(定稿)湖南大学2015年迎新工作方案

1湖南大学2015年迎新工作方案一、报到时间今年办理新生报到手续的时间为9月3、4、5日。9月3日14:30正式开始办理新生报到手续。9月3、4日实行“通宵接站、通宵运输、通宵办理报到手续”。学校集中办理报到手续时间截至9月5日24时。二、报到地点1.南校区复临舍内，负责南校区学生的报到工作。2.北校区二教学楼一楼大厅，负责北校区学生的报到工作。三、迎新点设置1.学校在迎新总站设立了学院迎新棚、报到注册、缴费、绿色通道、研究生住宿申请处等报到手续办理处，以及新生咨询站、志愿者服务站、家长休息区、后勤医疗等服务站点。2.学校在长沙火车站、长沙火车南站（高铁）设立新生接待站，在民航黄花国际机场设立引导员，负责新生的咨询服务和接送（接待）工作，具体工作由机械与运载工程学院负责组织。3.学工机关安排工作人员在迎新点进行24小时值班，值班人员为迎新点负责绿色通道的工作人员。四、报到流程1.新生（本科生、研究生）报到流程2五、迎新工作时间推进：（一）总体日程安排1.迎新方案制订、审定：7月13日前2.迎新工作协调会、迎新工作文件下发：7月18日前3.各部门工作方案、经费预算报送：7月23日前4.工作人员培训：9月2日前5.工作资料、设施准备：9月2日前6.校内场地布置：9月2日7.集中办理新生报到手续：9月3（14:30正式开始）、4、5日8.新生开学典礼、入学教育：9月6日开始9.各部门工作总结、整理报送经费开支：9月20日前（二）其他具体工作时间安排1.火车站迎新棚、火车南站迎新点的设计：8月23日前2.火车站迎新棚、火车南站迎新点的制作：8月23日前接站引导至迎新站休息组织乘车至校区贫困无法缴费的至学院迎新组领取缴费收据未缴费的到缴费组缴费已缴费的至学院迎新组至学院迎新棚学院引导办理费用缓交手续（绿色通道）学院引导进宿舍新生入学教育择期集中办理户口、党团关系、体检等手续自愿办理卧具、餐饮、通讯、保险等手续引导报到领取军训服装新生到达长沙33.火车站迎新棚、火车南站迎新点的搭建：9月3日24：00前4.校内场地布置完成：9月2日17：00前5.火车站、火车南站迎新点进场工作：9月3日13：006.黄花机场进场工作：9月3日13：007.校内各部门进场工作：9月3日13：008.各部门结束工作：9月5日24：00六、系统保障1、迎新系统（本科生）在8月10日前开放，迎新系统（研究生）在7月20日前开放，保证新生能顺利进行网上住宿申请。2.迎新系统确保在9月2日前将学生的住宿安排和报到地点通知到每名新生，确保新生能到指定报到点报到。3.新生宝典在7月25日前开放。4.网上迎新工作时间推进：（1）网上迎新方案制订、审定：7月13日前（2）网上迎新平台升级：7月25日前（3）网上迎新平台运营：7月25日-9月5日（4）数据导入和导出：导入研究生新生数据：7月1日前导入本科生新生数据：7月20日前导出新生购买卧具和保险数据（财务处）：8月20日-9月5日导入财务处扣费数据：8月20日-9月5日导出新生预报到统计数据：9月2日七、人员安排1.迎新办公室领导值班：由相关部门领导担任值班主任。为便于工作开展，成立迎新工作领导小组，组长由陈伟担任，副组长陈收担任。迎新工作领导小组下设迎新办公室，具体负责组织协4调迎新工作。主任：陈厚丰副主任：徐国正成员：（按姓氏笔画排列）于祥成王文格刘玉堂宋杰汪卫斌胡长生夏云超夏树人聂国军唐珍名徐少华徐启韩峰熊建练颜永红戴谋元2.注册组值班：学工部安排工作人员。3.招生办公室值班：招生办公室安排工作人员。4.注册组工作人员：学生工作部统一协调，部分学院学生担任，地点为复临舍和北校区二教学楼。5.收费组、绿色通道等其他手续办理由计划财务处和学工部派出工作人员。6.火车站、火车南站：机械工程学院担任；派出学生８０人，具体组织工作由学院根据工作需要安排。7.随车人员：校团委选拔36名志愿者担任。每2人负责１辆车；负责随车向学生及家长介绍学校的基本情况及报到流程，并协助乘车的组织工作。8.车辆调度：机械工程学院安排专人负责火车站、火车南站车辆的调度，学工部北校区值班点负责北校区至望麓桥公寓车辆的调度，空军选培办负责南校区至各园区车辆的调度。9.志愿者服务队：60人（南校区40人；北校区20人），团委组织各学院学生；负责学生的咨询引导。10.注册手续办理的志愿者：24人（南校区15人，北校区9人），团委组织各学院学生；负责学生注册手续的办理。八、运行管理51.通宵工作：不管新生到达数量多少，要求各工作点必须派专人通宵值班。