企业档案工作规范教材

企业档案工作规范教材12第五章档案工作组织一是建立企业档案工作组织体系。二是明确档案工作职责。5.1组织系统建设包括四个方面：领导、机构、人员、工作网络35.1.1档案工作领导应在三个层次确定档案工作负责人：企业分管领导各职能或承办部门、项目工作部门负责人档案部门的负责人45.1.2档案机构设置规模较小的企业或有些专业需要的企业，可指定相应机构承担档案管理的职能；企业应设置独立的档案机构：档案室（处、科）或档案资料信息中心；有条件的特大型企业集团应建立企业档案馆。要有管理（监督指导）职能的机构，不能是服务机构55.1.3档案人员配备企业应配备专职档案人员；企业各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员；企业应保持档案人员相对稳定。5.1.4档案工作网络体系6５.2企业管理职责《文件（档案）管理国际标准》ISO15489第6章方针与职责：“机构应该制订并记录其文件管理方针，文件管理方针的目标是形成并保存真实、可靠和可用的文件，以便在整个文件保存时间内能对业务职能和活动提供支持。同时，要确保文件管理方针在机构内的所有层次上都得到贯彻和执行”。“文件管理方针应该得到最高决策层的采纳和批准并在机构上下进行公布。相关责任应有明确分工和承诺”。“机构应该对文件管理职责和权力进行明确划分，并在整个机构内公布”。7企业管理职责五个方面：为档案工作持续发展提供保障；将档案管理的有关工作纳入岗位责任制进行考核；采取必要的措施确保档案的完整、准确、系统和安全；在产权发生变动时做好档案的处置；对档案管理奖成绩、惩损失。8５.3企业部门职责四个方面：部门或项目负责人的责任；文件形成者的责任；专兼职档案员的责任；职能或承办部门的责任。5.4企业档案部门的职责P2015.5企业档案工作人员要求P2019第六章档案工作制度工作规章管理制度业务规范三个不同层次、不同重点内容的制度，构成企业档案工作的制度体系。106.1企业档案工作规章的制订明确文件形成、归档责任；制订规章应该包括的主要内容；P201要建立责任追究制度；要制订应急预案。11国际标准：机构应该明确各类员工参与文件管理的权力和责任。文件管理职责应由机构内所有员工分担，不仅包括文件管理人员，还包括相应的信息专业人员、行政人员、业务部门负责人、系统管理员及形成文件的其他人员，还应该在岗位职责描述和同类说明中对其文件管理责任做出明确规定。12国际标准：不同岗位的文件管理职责：高级管理层应该承担最高层次的责任，以确保文件管理规划的成功实施。文件管理专业人员对文件管理的方方面面负责。企业各部门的管理者为文件的管理提供所必需的资源，负责确保员工在工作过程中按照规定和标准形成并保管文件，同时与专业文件管理人员在规定的职责方面保持联络。系统管理员负责确保所有记录的准确性、可获取性和可读性。形成、接收和保管文件是所有人员日常工作的一部分，所有员工有责任和义务确保其活动中形成文件的准确性和完整性。136.2企业档案管理制度的制订共有八个方面的制度：文件归档制度档案保管制度鉴定销毁制度档案统计制度档案利用制度档案保密制度电子档案管理档案管理系统操作制度。146.3企业档案业务规范的制订文件、档案整理规范；档案分类方案；文件归档范围和保管期限表；特殊载体档案管理规范。15第七章档案业务工作7.1企业档案工作与业务活动完整的档案管理包含三个阶段：文件（即未来的档案）形成阶段、档案室保存阶段、档案馆保存阶段。“文件的档案化管理”16在企业档案管理中需要明确的概念：1）企业文件形成及管理是企业科技和生产等管理部门本职工作的组成部分。2）做好文件形成及其管理是企业科技和生产及其管理人员的职责。3）检查、指导文件的形成及管理是档案部门和档案人员的职责。17企业档案在不同时段的管理职责分工：文件形成部门要按照档案管理的要求承担文件形成阶段的管理；档案人员主要承担档案室保存阶段和档案馆保存阶段的管理；信息技术人员承担电子环境中档案的技术维护。