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1第一部分办公室管理职能和岗位职能基本管理职能主任岗位职责文员职责涉及工作流程涉及相关制度及标准涉及相关表单项目简要说明1员工招聘入职管理员工入职必须经过报名、面试、实习、考核、入职培训等环节，要求招收能力强、品德优秀的员工。①审查员工履历表②报请总经理考核③面试④根据总经理意见审核批准入职协助安排新员工报名、培训、考试、食宿等员工入职流程员工入职管理制度《履历表》《应聘人员登记表》2员工调动管理根据公司安排，对跨分公司人员变动采取调令的方式；分公司内部的变动报送人员异动表。①审核调动手续②监督检查变更通讯录员工调动流程调动管理制度《介绍信》《人事调令》《员工异动交接清单》3劳动合同管理员工实习两个月，可以书面申请与公司签订劳动合同。①全面负责②审核①初拟合同②签订合同文本③存档签订劳动合同流程合同书标准文本《劳动合同书》《A类员工信息表》《B类员工登记表》《保密协议》4员工辞职管理员工辞职必须提出书面申请，并逐级审批，办理交接手续。①全面负责②审核①办理辞职手续②接收辞职申请、归档③收集交接表员工辞职流程员工辞职管理制度《员工离职交接清单》5培训管理公司对新入职员工、业务骨干、全体员工开展定期和不定期培训，培训采取内训和外训想结合方式进行。①拟定方案②组织实施③考核验收④效果分析①培训通知②培训场地会务服务培训流程员工培训管理制度《培训计划表》6考核管理公司对各部门、各分公司业务人员定期进行考核，奖优罚劣。①拟定考核计划②考核数据分析、整理③统计考核表①发放通知②协助固定资产统计报表①部门月度考核流程②业务员年度考核流程①控制清单②各处室员工绩效考核表7财产管理公司对所属部门、各分公司财务进行登记，明确责任人。①车辆财产管理②办公楼财产管理①财产登记②资产登记表收集、归档③检查核实财产管理登记流程《固定资产登记表》8费用审核管理公司对手机费用、车辆费用以及部分区域固定费用进行审核。①车辆燃油费、过路费、停车费审核②车辆维修费用审核③后勤类管理费用审核①手机费登记②车辆费用登记③固定资产购入、销毁登记④房租费用登记费用审核登记流程①车辆费用登记表②车辆一览表③手机费用登记表④房租费用登记表⑤定额费用审核表车辆管理制度29接待管理公司按规定接待接待集团、政府部门领导，各相关公司负责人，各地方客户。①全面负责②监督检查③沟通协商④个案处理①基本接待②协调沟通③后勤支持接待访客流程①公司客餐招待申请表②电话记录簿公务接待用餐制度10收文管理收文要求及时传阅签注①登记②督办收文流程收文登记簿收文程序11发文管理发文要求使用公文文种，遵守行文规范，符合规定格式，由文员或各部门拟稿，办公室主任审核，总经理签发，规定发文字号、印刷份数和时限。①审核②注发③用印①拟稿②校对③印刷④分发⑤归档发文流程发文登记簿发文程序12印章管理各类印章必须由办公室负责申报和刻制，各部门启用印章时到办公室登记备案，停用印章交办公室封存。①审批日常文件，合同和其他公文用印②公司印章以及支部、工会印章的保管①用印登记②办公室印章保管印章使用流程印章使用登记表印章管理制度13档案管理涉及公司有关经营类、业务类、人事类文件、合同的保管与定期清理。①全面负责②监督核实③销毁批准④审核借阅请求①复印、打印②借阅登记③档案分类、整理④编制档案明细表⑤合同台账登记①文档管理流程②文档借阅（复印）流程①档案明细表②合同登记表档案管理制度14会议管理集团、公司召开的各种会议的安排①统筹安排②会务协调①编写会议计划表、通知②会议准备③会场安排④后勤工作会议流程①会议签到表簿②会议记录簿③公司月度、会议分项报告明细表会议管理制度15就餐管理凡在公司食堂用餐的人员必须遵守就餐管理，按时就餐、保持卫生、杜绝浪费。①全面负责②监督检查值班食堂用餐花名册食堂管理制度食堂卫生标准16卫生管理保证公司办公区、公共区、生活区公共卫生干净整洁。①全面负责②监督检查参与检查①办公区卫生检查评分表②宿舍检查评分表宿舍管理制度寝室卫生标准17就寝管理在公司住宿的人员必须按时就寝，夏季晚上不得超过11：30，冬季不得超过11：00。