2.车辆管理：（1）火车站、火车南站-南、北校区：在人员流动高峰期能安排足够车辆保证运力；在其他时间保证正常运转。（2）黄花机场-南、北校区：不安排车辆接送，只负责指引乘车方式。（3）南校区至天马园区：８：００-２４：００之间必须保持不间断发送车辆。（4）南校区至德智园区：８：００-２４：００之间必须保持不间断发送车辆。（5）北校区二教—望麓桥园区：８：００-２４：００之间必须保持不间断发送车辆。（6）南-北校区：不另行安排车辆。（7）迎新车辆停放：火车站前坪、火车南站停车坪、南校区自卑亭、北校区班车停靠点、天马园区门口、德智园区麓山南路出口。（8）车辆分配：火车站、火车南站-南、北校区12辆；南校区至天马园区3辆；南校区至德智园区3辆；北校区至望麓桥园区1辆。3.服装：车站与机场迎新人员、志愿者服务队、随车人员、注册组、绿色通道每人1件文化衫；学院20件/院；预计共600件。4.后勤保障：各部门自行安排解决食、宿、饮等经费。5.所有车辆由学生工作部负责安排。6.校区内禁止任何单位及个人安排营业性摊位进行营业及咨询（包括通信、旅游等各项服务）。7.学院不在广场和园区摆放展版、悬挂横幅；有关宣传展版、横幅可在学院主楼、新生宿舍展示；其他特殊形式的宣传方式需报经迎6新办公室许可后统一安排。8.迎新期间广场实行交通管制；南校区车辆停放五食堂前坪、法学院前坪及麓山南路沿线；北校区车辆停放三叉路口右转方向道路。天马公寓车辆停靠天马路和阜埠河路沿线，德智公寓车辆停靠公寓内。9.为新生及家长提供免费饮水：火车站、火车南站用水由机械学院负责；南校区复临舍、北校区二教学迎新点饮水由注册组工作人员管理，工作人员换水时索取相应水票。10.学校协助家长安排住宿：在广场显眼位置设置摊位，由后勤服务总公司安排具体事宜。11.所有参加迎新工作学生由学生工作部统一制作工作证。12.注册点工作人员必须严格审查新生录取通知书、身份证等有效证件，加强资格审查。九、场地布置要求指示性标志明显，通俗易懂，凸显人性化；气氛营造热烈，充分体现学校文化底蕴。1、气氛营造：（１）横幅物品名称地点数量内容校区横幅复临舍（竖幅）2（宣传部定）南横幅广场西面（沁园春墙体）１（宣传部定）南横幅岳麓书院门口1（宣传部定）南横幅北校区大门内1（宣传部定）南横幅园区各处园区中心、各学院南、北（２）标识性横幅物品名称地点数量内容校区7横幅复临舍门头12015级新生报到处南横幅北校区第二教学楼门头12015级新生报到处北（３）基本设施物品名称地点数量摆放方式椅广场，北校区二教学楼前坪8椅/棚棚内、棚外各4张桌广场，北校区二教学楼前坪数张沿棚前沿不间断摆放棚广场，北校区二教学楼前坪36，10南校区：南面摆满后，再摆北面；北校区：连续摆放饮水机复临舍，北校区二教学楼4，3饮水机广场由学院自行安排桌火车站、火车南站6棚内椅火车站、火车南站80棚内饮水机火车站、火车南站3棚内照明设备广场，北校区二教学楼前坪火车站棚内桌复临舍，北校区二教学楼60，20待定椅复临舍，北校区二教学楼40，30待定（４）火车站迎新棚、火车南站迎新点要求简洁美观，能体现湖南大学历史文化特色，由学工部统一设计制作。（５）喷绘清单，由学工部统一设计制作。十、2015迎新工作创新点1.根据学生、家长实际需求，优化、扩充原有网络平台，使用PC端、移动端开展网络迎新工作，进一步提升网络迎新的科学化、人性化水平。8PC端：湖南大学迎新系统、湖南大学新生宝典（网页版）。迎新系统主要实现新生预报到、登记个人信息、预选购买卧具和保险、查询宿舍、缴费情况，查询同学、辅导员信息，以及在入学报到期间“一站式”办理入学报到手续；新生宝典（网页版）主要实现通知公告、入学报到、大学生活、校园周边、校园环境等相关情况的介绍。移动端：湖南大学新生宝典（微信公众号）。在移动端实现迎新系统和网页版新生宝典的所有功能，新生及家长可以通过手机操作绑定新生宝典微信后，查询各类信息，浏览各类资讯文章，与辅导员老师和通讯进行互动交流，并通过微信每日推送通知公告和各类信息，同时组织学生志愿者通过微信“多客服”进行开展咨询，解读新生及家长疑问。2.设计制作2015年迎新整体包装宣传。在校区、园区、各迎新点等处，统一设置迎新系列海报、横幅、大型喷绘展板，配合志愿服务、校史校情讲解，积极开展爱国、爱校教育，引导新生尽快融入母校氛围，将其对大学生活的向往及憧憬落到实处。十一、其他问题：所有环节的设置必须经过统一批准，应避免各部门为方便行事，随意更改迎新工作流程，随意张贴、摆摊设点，对学校整体形象造成影响。