物资采购管理制度

物资采购管理制度为了规范含能公司的物资采购行为，控制采购成本，加强对采购的监督管理，按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，特制定本制度。第一条目的本制度是公司采购重要物资、一般物资、辅助物资以及其它开发新产品、新工艺所需物资过程中的决策、质量检验和价格监督等行为的基本规范。第二条物资需求(采购)计划的分类1、月度（临时）物资需求计划单（见附件）。2、月度（临时）物资采购计划单（见附件）。第三条采购工作应遵循的原则与方式（一）采购原则：1、执行询议价原则。物资采购要货比三家，择中选优，临时性应急购买的物品除外；2、供方评定原则，对供货商进行评估、评价；3、职责分离原则，采购人员不得参与物资检查验收；4、一致性规定，采购的物品必须与采购单所列要求的规格、型号、数量相一致，取得的发票与采购物品一致。5、秉公办事、维护公司利益原则。（二）采购方式：1、招标采购；2、固定厂商、长期报价采购；3、即时询价采购。（三）付款方式及保证金标准：正常采购付款方式分为（不包括非标类设备）：1、先预付部分款项，货到后付全部款项；2、货到凭发票报销付款；3、货到后分期付款；4、货到延期付款。5、采购时预付全部货款。非标类设备采购付款方式：1、需组装类设备付款方式为先预付30%款项；组装进度进行到50%时，付30%款项；完成组装验收合格后，付30%款项；剩余10%尾款做为设备保证金，质保期满后支付尾款。2、无需组装类设备付款方式为先预付30%款项，到厂验收合格后付60%款项，剩余10%尾款做为设备保证金，质保期满后支付尾款。3、保证金以设备采购合同总金额作为计算依据。第四条采购计划请购和实施（一）提出与确认：当月物资需求计划由需求部门于上一月26日前提供给采购部，采购部据此编制月采购计划，并于28日前上报财务部。物资需求（采购）计划单内容包括申请部门、物品名称、规格型号、用途、库存数量、需求数量、单位、单价、金额、预计使用时间等内容。所有计划单均需要由部门主管及主管副总签字确认方可实施。（二）选择采购渠道，上报采购价格，进行财务审价。采购部接到经批准的《月度物资采购计划单》，查阅《物资供应商登记台帐》和其它有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，由采购经办人员进行询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后，对厂商的报价资料进行整理，主要生产材料填写《采购物资价格审核表》，主要材料包括钨、镍、铁、钴、硬脂酸、刚玉砂、液氨；其他物资填写《采购目录价格审核表》，将报表上交财务部审价人员。审价人员于2-3个工完日成询价和价格确认并反馈采购部门，具体比质比价要求参见《比质比价采购价格管理办法》。（三）签定采购合同，确认购货事宜。采购部接到审价反馈后，根据审价人员出具的限额标准，选定供货厂家，签定采购合同，准备购货事宜，确保按需到货。第五条质量验证与检验质量部负责对采购物资进行质量验证（设备采购由技术部配合检验），采购物资未经质量检验合格不得办理正式入库手续和结算手续。各种生产用物资进厂后，由收货仓库按其质量、名称、类别状况进行标识。不合格物资由仓库管理员上报采购部按有关规定处理。严重不合格的物资要求全部退货，严禁进入生产过程。第六条物资验收入库结算程序采购物资到场后，对采购物资进行检验或验证，检验或验证合格后物资登记入库。采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭《采购合同》，经各相关审批人员审核批准后办理预付款手续。采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到现场验收合格入库后，由采购人员凭《采购合同》、《入库单》，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经各相关审批人员审核批准后办理报销付款手续。第七条规定要求(一)物资需求信息传递规定：1、物资需求使用部门必须在《月度（临时）物资需求计划单》上将所需物资的相关技术标准要求说明，特别是物品名称、规格、型号以及对采购物资的其它特殊要求填写具全。2、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度（临时）物资需求计划单》上注明相关事项。3、物资需求部门需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知采购部，双方协商积极配合处理好有关事宜。(二)物资采购规定：1、采购部必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。2、采购部要严格遵守供货商评定规定，通过“同等条件，质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容前提下，做好物资供应商的考察选择工作。对同类的重要物资和一般物资，应至少选择三家合格的供方，并保存合格供方的质量记录。3、若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，采购部应及时通知物资需求部门，双方积极协商处理好有关事宜。(三)采购物资验收入库、出库规定：1、采购物资到现场后，必须经质检部门检验或验证合格后方可入库。2、对于经检验或验证不合格的采购物资，仓库管理员通知采购部，由采购部与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。3、各需求部门在物资验收合格后按部门使用情况到仓库办理领料出库手续。(四)采购物资付款规定：下列情况应拒绝支付采购款项：1、与《采购合同》或《采购物资价格审核表》规定的付款方式或付款金额不一致的款项。2、质检部门未在《入库单》上签字的款项。3、《入库单》中列出的采购物资的数量、品种与《采购合同》不符的款项。(五)采购纪律规定：1、各物资需求使用部门应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本”的原则提报物资需求采购计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求采购计划的行为进行严肃处理。2、物资采购经办人员必须尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。3、采购人员必须遵守公司规章制度的规定，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。4、采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。5、采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。6、为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质保量地做好物资供应工作。(六)售后服务规定：对于采购部在签定购买合同时，要明确服务约定。采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由采购部负责联系。对于在使用过程中(保质期内、正常使用条件下)出现的质量问题，由采购部在规定时间内协调解决。第八条责任说明所有从事物资采购的人员都必须遵纪守法，廉洁奉公。认真贯彻执行公司关于物资采购管理的文件，认清自己的责任，团结协作，互相监督，共同把公司的物资采购工作做好。对违反本制度弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受贿赂的人员，将根据情节轻重给予处罚，直至行政处分或依法追究刑事责任。本制度自发布之日起立即执行。