M9-如何管理合同与供应商关系

《如何管理合同与供应商关系》主讲毕赢知名家电集团公司采购中心经理知名家电集团公司总裁助理知名铝制品集团公司采购中心经理珠海中山采购师俱乐部会长中国物流与采购联合会特聘讲师中国人力与社会保障部特聘讲师采购好难吗？10945M9:Preface:1ITC范围：整体供应链如何明确需求与规划供应2如何进行供应市场分析3如何制订供应战略如何评估与初选供应商6如何获取与选择报价如何进行国际物流管理如何管理合同与供应商关系如何进行库存管理118如何准备合同如何进行绩效考评12商务谈判附加模块如何认请组织环境17如何进行M9:U3:3.7-2ITC影响/供应机会/风险等级支出80%的项目=20%的价值20%的项目=80%的价值M供应定位模型HNL瓶颈日常关键杠杆ReduceRiskReduceRiskI/SO/RratingExpenditure瓶颈常规关键杠杆Increaseexpenditure最重要的事情就是M9:U8:8.4-1ITC运作战略–示例(I)日常项目流程重组/流程自动化（包括电子商务、采购卡和合并账单等）无定额合同责任授权保持库存消除检查/质量保证杠杆项目需求预测流程重组与行业常规水平对标使用电子商务(例如拍卖)（注：本条款教材内容错译）M9:U8:8.4-2ITC运作战略–示例(II)瓶颈项目需求预测保有库存质量计划指派供应商经理关键项目价值分析/价值工程流程重组和买方/卖方范围的优化需求预测保证未来的成本和可获得性质量保证所有权总成本建模获得供应商的经验和创新供应商发展吸引力业务价值HighHighLow边缘盘剥发展核心供应商感知模型关系•关系最难处理！•婆媳？父子？夫妻？朋友？同事？客户？供应商？•合同规范交易！ITC本模块将帮助你:建立合同管理团队，制定合同管理计划M9:Preface:2确保合同成功实施使用关键指标监督合同绩效制定合同检查报告、召开合同检查会议应对变化、变更与风险处理索赔与争议SpotpurchaseRegulartradingCall-offcontractsFixedcontractsPartner-shipJointventuresInternalprovision供需双方关系/合同连续图谱现货采购定期采购无定额合同定额合同伙伴关系合资企业内部供应tron合同管理-介绍管理一个合同意味着密切跟踪和监督其实施过程，以便在出现问题或发生变化时立刻采取措施加以解决通过好的合同管理，能够避免额外的成本、工期延误或质量下降等问题act§§§M9:U1:1.1-1ITCM9:U1:1.2-1ITC合同管理其方法取决于:采购项目的性质关系的性质合同的性质(“项目型的”还是“运作型的”)Con建立合同管理团队制定合同管理计划建立风险登记表监督和管理绩效合同管理和检查关系管理、争议和终止运作合同管理单元2单元3单元4单元5单元6单元7单元8本模块内容:M9:U1:1.2-2ITCITC概述建立合同管理团队制定合同管理计划制定风险登记表监督和管理绩效合同管理与检查关系管理运作合同管理M9:U2:1ITC单元11概述单元22建立合同管理团队单元33制定合同管理计划单元44制定风险登记表单元55监督和管理绩效单元66合同管理与检查单元77关系管理单元88运作合同管理学习目标通过学习本单元，你应该能够：识别建立合同管理团队的主要问题；描述合同经理的主要角色与职责；说明管理一个合同管理团队所需的主要技能和能力；识别主要的个人工作/管理风格。