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四特酒有限责任公司质量管理部张兴强整理1质量管理体系内审技巧一、内部审核的一般步骤1.审核策划按照内审程序规定，制订年度审核计划，管理者授权成立审核组，由审核组长制订专项审核活动计划，准备审核工作文件，通知审核。工作文件的准备主要是指审核所依据的标准和文件、现场审核记录、不合格报告等。标准和文件必须是有效版本，必须已在现场实施。它们主要有：(1)ISO9001标准。(2)质量手册、程序文件、质量计划和记录。(3)合同要求。(4)社会要求(有关法律、法规和卫生、生态要求)。(5)有关质量标准(包括产品、设备、材料、环境、方法、人员等产品、资源性标准)。检查表是审核员需准备的重要文件，应精心策划。通知审核是审核组向受审核方通知具体的审核日期、安排和要求。必要时受审核方应准备基本情况的介绍。2.审核实施以首次会议开始现场审核。审核员运用各种审核方法和技巧，收集审核证据，得出审核发现，进行分析判断，开具不合格项报告，并以末次会议结束现场审核。审核组长应实施审核的全过程控制。3.审核报告现场审核结束后，应提交审核报告。工作内容包括：审核报告的编制、批准、分发、归档、考核奖惩，纠正、预防和改进措施的提出，确认各分层分步实施的要求。4.跟踪审核应加强对审核后的区域、过程的实施及纠正情况进行跟踪审核，并在紧接着的下一次审核时，对实施的实施情况及效果进行复查评价，写入报告，实现审核闭环管理以推动连续的质量改进。在任何组织中从审核得到的真正益处最终来自“自身”的审核。二、质量管理体系审核流程图序号负责部门/人工作步骤工作内容及要求1内审主管部门提出内审根据内审时机提出内审建议；领导同意；确定审核组长2审核组长成立审核组确定小组成员；领导授权；通知准备3审核组长制定审核计划领导批准；召开小组会，明确分工；审核前工作文件准备4审核员编制审核表根据分工执行；审核组长审定5审核组长首次会议文件通知，明确要求；签到四特酒有限责任公司质量管理部张兴强整理26审核组现场审核收集证据、记录；开具不合格项；受审核部门确认，纠正；每日审核前碰头会7审核组长末次会议双方参加、签到；宣读不合格项；提出纠正要求8审核组长编制审核报告总经理批准；报告分发；纠正实施9审核员跟踪审核纠正验证；跟踪报告；提出建议三、内部审核的基本要求1.审核程序应建立并保持组织内部审核书面程序，可能不是一个，而是一组。内部审核(以下简称内审)程序的内容通常包括：目的，范围，引用标准，定义，审核类别，审核的组织，审核的基本要求，审核人员的确定与责任，审核计划，审核的基本步骤、方法及要求，审核的分析与记录，审核报告的处理，跟踪审核等。内审程序是组织内部审核各项活动总的指导和规定，可包含体系、过程、产品和服务的质量审核，具体操作宜另订细则执行。2.内审重点内审的实施重点是验证质量活动和有关结果的符合性，确定质量管理体系的有效性、过程的可靠性、产品的适用性，评价达到预期目标的程度，确认质量改进(包括纠正和预防)的机会和措施。3.审核计划根据标准、程序规定和所审核活动的实际情况及重要性，制订并实施内审年度计划和专项活动计划。质量管理体系审核应对所有过程和部门进行，在规定时间内(通常为一年)覆盖为100％；过程审核应对所有关键过程和因素进行审核，确保关键过程和因素进入受控状态；产品质量审核应从适用性角度对最终产品按抽样标准进行定期审核，以期客观反映出产品质量水平及波动规律，服务质量审核应以顾客要求、投诉为线索，主要进行外部(售前、售中、售后)服务的审核，不断适应、满足顾客要求，减少顾客投诉率。4.审核人员审核人员应能保持相对独立性/公正性，并经组织管理者专门授权，具备足够资格。审核人员的数量、素质应能满足内审需要。5.审核资源组织管理者应提供内审时所需的各种资源(包括人员、技能、设备、图表、经费、时间等)，以实现审核工作目标。。