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恒大地产集团71集团地产系统档案分类及编号方法说明为加强集团地产档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案系统数据的录入和维护，更好地为公司各项工作提供快捷的利用服务，根据《集团档案管理制度》的规定，结合集团实际工作职能，特制定本方案。一、本方案规定了集团地产档案分类、编号的原则和方法及代码标识。二、档案分类原则是以集团及地区公司各项工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。本方案适用于集团和地区公司地产档案实体的分类、整理及档案系统录入。根据集团有关管理规定，资产类，会计类和人事类档案均由业务部门负责管理，本方案不涉及该三类档案的分类说明及编号方法。三、档案分类类目设置（一）本方案共设置七个一级类目，并以一位英文字母作为一级类目代码。1、文书档案（代码：A）2、项目档案（代码：B）3、资产档案（代码：C）4、会计档案（代码：D）5、声像档案（代码：E）6、实物档案（代号：F）7、人事档案（代码：G）（二）二级类目的设置方法如下：恒大地产集团721、文书档案类的二级类目，按行政文书、监察管理、营销策划、合同、法律诉讼等类设置；2、项目档案类的二级类目，按项目综合类和项目名称设置；3、声像档案类的二级类目，按照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等载体特征设置；4、实物档案类的二级类目，按奖杯、奖牌、锦旗等实物类型设置。（三）三、四级类目具体分类及类目代码见《集团地产档案类目分类（试行）》表，各分类归档范围参照集团档案管理制度。四、分类说明（一）文书档案(A)1、行政文书(A1)（1）行政证照(A1.1)：包含是有关公司成立、变更、资质证明类的证照及公司章程、董事会和股东会决议等资料。该类证照档案区别于项目工程用地和报建中的证照。行政证照变更、年检时需换证时需留存复印件存档，档号保持不变，以维持档号的连续性。新变更、年检换证后的证照接下去编号。（2）内部发文(A1.2)：可按集团及地区公司部门设置排序划分，如遇部门调整，增设部门则在现有部门编号基础上增加即可。部门撤销时，原有部门名称及编号继续保留。部门排列顺序表部门排序集团总部地区公司A1.2.1总裁办行政人事部A1.2.2人力资源中心综合计划部A1.2.3集团监察室合同管理部A1.2.4管理中心开发部恒大地产集团73A1.2.5合同管理中心总工室A1.2.6招投标中心招投标部A1.2.7营销中心预决算部A1.2.8品牌中心采购部A1.2.9预决算审计部工程技术部A1.2.10法律事务中心工程部A1.2.11开发中心营销部A1.2.12投资中心品牌部A1.2.13财务中心财务部A1.2.14产品质量监察中心监察室A1.2.15开发建设监察中心产品质量监察部A1.2.16设计成本质量控制中心……（3）公函类(A1.3)：指的是集团和地区公司与政府相关部门或者相关合作单位的往来函件，包含集团和地区公司之间的往来函件。该类函件包含的内容是不涉及建设工程项目方面的文件。有关建设用地、报建类函件归入项目用地报建类资料中。地区公司有归档保存的集团发文，按公函类处理。（4）其他管理文件(A1.4)：该类基本涵盖不隶属前三项分类的内容，包括各种事项请示、相关工作报告，行政采购类资料及各种需归档的各类原始报表等。2、监察管理(A2)（1）报告类(A2.1)：该类包含的是集团监察室上报集团有关监察调查报告、请示及批示等文件。恒大地产集团74（2）专案类(A2.2)：该分类中的专案是指集团监察室在调查处理员工舞弊等方面形成的案卷，区别于法律诉讼类（A5）案件。以单个专案立卷，按结案时间或移交归档顺序编专案的流水号。3、营销品牌（A3）（1）品牌宣传（A3.1）；参照分类表中的分类类目组卷归档。