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一、战略规划(一）选题意义1.课题来源随着科学技术的发展，机器代替传统手工大大减少人力物力的浪费。北京大宝化妆品有限公司成立于1999年，是北京市三露厂（国家二级企业，北京市先进福利企业）成功进行股份制改造的结果。大宝化妆品公司是中国化妆品行业一支独秀，引领中国化妆品行业发展。然而企业内部旧的销售系统已经难以适应企业在新时代的发展，制约企业销售效率和经济业务发展。销售作为公司的重要部分，高效率、高精度成了销售发展的新要求。在我国高速发展的过程中，市场需求的起伏大，为适应市场变化保证公司对市场销售及时掌握，高效率的销售系统已经成为企业不可缺少的部分。因此，正确、合理、完善的销售管理信息系统是公司快速发展的新要求，将为企业将来更大发展奠定基础。用户：北京大宝化妆品有限公司销售部拟建系统的名称：北京大宝化妆品公司销售管理信息系统拟达到的目标：建立一个能及时反映市场销售情况，进出货物准确统计的销售系统，实现办公网络化，减少人力物力的浪费，提高销售部门效率。2.背景北京大宝化妆品有限公司成立于1999年，“大宝”系列化妆品1985年诞生至今，适应了不同时期、不同层次的消费需求，已陆续形成护肤、洗发、美容修饰、香水、特殊用途共五大类100多个品种。完善的销售网络使“大宝”的产品无处不在。该公司制定了以零售促批发、建立大宝专柜、以北京为大本营辐射全国的营销方针。除遍布所有超市，还在北京及全国各大商场建立了近350个销售专柜，在全国的超市和便利店共建立了3000多个专柜，方便了广大顾客的购买，堵住了假祸泛滥的渠道。1992年，1995年，1998年和2001年，“大宝”获得北京市著名商标称号。1993年，大宝化妆品获得中国保护消费者基金会授予的“消费者喜爱的生活用品”。1999年，大宝商标被国家工商局评为“中国驰名商标”。1999年2月，美容日霜、美容晚霜、人参香波通过美国FDA认证，成为国内自主申报成功的第一家化妆品生产企业。1994、2000、2002、2004，大宝化妆品被北京质量技术监督局授予“北京市名牌产品”。2000年，企业通过了ISO9001质量体系认证，获中国进出口商品质量认证中心颁发的《质量体系认证证书》。2003年，大宝护肤品获国家质检总局授予的“中国名牌产品”称号。2004年，大宝护肤品被国家质检总局批准为“免检产品”。2005年，连续第八年大宝护肤品获得中国市场产销量第一名。2008年，北京大宝化妆品有限公司成为强生在华公司的一员。系统开发的组织单位：大宝化妆品公司信息中心系统服务单位：北京大宝化妆品公司3.现行系统调查研究与分析大宝化妆品公司由一个总经理以及下设的五个部门组成，这五个部门分别是后勤部，财务部，物流部，计划部及销售部。五个部门之间是平行关系，五个部门由总经理统一管理。其中物流部为物料科。后勤部主要负责物业管理和安全保卫。保证公司日常生活有条不紊的进行。计划部主要是对所需货物及人员调配做出合理计划，以保证各部门之间紧密联系。销售部管理销售员和各地销售组，能及时统计与更新货物销售情况，积极推销公司明星产品，统计各产品销售数量并与各部门紧密配合。财务部对系统的要求是能够了解实时的营业情况，以及销售的供需情况，以能够及时预测库存的不足，能够及时下购买订单，避免出现脱销现象。（二）企业信息化的可行性、必要性分析1.必要性销售管理信息系统能体现公司管理中使用计算机的强大功能和可操作性，可以通过逐渐完善满足自身现在和将来对信息资源采集、存储、处理、组织、管理和利用的需求，实现销售信息资源的高度集成与共享，实现销售信息资源的集中管理和统一调度。为各级决策管理部门提出准确、及时的相关信息和快捷、方便、科学的决策分析处理系统；它可以帮助企业快速有效地开发新市场，巩固老客户。有效的管理并跟踪客户等.统一了信息流、人流、物流、资金流。最终达到进一步提高各部门管理人员管理水平与办公效率，减轻工作负担的目的。