6.审核结果质量审核的结果按要求整理、综合，形成报告，并按程序规定被及时有效地传递和充分利用。7.审核文件审核工作用的所有文件(包括程序、标准、记录、报告、表格)齐全、适用，格式规范化，保管档案化。8.纠正措施对审核中发现的问题采取纠正措施，并实施跟踪与监督，保证纠正系统灵敏有效。组织内审活动只要达到上述八条要求，基本可满足ISO9001标准提出的要求。值得提出的是，这些要求仅是组织开展内审活动的基本要求。四特酒有限责任公司质量管理部张兴强整理3四、内部审核的特点1.内审的主要动力来自管理者有时开展内审活动可能是为了达到标准要求在以便外部审核前纠正不足，但是最为重要的是管理者的认识和支持。没有管理者的支持就难以开展，也不会取得应有的效果。内审应是一种自觉的、持续的内部管理行为，而不是一项被动的应付性的活动。外部审核，对第三方来说，主要是由组织申请而进行的认证注册活动；对第二方来说，主要是为了选择控制供方而进行的活动。2.内审的重点是推动内部改进每次内审应致力于发现问题和改进，这是衡量内审有效性的标志之一;而外部审核重点是进行评价，并据此作为认证注册或选择、控制供方的依据。3.内审的人员来自于组织内部内审是以自己的组织名义由内部审核员进行的，第三方或第二方审核是以审核机构或顾客名义进行的。第三方审核人员必须是国家认可的具有资格的人员，第二方审核通常是顾客内部人员。4.内审程序通常比第三方审核简单由于内审员都比较熟悉自己组织的情况，因此在审核时可简化某些程序，如文件审查、首次会议等；但在某些方面又有所加强，如纠正措施、跟踪审核等。5.内审的规范要求比第三方审核低内审也是一项规范化活动,如要求有计划,审核员应具备资格，审核结果应形成报告等。但其规范化程度与第三方审核相比则要低些。内审常常因为提高有效性和效率问题，而对原有的规范化的做法和要求进行纠正，灵活性较高。6.内审对纠正措施的跟踪控制比较及时有效对纠正措施的实施过程及结果的跟踪控制，内审不但能做到及时，而且能将有效部分纳入文件，因而也较有效;外部审核的跟踪控制只能定期进行，且只对纠正结果进行评价。7.内审更有利提高质量管理体系运作效果内审不仅仅对质量管理体系，它还可涉及组织其他系统的改进；而外部审核关心的主要是质量管理体系的符合性。内审在时间上比外审更充裕，在内容上比外审更广泛。内审员可与被审核方共同研究制订纠正措施，第三方审核员通常只提纠正要求，不提纠正措施建议。8.内审是管理者介入质量管理的重要工具内审可作为管理者介入质量管理的一项重要工具来使用，其目的是保持质量管理体系正常、有效地运行,外审则是第三方或第二方对组织质量管理体系进行评价的工具。五、内部审核策划审核计划的制订审核计划包括年度审核计划和审核活动计划(审核大纲)。年度审核计划是审核策划的始端也是总纲，审核活动计划则是按照年度审核计划安排具体实施。组织审核计划的内容可包括：审核目的、范围、审核准则、审核组成员及分工、主要审核活动的时间安排、首末次会议时间等。组织的年度审核计划应以文件形式颁发，审核活动计划应有审核组长签名和总经理的批准。●目的(1)保证内部审核的实施有计划地进行。(2)便于管理、监督和控制内部审核。●要点(1)组织年度内部审核计划可包括质量管理体系、过程和服务的审核。(2)质量管理体系审核应在年内对所有部门和过程全部覆盖，并突出关键部门、过程。(3)过程质量审核应在年内对所有关键过程、特殊过程全部覆盖，还可考虑问题较多、比较薄弱的过程。●考虑因素(1)落实组织审核组织。四特酒有限责任公司质量管理部张兴强整理4(2)组织审核范围。(3)认证机构及有关法规的要求。(4)质量管理体系文件关于内部审核的要求。(5)审核的频次等。●类型(1)集中式年度审核工作计划主要特点是：①在某计划时间内安排的集中式审核。