1项目文件管理制度

项目文件管理制度为了规范施工项目部文件管理，理顺各类文件的收集、整理和归档职责，做到文件往来清晰有据、检索方便、可追朔性强，特制订项目部文件管理制度。一、项目文件分类及收集归档分工序号文件分类收集整理归档(标识编目保管）备注1机电总承包项目规划文件资料员资料员2合同协议类文件资料员资料员3分包资质备案文件生产经理资料员4计划进展类文件专业工长资料员5工程日志专业工长资料员6会议纪要资料员资料员纪要签发、签收、传阅7申请/报告类文件资料员资料员批复文件8工作联系单/备忘录类文件资料员资料员9总包通知资料员资料员回复文件10造价费用文件商务人员资料员11安全管理文件安全员资料员12现场采购文件材料员资料员13图纸资料员资料员14施工文件专业工长资料员汇总、统计15竣工验收文件项目经理资料员16文件收/发放记录资料员资料员二、项目文件分类说明1、项目规划文件。包括：项目施工计划、进度、质量计划、安全/HSE管理规划、进度控制等。这类文件由项目部各职能组或专业技术人员根据项目情况编制，内部审核后报监理、业主确认，作为项目指导控制类文件。2、合同协议类文件。包括：承包合同、分包施工合同、补充协议、纪要。3、分包资质备案文件。包括：分包资格报审、现场管理体系核查。该类文件需要向监理、业主报审。4、计划进展类文件。包括：（1）开工报告。包括总承包商向监理、业主提交的开工报告及分包商向总承包商提交的开工报告。开工报告是确定工期、合同履行的重要依据。（2）施工总进度计划，季、月计划和三周滚动进度计划，上述进度计划报审表。（3）工程暂停/复工令，工程延期审批。（4）项目施工（月）进展报告。5、工程施工日志。工程施工日志由各职能组负责人组织每日编写，生产经理负责督促检查，按月汇集成册后交项目资料归档。工程施工日志表格使用项目规定的通用表格，对未按时完成的相关人员进行相应问责惩处。6、会议纪要。按照管理关系和形成纪要方可按以下分类别存放、归档。业主/总包会议纪要，纪要由业主方形成；总包/业主会议纪要，纪要由总包方形成；监理/总包会议纪要，纪要由监理方形成；总包/分包会议纪要，纪要由总包方形成；其他，纪要由组织方形成。纪要应由现场负责人统一签发，项目资料员收集保管，会议纪要分类、按收文日期归档，，并单独做文件目录。7、申请/报告类文件。主要是对业主、总包、监理、质量监督站、检测机构等形成的文件。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。8、工作联系单/工程备忘录类文件。按照管理关系和形成文件方，可按以下分类别存放、归档。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。（1）总包/业主工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成的。（2）总包/分包工作联系单/工程备忘录，文件由项目形成的。（3）总包与其他相关方的工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成的。（4）分包/总包工作联系单/工程备忘录，文件由分包方形成。以上文件分类归档，做好收发文记录以及文件归档目录。9、总包通知。对施工分包商/设备材料供应商的指令性管理文件，由项目经理/施工经理统一签发，必须有分包商的回复文件，文件存放需要闭合。10、变更签证以及工程进度款费用控制文件。应由商务部组织整理归档，包括对业主的资金计划、付款申请及审批，对分包商的进度款审批，变更费用控制文件，竣工结算。其中现场变更签证、报价确认单等与施工管理密切相关工作。11、安全管理文件。安全管理文件主要包括但不限于以下：（1）项目安全管理规划、方案，管理规定。（2）分包人安全资质、人员资格资料备案审查文件。（3）安全专项方案及报审文件。（4）现场核查记录文件。（5）项目人员培训文件。（6）项目安全检查文件。（7）项目安全管理总结文件。（8）施工人员入场教育培训文件。以上文件资料以及其他安全资料由安全部门负责编制、整理、归档、生成目录以便于查阅；12、现场采购文件。应由材料员整理，如有甲供材料，还需及时将业主采购的设备/构配件/材料的质量保证资料，做详细统计，以备工程验收需要，相应数据资料交商务部门一份备存查阅。13、图纸。除按合同规定向有关方提供的施工图纸外，工程项目部现场应至少保存两套完整的施工图纸，由项目资料员按专业统一编号保管。图纸原则上不外借，内部借阅需报生产经理批准，并办理借阅手续。借阅人对所借图纸的完整性、安全性负责。14、现场施工文件。包括：(1)综合部分（工程部负责整理、汇总）。包括：A、设计以及技术交底、图纸会审，设计变更、洽商。按照专业分类，编制资料统计表，标明专业、已发单位，同时整理文件资料签发表。B、施工组织设计、施工方案及审批文件。编制资料统计表，标明专业、分包单位。C、设备/构件/材料报验资料。包括：报验申请表、数量清单、质量证明文件及复试报告。编制资料统计表，标明专业、涉及部位、采购单位、数量清单、质量证明文件及复试报告份数。业主采购设备/构件/材料的资料按前述“12”执行。