（2）销售档案（A3.2）：以每次同时销售楼盘为一个组团，包括销售广告、楼书、户型手册、宣传单张及相关销售物料。4、合同档案（A4）文书档案分类中的合同项是与工程建设无关的所有合同。整理时先区分公司，再以合同字号为划分标准，分别排序编号。（1）行政采购类合同：该类合同包含的是和行政、后勤、经营管理过程中产生的与工程建设无关的采购合同，这类采购基本上是为了满足日常办公，管理、组织活动等方面所需的物品。如：家具；办公电脑、打印机、传真机、电话机等办公设备；纸张、文件夹等办公用品；低值易耗品；印刷品；公务汽车等。行政类采购合同与工程类采购合同区分参考方法：（i）可查看采购申请部门，行政类采购合同一般由地区公司人事行政部等部门申请采购；（ii）具体查看合同涉及的标的内容，是否与工程建设，工程装修等有关。由于各地区公司合同管理方法存在差异，因此单纯从合同编号上有时无法区分这两类合同，须查看合同名称或标的。工程类采购合同包含材料类采购和设备类采购，是以工程项目建设所需要材料、设备为内容的合同。如：钢材、电梯、阀门、小区石桌椅等。5、法律诉讼（A5）恒大地产集团75法律诉讼类档案以一个案件为一个编号，包括相关的文件资料、往来的函件、取证资料等。可按移交时间或结案时间编号整理。以诉讼和非诉讼档案两类分别组卷归档。（i）诉讼类是由人民法院依据法律对当事人之间争议事实进行审理,通过司法程序解决争议的活动。（ii）非诉讼是律师运用法律常识作一些协调工作，代为办理事务的工作，比如法律咨询、某些事件的代理、法律顾问、出具法律意见书等。6、党政管理（A6）党政管理类包含的公司党支部和工会组织在日常工作中形成的文件等各式载体的档案。（二）项目档案（B）1、分类总原则:先分项目，再按项目档案类型划分，区别于以前先分档案类别，再分项目的分类方法。2、项目编号可按照项目开工顺序排列，项目编号具体排列由各地区公司监察室自行编排。3、项目档案综合类（B0）：涵盖招投标档案中的年度招标、招标资格审查、单项文件、年度合同等不隶属具体某个项目的档案及未中标档案。4、为方便管理，用地类中的土地合同单列为一个分类。5、由于某些项目在开发建设前期时会以地区公司名义签订合同，所以在归档项目合同时须查看合同名称，辨清所属项目。不能单以合同签订的公司或者合同编号作为划分的唯一标准。6、项目报建类以项目开发的期数（区域）或者是单位工程的报建证照和资料为一个整体。某个项目分了三期（或者是A、B、C地块）进行报建开发建设，则分为第一期、第二期和第三期的报建证照和资恒大地产集团76料分别归档。以某个单位工程单独报建的（如幼儿园、综合楼等）证照和报建资料单独归档保存，单独列为一期。（三）声像档案（E）1、声像档案按载体不同进行分类。在不同载体下可根据实际情况分具体内容分别立卷归档。如照片（E1.2），可再按人物，活动主题等分类。2、声像档案以十年为一个单位编号（1997-2006、2007-2016），在此单位内声像档案按流水编号即可。3、该类声像档案包含的是有关品牌，企业宣传，重大活动等内容。不包含在一般工作职能中所产生的声像档案，如设计类光盘等。（四）实物档案（F）分类方法及原则参照声像档案。五、分类类目增减说明1、为保持本分类方案的稳定性，集团和地区监察室不得对分类中的类目随意改变或调整顺序。2、依据实际工作情况需要增加二、三级类目数量，各地区监察室可向集团监察室提出需求，集团监察室将统一调整，以保持分类的统一性。3、四级类目中的相关排序编号除已确定外，证照、发文、销售档案、工程管理、招投标、预决算、声像档案和实物档案类，集团总部和各地区监察室可以自行增加编号，但要保证编号不重复，不空号。4、地区公司档案室如遇没有分类表中的某一项档案，则做空号处理。六、档案全宗编号及档号编制（一）档案全宗及编号1、本方案中的档案全宗所指的是具有独立的企业领导班子、独立人事管理及薪酬体系、独立的财务核算，是集团公司已正式发文设恒大地产集团77置的各类公司在经营、管理活动中形成的档案的有机整体。全宗号就是全宗的编号和代码。