘书监”、“秘书郎”、“秘书丞”等），但其只能主要是掌管图书典籍，都不是现代意义上的秘书。而那些替封建王朝真正从事秘书工作的官员，却不冠以“秘书”的称谓，而分别冠以“中书令”、“中书舍人”、“记室史”、“掌书记”、“主薄”等称谓。（二）中国古代秘书工作的特点我国秘书工作实践源远流长，有其鲜明的特点：第一，历史悠久，作用重大。我国秘书工作经历了原始父系氏族社会、奴隶社会、封建社会等不同的社会形态，在四千多年的不同历史时期，表现出了强大的生命力。作为一种不可或缺的辅助管理活动，秘书工作伴随着行政管理和领导活动的产生而产生，随着社会生产力的发展而发展。古代秘书工作为辅佐历代统治者治理国家、掌管行政、保证统治机器的有效运转发挥了独特而重要的作用，同时为创造和继承中华民族的灿烂文化、推动社会的文明进步作出了非凡的贡献。第二，秘书机构变动频繁。从前面简单勾勒出的历代中央秘书机构的大致轮廓，我们可以看出，各朝各时期的秘书机构，名称不同、数量不一，实际地位和职权功能也有差异，且处于经常的变更之中，呈现出显著的不稳定性。虽然中央秘书机构是必不可少的辅助力量，但皇帝不允许其出现独立行政的倾向，通常以削弱、抑制、解散等方法，使原主要秘书部门或直接废除，或被贬为一般文书事务部门。这种不断地建立、兴盛、削弱、解体再至重新建立的周期性现象，被秘书史家称为“膨胀回位”现象。与此相应的是，整个中央秘书机构的设置趋于复杂，分工越来越细，形成了庞杂的工作体系。机构设置的散乱、机构与机构的互相牵制、职掌的重复与混乱，常常导致官僚主义、文牍主义的盛行。第三，注重秘书人员的选拔。历代对秘书人员的选拔都非常重视，积累了丰富的经验。春秋战国以前，因实行爵位世袭制，秘书官员（史官）亦是子承父业、世代相袭。汉代采用察举征辟制，魏晋南北朝在此基础上发展为九品中正制，以察访的形式为士人评定品级，从中选拔秘书官员。被选者要求精于业务，公文写作已成为一种专门技能。隋唐以后实行科举制，使得秘书人才的来源进一步扩大，平民通过考试录取后可成为秘书官员。清代民间还有专门的幕馆培养秘书人才，经其培养的秘书为各级地方官普遍聘用。历代统治者普遍重视秘书人员的选拔，其对秘书人员的素质要求在今天仍有借鉴意义。第四，建立了一套秘书工作制度。自秦至清，我国古代秘书工作制度不断创建和发展，形成了一套较完善的秘书业务规范，保证了历代国家机器的正常运转。在文书档案方面，唐朝就确立了一文一事、一案一卷制度，因其在文书运转、管理上的行之有效而沿用至今。产生于明代的票拟制度,由内阁首先阅读所进奏章，用纸条拟出处理意见，贴于奏章前面呈皇帝定夺，这与现代公文处理程序中的“拟办”已很相似。在保密工作方面，形成了封建社会比较全面、系统的保密律令和制度，如清朝创建了密奏制度，晚清政府还制订了《惩治漏泄军事机密章程》。在信访工作方面，唐代武则天初置“铜匦”，特设匦使院专管信访工作。宋代设鼓院和检院，吏民须先投诉鼓院，遭拒或认为不公可再到检院上访。在参谋言谏、工作报告、办事责任、印章管理等方面，历代也都形成了一些行之有效的工作制度。二，中国现当代秘书工作（一）中国现代秘书工作1840年第一次鸦片战争以后，中国进入半殖民地半封建社会，封建王朝渐趋没落，西方资本主义思想文化传入我国，出现了维新变法、君主立宪的潮流。我国的秘书工作也受到西方文明的影响，揭开了新的一页。真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。当时政府实行总统制，总统府下设秘书处，有秘书长一人，秘书若干；政府各部局也设秘书室、秘书科和秘书官；各省都督府也设秘书。从中央到地方都成立了较为完备的秘书机构，主要承担文稿起草、文件校核、公文处理、会议安排、密码通信、机要交通、安全保卫、警卫、档案、信访、保密、接待、后勤等工作。这时的秘书才真正成为现代意义的秘书职务。（二）新中国成立以后的秘书工作1949年10月1日，中华人民共和国宣告成立，秘书工作进入一个新的发展时期。这一时期迄今已经历了三个阶段：第一阶段：1949年10月1日至1966年5月。