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1第一章信息系统与会展管理第一节信息及其度量信息、物质和能源是人类社会发展的三大资源。“信息化”已成为一个国家经济和社会发展的关键环节。信息（Information）是关于客观事实的可通讯的知识。首先，信息是客观世界各种事物的特征的反映。其次，信息是可以通讯的。最后，信息形成知识。数据（Data，又称资料）是对客观事物记录下来的，可以鉴别的符号。处理数据是为了便于更好地解释。只有经过解释，数据才有意义，才成为信息。可以说信息是经过加工以后、并对客观世界产生影响的数据。信息可以从不同角度分类。按照管理的层次可以分为战略信息、战术信息和作业信息；信息具有以下性质：1．事实性。2．时效性。3．不完全性。4．等级性。5．变换性。6．价值性。数据资料所消除的人们认识上“不确定性”的大小，也就是数据资料中所含信息量的大小。信息量的大小取决于信息内容消除人们认识的不确定程度。（一）系统的概念：系统是由处于一定的环境中相互联系和相互作用的若干组成部分结合而成并为达到整体目的而存在的集合。系统的特征包括：集合性、目的性、相关性、环境适应性。第二章会展管理信息系统概述第一节管理信息系统概述信息本质特征的定义是：信息是反映客观世界中各种事物的特征和变化并可借各种载体加以传递的有用的知识。信息和数据是信息管理系统中两个重要的概念，二者紧密相连，又有着本质的区别，并且在特定的条件下可以相互转化。（1）按管理信息的来源划分，可分为内部信息和外部信息。（2）按管理信息的作用划分，可分为战略计划信息、管理控制信息和作业信息。战略计划信息是指企业在制定发展战略计划时所依据的信息，既包括企业内部信息，如企业自身的经营要素和供需变化等；又包括企业的外部信息，如自然环境、人文环境和市场竞争环境等。“管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、存储、加工、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。”1．一个管理信息系统通常由三个基本的系统组成：管理系统。信息处理系统。信息传输系统。管理信息系统的基本功能有：对信息进行采集、处理、存储、管理、检索和传输，以达到人们2使用信息的目的。一个概念上的管理信息系统由信息源、信息处理器、信息管理者和信息使用者四大部件组成。第二节会展信息与会展信息的管理会展行业是一个交叉性很强的行业，对于会展行业信息的定位也不能局限于行业本身，它是一个信息极其密集的行业，这里给出几种会展信息的表述：1．展览行业信息2．企业各业务部门/管理部门的业务信息和管理信息3．综合评估数据4．企业内部公文数据和办公数据其中各种信息又都可以细分为多种信息，例如，展览观众信息可分为基本信息、需求信息和行为信息三大类：1．观众基本信息包含如下几个方面：（1）观众部门、职务的规范信息。（2）观众城市、省份、国家、区域信息。（3）观众重要性级别信息。2．观众需求信息3．观众现场行为信息一切管理行为都是通过信息的传递和反馈来实现的，管理者通过信息的利用完成对企业经营活动的计划、组织、协调、控制和监督等管理职能。会展行业中信息的主要功能表现在以下几个方面：1．信息是宝贵的资源2．信息是组织和控制经营活动的基础3．信息是企业竞争能力的标志信息的作用主要表现在：1．增加现有参展商的满意度2．挖掘潜在参展商3．甄别展会的专业观众，提供更为深入的服务4．为下届招展作准备5．建立行业的信息库，提供行业信息服务建立行业6．实现和参展商的更有效互动（一）信息管理的主要内容（1）原始数据的收集。（2）信息的加工。（3）信息的传递。（4）信息的存储。（5）信息的检索。（6）信息的输出。实现会展信息有效管理的具体方法有很多，主要有：（1）在会展活动中，会展主办单位采集的观众信息可以为参展商所利用。而参展商在展台收集到的观众行为信息也为会展主办公司共享。