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公关部2008~2009学年上半学期工作总结一工作纪要1.总述2008~2009学年上半学期长安大学学生会公关部在团委老师和主席团的指导下，在兄弟各部的配合支持下，在公关部全体成员的努力下，长安大学学生会公关部基本圆满的完成了本学期的工作，开展并参与了一系列有意义的活动，在开展各项工作的过程中我们密切配合校团委、学生会各部的工作，充分落实了部门职能，在对外交流、外联赞助、礼仪培训工作方面发挥了积极作用。在本学期的工作中，我部充分重视内部建设，以内部建设为各项工作开展前提，积极提高内部成员素质；在重视内部建设同时，我部积极践行部门职能，在本学期的活动中积极发挥部门协作精神，组织并参与众多活动，成员在积极开展工作为同学服务的同时，也得到历练成长。2.工作记录表2008—2009学年学生会公关部第一学期工作记录表工作名称时间（段）参与人员工作任务备注内部培训10中旬全体组织学习礼仪知识、相关文书写作饮食文化节外联11月初全体为饮食文化节获取赞助程谜策划负责礼仪培训11月中旬全体为学生会成员进行礼仪培训，学习相关礼仪知识苏骏、谷雯倩策划负责芙蓉学子暨社会实践颁奖典礼11月21日施俊杰、贾琳、吕泽宇负责门迎及颁奖礼仪李开复讲座11月23日全体参与会场礼仪、秩序维护及互动环节社科院院士讲座11月26、27日全体参与会场礼仪、秩序维护及互动环节陕师大生学会代表访问11月29日施俊杰、程谜、吕泽宇参与接待陕师大学生会代表3．工作详细情况说明1）饮食文化节外联①策划长安大学首届饮食文化节外联策划书一、活动背景：饮食文化是祖国源远流长的灿烂文化的一部分。目前，我国众多高校都已举办了各具特色的饮食文化节，来弘扬饮食文化，倡导健康饮食。我们也希望长安大学的饮食文化节能够成为校园的一道亮丽风景，经过几届的历练，最终成为长安大学的品牌节日，因此我校定于11月8日举办饮食文化节。二、活动目的：学校举办饮食文化节各环节需要资金的支持，并且在饮食文化节中有各类菜品试吃环节，需要公关部拉外联和联系能够提供菜品的商家，使其为饮食文化节提供特色菜品，供同学们品尝和评比。三、活动时间：11月1日至8日四、活动范围：菜品联系原则上以学校周围的饭店为主，还可联系一些饮品店、蛋糕店等商家。外联活动具体地点和对象不做要求。五、参加人员：长安大学学生会公关部全体成员六、活动安排：10月30日晚进行讨论分组，确定部分负责商家，主要活动时间为11月1日和2日。3日至7日，对还没有确定是否参加饮食文化节菜品展示的商家予以确认，并告知商家参加饮食文化节的详细情况及活动流程，确认饮食文化节当日的出菜时间。8日带领工作人员取菜。七、详细分组及安排：1、分组原则：根据商家的位置远近，原则上一个组负责一片区域的外联及菜品联系。对于小组与商家有关系或经常去商家用餐的情况，可以另行分配。2、小组分配及负责商家安排：第一组：陈天雷龚笑燕负责：伊斯兰、穆斯林、佳味、西区蛋糕店第二组：程谜李翀负责：学子天地、美渭家谣、糖水屋第三组：吕泽宇孙馨负责：八里红火锅店、元昊蛋糕店、德心斋第四组：徐安负责：重庆古镇鸡杂、HK港饮、避风堂机动组：苏俊谷雯倩说明：其他未分配的商家按位置远近分配至各组，各组也可机动选择。3、具体时间安排：10月30日：确定分组，选择部分负责商家11月1日7时~8时：各组讨论外联注意事项8时~12时：各组拉外联及联系菜品12时~13时：午餐、汇总各组外联及联系菜品情况并向部长汇报14时~18时：各组继续进行外联及菜品联系18时~21时：个人安排时间21时：部门会议，汇报工作进展，总结当日活动11月2日：主要联系美食节菜品，收取商家外联、签定协议书并向商家提供收据11月3日~7日：结束外联及菜品联系工作11月8日8时：全体集合，分组准备取菜9时：分组取回蛋糕等食品10时30分：分组带领工作人员取回菜品并将菜品放在各餐馆的台卡前八、后期工作：1、内容：向各商家做反馈调查2、时间：美食节结束的一周内3、进行反馈汇总及工作总结②总结长安大学首届饮食文化节外联及商家联系工作总结饮食文化是祖国源远流长的灿烂文化的一部分。