①全面负责②监督检查参与检查住宿员工花名册宿舍管理制度寝室卫生标准39考勤管理对公司员工实行指纹考勤，严肃公司纪律。①全面负责②监督检查③指纹录入⑤设备维护①人员异动通报②协助管理③定期考勤19网络管理对公司电脑、网络、广播、指纹考勤机等进行管理维护。①全面负责②监督检查③设备维护④电信部门联络⑤电话维护⑥网络维护协助管理20车辆管理公司小车服从统一调配，保证工作用车。禁止公车私用，车辆不适用时需卖出。①全面负责②监督检查协助管理车辆使用流程小车出差通知单车辆管理制度21旅游合同管理旅游合同由总经办同意采购，领用时要登记并注明所属部门及使用份数，使用后要回收建档。①全面负责②监督检查具体执行旅游合同采购、领用、回收流程旅游合同领用表旅游合同管理制度22航空保险管理航空保险领用前要登记，注明使用日期及份数。①全面负责②监督检查具体执行航空保险采购、领用、回收流程航空保险领用表航空保险管理制度4第二部分办公室工作流程流程1.1：收文流程收文流程文员办公室主任公司领导分管领导及处理重要文件一般文件流程1.2：发文流程发文流程文员办公室主任公司领导分管领导及处理重要文件一般文件流程结束流程结束收文落实签收、登记流程起始流程结束审阅承办、督办阅读、拟办承办、落实编号、发文初核流程起始审阅打印、核对签发签收拟稿存档流程结束5流程2：车辆管理流程用车人处室领导办公室主任公司领导驾驶员同意同意流程3：办公用品、固定资产采购、入库、领用流程办事员公司办主任总经理大宗物品物资采购验收入库、登记并建立台账申请流程起始批准安排车辆出车审批完成反馈任务记录、存档流程结束根据需求每季度最后一个月末提出采购计划流程起始领用流程结束审核审批6流程4：旅游合同采购、领用、回收流程处室公司办总经理旅游合同根据需求提出计划划提出流程起始领用回收建档、流程结束审核审批购买合同文本登记并建立台账7流程5：航空保险采购、领用、回收流程处室公司办总经理航空保险根据需求提出计划划提出流程起始领用回收建档、流程结束审核审批购买航空保险登记并建立台账8流程6：招聘工作流程用人部门总经办分管领导总经理特殊岗位人员简历存档笔试、面试资格审定复试人员空缺有无编制流程起始增补申请确定招聘方式发布招聘信息确定试用待遇面谈办理入职流程结束核准批准复试9流程7：入职工作流程员工总经办用人部门通过本人申请回执流程起始填写履历表、招工登记表开具派遣单到用人部门试用实习评估正式办理录用签订合同录用EAS调剂或婉拒正式开具派遣单办理上岗证、工资、安排住宿等流程结束接收上岗及培训10流程8：培训工作流程员工部门总经办公司领导参加培训参加考试、考核总结流程起始培训要求培训需求分析制定培训计划培训效果评估记录培训档案流程结束培训测试实施培训计划培训效果评价监督意见制定培训评估审批11流程9：调动工作流程集团人力资源部公司办用人部门本人开具调令通知执行流程起始报到办结、开具介绍信、派遣单审核、回执报到办理交接获知流程结束12流程10：辞职工作流程总经理分管副总经理主管处室员工总经办财务处关键技术岗位审批审批处长签字退回上岗证、工作服逐级签署意见书面申请流程起始领辞职流程申请表查询移交情况交辞职申请表审批EAS系统办理辞职流程结束查询欠款情况办理退房手续13流程11：宿舍入住流程员工文员办公室主任报到录用EAS系统办理入职手续流程起始流程结束办理入住登记、发放钥匙填写入住申请审批14流程12：接待工作流程来访客人相关部门接待人员各部办领导办公室主任总经理财务处一般客人客人到访流程起始请示相关领导具体落实汇报、拟账了解情况制定接待方案制定接待方案落实汇报、报账了解落实情况费用审批了解落实情况费用审批流程结束费用报销明确客人身份、来访事由审批15第三部分办公室管理制度第一篇办公室工作计划2010年是我公司经营压力空前，市场竞争激烈的一年，面对这一形势，办公室要明确工作的指导思想：强化办公室的枢纽、服务作用，发挥参谋协助、综合协调、督促检查和服务后勤工作，进一步改良工作作风、改进工作方法、提高服务质量，为整体工作的顺利进行，提供良好的职能作用。