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新视角新沟通——公文写作漫谈田淑雯2012年5月22日公文起源文书盈于几阁，典者不能编睹。——东汉·班固《汉书·刑法志》但更相告语，莫肯公文。——《后汉书·刘陶传》前言公文是一个公司的脸面，在公务活动中具有代表公司书面沟通交流的作用，可以说是公司整体形象的书面代表。正确与规范处理公文，能代表公司的管理水平和管理质量。同时，也可为企业创造效益并减少不必要的损失。主要内容一、公文基本知识二、公文格式规范三、公文语言规范四、常用公文写作一、公文基本知识（一）什么是公文（二）公文的特点（三）公文的作用（四）公文的种类（一）什么是公文是公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达党和国家有关方针、政策，颁布规章制度、施行行政措施，请示和答复问题、联系商洽业务、制定计划、总结经验、记载活动的重要工具，是公司系统各单位开展经营管理和公务活动的有效手段。公文，作为发布公司政策、传递重要信息的载体，体现着公司的意志，表达着公司的主张，在公司组织经营管理活动发挥了不可替代的作用。（二）公文的特点1.具有法律效力（权威性、强制力、行政约束力）2.具有特定体式（格式，以说明、论述为主）3.是工具、载体、社会现象4.语言特点：庄重、严肃、凝炼、准确（三）公文的作用1.法规、制度作用2.领导、指导作用3.沟通、联系作用4.凭证、记录作用（四）公文的种类行政公文：命令（令）、议案、公告、通告、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。公司常用公文：通知、通报、报告、请示、会议纪要、批复、函。二、公文的格式规范（1）红头部分，包括发文机关、文件编号、签发人和红色反线等四部分；（2）正文部分，包括标题、主送、正文、附件名录等；（3）附件部分；（4）版记部分，包括主题词、抄送、封发时间、发文人、以及黑色反线等。格式要求：标题：宋体二号、加粗、居中主送及正文：仿宋三号，正文中的标题可以加粗主题词：黑体三号加粗（不要忘了填写）发文日期：晚于成文日期发文人：无需填写联系电话：17731190261三、公文语言规范（一）语言的表达方式（二）公文语言的特点公文的语言表达方式，就是公文作者运用语言文字把思想内容表达出来的方法和手段。在文章的五种基本表达方式（叙述、描写、抒情、议论和说明）中，公文常用的有三种，即叙述、议论和说明。（一）语言的表达方式准确、简明、朴实、庄重（二）公文语言的特点准确：一字入公文，九牛拔不出简明：句中无余字，篇内无赘语朴实：不拐弯抹角，不可以藻饰庄重：用词严肃端庄，不带感情色彩四、常用公文写作（一）通知（二）报告（三）请示（四）函适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（一）通知1、通知的种类发布性通知指示性通知转文性通知会议性通知知照性通知（1）发布性通知的写法适用范围：发布本公司制定的各类规章及其它材料，使之产生直接的行政效力。标题：由发文机关名称、被发布的法规或规章名称和文种三要素组成，如《关于下发《阳光人寿河北分公司分支机构行政手续办理指引》的通知》。正文：简单的发布性通知，一般只有发布了什么法规规章及其时效两个方面的内容。（2）指示性通知的写法适用范围：就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布置工作、提出要求。标题：由“制文机关”、“事由”与“文种”三个要素组成。如《关于分公司员工到机构出差有关事项的通知》。正文：开头有一个开宗明义，交代缘由、背景的“撮要”，主体部分分条列项提出要求，结构形式表现为“撮要分条式”。结尾部分主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。（3）转文性通知的写法适用范围：对下级机关来文如呈转性报告、意见等上级机关用通知批转下级各有关部门。对上级机关、不相隶属机关的来文，本机关用通知转发下级各有关单位执行。标题：通常由批转（转发）文件的机关名称、主要内容与文种三个要素构成。注意一个问题：“通知”重复出现，如转发河北省保险行业协会《关于保险从业人员展业证注销事宜的通知》的通知》。正文：一是表明对被批转文件的态度。二是强调阐述批转该文件的重要性和必要性。最后是提出贯彻执行的希望和要求。（4）会议性通知的写法适用范围：告知某部门将召开某一会议，同时提出与会的相关要求。正文：交待召开会议的机关或单位，会议的起止时间、地点，会议名称、基本内容，参加会议的人员以及报到时间、地点。比较重要的会议：会议的开法、中心议题、参加人员的范围、需要携带的材料以及生活安排等等。要求：时效性。（5）知照性通知的写法用于向有关单位、部门传达、晓喻、告知有关事项或情况。如任免或聘用干部、设立或调整机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等。（二）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。2、报告的写法标题主送机关正文开头:报告缘由主体:情况—做法（问题）—今后意见（建议）检查报告:情况—原因—责任及处理意见—改进措施结语：表态、鼓劲；模式化的套语。（三）请示《办法》规定：请示适用于向上级机关请求指示、批准。1、请示的使用范围第一，在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理。第二，工作中遇到需要上级批准才能办理的事情。第三，超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。