几种常见公文的撰写方法

几种常见公文的撰写方法一、通知的写法。1、什么是通知。通知是发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项的公文。2、通知的特点。(1)使用范围广，使用频率高。无论哪一级单位都可以使用，不受级别限制。通知内容广泛，可涉及行政、业务的各个方面。通知是现行公文种类中使用频率最高的一种，约占发文量的一半以上。(2)种类多。按内容性质分，有发布性通知，指示性通知、告知性通知、转发批转性通知；按行文关系分，有下行文通知、平行文通知；按形成的情况分，有联合通知、紧急通知、补充通知。(3)实效性强。通知一般对受文单位都有明确的时间限制，要求在规定时间内办理完所规定的事项。要求办理的事情，必须在限定的时间内完成，即使是提出原则性规定的通知，也有贯彻执行的时限要求，受文者不能拖着不办。3、通知的种类及其写法。(1)发布性通知。以通知的形式发布行政法规、规章、办法，要求有关单位遵照执行。此类通知正文比较简短，首先写明所发布法规、制度产生的缘由、发布的目的，或者有关背景资料，然后说明发布的制度、办法的名称，所发布的制度、办法作附件。也可直接写“现将《××》印发给你们，请遵照执行。”(2)指示性通知。上级机关向下级机关部署工作任务，交代办法，阐明原则，要求下级机关办理执行。这种通知的正文，一般包括通知缘由和通知事项两部分。缘由部分叙述有关背景情况，说明通知的原因，引述有关依据等。事项部分写通知的具体事项，可分条叙述，主要应包括任务、范围、原则、办法、要求、程序、手续，或者方针、路线、政策、措施等。(3)转发性通知。首先要引据转发文件的发文单位、标题、发文字号，然后结合本系统、本部门的实际情况，提出学习、贯彻、落实的意见。有的还要指出执行的重点，提出适当的补充要求。(4)告知性通知。无需受文单位办理什么事情，没有什么约束性。如人事任免、启用公章、单位更名等。(5)会议通知。包括通知缘由、通知事项和结语三项内容。缘由部分要概括交待会议原因、目的及会议名称。通知事项部分要具体说明会议的内容、时间、地点、参加人员、以及其他有关事项。为了醒目，这部分常采用分条标序叙述，如(一)会议内容，(二)会议时间，(三)会议地点，(四)……。结语部分常用“特此通知”等惯用语作结。二、通报的写法。1、什么是通报。通报是用于表彰先进，批评错误，传达重要情况的公文，是把工作情况、经验教训以及好坏典型，通知所属下级单位或本机关工作人员的一种下行文。它用来指导和推动工作。2、通报的分类。通报按内容性质可分为表彰通报、批评通报和情况通报三种。3、通报的特点。典型性。通报的人和事总是具备一定的典型性，能够反映、揭示事务的本质规律，具有广泛的代表性和鲜明的个性，只有这样，发出的通报才能使人收到启迪，得到教益。引导性。无论是表扬性通报、批评性通报还是情况通报，其目的都在于通过典型的人和事引导人们辨别是非，总结经验，汲取教训，弘扬正气，树立新风。严肃性。通报的内容和形式都是严肃的，代表着一级组织的意见。通报具有表彰、鼓励或惩戒、警示的作用，应十分慎重、严肃。4、通报的写作要求。通报的正文主要包括通报缘由、通报决定、通报的希望和要求等项内容。不同类别的通报，其内容和写法有所不同。表扬性通报。一般包括四项内容：一是事件情况，概述表扬对象的先进事迹。这部分是通报的依据，要求把事件的来龙去脉、时间地点交待清楚。二是通过客观分析，阐明所述事件的性质和意义。三是通报决定，写得时候要做到清楚明白，态度鲜明。四是明确提出希望和要求。批评性通报。它对一些倾向性的问题具有引导、纠正的作用。又分两种情况，一种是对个人的通报批评，其写法与表扬性通报基本一样，要求先写出错误事实，再分析评论，最后作出决定。另一种是对集体或单位的通报。这类通报主要用于对责任事故、违法违规行为等进行通报，其正文主要包括叙述事实、分析原因、提出要求和改进措施等项内容。情况通报。这类通报主要起着沟通情况的作用，其正文主要包括两项内容：通报情况；分析并作出结论，提出要求。