因此实行销售管理信息系统十分必要。2.可行性可行性研究指在当前的具体条件下，此系统的研制工作是否具备必要的资源及其他条件。大宝化妆品有限公司虽资金充足具有一定的人才，但公司技术创新更新慢，管理效率低下。急需整合资源，调动人员积极性，改善管理方式，创新销售信息系统。（三）规划工作过程1.酝酿、准备阶段企业已制定了明确的发展目标与方向，各种硬件与软件准备就绪，可以立即进行系统的开发。2.调查研究阶段为实现上述目标，将系统分为3个功能模块：基本信息管理、产品管理、库存管理。它是根据各子系统的管理功能来划分，使得系统分工明确，业务流程清晰，从而优化企业管理，最终为企业带来良好的经济效益。（1）基本信息管理：订单、仓库信息等；（2）产品管理：产品信息查询及修改；（3）库存管理：根据发票和出库通知填写出库单，登记库存并形成库存账，月末产生库存报表。3.数据整理分析(1)建立U/C矩阵数据类功能计划定货商品客户销售货物库存退货商品财务成本计划管理经营计划CUU财务计划CUU产品预测UUU采购管理进货订单UUC预定货单UUUU销售单UUUC销售管理定货服务UCU销售服务U销售管理UC库存管理进货保管UUC存货保管C财务管理成本会计UUUC出纳会计U（2）U/C矩阵求解数据类功能计划定货商品客户销售货物库存退货商品财务成本计划管理经营计划CUU财务计划CUU产品预测UUU采购管理进货订单UUC预定货单UUUU销售单UUUC销售管理定货服务UCU销售服务U销售管理UC库存管理进货保管UUC存货保管C财务管理成本会计UUUUC出纳会计UU（3）划分子系统数据类功能计划定货商品客户销售货物库存退货商品财务成本经营计划经营计划经营计划U财务计划UU产品预测UU采购管理进货订单UU采购预定货单UUU销售单UU销售管理定货服务U销售销售服务U销售管理货物保管进货保管U退货存货保管财务管理成本会计UUU财务出纳会计（4）信息系统结构图经营计划二、可行性分析(一)新系统的方案采购销售退货财务1.系统的目标北京大宝化妆品有限公司自成立以来，发展速度较快。但也有较多不足之处，销售系统不完善就是其中一个。因此，管理信息系统的进一步完善会为公司的发展起到巨大的作用，也会成为未来企业成功发展的重要组成部分。它将加快网络化办公，由计算机自动化代替传统的手工作业，实时了解销售量，使销售额有所增加、销售计划更加完美、公司管理更加合理、有序提高办事效率，成为公司的利润源头之一。2.系统规划及初步方案即使北京大宝化妆品有限公司成立了十三年，在国内发展迅速，但国内企业办公普遍信息化水平较低，大大制约了企业发展。办公信息化需要大量资金支持，对于北京大宝化妆品公司，不仅仅需要大量资金在产品本身的研究，也需要在办公网络化的支持上。因此，应对每个可能节省成本的环节，可能提高利润的环节进行可行性研究，从中找出最好的方法，使大宝化妆品有限公司销售部的工作效率有所提高。可以从以下几点研究：第一，质量保证是前提。没有保证的质量,企业就会像没有造血功能的壳子,是没有发展前景的。第二，价格战中,以价格取胜。销售中,价格可以低一点。最主要做到:销售多少,返利多少。可以在其他的方面减少成本。第三，重视售后服务。3.系统的实施方案对每个环节的具体实施方案为：第一，进行销售订单的录入、维护，并可按售货名称、日期、种类等条件查询每一张销售订单。第二，处理销售、销售退货等各种业务。第三，可以由销售单直接生成销售出货单，简化库存人员的作业。第四，可按销货单或出库单生成发票，降低发票管理的工作量。第五，支持任何销售阶段的变价处理，确保应收款数据的准确性。第六，采用信用额度控制和先进先出的出货方式，可以避免发货损失，减少坏帐。第七，销售信息可转入财务系统，减轻财务人员重复性工作，确保资料的一致性。第八，通过分析产品销售的历史资料，快速掌握销售趋势，提高企业市场应变能力。第九，为不同管理层用户提供多角度的销售分析报表和数据查询，使管理人员可以随时掌握销售的最新情况。第十，重视售后服务。4.