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课程收益1. 掌握高效会议的流程2. 掌握华孚会议管理的原则二、高效会议的流程课程目录一、为什么要开会？解决工作问题 行动方案决策 状况信息沟通 讨论：为什么要开会？会议是指两个或两个以上的人(其中一个为主持人)，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。其特定功能，即指下列五项功能中的某一项或某几项：n 提供信息n 汇集信息n 解决问题n 宣传政策n 培育训练会议这种群体沟通的方式，是一个集思广益的渠道，通过开会可以达到如下目的：n 开展有效的沟通n 传达资讯n 监督员工、协调矛盾n 达成协议与解决问题n 资源共享n 开发创意n 激励士气n 巩固经理人的地位一、为什么要开会？二、高效会议的流程课程目录高效会议的流程Plan会前准备 • 策划会议议程• 筛选参会人员• 会议行政安排• 发送会议通知Do会中控制 • 宣布会议规则• 恰当扮演角色• 控制议程进度• 推动达成决议Review会后跟进 • 迅速总结评估• 发送会议纪要• 立即行动跟进• 持续改进会议Agenda•••••••••••••议程 目标 期望成果 利益关注点 后续行动 回顾期望值 目标• 明确会议要达到的目标期望成果• 让与会者可提前了解对会议的观点；• 鼓励与会者提出他们会议期望值，必要时调整议程利益与关注• 了解团队目前的状态形势• 设法增加有效的工作方法与流程• 有助于理解沟通或是清除障碍• 提升倾听与相互理解水平• 将关注点转化为实际的行动• 确保会议技能的提高后续行动• 在会议开始前就考虑行动方案• 确保大家关注行动与产出而不是问题• 强调个人行动的责任• 增强改善的意愿• 设定行动节奏重复上述步骤，坚持Plan-Do-Review流程重复PDR 会前准备－策划议程的⼏几点建议高效会议的流程Plan会前准备 • 策划会议议程• 筛选参会人员• 会议行政安排• 发送会议通知Do会中控制 • 宣布会议规则• 恰当扮演角色• 控制议程进度• 推动达成决议Review会后跟进 • 迅速总结评估• 发送会议纪要• 立即行动跟进• 持续改进会议会中控制－⾼高效会议的⾏行为规则应当 不应当 • 关闭或不携带手机，至少应放置在静音状态• 按时开始结束，尤其是在中间短暂休息以后• 事先声明约束性条件• 就如何处理争议达成共识• 尊重相互之间发表观点的权利• 突出重点，如果较复杂就先解释再总结• 聚焦议程内的问题，非议程内的记录下来，不讨论 • 开小会• 同时1个以上的讨论对话• 长时间的1对1讨论• 扔“手榴弹”，比如与会议无关的个人观点• 讨论临时想到的话题，除非对会议原目标有直接产出• 直接评论特别是批评别人提出的观点• 没有人对每个内容进行总结并确定行动方案 恰当扮演⾃自⼰己的⾓角⾊色－领导者参与者推动者领导者负责整个会议，设定会议内容与产出• 确认与会者名单；• 提供支持、信息和资源；• 营造氛围；• 鼓励创意；• 作出决定；• 需要认真充分的准备、参与并影响会议；• 为会议设定合理的较高期望值；• 在会议中多使用“我们”而非“我”；• 提醒团队任务的重要性。恰当扮演⾃自⼰己的⾓角⾊色－推动者参与者领导者推动者负责控制会议的程序与进度• 坚持实施会议的议程；• 适当“管理”与会者的行为• 确保与会者处在“安全”状态；• 记录团队的建议与决议；• 时间控制；• 必要时把大家带回正题；• 协助归纳和澄清观点；• 协助达成会议成效；• 提供反馈。恰当扮演⾃自⼰己的⾓角⾊色－参与者推动者领导者参与者负责积极的为会议贡献“输入”• 事先了解会议议程与目标；• 了解会议背景，搜集有用的信息；• 积极倾听；• 积极提供观点与建议；• 遵守会议议程与规则；• 恰当的与会“行为”；• 承诺并履行安排的任务。会中控制－控制议程进度严格按议程控制进程 TIPS：用好会议白板 – 帮助团队讨论聚焦– 即时记录会议内容与要点– 鼓励参与– “共有”观点– 增进成就感会中控制－会议主持⼈人规则高效的会议离不开优秀的会议主持人的会中控制，会议主持人的10大规则如下：1. 准时到场，按时开始。2. 正确开场并引入日程表。3. 制定规则。4. 确保发言全面。5. 保持讨论不离题。6. 看表，提醒人们注意时间。7. 通常要时不时地进行清楚简要的总结。8. 确保决定正确地做出，并得到同意。9. 应付扰乱、感情激动性事件。10. 总结并确定后续行动。开场白 澄清观点 展开讨论 推动决策 总结行动 会中控制－会议主持⼈人控场技巧高效会议的流程Plan会前准备 • 策划会议议程• 筛选参会人员• 会议行政安排• 发送会议通知Do会中控制 • 宣布会议规则• 恰当扮演角色• 控制议程进度• 推动达成决议Review会后跟进 • 迅速总结评估• 发送会议纪要• 立即行动跟进• 持续改进会议会后跟进－会议纪要的书写规范n 会议纪要格式：要求使用公司统一格式。（详⻅见：华孚会议管理程序）n 会议纪要正文：• 要求对会议整体情况作简明扼要的描述，会议过程只能简单描述，与会人员发言、讨论过程不必一一罗列；• 对会议作出的决定决议、布置工作要进行正确描述，明确干什么、什么时间干、谁去干、谁配合、资源配套、注意事项等；• 会议纪要语言要通俗易懂、简明扼要，用词要准确规范、符合行业约定俗称的要求。会后跟进－持续改进会议成功会议不是偶然的，必须具备4大关键因素：n 严格执行纪律⿎鼓励积极与符合准则的会议⾏行为n 有效履行角色有会议主持，并且所有与会成员均有清晰的⾓角⾊色与职责n 充分酝酿议程明确的内容、确切的时间⻓长度以及负责⼈人n 持续优化循环会前准备、会中控制、会后跟进讨论：会议效率不⾼高的原因？总结：会议效率不⾼高的原因会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。附表：会议效率不高的原因及具体表现