具体写法：有的是先摆情况，然后进行分析得出结论；有的是边摆情况、边分析，即所谓的夹叙夹议。三、报告的写法。1、什么是报告。报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议或意见、以及答复上级咨询的公文，在银行业金融机构中使用的范围很广，频率较高。2、报告的种类。报告从内容上可分为工作报告、调查报告、递送报告等，其中工作报告是最常用的公文。工作报告又叫情况报告，主要反映某个阶段工作的进展情况，发生的重大问题，上级交办事项的完成情况。有专题报告，也有综合性报告。调查报告是根据调查研究所搜集的情况，经过系统化整理和综合、分析而成的一种报告。递送报告是报送工作总结、工作安排等有关材料的报告。正文比较简单，一般是“现将××××呈上，请阅示”，所要报送的材料作为附件。实际工作中发现有的行在这类报告报送时不规范，有的用通知，有的用函。3、工作报告的写法。工作报告的正文通常分为三个部分：开头。开头总述开展工作的主要背景、主要做法等，作为发文的依据，然后常用“现将有关情况报告如下”之类的惯用语过渡，领起下文。这部分内容要落笔入题，向上承接标题重点事由，向下引起正文的主体内容，语言要尽量简洁扼要。主体。这部分阐述报告的具体内容，可采用分条式或分题式结构进行阐述。如果是侧重汇报工作情况，就要写出主要做了哪些工作，进展到什么程度，采取了哪些措施和方法，收到了什么样的效果，还有哪些不足等。可以按工作的先后顺序写，也可以按工作的性质、内容来安排层次段落。如果是侧重于反映有关问题，就要阐述问题产生的原因，问题的危害性及解决问题的方法途径等。如果侧重于总结经验体会，就需要对取得的成绩和存在的缺点进行必要的分析，探索规律性的东西。结尾。常针对报告中反映的情况和工作意见等，请求领导审核批示，如写“特此报告”，“专此报告”，“以上报告当否，请批示”等一类词语结束正文。提请会议审议批准的报告，正文结尾写“请予审议”。呈转性的报告，常写“以上报告如无不妥，建议批转执行”等。工作报告的写作要求：(1)情况要属实。汇报工作、反映情况要实事求是，特别是有关数据必须核对准确，不能草率行事，更不许文过饰非。这是最基本的要求。(2)中心要明确，条例要清楚。报告内容要主次分明、针对性强，要突出中心，切忌漫无边际的流水帐似的报告，事无巨细，冗长烦琐，淹没主题。(3)报告中不要夹带请示事项。四、请示的写法。1、什么是请示。请示是下级机关就某项工作或事情向上级请求指示或批准，要求上级答复的公文。2、需请示的事项。涉及金融方针、政策界限等方面的重大问题，请求上级给予明确和具体的解释；工作中遇到的疑难问题或新情况、新问题，如何掌握拿不准，请求上级给予指示；工作中遇到困难，需要上级给与支持；超越本单位职权处理范围以外的事情；因本单位情况特殊，难以执行上级统一要求需要变通处理时；上级规定必须请示，待批准后才能实施的事项。凡上级已有明文规定，在自己职权范围内能够解决的事项，不要再向上级请示。3、请示的写法。请示的正文主要包括请示因由、请示事项和结语等内容。因由。这是请示的重要内容，是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的依据。原因要讲得客观具体，理由要讲得合理充分，这样上级才好及时决断，予以有针对性地批复。如果是属于请求核准、审批一类的请示，主要是为了履行规定程序，缘由可写得概括些。请示事项。是向上级机关的具体请求。这部分内容要单一，只请求一件事或一件事的几个方面。请求事项要写得具体、明确，条项清楚，以便上级给予明确答复。内容少的，一段到底；内容多的，可分段写。结语。应另起一段，习惯用语一般有“当否，请批示”、“妥否。请批复”、“以上请示，请审批”等。4、应注意的问题。（1）要“一文一事”，意见中肯，切实可行。（2）不要多头请示和越级请示，请示只能主送一个机关，以防止多头批示的内容口径不一致，难以执行；也防止责任不明，谁也不批。（3）注意行文语气。请示是向上级机关请求事项，因此语气一定要恰当，选用词语要有分寸，“以上请示，请从速批复”等表示催促意思的语句不宜使用。