使用Word样式提高工作效率

使用Word样式提高工作效率回想一下日常运用Word工作时的情形，除了文档的录入之外，我们的大部分时间都花在文档的修饰上……每一位使用Word的朋友，都希望通过好的途径提高自己的工作效率，从而让自己工作得轻松些。也许此刻你就正有这种想法，也许你常常会问，怎样才能做到呢？如果要我回答，我会告诉你，途径有很多，但是样式绝对是重要的途径之一。为什么要这样说？我们可以回想一下日常运用Word工作时的情形，除了文档的录入之外，我们的大部分时间都花在文档的修饰上。文档录入的问题这里就不作讨论，而样式则正是专门为提高文档的修饰效率而提出的。花些时间学习好样式，可以让你的工作效率成倍提高、节约大量的时间，从这一点看，此时学习的投资是非常值得的。如果你现在已打算学好样式，一个非常好的机会已经摆在你面前。别犹豫，和我一起来开始轻松愉快的样式学习之旅。说明：课程的所有操作演示，均以Word2003为例，但是使用Word2002也同样可以仿照操作。使用Word2000的朋友，由于该版本还没有任务窗格，所以为了便于学习，建议使用Word2002以上的版本进行学习。整个训练过程将通过一个典型的原始案例文档展开，这会让学习的过程充满真实感和趣味，不再感觉枯燥。请先下载原始案例文件，并请复制原始案例文件，为它制作一个复件，分别把它们命名为案例文件一和案例文件二。后面的学习将会用到这两个文件。文章末尾还提供了案例的最终效果文件，大家可以参考检查自己的学习效果。文章导读：一、提出任务二、基本应用能力训练(一)理解样式的概念(二)使用现有的样式格式化文档(三)让样式符合个性的需求使用“修改法”定制现有样式修改“正文”样式使用“命名法”创建个性的样式使用“从头创建法”创建自己的样式(四)应该掌握的样式基本技能重命名和删除无用的样式查找和替换样式为样式添加快捷键(五)体验样式在文档格式化中的高效率(六)样式的扩展应用－文档标题多级编号三、小结一、提出任务为了让我们的学习更具方向性，在开始具体内容之前，先提出如下两个实际的任务。学习完成之后，看看我们是否已初步获得解决问题或完成任务的思路和能力，以便检测我们的学习效果。(一).如何利用样式快速地格式化文档?这个任务比较具有通性，大部分使用Word的朋友都需要格式化文档，而且希望高效率地完成这个工作。(二).如何让企业的公文具备统一的格式?在企业中常常利用Word制作公文的朋友，应该对这个任务深有体会，好好地利用样式，是实现这个目标的有效途径之一。二、基本应用能力训练(一).理解样式的概念在使用样式这个威力强大的工具之前，我们先来认识一下它的概念。所谓样式，就是将修饰某一类段落的一组参数，其中包括如字体类型、字体大小、字体颜色、对齐方式等，命名为一个特定的段落格式名称。通常，我们就把这个名称叫做样式，也可以更概括地说，样式就是指被冠以同一名称的一组命令或格式的集合。举个例子，比如我们在某个报告文档中，要设置所有说明性段落的格式为“小四号、左对齐、倾斜、下划线”等，那么我们就可以利用样式把这组参数组合，赋予它一个形象的名称——“说明样式”。于是，在修饰报告中其他的说明性段落时，就可以直接利用“说明样式”就可以了。下面我们将在“思科乐器销售概要(原始文件)”案例文档中，逐步学习操练关于样式使用的各种基本技能，掌握了这些技能后，我们就可以轻松高效地完成前面提出的应用任务了。(二).使用现有的样式格式化文档本小节的学习目标是学会打开“样式和格式”任务窗格，并且使用已有样式格式化文档。1.启动Word2003(2002)，打开“基本应用能力培训(原始文件)”，即案例文件一。2.我们可以通过两种方法打开“样式和格式”任务窗格：一是单击工具栏上的“格式窗格”按钮(图1)；二是如果“新建文档”任务窗格已经打开，则单击其顶部右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“样式和格式”命令(图2)。图1图23.“样式和格式”任务窗格打开之后，我们可以看到它的列表中列出了现有的几种样式，如“标题1”、“标题2”等。下面我们将练习使用这些现成的样式。4.在案例文件中，大家可以看到相应标题后面的括号中标明了该标题的等级。