每次审核可针对全部适用过程及相关部门，也可针对某些过程或部门；②审核后的纠正行动及跟踪在限定时间内完成；③审核的时机大多为：新建质量管理体系运行后;质量管理体系有重大变化时;发生重大事故时;外部质量审核前;领导认为需要时。(2)滚动式年度审核工作计划滚动式年度审核一般在通过第三方质量管理体系认证后被采用。主要特点是：①审核持续时间较长；②审核和审核后的纠正行动及其跟踪陆续展开；③在一个审核时期内应保证所有适用过程及相关部门得到审核；④重要的过程和部门可安排多频次审核。(3)审核活动计划审核活动计划是对本次审核活动的具体安排，应形成文件，由审核组长制订并经主管/管理者批准。审核活动计划应明确审核的目的和范围，审核依据的文件(标准、手册及程序等)，审核组成员名单及分工情况，审核日期和地点，受审核部门，首次会议、末次会议的安排，各主要质量审核活动的时间安排，审核报告日期等。审核活动计划还应体现本次审核所采用的主要方法，如是操作流程法，还是选择部门法，或是选择过程法等。(4)跟踪审核计划对纠正措施的实施过程及结果应进行跟踪审核，必要时该类审核活动也应制订计划，但其范围、对象将被限制在前次审核的不合格项方面。(5)临时性审核计划临时性审核是指年度审核计划安排以外的审核。该类审核往往是由于特殊情况或特殊要求而提出的。●编制审核计划注意事项(1)审核计划可按部门或活动(过程)来编写，不再以要素来编写，一般更侧重于按部门审核。审核计划一般应写明拟审核的职能部门、场所，最好注明应审核哪些相应的活动或过程。过程可以包括产品实现过程和其支持过程(即管理过程)。审核也可以以过程为主审核，此时则应注明审核哪些相关的职能部门。为此，审核组长应事先熟悉被审核方的质量管理体系文件及部门在相应过程或活动中的职责。受审核方如能提供部门和过程(活动)的职能分配表则更为理想。(2)审核计划的具体内容应与受审核方的规模和复杂程度相适应。在制订审核计划时应考虑在对质量有较大影响的过程或活动以及承担较重要职能的部门安排较多的时间，应确保在有效的时间内完成有效的审核。(3)在编制年度内审计划时，若采用滚动式审核，则相应要素应改为相应的过程或活动，应在一个审核周期内确保对产品实现过程和支持过程的全面覆盖。对于主要的过程和活动，如管理职责、资源管理、产品的实现过程、测量分析和改进等，每次审核时均应考虑到，对于其子过程则可以考虑抽样。(4)审核组分工时应注意把具备专业能力的审核员安排在产品实现过程或产品的测量过程的审核上，以确保审核有效进行。(5)审核计划中应强调安排对领导层的审核。2000版标准对最高管理者的承诺和职责进一步予以重视，这些承诺和职责通常反映在组织的质量方针、质四特酒有限责任公司质量管理部张兴强整理5量手册、质量管理体系文件中，并在相关过程和活动中体现。因此对最高管理者的承诺，自身的质量意识和对质量管理体系及职责的理解，审核时应予充分了解，对最高管理者的审核或座谈应在审核计划中予以明确并给予足够的时间。●审核小组的建立前面已经提到过组织内审小组的组成,组织根据审核活动目的、范围、部门、过程以及审核日程安排，选定审核组长和成员，建立审核小组。小组成立后，应明确各成员分工和要求，这是审核组长的责任。审核组长应注意“审核员不能审核自己的工作”的原则。●审核员按分配任务做好各项准备工作(1)熟悉必要的文件和程序。(2)根据要求编制检查表。(3)考虑前次审核结果应跟踪的项目。小组成立后通常应举行审核组会议，以确保审核前准备工作全部完成，每个审核员对审核任务完全了解。为使内审活动正常有效地开展，组织应建立相适应的内审工作系统，主要是：①组织应建立审核组织，指定组织内审负责人(如管理者代表)，明确日常工作负责部门以及其他部门应负的职责；应选择、培训、形成一批合格的内审员(最好每个部门至少有一名内审员)，以确保审核活动必需的人力资源。②文件应建立并保持内审程序，规定内审的基本步骤、要求、责任与方法，应建立完善的内审工作文件，如年度审核计划、审核活动计划、检查表、现场审核记