公司采购流程管理制度

公司采购流程管理制度为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。一、项目前期合作厂商选择的原则1、项目前期销售需要明确客户需求；2、技术根据销售整理的客户需求，分析客户需求并整理客户需求表，客户需求表需要明确产品类型、产品功能等；3、根据明确的产品类型、产品功能，采购寻找到合适的厂商，单类产品至少寻找三家厂商进行比较。部门也可以推荐合适的厂商，供内部比较；4、根据采购寻找的厂商，部门对他们的产品进行认证，能满足需求可以入围该项目作为备选；5、根据备选厂商的报价、商务条款进行比较，选择最合适的厂商参与项目；二、请购及其规定1、请购的定义请购是指个人或者部门根据生产、项目需要确定一种或几种物料、产品或者服务，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物品的申请单的整个过程。2、请购单的要素（见附表采购申请表）完整的请购单应包括以下要素：（1）请购的子公司；（2）请购物品所属项目或者原因；（3）请购的物品名；（4）请购的物品数量；（5）请购的物品规格；（6）请购物品的样品、图纸或者技术资料等；（7）请购物品的要求到货时间；（8）请购如有特殊需要请备注；（9）请购单填写人；（10）请购部门主管审核；（11）采购核价并审核；（12）公司总经理审批。3、请购单及其提报规定（1）请购单应按照要素填写完整、清晰，由主管审核批准后报采购部门；（2）涉及的请购数量过多时可以以附件清单形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需要一并提交；（3）遇公司生产、生活急需的物资，主管不在的情况下，可以通过电子邮件、传真、微信或者短信形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补；（4）如果是单一来源采购或者指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明交由总经理审批后采购才予以安排采购；（5）请购单的更改和补充应以书面形式提交公司领导签字后报采购部。4、公司物资请购单的提报部门（1）科技项目需求产品由科技商务部提交申请；（2）集团物业需求由综合管理部提交申请；（3）集团办公用品由网管根据实际需求提交申请；（4）光电生产需求由生产部门提交申请；（5）鼎元市场推广、项目需求由鼎元商务提交申请。三、请购单的接受及分发规定1、请购的接收要求（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过请购部门主管审核；（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整、不清晰的不采购，图纸及技术资料不全的不采购，无销售合同不采购；（3）与仓库管理人员核查请购物资是否有库存；（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。2、请购单的分发规定（1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；（2）对于紧急采购项目应优先处理；（3）无法按照请购部门需求日期办妥的应及时通知请购部门并沟通解决；（4）重要的项目采购前应征求采购部所属主管副总裁或集团总裁的意见。四、询价及其规定1、询价前应认真审阅请购物资的品名、规格、数量，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时与请购部门沟通；2、属于相同类型或者属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；3、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推挤采购替代品；4、询价时对于相同规格和技术要求的产品，应选择不同品牌进行询价；5、询价的供应商均要具备一定资质和实力，具有提供或完成我司所需物资和项目的能力；6、在询价时遇到特殊情况应书面报请采购部所属主管副总裁或集团总裁批示。五、比价、议价1、对供应商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，确认是否有其他供应商的价格、商务条件更合适的；3、收到供应商第一次报价或进行开标后应向采购部所属主管副总裁或集团总裁汇报情况，设定议价目标或理想价格；4、重要项目应通过多渠道了解目标供应商的实力、资质，如通过实地考察了解供应商的各方面实力等；5、参考目标或理想价格与意向合作供应商进行价格及商务条件的进一步沟通。六、比价、议价结果汇总1、比价、议价汇总前应汇报采购部所属主管副总裁或集团总裁，征得同意后方可汇总；2、如比价、议价结果未通过采购部所属主管副总裁或集团总裁审核，需要进行重新询价或与供应商多次沟通，争取达到采购部所属主管副总裁或集团总裁的要求。七、合同的签订及其规定1、合同合同是当事人或者当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权力、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及原材料、弱电工程、网路设备、服务器等计算机周边产品的买卖合同。（1）合同正文应包含的要素1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；2）采购物品、项目名称、规格、数量、工程量、单价、总价及合同总额；清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；3）包装要求；4）合同总额应含税，含运达公司或工程施工现场的总价，特殊情况应注明；5）付款方式；6）交货时间、工期；7）质量保证期限；8）质量要求及规范；9）违约责任和解决纠纷的办法；10）双方的公司信息；11）其他约定。（2）合同签订及其规定1）如涉及到技术问题及公司商业机密的，必须要注意保密责任；2）拟定合同条款时一定要将各种风险降到最低；3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供应商提供分项报价清单；4）遇到货物订购数量多且价值较大或者难以清点的情况时，务必要求供应商派代表来现场协助清点；5）质保期一定要明确开始时间并尽力要求原厂商延长产品质保期；6）详细预定发票的提供时间及要求；7）针对不同的合同，约定不同的付款方式。尽量签订与项目合同背靠背的条款；8）与初次合作的供应商合作时，应尽量降低预付款额度；9）违约责任一定要详细、具体；10）比价、议价汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；11）合同签订按照集团规定的合同审批流程对合同初稿进行巡签审查；12）合同巡签审查通过后应由公司副总裁或者总裁签字，加盖公章后方能生效；13）签订的所有合同应及时报送财务部。八、付款及合同执行1、付款规定（1）所有已签订合同，在付款时严格按照付款审批流程进行巡签审查；（2）按照进度付款的采购项目必须确保进度完成且质检合格方可付款；（3）财务部门在接到付款审批单后应及时付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况延期付款的应及时知会采购。采购与需求部门进行沟通，根据需求紧急情况梳理到货顺序。财务根据需求顺序进行付款，如果还是无法进行付款，再向分管副总裁或者总裁汇报。2、合同执行（1）已经签订的合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；（2）已经签订的合同在执行期间，应及时掌握合同单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；（3）合同在履行期间应按照双方约定严格执行合同，遇到未尽事宜应及时协商并签订补充合同。九、报验与入库1、报验（1）供应单位已经履行完毕的合同，项目组要按照实际合同履行情况进行验收，并提交验收报告；（2）达到质检和报验条件的合同标的物，项目组或者申购部门应该及时进行质检验收；（3）项目组或者申购部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或者不能入库的情况质检负责人应负主要责任；（4）用于公司物业的物资统一交由综合管理部验收；（5）办公物品统一交由网管验收。2、入库（1）公司所有的生产材料、设备及外协加工件，入库前均应通过项目组或者申购部门的检验或者验收；（2）合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；（3）项目组或者请购部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接收，待验收完毕后方能入库；（4）项目组或者申购部门已经验收的产品应及时入库，并出具入库清单；（5）外协加工件应按照原材料入库。十、其他1、委外加工（1）原材料管理，生产需要定期对我司存放在外协工厂的物料进行盘点，并报仓库与财务留存，以便后续进行账务核对；（2）委外加工的出入库，按照正常出入库流程，入库需要检验并核对数量，出库需要按流程审核完毕的出库单据；2、货发项目施工现场（1）检验收货，对于采购的物资直接发货到施工现场的，指定项目经理为收货负责人，由项目经理按照合同要求对商品进行验收，并提交收货单给采购，采购按照正常入库流程进行虚拟入库，将入库单交由仓库留底；（2）出库销账，项目经理按照正常出库流程进行出库审批，将出库单交由仓库进行虚拟出库，进行账务核销。十一、流程图okNGokNGNG十二、采购申请单模版采购申请选择供应商采购寻找申请部门推荐进入合格供应商库供应商重新评定淘汰订单交货检验收货入库退换货或者特采财务付款