现在把插入点定位于“执行概要(标题1)”段落，然后用鼠标点一下“样式和格式”任务窗格中的“标题1”，这时可以看到插入点所在的段落被应用了“标题1”样式(图3)。图35.接下来请大家用同样的方法为案例文档其它的标题指定相应的标题样式，全部完成后请保存一下文件，如果你要继续下面的学习，请先不要关闭该案例文件，因为下面的学习过程还需要它。(三).让样式符合个性的需求通过上面的训练，我们已经学会了使用现成的样式来修饰文档。可能你已经发现，现成的样式并不一定总是符合自己的要求，下面就来看看通过修改或创建样式，使之符合个性需求的几种常用方法。使用“修改法”定制现有样式假设我们想把使用“标题1”样式段落的格式改为“黑体、三号、蓝色”，以满足自己文档的独特要求。要实现这个更改，可以用两种办法，下面分别说明。方法一：1.将鼠标指针移到“样式和格式”任务窗格中“标题1”样式名处，并单击其右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“修改”命令(图4)。图42.接着弹出“修改样式”对话框，通过该对话框，我们把字型改为“黑体”，字号改为“三号”，然后单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“字体”命令，并通过打开的“字体”对话框设置字体颜色为“蓝色”(图5)。图53.设置好之后单击两次“确定”按钮，返回Word主界面，我们可以看到所有使用“标题1”样式的段落外观，都根据上面的设置进行了更改。从这里，读者朋友可以初步体会一下样式的高效性。方法一是笔者比较喜欢的方法，它是通过“样式和格式”任务窗格，对相应的样式利用其“修改”命令和相应的对话框进行更改设置。那么，可不可以不进入对话框而直接进行更改呢？答案是肯定的，请看下面的方法二。方法二：1.为了方便我们对方法二的操作进行测试，先执行“编辑→撤销”命令，让使用“标题1”样式的段落仍保持默认状态。2.接着我们随意选中一个使用“标题1”样式的段落，比如“执行概要(标题1)”，然后用常规的方法通过格式工具栏或菜单“格式→字体”命令，将该段落格式设置为“黑体、三号、蓝色”。3.这时可以看到“样式和格式”任务窗格中“标题1”样式的下方显示出更新后的样式名(图6)。图64.同时你可以拖动一下滚动条，看看文档中其他使用“标题1”的段落外观仍保持原状，用什么方法让它们也使用更新后的样式呢？5.先选中修改好的“执行概要(标题1)”段落，然后单击“样式和格式”任务窗格中“标题1”右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“更新以匹配选择”命令(图7)。图76.执行该命令后，所有原来使用“标题1”样式的段落便都应用了新的设置。新增的样式名也随即消失，新增的格式参数被添加到了“标题1”样式中。7.作为练习，你可以试着用上面介绍的两种方法修改一下“标题2”和“标题3”，体会两种方法的区别和联系。修改“正文”样式也许大家早就注意到了“正文”样式，实际上默认的“正文”样式在大多数场合下不符合行文要求，这时我们需要对它进行更改，具体方法和上面介绍的方法一类似，下面的操作中，假设我们要将“正文”样式修改为“楷体、三号、首行缩进2字符”。1.还是在上面的案例文档中，将鼠标指针移到“样式和格式”任务窗格中“正文”样式名处，并单击其右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“修改”命令(图8)。图82.打开“修改样式”对话框，通过改对话框设置字型为“楷体”，字号为“三号”(图9)。接下来单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框，设置特殊格式为“首行缩进2个字符”(图10)。图9图103.依次单击“确定”按钮后，可以看到文档中使用“正文”样式的段落根据设置进行了更改。使用“命名法”创建个性的样式在实际的行文过程中，我们的文档中可能含有很多注释、提醒、警告等特殊的段落，而这些段落我们常常希望用特殊的格式来修饰它，以便让文档具备更好的可读性。这时，我们就可以创建个性的样式来快速修饰这些段落的外观。