会展管理信息系统概述

第一章会展管理信息系统概述1.1信息管理系统概述一、基本概念（一）信息与数据信息本质特征和定义：信息是反映客观世界中各种事物的特征和变化并可借各种载体加以传递的有用的知识。这一含义包含以下内容：1.信息是对客观事物特征和变化的反映2.信息是可以传递的3.信息是有用的4.信息是知识信息和数据数据是人类用来反映客观世界而记录下来的可以鉴别的数字、字母、符号、声音和图像；信息是对原始数据进行加工或解释后的对客观世界产生影响的数据。上图表示了信息与数据的区别现实世界数据信息数据存贮（二）管理信息管理信息是组织在管理活动过程中采集到的、进过加工处理后对管理决策产生影响的各种数据的总称。它以从企业生产经营活动中找到的原始数据为依据，经过加工处理、分析解释、明确定义后，对其后的企业管理决策产生影响。管理信息的主要形式：主要有报告、报表、单据、进度图、计划书、协议、标准、定额等。反映企业所进行的生产经营活动以及与之相关的外部环境。现代企业管理所需的信息数量多，品种杂，为了科学合理地利用这些信息必须对其进行分类，而且目前的分类方法颇多，这里只列出两种主要的方法：（1）按管理信息的来源划分（2）按管理信息的作用划分（三）管理信息系统1985年，管理信息系统的创始人，明尼苏达大学卡尔森管理学院的著名教授GordonB.Davis（高登·戴维斯）给出了信息管理系统这样的定义：“信息管理系统是一个利用计算机硬件和软件，手工作业，分析、计划、控制和决策的模型，以及数据库的用户——机器系统，它能提供信息，支持企业或组织的运行、管理和决策功能”目前普遍被采用的定义是：“管理系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设施以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的的，支持企业的高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。”这个定义的基本要点是：（1）信息管理系统是一个由人、机构成的系统，而不是一个单纯的机器系统；（2）信息管理系统是一个以人为本的系统，强调决策的重要性和系统实际的目的性；（3）信息管理系统是一个以实现管理增效为目的的系统，在管理的功能上明确指出了高、中、低三层的具体模式。二、管理信息系统的组成和成分三、管理信息系统的基本功能和结构（一）管理信息系统的基本功能管理信息系统的基本功能有：对信息进行采集、处理、存储、管理、检索和传输，以达到人们使用信息的目的。（二）管理信息系统的基本结构管理信息系统由信息源、信息处理器、信息管理者和信息使用者四大部件组成，其中信息源是数据的输入源。1.2会展信息与会展信息的管理一、会展信息（一）会展信息的概念和组成会展行业是一个交叉性很强的行业，对于会展行业信息的定位也不能局限于行业本身，他是一个信息及其密集的行业，对于信息的采集、加工、传输、存储、更新和维护亦是一个复杂的过程。这里给出了几种会展信息的表述：1.会展行业信息其中包括国内外展览馆的信息、专业展览会的信息、参展商和厂商的信息、展览观众以及展览服务商的信息。2.企业各业部门/管理部门的业务信息和管理信息3.综合评估数据展览观众信息可分为基本信息、需求信息和行为信息三大类：1.观众基本信息2.观众需求信息3.观众现场行为信息（二）信息功能1.信息是宝贵的资源2.信息是组织和控制经营活动的基础3.信息是企业竞争能力的标志以展览活动中展览观众的信息为例，信息的作用主要表现在：1.增加现有参展商的满意度2.挖掘潜在参展商3.甄别会展的专业观众，提供更为深入的服务观众胸卡给专业观众，免去他在入口排队之苦。这是一种很有效的方式，因为专业观众希望被重视的心得到了满足。4.为下一届招展作准备5.建立行业信息库，提供行业信息服务6.实现和参展商的更有效互动二、会展信息的管理会展活动中会展主办公司和参展商各自独立的重复收集观众名片信息，数据没有共享和交换；缺乏对信息深入的利用；不同会展活动直接数据独立，数据缺乏归并和统一处理。把信息的孤岛变成信息的海洋。（一）信息管理工作的主要内容包括以下方面：1.原始数据的收集2.信息的加工3.信息的传递4.信息的存储5.信息的检索6.信息的输出（二）、实现信息管理的有效途径1.信息管理的标准化信息管理的标准化是指提高信息管理水平，建立计算机管理信息系统的前提条件。2.信息管理的高效化信息管理系统的高效化是指信息管理的各个环节做到及时、准确、适用和经济四个方面。3.信息管理的现代化进行现代化的信息管理要树立现代的管理理念。（三）实现会展信息有效管理的具体方法1.会展主办单位采集的观众信息可以为参展商所利用。而参展商在展台收集到的观众行为信息也为会展主办公司共享。2.在大型数据库支持下，同一会展会展主办公司的各界会展之间的数据完全可以得到及时归并和统一处理，实现信息共享，更好的确定观众的行为习惯和价值评判。3.通过决策支持系统，实现数据挖掘。4.会展服务商通过共享信息可以为会展客户提供例如商务旅行、专门接待等更深入的服务。1.3会展管理信息系统概述一、会展管理系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设施以及其他办公设施，进行信息的收集、加工、传输、存储、更新和维护，以会展行业的企业战略竞优、提高效益和效率为目的的，支持企业高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。二、信息化发展影响着会展行业的发展信息化是当今世界发展的大趋势，也是我国产业结构优化升级，实现工业化和现代化，增强国际竞争力与综合国力的关键环节。会展被推崇为“现代城市的面包”，具有强大的产业带动效益，不仅能给城市带来租费、搭建费、广告费、运输费等直接输入，还能创造住宿、餐饮、通信、旅游、购物、贸易等相关收入。更为重要的是，会展汇集巨大的信息流、技术流、商品流和人才流，会对一个城市或地区的国民经济和社会进步产生难以估量的影响和催化作用。信息技术的广泛应用可以使会展经济所带来的复杂的资金、商品和信息流动更加顺畅合理，降低会展各方面的运营成本。会展业的发展也推动了信息技术和信息资源的开发应用。它要建立个参展企业的数据库，并能实现共享，在会展设施方面要求具有联系全球的通讯设施。同时，会展业经济的发展对信息产业的发展，尤其是信息服务业提供了更为广阔的市场。展览是会展业最直接的市场表现，现代的展览会已经不是简单意义上的展示产品、推销产品、购买商品的场所，现代展览会已经快速发展为交流和获得信息的中心，可以最快的专递和接触到各类信息。1.4会展管理系统的基本功能和结构一、会展管理信息系统的主要功能1.数据处理功能2.预测功能3.计划功能4.控制功能二、会展管理信息系统的结构（一）会展管理信息系统的物理结构1.单机结构2.集成结构3.网络结构（二）、会展管理信息系统的软件结构主要由技术管理、场馆经营管理、客户关系管理、财务支持、展览服务管理、展会运营管理、物流管理、信息处理、高层管理等子系统构成。（三）会展管理信息系统的功能结构从管理职能的角度来看，管理信息系统主要涉及对企业的人、财、物、信息资源的管理和对生产、供应和销售过程的管理。一个会展管理信息系统针对它所服务的展馆、展会、参展商品和用户，有不同的功能结构。