采购业务管理制度

1/7采购业务管理制度为明确采购业务管理的相关部门和岗位的职责权限，确保办理采购业务的不相容岗位互相分离、制约和监督，加强公司采购内部业务工作管理，结合公司的管理要求和实际采购业务情况，特制定本制度。第一章采购业务及其分类第一条采购业务的不相容岗位至少应包括以下五个方面：1、请购与审批2、供应商的选择与审批3、采购合同的拟定、审核与审批4、采购、验收与相关记录5、付款的申请、审批与执行第二条采购业务的活动流程主要包含供应商的选择、供应商的确定、请购、合同拟定、合同签订、采购、验收入库及付款。涉及的表单主要有《供应商信息表》、《拟采购产品信息明细表》、《年度合格供应商名录》（含补充）、《供应商新增审议单》、《请购单》、《印鉴使用审批单》、采购合同或订单、《产品入库单》、《付款申请单》等。第三条公司实际采购业务按其采购的内容可分为生产材料、生产用具、外购燃料及动力、劳务、研发材料、低值易耗品、资本支出、特殊服务。其中：一、生产材料主要包括原材料、半成品、零部件、标准件、包装材料等；二、生产用具是指为了生产的需求所持有的使用寿命长（大于一年）但达不到公司进行固定资产管理要求的实物资产，如工作台、游标卡尺、电动工具等；三、低值易耗品是指企业除对生产材料、生产用具、设备、外购燃料和动力、研发材料等由专设的会计科目进行核算以外，对有实物形态物资的零星采购的开支，其主要特点是商品单价较低，用量单一，多为一次性、零散购买，主要包括办公文具用品、清扫卫生用品、警卫消防器材、劳保用品、服装、绿化环境的花草树木以及企业资产分管目录没有明确规定的物资；四、资本支出主要包括在建工程、固定资产购置及改扩建、融资租赁等；五、特殊服务指由中介服务机构或企业所提供的单次支出金额较大但不经常发生的服务项目，主要包括保安、保险、广告、法律、评估、证劵和审计等。2/7第四条本制度仅适用于生产材料、生产用具、外购燃料及动力、劳务、研发材料、低值易耗品的采购业务。第二章岗位职责第五条各岗位在采购业务中的职责一、总经理岗位的职责1、参与审核公司年度采购预算和采购计划；2、审议批准合格供应商名单；3、在审批权限内，审批预算及计划外采购项目；4、审批采购订单和采购合同；5、审批付款申请；6、组织进行合格供应商的选择和评审工作；7、审批特殊事项；二、部门主管领导的职责1、审核主管部门年度采购预算和采购计划；2、授权范围内审批采购合同或订单、请购申请、付款申请、采购报账；3、审核特殊事项；三、财务总监岗位职责1、参与审核公司年度采购预算和采购计划；2、审核预算及计划外采购项目；3、审核采购订单和采购合同；4、参与合格供应商的评审工作；5、授权范围内审批付款申请（主要从资金使用方面）；四、采购经理岗位职责1、编制生产材料的采购预算和采购计划；2、在授权范围内签订采购合同；3、办理生产材料的采购及退换货事宜；3/74、进行市场调查，寻找供应商；5、建立、更新与维护《供应商信息表》、《拟采购产品信息明细表》、《年度合格供应商名录》（含补充）；6、参与对供应商质量、交货情况等的评价工作；7、提出生产材料的采购付款申请；8、采购制式合同的拟定；9、提出新增供应商的申请；五、财务部经理岗位职责1、参与审核采购订单和采购合同；2、授权范围内审批付款申请；3、审核付款申请、采购报账；六、会计岗位职责根据原始凭据，出具付款凭证；七、出纳岗位职责根据付款凭证，支持付款；八、部门经理岗位职责1、编制本部门年度采购预算和采购计划；2、向采购经理推荐提供部门所需物资的合格供应商；3、审核、批准、执行部门采购及退换货事宜；4、提出采购付款申请；5、指定专人负责登记部门采购及领用台账；九、技术部岗位职责1、提供对所购物资的专业技术建议；2、参与对特定物资的技术检验工作；十、仓储岗位职责1、负责对生产用材料的入库验收、标识、保管及收发工作；4/72、提出对生产用材料的请购申请；第三章采购基本流程第六条采购业务基本流程第一步：采购经理进行市场调查，寻找并了解供应商及其产品信息，编制供应商及其产品信息明细表；第三步：总经理审议批准合格供应商名单，并由采购经理编制《年度合格供应商名录》下发至各部门；第四步：采购经理及其他部门经理在《年度合格供应商名录》中选择供应商，并拟定采购合同；第五步：采购经理或其他经公司授权订立合同的人员填制《印鉴使用申请单》随同拟定的采购合同，经财务部审核，根据审批权限经有关领导审批，签订采购合同；第六步：采购经理、部门经理在其授权范围内办理采购及退换货事宜；第七步：仓库保管员对所购物资验收入库或部门指定的专人在《部门采购及领用低值易耗品台账》进行登记；第七步：采购经理、部门经理根据采购合同的要求，提出采购付款申请；第八步：根据审批权限，相关岗位对《付款申请单》完成审核及审批；第九步：出纳根据签字完整的《付款申请单》完成采购付款；第四章供应商第七条采购经理可以通过市场调查、部门经理的推荐及其他途径来寻找供应商。第八条采购经理应当了解供应商的经营规模、范围、地址、联系人、联系方式、交易资料、开票资质、税率及开票条件等，记载于《供应商信息表》存档备用。第九条采购经理应当了解所需产品在不同供应商的商品质量、性能、报价、交货期限、运输条件、售后服务等信息，并编制《拟采购产品信息明细表》，以供选择时参考。第十条各项商品的合格供应商至少应有三家（独家供应或总代理等特殊情况下除外）。