18企业各层级对档案工作的责任：在企业的领导层：将档案工作纳入企业领导的议事日程;对企业档案工作的发展做出整体规划;对企业档案管理制度的建立、完善和嵌入企业各有关制度进行整体协调;将文件管理纳入有关人员乃至全体员工岗位责任制进行考核和奖惩，确保档案管理有关制度在企业各层级、各岗位得到贯彻落实。19在企业管理的中层：将文件管理工作纳入分管领导和各业务部门负责人的工作计划中，以保证在安排和下达科技、生产计划及项目计划的同时，将文件管理工作同时安排和下达；将档案管理的具体要求落实到企业各项业务和活动的规章制度及工作流程中；督促员工做好文件工作。20在企业的基层：将文件管理落实企业各部门和有关人员乃至所有人员的岗位或经济责任制，明确各有关人员及全体人员在文件档案化管理中的职责任务；做好文件管理的具体工作；把完成职责任务的情况作为考核和奖励的指标和条件。21“三参加”：企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定和基本建设项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。“四同时”：企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时作好项目文件归档交接。227.2文件的形成、积累从档案管理的角度对文件在形成阶段就提出“档案化”的管理要求。两方面的要求：文件记录载体和记录方式的要求；文件内容的要求。237.3文件整理与归档四个方面的要求文件的整理文件的归档范围文件的归档时间文件的归档要求247.3.1文件整理管理类文件的整理应该符合《文书档案案卷格式》GB/T9705和《归档文件整理规则》DA/T22的要求；科技文件的整理应该符合《科技档案案卷构成一般要求》GB/T11822的要求；基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28的要求；25会计文件的整理应该符合《会计档案管理办法》财会字[1998]32号文件的要求；职工文件的整理应该符合《企业职工档案管理工作规定》劳力字[１９９２]３３号文件的要求；照片文件的整理应该符合《照片档案管理规范》GB/T11821的要求；26录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符合《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15的要求；电子文件的整理应该符合《电子文件归档与管理规范》GB/T18894和《公务电子邮件归档与管理规则》DA/T32的要求；计算机辅助设计文件的整理应该符合《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1的要求。277.3.2文件归档范围归档范围要包括从企业筹建、运营生产、产权发生变动、直至注销，各个阶段的文件都应在档案中有所记录和保存，要能够真实记录和准确反映企业的发展历程；归档文件的主要来源；P204归档范围要突出反映企业的特点和主要活动。28关于附录A的说明：1、附录A给出的是资料性附录。（国有企业还是执行《国有企业文件材料归档办法》）2、附录A不作为企业档案的分类标准。3、附录A增强了可操作性。4、附录A首次给出了企业档案保管期限的建议。29制订归档范围的基本方法：根据工作职能和流程制定归档范围——掌握依据，调查研究——拟定初稿——广泛征求意见——各立档部门负责人审核——修改完善后报批——主管部门审批，发布执行——纳入相关制度30各类企业应该在制订归档范围时，重点列出能够反映本企业特点的文件材料：1、制造业企业：各类科技文件特别是产品档案的数量占有相当大的比例。2、交通运输企业：基建和设备文件材料对于正常运营和安全生产具有重要的保障作用。3、建筑安装企业:以工程项目为单位的成套性特点较为突出；由于建筑物、构筑物等主要产品的使用时间较长，合同类文件材料一般都需要较长的保存期限。