（2）涉及与土建工程交接部分：进场后在监理的见证下与土建单位进行建筑、结构点位标高的移交，并形成书面移交单，并对该标高点位进行相应的复核（包括测量定位资料），如有问题及时反馈，无问题相互交接签字确认，并要求建立人员签字确认，时候资料整理归档，交由专业负责人妥善保存，专业工长可扫描保存或复印保存备用；（3）安装工程部分：包括进场施工材料（水、暖、电）、管道、设备、电气装置、自动化仪表、涉及消防及卫生监测等安装工程的质量检验及报验表、质量控制表、中间交接表、隐蔽工程检查记录、相关试验检测记录等。由专业负责人（或专业技术人员）形成整理、工程部汇总。15、竣工验收文件：包括竣工总结、竣工验收记录、工程交接证书等。由项目经理负责，工程部具体组织实施。16、文件收/发放记录（包括图纸发放记录）。上述文件应按类别存放于标准定制的档案盒中，建立目录统计，随工程进展同步。工程竣工时，经相关人员检查统计后形成最终卷内目录，形成卷内备考表。同时在条件允许时应建立一套电子版档案。三、项目文件形成和往来1、项目文件要以项目工程的特点、《建筑工程资料管理规程》、《城建档案管理规定》、《施工合同》、《造价管理规定》以及甲方、总包、监理的要求和现场的实际情况为依据形成。2、形成文件时一定要真实、及时。尤其是变更签证文件，原则上要坚持先签证后施工。未及时签证的，一定要在签证事项发生后规定的时效内，补送签证文件。技术性文件要同步工程进展及时收集整理归档。3、以项目部名义向外发送文件必须经过项目经理的签发。要求外发文件：规范、文体一致、诉求明确、用词准确、言之有物、有理有据有节。4、当特殊情况下需要以公司名义向业主、监理或其他相关部门和单位行文时，项目部先起草稿，经分公司领导审定后再行正式文。5、项目部内部文件往来实行收发文本登记制度。收文方既要在发文方的发文本上签收，又要在己方的收文本上登记。6、收发文登记要记录序号、文件名称、收发文方、收发日期、收发人等内容。登记要及时，以免漏记错记。四、项目部发文管理1、项目部上报下发正式文件的权力集中项目经理。项目部业务各部门或个人一律不得自行向上、向下发送正式文件。项目部上报下发的正式文件一律需加盖项目部公章后方可生效。2、项目部业务部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置的均需项目部经理同意后方可加盖项目部公章上报或下发，并由项目资料员登记台帐。3、凡是以项目部名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。4、项目部下发文件主要用于：(1)公布项目部规章制度；(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；(3)公布单位重大生产、技术、管理等工作的决定；(4)发布有关奖惩决定和通报；(5)其他有关重大事项；5、项目部上行文、外发文主要用于：对上级机关、公司、分公司、业主、监理或设计院呈报工作计划、请示报告、处理决定等；五、项目部收文管理1、文件的签收：项目部外部文件均由项目部资料员负责登记签收。项目部外出人员开会带回的文件及资料应及时送交项目部资料员进行登记、编号、存档、建立台帐。复印件供使用和传阅。2、文件编号保管：项目部资料员签收后应及时附上文件处理传阅单，作分类登记编号、保管。3、文件阅批与分发：凡正式文件均需由项目部资料员及时送项目经理批示。按照批示，资料员区别对待文件传阅和复印件分发。文件传阅和复印件分发要及时送达有关人员或业务组，并履行相关手续。4、文件传阅与催办：传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，对尚未传达的文件不得向外泄露内容；阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交项目部资料员，阅批文件一般不得超过当天，阅后应签名以示负责。项目部主要负责人如有“批示”、“拟办意见”，项目部资料员应负责督促、提醒有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。六、项目文件立卷与归档（一）文件的归档范围：1、凡下列文件统一分别由资料员负责归档：(1)上级机关来文，包括上级对项目部报告、申请的批复；(2)项目部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；(3)各种例会记录；(4)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本项目在会上汇报材料等；(5)上级机关领导同志来项目检查视察工作的报告、指示记录，以及本项目向上级进行汇报的提纲和材料；(6)反映本项目生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；(7)项目部向上级请示批复的文件及上报的有关材料。2、业务部分：各分部日常工作中形成的活动资料，由各班组和各分部负责立卷归档。各分部要建立健全文件管理制度，分部文件由分部班组统一管理。（二）立卷要求1、文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。3、要坚持平时立卷与竣工立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议或涉及造价形成的文件材料，要及时立卷归档。4、竣工验收前，各专业文件要按竣工验收资料规范和城建档案要求整理，交资料员统一归档。