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刘洪波新疆特变电工南露天煤矿2016年4月20日企业档案工作与煤矿建设项目档案管理•刘洪波研究馆员高级工程师•原煤炭工业部档案馆馆长•国家安监总局档案馆馆长•《煤矿建设项目档案管理规范》主笔培训提纲•一、企业档案工作•二、煤矿建设项目档案的管理•三、如何做好煤矿建设项目档案工作•培训目的：1、了解现代企业档案工作的一些基本概念及有关法律法规、标准规范，增强做好企业档案工作的自觉性；•2、清楚煤矿建设项目档案工作的基本要求和主要内容，提高做好煤矿建设项目档案工作的主动性；•3、掌握煤矿建设项目档案管理的程序和方法，保证煤矿建设项目档案工作质量。•一年多的体会、感受：问题多、难度大，认识不到位、领导不得力、制度不落实、组织不健全，处于放任自流的状态。•下面我从几个方面讲讲，其目的是提高大家对档案工作的认识，加强对档案工作的领导，为企业长远发展输送点正能量。一、企业档案工作•（一）企业档案及企业档案工作的一般概念•《档案法》•1、什么是档案•档案是指过去和现在的国家机构和社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是人类社会实践活动的历史记录。•2、保护档案是每个公民的义务一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企事业单位和公民都有保护档案的义务。•3、依法加强对档案工作的领导机关、团体、企事业单位应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。•4、档案机构职责机关、团体、企事业单位的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。•5、档案必须实行集中统一管理对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。••企业档案工作：•《企业档案工作规范》DA/T-42-2009•1、企业档案是“企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的•有保存价值的各种形式的文件”。•2、档案是企业的核心信息资源。•企业档案工作是企业履行档案管理职责的行为和活动。•3、企业档案工作是企业管理的重要组成部分，是生产、经营和管理活动的基础性管理工作。•企业档案工作服务于企业的生产经营和各项管理工作。•4、企业档案工作是企业管理的一个窗口。••企业档案的种类：•按内容划分：•1、管理类•经营、生产、行政、党群等•2、科技类•产品、科学研究、项目建设、设备管理等•3、会计类•会计凭证、会计账簿、会计报告等会计核算专业资料等•4、人事类•个人履历、鉴定、任免、奖惩等•5、招投标及合同类•招投标书、评标报告、合同、协议等•6、企业资质、信用档案•按载体划分：•纸质、声像、电子、实物•企业档案的主要功能：•1、记录企业的历史•2、著录企业的资产•无形资产：知识产权、资信、荣誉、权利等•有形资产：土地、房屋、设备、资金等的确认文件•3、保证企业的正常生产经营管理活动•4、维护企业的合法权益•企业档案在规范企业管理、辅助生产经营、维护企业权益、完善法制经济、•解决企业纠纷以及追踪产品质量所具有的重要凭证、依据和参考作用越来越明显。•(二)现代企业档案管理的发展趋势•1、法规化：企业在各项业务活动中，要遵守各种法律法规及规章制度，并且要能证明自己确实按相关要求做到了。•档案是遵纪守法、诚信经营的最可靠、可追溯性证明。•建立合规、良好的档案管理，已经成为现代社会中法律法规对企•业依法运营的基本要求。•2001年，包括安然能源、冠群电脑、世界通讯、施乐公司等在内的多家美国大公司•相继爆出伪造文件、销毁档案、进行财务欺诈的丑闻。为了重拾投资者信心，加强对•企业的监管，2002年美国国会通过了《上市公司财务改革和投资者保护法案》•（《萨班斯法案》）布什总统称之为“自罗斯福总统以来美国商业界影响最大的改革•法案”。对在美上市公司的文件存档提出了严格要求，强调通过审计档案来审计企业行为，从而达到加强监管、防止欺诈的立法宗旨。•••中国的“萨班斯法案”：•2008年5月，财政部证监会审计署银监会保监会印发《企业内部控•制基本规范》，自2009年7月1日起在上市公司范围内施行。•其中第三十一条：加强会计基础工作，明确会计凭证、会计账簿和财务•会计报告的处理程序，保证会计资料真实完整。”•第四十七条：“企业应当以书面或者其他适当的形式，妥善保存内部控•制建立与实施过程中的相关记录或者资料，确保内部控制建立与实施过程的•可验证性。”•2、标准化•随着经济全球化、管理国际化采用国际标准成为基本趋势和必然要求。•国际标准反映了管理的先进理念和最佳实践。•追求卓越的企业应该遵循常用的、主要的国际标准。•调查表明，我国企业档案界对国家标准和行业标准遵循较好，而对国际标准缺乏•应有的了解和重视。•档案管理领域的国际标准由国际标准化组织--档案/文件管理技术委员会负责。主•要标准由ISO系列组成。被称为“档案管理历史上的里程碑”，已被几十个国家采纳为•国家标准，现成为国际标准化组织销售量居前10位的标准。•国际档案管理与标准••作为市场经济和国际贸易的产物，ISO9001《质量管理体•系要求》是国际标准化组织在世界范围内推行最成功的标准之•一。•1987年国际标准化组织发布第一版9000系列标准；•1990年我国编制了等效采用标准；•1994年国际标准化组织发布第二版ISO9000系列标准，得•到了世界上的普遍关注，越来越多的企业将其作为产品质量管•理的标准之一，9000的系列认证已经成为国际间商贸交流和市•场的通行证之一。•2000年国际标准化组织发布第三版ISO9001，将质量管理•扩大到贸易、服务等所有领域；•2008年国际标准化组织发布第四版ISO9001。较为突出的•一点是增加了多处对档案记录管理的要求。•说明在质量管理体系中档案的重要作用日益被重视。ISO9001《质量管理体系要求》中的“档案”要求•ISO9001《质量管理体系要求》中：每个章节的最后都强调将原始记录归档。