新中国成立后的秘书工作处于发展和上升时期，其特点是健全了秘书工作机构，建立了统一的、全新的秘书工作制度，促进了秘书工作的规范化。中央和省、自治区和直辖市（地）、县、乡政府普遍设立办公厅（室），内设相应的秘书机构，配合秘书人员。在改革以往秘书工作的基础上，逐步建立起一套全新的秘书工作组织制度。1949年新中国成立，《中央人民政府组织法》规定：中央人民政府设秘书长一人，其职责是协助政府主席执行职务。各级政府都成立了秘书机构。1951年4月，中央人民政府政务院召开了全国秘书长会议（后来称为“第一次秘书长会议”），周恩来总理亲临会场，并作了题为《目前的形势与任务》的报告。会议讨论了一系列有关秘书工作的文件。这次会议在中国秘书史上具有极为重要的地位。此后，国家陆续颁布了《政务院关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书机构的决定》、《关于处理人民来信和接见人民工作的决定》、《政务院所属各部局、各级政府行文关系的暂行规定》、《关于加强文书处理和档案工作的决定》、《公文处理暂行办法》等重要文件，制定、颁布了一系列秘书工作的规章制度，为新中国秘书工作的规范化打下了基础。第二阶段：1966年5月至1976年10月。“文化大革命”使我国秘书工作遭到了严重破坏。这一时期，一大批领导干部被打倒、迫害，一些秘书人员也受到打击和摧残，打、砸、枪盛行，许多行之有效的秘书工作制度被搞乱，保密和档案工作更遭到严重破坏。公文写作中的“帮八股”文风十分泛滥，到处充斥着假话、大话、空话、套话。一些投机、变节分子混进秘书队伍，严重损害了秘书的社会形象。第三阶段：1976年10月至今。粉碎“四人帮”以后，秘书工作开始进入恢复、发展时期。特别是1978年12月党的十一届三中全会以来，党和国家在指导思想上拨乱反正，各项工作走上了正常发展的轨道，秘书工作也出现了迅速发展的可喜局面。1985年1月中央召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会（即“第三次秘书长会议”）关于秘书工作的“三个服务”、“四个转化”、“三化”等重要理论的提出，标志着我国秘书工作进入了一个新的发展时期。“三个服务”：为领导工作服务，为各部门服务和下级单位服务，为人民群众服务。“四个转变”：一是从偏重办文办事，转变为既办文办事又出谋献策；二是从收发传递信息，转变为综合处理信息；三是从单凭老经验办事，转变为实行科学管理；四是从被动服务，转变为力争主动服务。“三化”：秘书工作要规范化、制度化和科学化。“三个服务”、“四个转变”、“三化”的提出，对于我国秘书工作具有划时代意义。我国秘书工作进入了以经济建设为中心、改革开放、走向四个现代化的新里程。此后，20世纪末相继召开的四次全国秘书长、办公厅主任座谈会，在“八五会议”的基础上，继续研究、定位了秘书工作的指导思想、方针、政策与工作重点，相继提出了“把握一个主题”、“突出三项重点工作”，制定了“三项法规”，提出了加强办公厅（室）建设的“四个方面”，明确了秘书工作应当重点发挥的作用，从而将我国秘书学说发展推进到新阶段、新境界。三，国外秘书工作简介国外的秘书工作，也是随着部落、国家管理工作的出现而产生，随着文书的产生而发展的。英语中秘书为Secretary。它有这几个义项：（1）秘书；（2）书记；（3）干事、文书；（4）大臣、部长；（5）写字桌。秘书既是一种官职，也是一种社会职业。古欧美部落，除酋长外，还推选酋长助理。在中世纪，欧洲各国君主都配有担任秘书工作的文职辅臣。国外近代秘书的概念形成于产业革命与资产阶级革命期间。从法国大革命时期罗伯斯庇尔率先聘用私人秘书后，“私人秘书”逐渐成为风靡全球的走俏职业。尤其在今天的西方发达国家，现代秘书已经是一种竞争激烈的社会职业。在美国，但凡政治家、企业主、教授、律师、医生、名演员、名运动员等，多聘用私人秘书。美国秘书分为社会秘书、法律秘书、医药秘书、公共关系秘书、学校秘书五大类。美国的高等秘书学校和设秘书专业或开设秘书课程的高等院校就有1300多所。20世纪90年代，美国全社会秘书总量约为500万。美国有三个秘书协会，即全国秘书协会、医学秘书协