（2）在大型数据库支持下，同一会展主办公司的各属会展之间的数据完全可以得到及时的归并和统一处理，实现信息共享，更好地确定观众的行为习惯和价值评判。同时也减少重复采集的投入。3（3）通过决策支持系统，实现数据挖掘，实现对数据的深入利用。（4）会展服务商通过共享信息可以为会展客户提供例如商务旅行、专门接待等更加深入的服务。会展管理信息系统同其他的管理信息系统一样，是管理信息系统的一个分支，因此它具有一个信息系统的数据处理能力。会展管理信息系统（ConventionandExhibitionManagementInformationSystem，简称CEMIS）是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、加工、传输、存储、更新和维护，以会展行业的企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。第三节会展管理信息系统的功能和框架会展管理信息系统的基本功能如下：1．数据处理功能将各种来源的会展信息进行合理的分类、整理和保存，以供查询。2．预测功能通过对数据的分析和判断，运用各种预测方法，对会展企业的决策和经营进行预测。3．计划功能系统合理地和安排会展企业各部门以及整个企业的生产经营计划，以供及时决策和产生对策。4．控制功能可以对每个工作岗位和整体计划的执行情况进行监测、检查，通过比较和分析，提供合理的修正方案，达到企业预期的目的。从不同的侧面观察和理解，针对不同的应用，会展管理信息系统具备多种结构形式，主要包括物理结构、软件结构和功能结构。会展管理信息系统的物理结构是指系统核心部分的物理组成，主要包括硬件、软件、数据库、规程和人员五个部分。会展管理信息系统不同的物理结构，主要有单机结构、集成结构和网络结构三种。技术管理场馆经营管理客户关系管理财务管理展览服务管理展会运营管理物流管理信息处理高层管理战略计划管理控制运行管理业务处理专用数据文件公用数据文件模型数据库通用应用程序数据库管理系统公用程序图2-4会展管理信息系统的软件结构示意图4展览场馆服务管理信息系统领导查询系统场馆经营管理系统职能部门管理系统展会服务管理系统展会运营管理系统图2-5某展览场馆服务管理信息系统的功能结构示意图第三章会展管理信息系统的技术基础第一节数据处理技术逻辑结构包括两大类：线性结构和非线性结构。线性表、栈、队列及串为线性结构，而树和图则为非线性结构。物理结构又称存储结构，指数据元素在计算机存储器中的存储方式，存储方式一般有四种：顺序存储、链接存储、索引存储及散列存储。指针是数据结构中的一个重要概念。每个结点只有一个指针，指向其下一个结点，称为单项链。第二节数据库技术数据库是以一定的组织方式存储在一起的相关数据的集合，它能以最佳的方式，最少的数据冗余为多种应用服务，程序与数据具有较高的独立性。数据库管理系统是一组对数据库进行管理的软件，通常包括数据定义语言及其编译程序、数据操纵语言及其编译程序以及数据管理例行程序。建立概念模型中常涉及的主要概念有：1．实体。2．属性。3．联系。数据模型在数据库系统设计中是用来提供信息表示和操作手段的形式构架，是数据库系统实现的基础。第三节计算机网络计算机网络是用通信介质把分布在不同地理位置的计算机和其他网络设备连接起来，实现信息互通和资源共享的系统。计算机网络的分类：1．局域网（LAN）。2．广域网（WAN）。3．Internet（因特网，或称互联网）。4．综合业务数字网（ISDN）。由于不同的局域网有不同的网络协议，不同的传输介质也各有其电气性能，为了使不同的网络能够互联，必须建立统一的网络互联协议。为此，ISO（国际标准化组织）提出了网络互联协议的基本框架，称为开放系统互联（OpenSystemInterconnection，简称OSI）参考模型。5第四章会展管理信息系统的总体规划第一节会展管理信息系统总体规划概述信息系统规划是系统验收评价的标准第二节会展管理信息系统总体规划的原则、步骤和方法二、会展管理信息系统总体规划的步骤总体规划可分为下面几个步骤，如图4-1所示。