3、请示的写法标题：事由+文种主送机关：香烧一股、敬佛一尊，不送领导个人、不越级。正文请示缘由：充分、恰当请示事项：明确、具体请示结语：可（妥、当）否，请指示；以上请示如无不妥，请批转……执行。（四）函《办法》规定：函适用于机关之间商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准。2、函的写法标题主送机关正文开头：缘由主体：事项、希望要求结尾：“可否，请审批”、“同意否，望请复函”、“特此复函”。3、注意问题清楚有节。用语平和。邀请函复函慰问函五、常用事务文书工作总结工作总结是单位或个人对过去一时期内的工作作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。1、总结的分类综合总结：又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验与教训。专题总结：是对某项工作或某方面问题进行的专项总结。2、总结的写法标题公文式：单位名称、时限、内容、文种组成。如：阳光人寿河北分公司2011年度工作总结文章式：以单行标题概括主要内容或基本观点，不出现总结字样。如:人文和科技是阳光腾飞的两大驱动力新闻式：分别以文章式标题和文件式标题为正副标题，正标题揭示观点或概括内容，副标题点明单位、时限、性质和总结种类。如：以文人和科技为核心驱动力以创新和服务为突破点——阳光人寿河北分公司2011年工作总结2、总结的写法正文开头：交代工作背景、基本概况。力求简洁，开宗明义。主体：工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训。在年度工作中，尚需加入下一年度工作指导思想、任务或目标，工作举措。结尾：存在问题、努力方向、提出改进意见或表示决心信心。落款交代总结的单位名称和日期。3、写作要领一气呵成，忌“十步九回头”“小卒子过河直攻向前”“难得可贵的第一稿”“有了骨头不愁肉”“齐不齐，一把泥”常见问题●一、如何引用文件名?按照公文规范，引用文件名有固定的格式，先引文件名后注文件号。如，“按照总公司《关于全面落实2010年工作计划的通知》（阳光人寿发[2010]5号）要求，┅┅”。不能写成“根据总公司阳光人寿发[2010]5号要求”。常见问题●二、正文中如何排列序号？公文对序号的排列是有严格要求的，必须是“一”、“（一）”“1.”、“（1）”，不可混乱。注意，“1.”后是“.”，不是“、”。常见问题●三、正文中出现数字用阿拉伯数字还是汉语大写数字？原则上，数字一律使用阿拉伯数字，只是在以下几种情况使用汉语大写数字：一是节假日，如“五一”、“十一”等；二是会议简称，如“十届三中全会”等；三是书名引用，如《一千零一夜》等。公文格式●四、公文中的时间表述应注意什么？（1）为避免歧义，尽量使用用具体日期而不用阶段时间词。如“自2008年7月1日起”，而不用“自今年第三季度起”。（2）年份不应随意省略。如不应将“2007年”省略为“07年”。常见问题●五、标题中能使用标点符号吗？一般标题中没有标点符号，只有几种特殊情况：一是引用书名、文件名、法律名称是可以使用书名号；二是转发的文件标题中就带有标点符号的。常见问题●六、如何编写公文标题？有何注意事项？公文标题的组成：发文机关+介词（关于、对）+事由+的+文种。如：阳光人寿河北分公司关于下达2010年度经营计划的通知。通用行文把发文机关省略。常见问题●七、如果是转了又转的文件怎么处理标题？假如总公司来文《转发中国保监局关于加强风险管理工作的通知》，分公司可以直接转发中国保监会的文件，将题目也拟成《转发中国保监局关于加强风险管理工作的通知》，但要在文件中提一句“根据总公司《转发中国保监局关于加强风险管理工作的通知》（阳光人寿发〔2008〕56号）要求，现将中国保监会《关于加强风险管理工作的通知》（保监发〔2008〕567号）转发你们”。常见问题●八、什么是主送？“主送单位”目的是说明这份文件由哪个单位负责处理。表明主送单位十分重要，关系到文件处理效率。需要注意的有三点：一是向总公司请示文件，直接写“总公司”，不写具体部门；二是主送单位使用全称或规范性简称，一般使用规范性简称，如“山东保监局”，切记不能使用非规范性简称；三是不可越级行文，中支公司不得对总公司、对保监局直接行文，分公司不可对保监会行文。常见问题●九、什么是抄送？一份公文，除了向主送机关寄发外，根据内容还可以向其他机关寄发，目的是让其他机关也知道这份文件的内容。这种情况就需要“抄送”。但是，被“抄送”的机关，对于这文件是可以不表态的，也不需要做出回答，这是“抄送单位”与“主送单位”的不同。注意，向上级机关的行文，不能抄送下级机关，比如，总公司向保监会上报的文件不抄送分公司或总公司部门。前线：业务渠道、培训、续期……后援：人事行政、核保、理赔、客服……开设新机构、公司组织的公益活动、赞助体育比赛、员工培训、大单承保、大额理赔、快速结案、慰问客户、服务新举措、客户服务活动……业绩突破、大型产说会、业务推广活动、培训新方法、续期业绩、与中介机构的合作、与银行进行战略合作……没题材，怎么写新闻稿？求新闻稿件、新闻线索如何发现新闻途径一：从业务里找新闻理赔是宣传报道的永恒重点产品的宣传要通俗易懂业务宣传重点在品质和服务如何发现新闻途径二：从身边的人、事里找新闻关注一线的普通人典型人物、典型机构如何发现新闻途径三：活动里面出新闻重要会议监管部门或公司组织的常规活动志愿者活动及公益捐助如何发现新闻途径四：善于利用“深喉”挖新闻设立“潜伏”在机构和部门的情报员如何发现新闻途径五：正确认识新闻报道的意义是动力新闻报道、品牌宣传不仅是文秘宣传岗的事情，而是一种预售。如何写好新闻？阅读效率：简洁、阅读趣味：时效、可读专业性要求：准确、客观、公正挖掘新闻点：做有心人、积累资料