为了保证办公室工作的顺利进行，我们制定了如下的工作思路：一、发挥参谋功能。办公室作为公司上传下达、沟通各部门的桥梁和纽带，要善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远的大事上，放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上，既要了解中长期的总体工作，又要了解近期的重点工作；既要了解集团的工作意见和要求，还要了解本公司的实际情况和员工的意见、建议。善于增强整体合力，树立团队协作精神和服务理念，善于对上加强联系，对内加强管理，对外搞好协调，对下做好服务。要立足发展变化的新情况，多动脑筋、想办法、出主意，增强工作的主动性、预见性、创造性，以较高的理论素养和业务能力为领导出谋划策、查漏补缺，在充分调查摸底的基础上，提出可行性的建议和工作预案，发挥参谋协助作用，不断提高参与决策能力。二、发挥协调功能。办公室工作综合全局，协调各方，内承外联，有自身的工作职能和工作流程。既要全面了解各部门工作情况，为公司各项工作的顺利开展创造条件，又要协调各方，处理好上下的关系，确保上级领导的指令实施畅通。对于职责内的工作一定要抓紧抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，项项有落实。对职责以外但没有部门抓的或职责不明的工作，办公室就是要义不容辞承担起来，做到不留空档，保证各项工作的全面推进。三、发挥办事功能。办公室工作无小事。这就要求办公室工作一定要细心、细致。要从细小的事抓起。对任何一件经办的工作，都要严谨细致，一丝不苟，来不得半点敷衍和虚假。要时时刻刻、事事处处，认真认真再认真，细致细致再细致，做到不让领导布置的工作在我手中延误，不让需要办理的文电在我手中积压，不让到办公室联系工作的同志在我这里受到冷落，不让分公司机关和办公室的形象在我这里受到影响。四、发挥管理功能。工作涉及到的方方面面，有的关系到员工的切身利益。坚持原则性问题是检验作风是否过硬的重要标志。办公室工作必须讲原则，严肃办事纪律。一是按政策办事。决不允许在政策问题上讲人情，“走后门”。二是依法办事。办公室同志必须学法、懂法、守法，严格按照法律法规来开展工作。三是按组织原则办事。坚持民主集中制原则，坚持一级对一级负责。五、发挥服务功能。办公室工作的程序性要求很强，特别是在大量复杂的事务性工作中，要求办公室的同志一定要保持清醒的头脑，分清主次、分清轻重缓急、不怕麻烦。一定要坚持逐级汇报的原则,以明确责任。要通过建立一套科学规范的工作制度、工作程序、工作规则，使每项工作都有章可循。六、发挥督办功能。要据实情、讲实话、干实事、创实效，扎扎实实，不慕虚荣，不图虚名。实事求是干工作，实事求是反映情况，具备求真务实的精神，包括听取基层意见，向领导反映情况，力求全面、真实。工作中，要一步一个脚印，不作表面文章。16第二篇办公室工作日常管理制度一、收文、发文管理制度1、收文（1）登记。收文后，根据来文单位（上级来文、平级来文、下级来文）及时录入来文登记簿；（2）办理。来文登记后，视缓、急情况，及时填写文件处理标签报送相关领导阅批；（3）归档。文件办理完毕，及时归档，定期或按集团规定将已归档文件再次分类整理，交由集团档案室集中管理。2、发文（1）提出申请。各部门根据需要提出发文申请，由部门负责人草拟文件内容（草拟内容需用水笔书写，以便长期保存）；（2）文件审核。各部门草拟文件必须交总经办统一审核；（3）领导审批。所有公司发文必须由公司领导审批后，方可印制；（4）文件发布。公司文件领导审批后，由总经办校对，用印，然后正式发布；（5）文稿归档。所有公司发文文稿统一由总经办整理归档。二、会议筹备制度1、会议组织（1）每年召开一次总结表彰大会；（2）每半年至少召开一次支部大会和副科级以上干部会议；（3）每季度召开一次办公会；（4）每月召开一次产品沟通会议；（5）每周各部门召开一次周例会。2、会