对未达公司标准的商品，采购经理应及时开发新供应商。5/7第十一条办理采购业务时，有关人员在使用《年度合格供应商名录》过程中未能找到合适的供应商的，应提请采购经理寻找供应商并填制《供应商新增审议单》，经总经理指定人员审核，并由总经理做出批示。第十二条采购经理根据总经理对《供应商新增审议单》的批示作为相应的处理。当公司总经理同意新增某供应商时，采购经理应制作《年度合格供应商名录（补充）》，并通知相关部门，执行后续采购业务。审批后《供应商新增审议单》由采购经理留存备查。第十三条针对与不在《年度合格供应商名录》（含补充）内的供应商所发生的与采购业务及未能按照名录中的要求取得相应发票的，公司财务部有权拒绝办理或要求采购实施人员承担为公司造成的税费损失,损失金额统一按票面金额的20%计算，并应登记此事项，月末提交公司绩效考核小组。第十四条供应商的选择和评审会议一年应至少召开一次，参与人员由总经理确定。第五章采购合同第十五条采购经理负责公司采购业务中所需制式合同的拟定，经主管领导审核、总经理审批后使用。第十六条采购合同至少应包含合同编号、合同标的、合同金额、付款期限、付款方式、运输方式、发票类型、收款方、开户行及账号等内容。第十七条采购金额超过1000元的采购业务均应签订采购合同。特殊情况下，应当说明原因并提出申请，经主管领导、公司财务部审核，报总经理审批后，可以不签订采购合同。第十八条《印鉴使用申请单》中的申请人应为公司授权订立合同的人员。申请人凭审核、审批后的《印鉴使用申请单》到综合管理部加盖合同专用章。第十九条综合管理部印鉴保管人员凭填制、签字完整的《印鉴使用申请单》在采购合同中加盖合同专用章，使采购合同生效。对于填制、签字不完整的《印鉴使用申请单》，印鉴保管人员有权拒绝办理，并登记此事项，月末提交公司绩效考核小组。第六章采购实施第二十条采购实施的负责人一、生产材料的采购由采购经理负责；6/7二、生产用具的采购由生产部经理负责；三、研发材料的采购由技术部门经理负责；四、各部门所需的低值易耗品的采购由部门经理负责；五、其他商品及劳务的采购由公司指定管理的部门或个人负责；第二十一条除采购旧货外，原则上均应取得增值税专用发票。如果由于经营商的经营性质或管理安排不能取得或及时取得增值税专用发票的，应事先征得公司财务部同意方可办理采购事宜。第二十二条生产材料的请购申请由仓储部门结合生产和库存情况提出，经部门经理审核，根据审批权限经有关领导审批后交由采购经理实施。第二十三条生产用具、研发材料、低值易耗品、其他商品及劳务的请购由相应需求部门、管理部门或个人提出，根据审批权限经有关领导审批后，自行安排具体采购事宜。第二十四条由于采购内容的不同，审批权限及流程存在差异，具体执行采购的人员，如果对本制度中第二条中的采购分类存有异议或不能确定的，应当咨询公司财务部门，公司财务部门有义务进行解释和解答，以便于采购业务的开展。第七章采购管理第二十五条生产材料由仓储部门通过ERP系统进行收发存管理；其他有形商品由各部门根据采购内容分别建立手工台账，进行领用登记管理；第二十六条各部门经理应当遵循不相容职务分离原则，制定部门内部管理流程，确保具体执行采购人员与账簿登记人员在采购业务中的职责相互分离。第二十七条公司财务部有责任、有义务督促各部门按照采购内容分别建立、健全领用登记台账，并对其做出评价。第二十八条公司财务部应当定期将财务软件记录的金额（即账载金额）与各部门台账所记录的金额进行核对，如果存在差异，还应查找、分析其产生的原因并记录。第二十九条公司财务部认为必要时，可以不定期对各部门采购的产品进行查验、盘点，并记录异常情况。第三十条公司财务部应于月末将评价的结果、差异产生原因的记录和查验、盘点发现的异常情况记录提交给公司绩效考核小组，作为对相关部门考核的依据。7/7第八章采购付款第三十一条除根据规定无须订立合同外，就某一采购业务向公司财务部提出付款申请或借款申请时，《付款申请单》、《借据》中应备注合同编号，首次提出时，还应附上合同原件，无合同的应当提供经审批的申请。第三十二条就某一采购业务向公司财务部报账时，应当提供发票和于此相对应《请购单》原件，属于生产材料的，还须提供入库单。第三十三条公司财务部应当审核《付款申请单》、《借据》中的填列内容是否与合同约定的内容相一致、是否符合公司的有关规定、《付款申请单》、《借据》的签字是否完整并符合公司规定的审批权限。不相符、不符合时应当记录此事项。第三十四条公司财务部应当审核发票中的载明的开票单位、标的、数量及金额是否与合同的约定、《请购单》中请购的内容相互吻合、《请购单》、《报销单》的填制是否符合公司的有关规定、《请购单》、《报销单》的签字是否完整并符合公司规定的审批权限。不相符、不符合时应当记录此事项。第三十五条公司财务部应当定期分析“应付账款”和“其他应付款”科目下的核算项目，并编制分析报告。第三十六条公司财务部应当制定部门内部管理流程，确保付款申请的审核、网银制单、网银授权的职责相互分离。第九章其他事项第三十七条承担采购业务职责的相关人员应当廉洁自律，不得收受贿赂，不得侵占、损害公司利益。第三十八条公司绩效考核小组应当建立、健全与采购相关的绩效评价体系和奖惩措施。附则第三十九条本办法自批准执行之日起施行。此前相关规定与本制度相抵触的，以本制度为准。