确定规划的基本问题进行总体战略分析收集相关信息定义约束条件提出项目实施进度计划进行项目可行性研究明确规划目的通过总体规划图4-1系统规划的步骤会展管理信息系统规划的方法：（一）关键成功因素法（CSF）（二）战略目标集转化法（SST）（三）企业系统规划法（BSP）第三节会展企业业务流程重组业务流程重组（BusinessProcessReengineering，BPR）其定义是对企业过程进行根本的再思考和再设计，以求企业关键的性能指标获得巨大的提高，如成本、质量、服务和速度等。业务流程重组的兴起与发展，使许多企业发生了前所未有的变化。业务流程可分为管理流程、操作流程和支持流程三类。企业业务流程重组的定义包含如下四个方面的关键信息：（一）业务流程（二）根本性（三）彻底的重新设计（四）巨大业绩BPR的基本内容主要包括四个部分，即观念的重构、业务过程的重构、组织结构的重组和技术6上的重构。“连续改进”也需要对流程进行设计，下列几条原则可供参考：（1）流程设计不是一个过程，而是一套善于把握各种机会的技能。（2）流程设计是对象设计（3）流程设计是分解和配置。（4）流程设计是输入/输出的链接配合。（5）流程设计是一种失败管理。（6）流程设计是一种副产品管理。第四节会展管理信息系统的可行性分析会展管理信息系统可行性研究主要包括以下几个方面的内容：（一）管理上的可行性（二）技术可行性（三）经济可行性（四）社会可行性第五章展览会现场管理信息系统第一节展览会现场信息化管理概述我们把观众信息分为基本信息、需求信息和行为信息三大类。基本信息还要包含如下几个方面：1.观众部门、职务的规范信息2.观众城市、省份、国家、区域信息3.观众重要性级别参展商数据库的价值1．参展商数据库包括：公司基本信息、行业相关信息、部门信息、联系信息、展品信息、行业获奖和认证情况、参展历史行为。2．参展商的参展情况和参展史、新产品推出周期是展览未来招展的重要数据基础。3．参展商数据库提供以名称、类别、展品、展商、展位为人口的查询系统，方便观众查找参展商以及感兴趣的产品。4．集中整理全行业从产品到服务，从生产到渠道的全面信息，为卖家提供更全面的采购和销售渠道信息。5．为参展商了解行业竞争情况，对比行业竞争对手产品提供数据基础。6．为行业招标和客户采购选型提供基础数据。7．现场销售参展商数据库光盘，作为永不落幕的展览会，促进会后的参展商和观众的交流。展会现场实施信息化管理的优势：（一）信息收集层面的益处（二）现场服务层面的益处7第二节展览会现场管理信息系统信息中心观众登陆大厅观众填表台信息采集处理系统现场制卡系统中心服务器系统门禁系统组展商接口观众信息处理和质量保证系统入库门禁系统会议室门禁系统展会实时监控系统信息查询/下载报告生成系统触摸屏生成系统宣传网站图5-3现场信息系统的结构图图5-3是从系统结构方面来看，详细说明如下：（一）信息中心（二）观众登录大厅（三）门禁系统（四）主办商接口（五）相关系统第三节展会现场管理信息系统的基本模式用于身份认证的卡有多种，IC卡、射频IC卡、磁卡、条码卡、二维条码卡、打孔卡、光电卡等。推荐用条码卡或二维条码卡作为展会现场胸卡。会中信息与会后信息处理模式表5-2会中信息与会后信息处理模式会中信息处理模式会后信息处理模式说明在观众第一次入场时，提交个人信息，即通过技术手段或人工方式把观众的信息处理完成，并直接把信息“写入”观众胸卡观众入场时只需要现场接待即可，信息的录入处理在会后完成现场制卡时间如果观众信息比较规范，可以通过自动识别系统处理后人工校对完成录入过程，不规范的（如现场手写信息，不论何种名片，快速录入公司、姓名、职务即可打印（高峰时还可以只打印姓名）8有背景、不规范字体，背面有信息，外国名片等）则需要人工录入，耽误较多的时间观众等待的时间较长，一般每个观众需要2~3分钟，通道处理能力较低，更易导致观众投诉和现场混乱在一般情况下，每30秒钟能处理一个观众系统