314、金融企业:内容相对专一；作用具有多功能性；数量增长速度快，会计和信贷文件量大。5、流通企业:经营管理性文件材料是主体，拥有一定规模的基建和设备文件材料，文件材料呈现出较强的时间性和项目性等特征。6、邮电通讯企业:业务文件材料的日生产量较大，设备文件材料内容复杂而且存址分散；相当一部分文件材料是由多个企业共同形成。7、农业企业:经营性文件材料为主，具有综合性、情报性特点。32需要注意的问题：1、在确定归档范围时，对容易忽视或不易收全的文件材料应予以特别注意。2、企业应根据新变化的需求对文件材料归档的范围进行调整和完善。3、在确定科技档案的归档范围时，也应注意体现“以人为本”的原则。337.3.3文件归档时间文件材料的归档时间主要有两种：定期归档随时归档应该随时归档的其它文件：1、需要严加控制的核心文件；2、机密性强的、特殊的科技文件；3、应清退的文件；4、非纸质载体文件；5、外来文件。34企业对会计档案的归档和移交要求，一般应当包括以下几个方面：1）会计部门和经办人必须按期将应归档的会计档案，全部移交档案部门，不得擅自封包保存；2）归档的会计文件和记录必须按照国家的有关要求认真整理好；3）会计部门应当编制归档的会计文件与记录的移交清册；需要拆封重新整理的会计档案，档案部门会同会计部门和经办人员共同拆封整理；4）档案部门必须仔细清点检查接收的会计档案；355）与纸质会计文件、记录有关联的其他载体形式或介质的会计数据和会计信息的记录，也应一并移交；6）必须经常对计算机硬盘上的数据建立备份，并定期进行转存；７）不得对硬盘上的会计数据和作为正式会计档案的备份磁盘或磁带上的会计数据进行任何非法操作，不得随意删除硬盘和软盘上的会计数据；如果恢复计算机系统的数据，必须使用最新的备份文件。36电算化会计核算材料在归档内容和归档要求上有别于传统的纸质会计核算材料，主要体现在：1、“双轨制”要求2、特别要求电算化会计档案在进行接收鉴定时，主要做好以下工作：1）在电算化会计文件形成阶段，要进行准确性方面的鉴定和监管；2）会计电算化系统开发和使用的命令文档资料及软件程序备份交档案员保管；3）采用单一的磁盘或光盘存储会计数据，应征得财政主管部门同意，并要定期复制、检查和监控。377.3.4文件归档要求七个方面的要求：P205第一，应实行部门立卷；第二，归档文件的质量；第三，归档原件；第四，非纸质文件和外文材料；第五，归档文件的份数；第六，合作项目文件；第七，填写《档案交接登记表》。387.4档案收集工作两个要求：认真做好文件归档的交接工作；企业应该接收档案与收集资料的范围。收集工作有两种形式：一是对内收集。即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料；二是对外收集。即企业根据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。397.5档案整理工作(系统化分类排列编目)企业变动与全宗划分的几种情况：1、一个企业分成两个或两个以上企业的情况。（一分为二）2、两个或两个以上的企业合并为一个企业的情况。（合二为一）3、由企业内部的一个组织机构改变成为一个独立的企业的情况。（由内变外）404、由一个独立的企业改变为某一企业内部的一个组织机构的情况。（由外变内）5、由于某种特殊原因，中断了一段时间的工作，以后又恢复了正常的活动的情况。（中断）6、仅仅是企业职能扩大或缩小、企业名称发生改变、企业隶属关系发生改变等等情况。（更名）417.6档案保管工作三个方面的要求：档案、底图、磁性载体文件的存放和备份要求；档案入库前的修护要求；库房管理要求。磁性载体文件的保管：防磁;磁带要平放;定期检查；长期不用的磁带要防止相邻磁带互相磁化；要及时对磁性载体文件进行转换。427.7档案鉴定工作按鉴定时段包括归档鉴定到期鉴定按鉴定内容包括价值鉴定质量鉴定利用范围鉴定43企业档案部门对于归档鉴定要做的基本工作：区分档案与非档案区分“永久”与“非永久”区分重要档案和一般档案区