建立合同管理团队大型合同或许需要建立“核心团队”和“外围团队”不同的合同需要不同的经理:“市场型”的关系要求合同经理擅长运用合同法“合作型”的关系要求合同经理擅长建立良好人际关系M9:U2:2.1-1ContractITC合同经理:角色M9:U2:2.2-1ITC确定团队角色保持对团队的激励确保团队成员相互之间的沟通对合同管理计划负责建立合同管理报告体系保证恰当的合同管理确定并管理风险分清轻重缓急管理买卖双方关系处理争议批准或拒绝合同变更将了解的对方观点反馈给公司合同经理:技术、能力与经验M9:U2:2.2-2ITC优秀的沟通者关系建立者/擅长人际交往处理问题时能够对事不对人对技术问题有一定工作知识受人尊敬、有影响力且政治敏感性具有风险管理技术方面的知识拥有合同法方面的知识很好的“大局观”熟悉项目管理技术老练的谈判者合同管理团队买方的团队应该包括相关职能经理，最好也包括最终用户每个团队成员的角色要在合同管理计划中予以规定供应商或许也会建立合同管理团队-买方团队应当很好的了解供应商团队成员的职责M9:U2:2.3-1ITC2.3-1M9:U2:2.3-2练习合同管理团队回顾一个你曾参与的合同管理团队，回答下述问题:•有多少人参与进来？这么多人是如何影响团队工作的？•合同管理团队的人员合适吗？•如果由你组建一个新的合同管理团队，会有哪些不同？ITCM9:U2:2.4-1ITC团队工作个人风格三重人格：基本的“自我镜象”：我是谁？“理想镜象”：我想成为什么？“人格面貌”或外显形象：他们认为我如何？人是至关重要的因素M9:U2:2.4-2ITC练习2.4-1个人风格1.考虑一个你熟悉的人。就下面三个问题，写下一些适合他的人格特征•基本的“自我镜象”–他是谁？•“理想镜角”–他想成为什么？•他的“人格面貌”–人们如何看待他？2.重复上述练习，写下一些关于你自己的人格特征M9:U2:2.4-3ITC团队工作个人工作/管理风格推理型情感型过程导向型工作/任务导向型每种风格都有其优缺点一个人的风格通常是上述四种风格的综合体管理风格互动ITC培训者Facilitator(FP)促进者Promoter(FJ)适用人员:关注点:重要驱动因素:帮助人员支持人员指导价值适用人员:关注点:重要驱动因素:领袖销售人员鼓舞愿景积极响应:消极反应:适用人员:关注点:感情同情个人关系个人价值逻辑不敏感很少或无人员联系组织者Organiser(TP)计划人员数据搜集人员研究人员分析积极响应:消极反应:适用人员:关注点:全局性长远性最终影响细节局限缓慢专制者Dictator(TJ)主管管理人员老板管理重要驱动因素:积极响应:逻辑综合性逻辑准确性重要驱动因素:积极响应:结果具体目标果断效率消极反应消极反应过程导向型(P)不切实际工作导向型(J)M9:U2:2.4-4推理型(T)情感型(F)实际错误注：本图有缺失，参见教材ITC概述建立合同管理团队制定合同管理计划制定风险登记表监督和管理绩效合同管理与检查关系管理运作合同管理ITCM9:U3:1单元11概述单元22建立合同管理团队单元33制定合同管理计划单元44制定风险登记表单元55监督和管理绩效单元66合同管理与检查单元77关系管理单元88运作合同管理学习目标通过学习本单元，你应该能够：确定并描述合同管理计划中所包含的各类信息；概要确定应用于合同管理计划中的政策与程序；制定合同进度表；描述在做合同预算时要考虑的不同情况；列举合同质量计划应该包括的内容；利用供应定位模型确定合同管理计划实施的优先级别。M9:U3:3.1-1ITC合同管理计划给出合同的背景确定谁将参与合同管理工作提供进行合同管理的基础突出风险及风险管理策略tracContracttCon§§§M9:U3:3.2-1ITC合同管理计划包含的信息类型：定义背景信息和供应战略合同管理团队供应商详细资料合作伙伴相关信息合同管理的范围关键合同条款合同：xyz责任分担工作通常的执行部门公司将进行额外开支（即向供应商提出变更合同）采购部门预算外费用的批准/应急资金的使用合同管理部门证明供应的产品或提供的服务符合规格技术部门向供应商付款财务部门政策与程序1.