2、依据集团目前相关产业发展情况，集团档案全宗编号原则为：（1）全宗号由两部分构成：第一部分由集团代码和所属业务板块代码组成。共分为三个板块：恒大--HD、地产--HD1、物业--HD2、酒店--HD3。（2）第二部分由地区公司或者下属公司名称缩写代码加符号标识组成：“[]”内表示地产集团下设地区公司，“.”外表示其下属子公司。如：HD1[WH0]—表示“武汉公司”档案全宗编号，“WH”表示“武汉”，“0（零）”表示“地区公司”，HD1.SJ—表示“设计院”档案全宗编号。以此类推。3、如遇机构合并、拆分和机构名称变更，原全宗编号继续保留。机构合并、更名和拆分后新产生的档案纳入新的档案全宗管理。附：集团档案全宗号表单位全宗号所属产业备注集团总部HD1[ZB0]地产（HD1）广东公司HD1[GD0]地产（HD1）武汉公司HD1[WH0]地产（HD1）鄂州公司并入武汉公司，原全宗号HD1[EZ0]继续保留天津公司HD1[TJ0]地产（HD1）天津蓟县公司更名天津公司，原全宗号HD1[JX0]继续保留恒大地产集团78沈阳公司HD1[SY0]地产（HD1）成都公司HD1[CD0]地产（HD1）南京公司HD1[NJ0]地产（HD1）启东公司HD1[QD0]地产（HD1）昆明公司HD1[KM0]地产（HD1）太原公司HD1[TY0]地产（HD1）包头公司HD1[BT0]地产（HD1）洛阳公司HD1[LY0]地产（HD1）西安公司HD1[XA0]地产（HD1）郑州公司HD1[ZZ0]地产（HD1）重庆公司HD1[CQ0]地产（HD1）长沙公司HD1[CS0]地产（HD1）贵阳公司HD1[GY0]地产（HD1）石家庄公司HD1[SJZO]地产（HD1）济南公司HD1[JN0]地产（HD1）南宁公司HD1[NN0]地产（HD1）合肥公司HD1[HF0]地产（HD1）上海公司HD1[SH0]地产（HD1）北京公司HD1[BJ0]地产（HD1）南昌公司HD1[NC0]地产（HD1）海南公司HD1[HN0]地产（HD1）哈尔滨公司HD1[HEB0]地产（HD1）乌鲁木齐公司HD1[WLWQ0]地产（HD1）银川公司HD1[YC0]地产（HD1）呼和浩特公司HD1[HHHT0]地产（HD1）建筑设计院HD1.SJ地产（HD1）材料设备公司HD1.CL地产（HD1）恒大地产集团79园林集团公司HD1.YL地产（HD1）佛山金属公司HD1.JS地产（HD1）越秀住建公司HD1.ZJ地产（HD1）力拓土石方公司HD1.LT地产（HD1）佛山恒和木业公司HD1.HH地产（HD1）铝业集团HD1.LY地产（HD1）（二）档号编制1、文书档案（A）(1）档号结构：全宗号-年度-目录号-盒号-件号(2）编号方式：分年度、分类型依次编顺序号；盒内：每盒内档案分别编顺序号。举例：HD1[ZB0]-2009-A1.1.1-001-0001。盒：2009年001、002…..；2010年001、002……盒内：2009年第001盒0001、0002、0003…….；第002盒0001、0002……档号格式：HD1[ZB0]-2010-A1.1.1-001-0001件号盒号目录号年度全宗号注意：文书档案中的“企业证照”整理时不分年度，同一家公司的证照放在一起，其档号格式为：全宗号-目录号-盒号-件号。恒大地产集团802、项目档案（B）档案排列编号：以某个建设项目开发阶段或整个项目完成竣工验收后归档立卷分类型跨年度编制顺序号。1）档号结构：全宗号-目录号-案卷号-件号2）编号方式：按照档案实体分类型、分项目跨年度依次编制顺序号。举例：HD1[NJ0]-B1.3.1-001-0001。如：金碧天下项目项目档案-金碧天下项目-工程管理（B1.3.1）一期案卷：2009年001、002…..；2010年008、009…..；2011年011、012…..；二期：2012年018、019…….直至金碧天下项目全部竣工。档号格式：HD1[NJ0]-B1.3.1-001-0001件号案卷号目录号全宗号3、声像档案（E）档案排列编号：按形成时间