目前，我国众多高校都已举办了各具特色的饮食文化节，来弘扬饮食文化，倡导健康饮食。我们也希望长安大学的饮食文化节能够成为校园的一道亮丽风景，经过几届的历练，最终成为长安大学的品牌节日，因此我校定于2008年11月8日举办饮食文化节。因为学校举办饮食文化节各环节需要资金的支持，并且在饮食文化节中有各类菜品试吃环节，所以需要公关部拉外联和联系能够提供菜品的商家，使其为饮食文化节提供特色菜品，供同学们品尝和评比。在此次活动中，公关部全体表现积极、主动，发扬了团结进取、不懈努力的优良作风，为生活部所举办的长安大学首届饮食文化节活动共拉外联460元整，为活动试吃环节共联系到商家10家，菜品20余道。活动结束后受到各方面好评，但在工作过程中，我们还存在着准备不充分和工作分配不明确等问题需要解决，因此，特做此文对本次工作进行总结。在活动过程中，我们积累了很多经验，对我们以后的工作有着很大的帮助：一、具有耐心和信心在公关部拉外联的过程中，耐心和信心是十分重要的。耐心是我们与商家谈话的基础，是我们向商家宣传活动和拉外联的最基本素质，在工作过程中，如果没有耐心，就失去了与商家谈话的平台，进而导致工作的失败；信心是我们拉外联占据主动地位的基础，只有占据了谈话的主动地位，我们才能够掌握谈话的方向，才更有利于说服商家，拉到外联。二、注重谈话的方式在工作过程中，我们一定要始终面带微笑，神态庄重，对方说话的时候要专心倾听，听明白对方的观点，而不是急于反驳或阐述自己的观点。在自己说话的时候，要注意口齿清晰，语气和缓，语速适中，让对方明白自己的意思，也只有让对方充分明白自己的观点、认同的自己的观点，才能够达到获得外联目的。三、注重谈话的技巧拉外联是一个与商家谈话的过程，所以我们应该更多的从商家的角度考虑问题，而不是一味的从自己的角度思考，我们应该在双方的目的和利益中寻找契合点，来指引我们的工作方向。在谈话过程中，我们也应该从商家的角度出发，寻找商家在活动中的利益，让商家认同我们的观点，先使商家对活动产生兴趣，愿意参加活动，再与商家谈外联的事项就更容易成功。另外，在向商家介绍活动的时候，我们应该直接切入正题并且用尽量简洁的语言对活动进行阐述，避免过多的语言引起商家的反感而使双方的谈话建立在一种抵触情绪的基础上。而且，我们应该注意商家对阐述的反应，对不同的反应采取不同的措施，例如：商家表现出的是迷茫，那就说明工作人员的阐述还不到位，应该继续对活动内容和形式等进行阐述，而不应该与商家谈论下一内容。总之，在与商家谈话的过程中，我们所说所做的一切都要从商家的角度出发，以商家的利益为线索进行谈话，最终归于我们的目的，只有这样，我们才能顺利地拉到外联。四、有力的活动保证在以前的活动中，有过这样的现象：商家答应了参加活动，但在活动开始前却突然改变计划或出于紧急事件而放弃参加活动，这种行为会直接影响到活动的效果甚至会使整个活动失败。所以，在这次拉外联和联系菜品的过程中，我们充分吸取了以往的教训：对提供赞助的商家，我们采取提前收取全部或部分资金的方式，保证在活动时，商家不会临时改变计划而导致活动的失败；对提供菜品的商家，我们采取了签定协议书并收取保证金的方式来保证活动当天商家能够准时地提供菜品，不会因为自己的生意而耽误了活动的时间。另外，我们还对活动当天可能出现的问题做了充分的估计，设置了机动组，由机动组跟随取菜的小组一同行动，对取菜过程中出现的问题予以处理并及时向活动现场汇报，保证活动的顺利进行。五、菜品分类展示在饮食文化节活动菜品试吃环节有许多不同种类的菜品以及糕点等食品，基于本环节活动的特殊性，我们认真考虑了菜品的分类方式和展示分布，做了如下安排：1、将两家糕点店分开，分别列于两排展示台的最后一位，将一家果冻店放在左侧台与糕点店相挨。2、将少数民族的菜品放于左侧展示台，并与果冻店相隔一个展位，其他商家的菜品放于右侧展示台。