责任分担与权力下放会降低不道德行为的风险!M9:U3:3.3-1ITC政策与程序2.沟通政策:谁能够与谁沟通哪些信息…3.检查和汇报方面的要求:哪些报告是必须的?报告应包括哪些内容?演示报告的格式?谁负责起草报告?汇报的频率?报告将提交给谁?M9:U3:3.3-2ITC政策与程序4.其他政策与程度程序:健康与安全政策环境政策危险作业的检查程序视察与测试程序文件控制程序合同审计程序合同检查程序，等等POLICYM9:U3:3.3-3ITCM9:U3:3.4-1ITC准备进度报告和更新实施中的图表合同进度表–制定流程进度表—基于自下而上的程序确定有关活动和关键里程碑筛选活动和里程碑准备活动里程碑卡片活动与里程碑排序检查和编排次序草拟网络流程图为活动和里程碑分配责任进行时间估算计算初步的进度表并准备网络图绘制甘特（柱型）图检查和修改计划最终确定进度表M9:U3:3.4-2ITC合同进度表确定活动和里程碑活动=合同管理程序中要处理的具体任务(或系列相关任务)避免所列出的活动过多或过少里程碑=基于一系列活动结果实现的主要目标如付款，设计开始(或完成)，安装完成…筛选活动考虑:为什么需要这些活动?在此活动开始之前必须要完成什么?M9:U3:3.4-4ITC合同进度表草拟网络流程图要确定:所显示的细节程度活动排序实际位置里程碑的相互依赖性为活动和里程碑分配责任进行时间估算M9:U3:3.4-5ITC合同进度表计算初步的进度表并准备网络图开始M1活动A34周0114610610活动A25周顺序依赖关系滞后1周滞后1周M3活动A12周绘制甘特（柱型）图M2M4M5I任务名称01234甘特图样例开始滞后时间M1最后组装和测试完成M2准备好开始包装设备5A2包装并且将设备运至客户6滞后时间7891011M3A1M4A3M5安排租用吊车在目的地开始工作安排在目的地租用吊车并和现场人员进行确认租妥吊车而且和现场人员进行沟通将吊车提供到现场并进行组装准备从运输工具上卸下设备233007142128041118250108152229JulAugSepOctM9:U3:3.4-9ITC合同进度表检查和修改计划压缩进度的方法有：某些活动并行进行投入额外的资源增加每日工作量分包减少范围最终确定进度表准备进度报告和更新实施中的图表合同预算1.计划向供应商支付的款项:阶段性付款需要反应在支付进度表上M9:U3:3.5-1ITC合同预算2.应急费用:这要根据相应风险程度来确定M9:U3:3.5-2ITC重要时刻•吃饭啦！•吃饱，睡好，继续上课！•吃不饱，睡不好，也要继续上课！ITC概述建立合同管理团队制定合同管理计划制定风险登记表监督和管理绩效合同管理与检查关系管理运作合同管理M9:U4:1学习目标通过学习本单元，你应该能够：确定并描述与合同实施有关的主要风险。制定风险登记表。ITC单元11概述单元22建立合同管理团队单元33制定合同管理计划单元44制定风险登记表单元55监督和管理绩效单元66合同管理与检查单元77关系管理单元88运作合同管理M9:U4:4.1-1ITC制定风险登记表风险或许在前面工作中已经识别：在供应市场研究阶段(供应商场风险)Con一些特定的风险或许在起草合同时已§§经写入其条款中风险可能与进度、成本与质量有关1.进度风险关注关键路径上的活动...…以及关注有更多其它活动依赖于其的活动依赖活动B的活动多于活动A...M9:U4:4.2-1ITC活动A活动P活动Q活动B里程碑里程碑活动R活动VSTUM9:U4:4.2-2ITC1.进度风险进度延迟的原因有:说明不完全或不正确必要投入的延迟政府机关的官僚作风缺乏有效沟通供应商没有充足的资源生产问题错误质量问题装运问题M9:U4:4.3-1ITC2.成本风险成本风险评估在以下情况尤为重要：成本有高的优先