用“命名法”创建样式的思路是，先把一个段落格式化好，然后以修饰它的相关参数为基准命名为一个形象的样式名，比如“注释样式”、“说明样式”，以后修饰和它同样的段落时，直接利用这个新建的样式就可以了。下面我们在案例文件中为说明性段落建立样式，并命名为“说明样式”。1.在案例文件中，先选中位于“目标(标题2)”部分的“说明：此处省略了一个图表。”段落，先对它进行修饰。2.用常规的方法把它修饰为“宋体、倾斜、下划线”。3.修饰完成后，把鼠标指针移到“格式”工具栏左侧“样式框内”，当显示反白时输入样式名称“说明样式”(图11)，然后按下回车，就完成了该样式的创建。图114.在“样式和格式”任务窗格中可以看到新增了“说明样式”样式名。图125.下面我们用这个新建的样式来修饰另一个说明段落，它位于“任务(标题2)”下方。将插入点定位于该段落，然后用鼠标单击一下“样式和格式”任务窗格中的“说明样式”即可完成修饰。试想一下，如果一篇文档中有很多说明段落要修饰，用这样的方法，是不是比较高效了呢？完成操作后可以先保存一下文档。使用“从头创建法”创建自己的样式我们再来讲一种创建样式的方法，之所以介绍它，是因为它有与前面的方法有一些不同的特性。前面提到的“修改法”或“命名法”固然相当方便，但是它也存在着不足。就是用这些方法创建的样式在默认情况下只能应用于当前文档，而利用“从头创建法”创建的新样式，可以指定到模板中。这样，以后凡是使用该模板创建的文档均可使用这个样式。下面的操作，我们将从头创建一个“报告标题”样式，并用来修饰文章的标题。1.在案例文件中，单击“样式和格式”任务窗格中的“样式”按钮，打开“新建样式”对话框。2.现在“名称”框内输入样式名“报告标题”，然后设置字型为“幼圆”，字号为“小二”。单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“段落”，在打开的“段落”对话框中设置对齐方式为“居中”。图133.单击“确定”返回“新建样式”对话框，然后勾选“添加到模板”复选框，单击“确定”按钮后(图14)，可以看到任务窗格中增加了“报告标题”的样式名，而且该样式还被添加至模板。添加至模板的好处是，以后用建立在该模板上的新文档都包括此样式。图144.测试：上面操作完成后先保存一下，然后关闭。再新建一个空白文档，用前面介绍的方法打开“样式和格式”任务窗格，可以看到刚才定义的“报告标题”样式出现再“样式和格式”任务窗格中。5.下面我们使用一下“报告标题”样式。重新打开先前的案例文档一，将插入点定位于文章标题段落“思科乐器销售概要(文章标题)”，然后单击“样式和格式”任务窗格中的“报告标题”样式名，即可看到文章标题以样式定义的外观显示(图15)。图15(四).应该掌握的样式基本技能所谓应该掌握的样式基本技能，就是指在样式的管理和提高样式运用效率方面，常常需要执行的操作所需的能力，它们包括：重命名和删除无用的样式、查找和替换样式和为样式添加快捷键，掌握好了这些基本技能，就可以更好地组织管理样式，以及提高使用样式的效率。重命名和删除无用的样式重命名样式在上面的案例文件中，单击“样式和格式”任务窗格中要重命名的样式(比如“报告标题”)右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“修改”命令，打开“修改样式”对话框。在“样式名称”框内输入新的样式名，如“文章标题”，单击确定即可。删除无用的样式单击“样式和格式”任务窗格中要删除样式的右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“删除”命令，显示“确认删除”的对话框，单击“确定”即可。查找和替换样式有时，当我们更改模板或者从另一个文档复制文本时，你会发现整个文档中的段落样式出现了问题。这时，我们就可以通过“查找和替换”命令将一个样式替换成另一样式。下面的操练，我们将把“标题2”样式替换成“标题3”，这个操作只是为了学习使用“查找和替换样式”，它本身并不具有实际意义(因为在本文档中这个操作是不必要的)。为了后面的操作能够顺利进行，完成这个替换后，我们将执行“编辑→撤消”命令，取消这个操作