3、按菜品所属校内和校外摆放展位，校内菜品安排在靠食堂一侧，校外菜品安排在远离食堂一侧，便于菜品的运输和摆放。六、活动反馈一个活动的成功与失败不是由活动举办者来评价的，而是由活动的参与者跟观众来评价的，所以，做好反馈工作就尤为重要。反馈工作可以及时了解商家对活动的意见和建议，也是我们与商家建立长久合作关系的保证，为我们以后的外联工作打下坚实的基础。基于以上原因，我们在活动结束后的一周内，由各组对商家进行了活动反馈调查，了解商家对活动的满意程度，并及时汇总了反馈结果：总体看来，商家对活动表示满意，但在我们的工作中仍存在一些需要改进的问题。在此次活动中，公关部全体表现十分积极，也非常努力，但在工作中还是存在着一些问题需要注意：一、前期准备不足在前期讨论、研究活动外联的过程中，没有考虑到拉外联过程中所需要的物品，如：协议书、收据，致使外联工作出现时间紧张和准备不足的问题。例如：在外联工作成功之后，商家向我们所要收据，因为准备不足，只能以人工书写收据的方式暂时替代，之后再补做、补发收据；同样，在确定商家参与活动需要签定协议书的时候，又因为准备不足匆忙赶制协议书而形成时间紧张的情况。以上所述的两种情况都直接影响了工作的进展，造成了工作的重复和时间的浪费。二、工作分配不明确本次外联活动，在工作的分配上出现了一些问题，主要表现在各小组外联工作地域分配不明确和人员频繁调换（自由组合做外联工作）上。因为在本次活动前的讨论中，主要是以小组选择所负责的商家的形式进行工作分配和地域划分，而各组所选商家在地域上产生交叉，就造成了一定的地域分配混乱，导致各组所负责的商家产生了重合和遗漏，出现了工作重复和不到位的情况。其次，人员的频繁调换也使外联工作的分配产生了一定的混乱，导致有些商家的负责人不明确，无法及时与商家进行沟通，延缓了工作的进度。三、工作中缺乏沟通1、与其他部门缺乏沟通。在外联工作和菜品联系工作结束之后，我们向生活部进行了情况总结和资料移交，但因为两个部门之间缺乏沟通，使跟商家确定上菜时间和人员安排等工作造成重复和遗漏。另外，在整个活动中，既有公关部又有生活部与商家进行工作确定，使两个部的工作造成重复，更重要的是使商家产生对学生会甚至是对学校工作的不信任，对以后的外联工作造成不良影响。2、与商家缺乏沟通。在饮食文化节试吃环节，商家是活动主体，而我们却没有与商家保持联系，也没有在活动前夕与商家做进一步的时间和菜品确认，而是依赖于外联工作时的通知，导致在活动当天出现了一些时间和菜品上的问题。3、各组之间缺乏沟通。由于各组在活动开展之前对活动的细节没有进行详细的讨论，而且在外联工作的进行中缺乏彼此沟通，使得各组任务分配不明确，导致工作的重复和遗漏，工作效率低下，并且在一定程度上因为频繁询问商家影响了公关部的信誉。还有，在外联工作的过程中，没有建立及时汇总情况的制度，导致有组出现问题而其他组却不知道的情况，这很有可能对整体的工作产生一定影响，从而导致整体工作的失败。四、反馈环节留于形式活动进行中和结束后没有及时进行工作反馈。在外联工作的过程中，缺乏及时进行工作反馈的制度，造成各组之间彼此不了解工作进展的情况，造成工作的重复和遗漏。在外联工作结束之后，也没有及时向商家做活动反馈，及时与商家联系以建立良好的合作关系。同样的，反馈不及时也使得部门总结难以尽快展开，为下次活动做好准备工作。根据工作中存在的问题，现提出如下建议：1、做好前期准备工作。在活动开始之前，全体人员应该一起讨论活动的细节和外联需要注意的事项，仔细考虑需要的物品，避免在活动中仓促完成一些事项。另外，基于公关部的工作性质，建议长期准备通用收据和协议书，以便日后工作所需。2、工作分配要明确。在活动之前应先统计所要拉外联的商家的数量和位置，以便进行详细的工作分配，避免工作重复和遗漏的情况再次出现，减少工作中的混乱。建议制作并长期保存学校周边商家的详细位置图，并及时更新，使日后外联工作的分配能够更加明确，做到分配到组甚至到人。3、加强沟通。本次活动中因为缺乏沟通产生了