投资方案通过系统研究，应用20万进行投资。质量保证是前提。应加大技术投入，大约8万，使质量随之上去。第二，价格战中,以价格取胜。销售中,价格可以低一点。但是可以在其他的方面减少成本。所以对这方面的投资可以相对少一点，6万。第三，重视售后服务。北京大宝化妆品有限公司的售后服务还不完善，应加大对售后服务的建设，投资6万。5.人员培训及补充方案为了公司的长远利益，人员培养也是重要的一面。应该从以下几点培养人员：第一，销售人员目标设定与时间管理。第二，销售人员的团队合作。包括个人绩效与团队绩效、化解冲突、携手合作。第三，销售人员的客户服务。包括从不同视角看服务、积极服务的步骤、应对挑战性的客户，将投诉变成机会。第四，销售人员解决问题技巧。认识解决问题的流程及掌握常用工具的使用方法。(二)可行性分析1.管理上的可行性北京大宝化妆品有限公司意识到随着业务不断地壮大发展，虽然当前管理信息系统某些方面已比较完善，但是一些管理体制、规章制度，传统的管理方式和管理手段已不能完全适应，引入新的管理思想，迫在眉睫。北京大宝化妆品有限公司各层次管理者都具备较高的知识和远见，他们能紧跟时代步伐，具有较强的创新能力，而且比较重视这套管理信息系统在企业发展中的巨大潜力，能够使这一系统在日常管理工作中发挥其巨大作用。因此管理上具有了系统开发的可行性。2.技术上的可行性北京大宝化妆品有限公司员工大多为具有较高学历的人员，大家以团队理念和创业精神共同塑造着用户至上的企业文化。公司在不断提高自身整体实力的同时，积极借鉴国内外先进的管理和经营模式，树立员工一流品质、一流信誉、一流服务的思想和作风，尽心为客户着想，致力成为优秀的化妆品企业。科技技术的日趋成熟为其成功运行提供了技术基础。本系统在硬件方面使用服务器端:Pentium2G或XEON双CPU,2G以上内存，客户端:Pentium450MHz以上CPU,128MB以_L内存，这些一般企业都能满足。软件方面，本系统采用Access数据库，该软件方便简洁性能好，配合Dreamweaver设计出基本界面。该系统具有可视化且全中文环境，方便控制与使用。因此技术上具有了系统开发的可行性。3.经济上的可行性北京大宝化妆品有限公司虽然成立13年，但是经济效益良好，经济实力比较雄厚，具有较强的经济基础，足能提供购买硬件设备和开发软件所需要的资金。而且北京大宝化妆品有限公司与周边学校有良好的合作关系。另外实施该系统也能给公司带来长期效益，它可帮助领导实现管理方法的现代化、科学化，极大地提高公司的工作质量与工作效率，减少管理支出的费用，从而保证公司管理的可持续的良好发展。因此经济上具有了系统开发的可行性。4.结论有竞争,企业才会有发展的动力,一个企业如果没有竞争压力,就不会想到要改进技术,提高效率。应想到如何提高工作效率而主动出击，这是企业从价格战中求发展,在销售方案中必走的路。通过对北京大宝化妆品有限公司的销售部的管理信息系统分析、研究、提出解决方案，可以在有限的时间，有限的资源条件下也能为公司创造更多的利润三、系统分析(一)组织与功能分析1.组织结构分析北京大宝化妆品公司总经理下面管理着五个部门，分别是财务部、销售部、物流部、计划部、后勤部。图3.1组织机构图领导与被领导的关系信息资料传递关系总经理物流部计划部销售部后勤部财务部保卫科物业科统计科计划科物流科推销员成本科各地销售组会计科物资流动关系资金流动关系2.功能结构分析图3.2功能结构图3.组织/功能分析表3.1组织/功能表功能序号组织联系程度业务后勤部物流部计划部销售部财务部功能与业务1销售计划管理市场分析#@！#编制销售计划#@！#2销售订单管理订单登记#！#@！订单有效性审查#！#□@3销售核算和统计销售收入核算##！@销售量统计#！@！45库存管理市场预测出入库管理#@#！#库存统计市场预测与分析#@###！！！！图中：“@”表示该项业务是对应组织的主要业务（即主持工作的单位）；“#”表示该单位是参加协调该项业务的辅助单位；“！”表示该单位是该项业务的相关单