五、批复的写法。1、什么是批复。批复是针对下级来文请示的问题表明意见，用于答复下级机关请示事项的公文。只能用于答复下级机关请示事项。2、批复的特点。(1)针对性。仅对请示的问题表明态度，提出意见。(2)指示性。批复实际上就是上级行的指示精神，下级必须贯彻执行。(3)简要性。对请示的问题，批复上做原则性、结论性的指示和决定，不需要具体分析和阐述，用语力求精炼，行文应简明扼要，充分体现出短而精的写作特征。3、批复的写法。批复的正文一般由批复引据、批复意见和结语三部分构成。批复引据是批复的起因和依据，用于正文开头，一般是引述下级来文的标题、文号，告知收文情况，其作用是明确批复的针对性。如“你分行xxxx请示收悉，经研究批复如下”。批复意见是针对请示事项所做的答复和指示，是批复的主体。一般的写法是先对来文中的请示事项明确表态，同意或不同意。如同意，写明同意的关键内容；如不同意，则要阐述不同意的主要原因。这部分行文要直陈直述，用语要内涵清晰，表意确切，不生歧义，便于下级机关把握要领，顺利执行。有时为便于下级机关更深入地贯彻执行，往往在结尾还带有批复希望或执行要求。结语一般用“此复”或“特此批复”等习惯用语作结。4、起草批复应注意的问题。(1)要注意行文的针对性，下级机关请示什么事项，就批复什么事项。在接到请示后，应做必要的调查研究，然后根据有关政策规定，作出准确批复。(2)观点要明确，态度要明朗，不能太原则，更不能模棱两可，使下级机关无所遵循。(3)批复要及时。否则就会贻误工作。(4)批复行文要言简意赅，庄重周严，以充分体现其权威性。六、函的写法。1、什么是函。函是用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关不相隶属的主管部门请求批准的公文。如银监分局与政府部门之间商洽工作、通报情况、请求事项，就应该用“函”，而不应用请示、报告、通知等文种。2、函的种类。（1）商洽函。用于平行机关、各业务部门之间联系工作常用的，在工作中去函和复函相对应，去函提出商洽，复函有针对性地给予答复。（2）询问答复函。在办理公务中对某些问题不够清楚，需要向有关部门咨询时候使用询问函；答复函是对请示的事项或询问的问题作出答复和解释。（3）请求批准函。不相隶属机关、平行机关，需要向有关主管部门请求批准的事项。（4）告知函。3、函的写作方法。去函。第一部分叙述事项；第二部分说明希望和要求。写作时要注意把去函的起因、情况和要求表达清楚，语言要明确得体，简短扼要，语气谦和，并且要事由单一，切忌混杂不清。复函。第一部分引述来函事项；第二部分是说明情况，表明态度，提出处理事项的基本意见或方案。函的习惯性结尾用语：去函多用“为盼”、“为荷”、“敬请函复”等；复函多用“特此函复”、“特此函告”等。七、会议纪要的写法。1、什么是会议纪要。会议纪要是一种记载、传达会议情况和议定事项的纪实性公文。会议纪要通过记载会议基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括地反映会议精神，它可以多向行文，具有上报、下达以及同级进行交流的作用。向上级机关呈报，用以汇报会议情况，一边得到上级机关对工作的指导；向同级机关发送，用以通报会议精神和议定事项，以便得到有关单位的支持和配合；向与会单位与下级机关发送，用以传达会议精神，要求共同遵守和贯彻执行。2、会议纪要的分类。根据会议性质不同，会议纪要可分为办公会议纪要和专项会议纪要。办公会议纪要是一个机关定期或不定期召开的工作会议形成的纪要。在银监分局主要包括党委会议纪要、局长办公会议纪要、局务会议纪要等。专题会议纪要是为研究专项问题所形成的会议纪要。这类会议纪要处包括座谈会议纪要和研讨会议纪要外，还包括为解决某一问题或研究某一项而召开的专题会议形成的会议纪要。3、会议纪要的写作方法。办公会议纪要的写法：办公会议基本上是定期或不定期召开的，会议的形式和参加人员比较固定，因此这三种会议纪要原则上都要使用固定的专用文