档案记录一词出现28次，其中20次是重复要求在生产过程中按要求建立记录并归档。由此可见档案及其管理控制在质量管理体系中的地位和作用。如规定：•“为证明符合质量管理体系要求和有效实施提供证据而建立的原始记录，必须要受控管理。”•“机构必须建立有书面文件记录的程序及执行过程，以明确对档案记录鉴别、存储、保护、检索和处置所必要的控制管理。”•“档案记录必须保持易于辨认、快捷确证和可以检索。”••ISO9001文件节录•4.文件要求•4.2.1总则•质量管理体系文件应包括：•a)形成文件的质量方针和质量目标；•b)质量手册；•c)本标准所要求的形成文件的程序和记录；•d)组织为确保其过程有效策划、运作和控制所确定的必要文件和记录；•e)本标准所要求的质量记录•4.2.3文件控制•质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据条款4.2.4的要求进行控制。•应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：•a)文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；•b)必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；•c)确保文件的更改和现行修订状态得到识别；•d)确保在使用处可获得有效版本的适用文件；•e)确保文件保持清晰、易于识别；•f)确保策划和运作质量管理体系所必须的外来文件得到识别，并控制其分发；•g)防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。•4.2.4记录的控制•应控制建立的记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。•5管理职责(应保持管理评审的记录);•6资源管理(保持教育、培训、技能和经验的适当记录);•7产品实现(为实现过程及其产品满足要求提供证据所需的记录,产品评审结果及评审所引发的措施的记录应予保持，评审结果及任何必要措施的记录应予以保持，验证结果及任何必要措施的记录应予以保持，确认结果及任何必要措施的记录应予以保存，更改的评审结果及任何必要措施的记录应予以保持，评价结果及评价所引发的任何必要措施的记录应予以保持，校准和验证结果的记录应予以保持，应保持不合格品的性质以及随后所采取的任何措施的记录，包括所批准的让步的记录，);国际标准ISO15489.1《档案管理通则》•2001年，国际标准化组织颁布了国际标准ISO15489.1《档案管理通则》。规定了档案管理的组织机构、档案的作用，档案管理的法规环境、档案管理的政策与职责、档案管理与开发，以及档案管理过程与控制等方面的要求。•该标准对档案管理所提出的各类要求，体现了对档案管理的总体需求。•由于该标准在国际上得到普遍认可，2006年，国际标准化组织规定：在制定其他国际标准时，如涉及到档案管理的规定，必须与ISO15489.1中对档案管理的要求相一致。•我国于2010年等同采用《ISO15489-1：2001信息与文献文件管理：通则》标准，标准号为GB／T26162.1-2010，其推广应用才刚刚起步。2011年11月国际标准化组织又颁布了《ISO30300：2011信息与文献文件管理体系：基础与术语》和《ISO30300：2011信息与文献文件管理体系：要求》两项标准。•这两项标准主要是针对全球多行业不断地涌现出公司内部管理失败案例以及管理丑闻而制定的,将有助于迅速有效地公开公司信息。•将政府或公司的决策过程和采取的行动公开透明化。ISO15489.1《档案管理通则》的基本理念•1)档案的价值及资产属性(档案是有价值的信息资源和重要的企业资产)；•2）领导的作用；（认识、重视、领导）•3）系统管理；•4）过程控制。•这些理念和原则与我国档案工作实践相一致。•国际标准ISO9001《质量管理体系要求》ISO15489.1《档案管理通则》ISO30300这几个知名度高、应用广泛、密切相关的国际管理标准，代表着国际管理界和档案界的共识。•3、资产化•2004年中办、国办《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》•指出：•“信息资源作为生产要素，无形资产和社会财富，与能源、材料资•源同等重要，在经济社会资源结构中具有不可替代的地位”。••ISO15489：档案是有价值的信息资源和重要的企业资产。•ISO30300：档案作为一种信息资源，是企业智力资本的一部分，因•此也属于企业的资产。•DA/T42-2009：企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分•••在全国人大会议上，有的人大代表提出：•要像“离任财务审计”一样，对党政机关、企事业单位法定•代表人进行“离任档案审计”，并建议纳入《档案法》。•有的企业在参与组建合资公司时，就以其技术档案资料作价作为•注册资本认缴。•沈阳煤矿设计院、平朔公司•4、信息化•把文件、档案、图书、情报等信息资源，通过企业的•文档管理系统与业务系统进行运转，以文档信息流支撑企•业的各项业务。把档案信息资源最大限度地开发利用起来。•近年来，煤矿企业的信息化水平有了很大的发展。有的•企业足不出户在电脑上即可根据权限查阅档案资料。•近些年，国家不断加大对企业档案工作的力度：••2009年8月，国家档案局和国务院国资委联合召开了“中•央企业档案工作会议”，针对中央企业档案工作存在的问题，•提出：“统一思想、理顺体制，强化管理、充实力量”的•16字指导方针，和“切实把中央企业档案工作提高到一个新•的水平”的总体要求。•••统一思想：•就是统一企业各级领导和全体员工的思想，让大家都知道企业档案工作的重要性，重视档案工作、支持档案工作。•理顺体制：•就是理顺各个企业内部的档案管理体制，让档案管理体制更加适应企业发展和档案工作开展的需要。•强化管理：•就是强化企业档案工作各个环节的管理，让档案工作更有力地为企业改革和发展服务，让企业档案部门更能全面履行其职能，在企业各方面工作中发挥更大的作用。•充实力量：•就是进一步充实和加强企业档案工作的领导力量和工作