早期物业服务管理方案

1第一章、早期物业服务管理第一节、早期介入管理的设想和物业服务设计方案早期的物业管理工作极为重要，从这个时期开始，由专业的物业管理人员组成早期介入团队，凭借他们对物业的管理和服务经验，从买受人和使用者的角度和立场出发，全面细致的对整个项目日后的各种使用方案进行考证，将物业服务工作前置，这样可以使买受方的投资达到预期的效果，也能节约开发商不必要的费用支出，使不适应日后使用、管理的因素及时得到调整，减少二次改造带来的浪费，也为日后服务工作奠定良好的基础。早期介入服务将按下述三个阶段开展：一、主体完成后的设备安装及装修工程阶段根据以往的运作经验，任何一个新建项目由于设计和施工细节考虑不到位等种种客观因素，都将会给项目日后的管理运行带来许多不利因素，例如：能源消耗的计量问题、施工质量的不均、车辆辆出入设计的合理与否等，都会造成设备、设施不能充分发挥其应的功能，特别是施工完成后由于不能满足运作需求，需要进行的二次改造，诸如这些问题在项目装修及系统设备选型、安装阶段如能得到及时纠正，则会大大减少对使用人的影响及管理成本。因此,这个阶段我们将根据早期物业管理要求选派有一定经验的物业管理人员，协助组建由土建、电气、给排水等专业技术人员和物业部其他人员组成的早期物业管理工作小组深入工地，配合后期的工程的选型、施工、调试，熟悉各个系统的安装调试过程，根据社区的功能性需要及时提出合理化建议，最大限度的减少损失和浪费，又能达到优化社区功能之目的，同时进行物业管理文件的编制，为销售提供相关物业管理性文件。（一）早期介入(1)进驻时间:房屋销售前。(2)人员配备：我们将派出物业项目经理1人，组建前期运作小组，小组人员组成为；2文员1人物业项目经理1人（二）主要进行以下工作：（1）土建1、确认对物业可行性方案的研究，查看各专业设计图纸，对不适应日后使用、管理、维护的因素向开发商提出报告及改善建议。2、根据各专业设计图纸、工程修改图，全面了解、掌握土建结构和各专业管线分布走向、设施建设及设备的安装情况以及整体功能设计。对于图纸改动或增减部分认真记录，并提出合理建议及工程整改意见，使不合理的设置在工程交验之前得到改进。3、监督施工质量，对交叉施工作业进行系统了解，避免因缺乏管理造成扯皮、后期返工以至拖延工期及质量降低。了解隐蔽工程情况，防止施工方面的粗制滥造，维护开发方、业主方的利益。4、从环保角度出发，对装修材料等产品进行监控，收集相关的材质报告，保证业主入住后不受异味的困扰。5、参与停车场设计，合理规划减少后期的再次投入。（2）设备设施1、根据使用功能需求，结合其它社区的运作经验，多角度地对设备、设施的选型进行预评价，使之达到经济、适用、合理、增效、降耗之目的。2、熟悉系统功能，从后期管理角度出发，提出整改意见，以减少二次改造费用的投入。3、提供有关改良工程、增减工程项目建议，以节省工程费用，提高日后运行管理效率，合理降低运行成本，提高整个物业品质，使其达到最高的经济效益和社会效益。（3）设备维保1、熟悉了解设备设施的厂家品牌、产品性能及安装过程。电气专业技术员1人1人水暖专业技术员1人1人工程部经理1人32、切实落实竣工后施工单位保修的责任，保修具体的执行程序和与物业公司的职责划分。3、设计工程保修、设备设施保修工作流程，对保修项目实施全程管理。（4）档案及行政协助工作1、建立项目材料供应商的信息档案。2、建立产品技术资料和产品小样档案，并进行封存，以确保在售后服务中提供产品的统一性。3、协助开发方办理市政、供电、热力、交通、供水、物业前期招投标等方面的有关事宜，并建立有关档案，为日后管理及工作关系延续打下基础。4、制定各类管理性文件；《小区临时管理规约》《前期物业管理委托合同》《住户手册》《收楼工作程序》《入住装修指南》《装修管理协议》等。5、协助买受方收集、整理物业图纸资料，建立专业化物业档案。根据档案整理具体要求，结合日后维护，收集整理，并对工程验收竣工等各阶段的证明书进行建档，建立专业化的物业档案。6、协助买受方收集、保存、管理各类定货备品、备件，防止流失造成损失。7、调查、确认整个物业使用材料、设备详细情况，编制清册和备品、备件准备计划。8、建立完善的财务管理体系，熟悉物业财务管理工作。（5）成品保护1、根据实际需要，协助制定施工期间的成品保卫方案，适时介入成品保护工作。2、物业处将依照《成品保护方案》增派人员，与施工总包单位通力配合，做好施工阶段与物业验收交接前成品保护工作。（6）物业费测算1、合理的编制人员，制定工作标准。2、对项目运行费用的测算。（能源费、对外缴纳的费用、设备维保费、日常维护费）二、接管验收和物业管理的前期准备阶段（一）前期物业介入（1）进驻时间：竣工验收前三个月或收楼前三个月。（2）人员配备：在上一阶段人员配备的基础上，根据工程进度，组织进行工程部人员的招聘和另外三个部门的经理招聘，熟悉现场情况作各种准备工作和计划.同时4物业部人员将全部到位，准备进行收楼工作，熟悉入住工作流程，确保收楼工作的顺利进行。（二）主要工作内容：（1）参加各设备系统的后期调试，使所有的设备系统完全达到应有的订货功能；进行楼宇及设备的全面验收，按照预定的计划和严格的程序，检查每项工程的质量，建立详细的交接档案，准备接管材料；（2）根据设备交验情况，建立缺陷档案，配合公司督促施工整改，直至合格。（3）做出管理计划，建立完善的运作体系；（4）制定管理机构、人员组成，建立人事制度及各级员工岗位责任制；（5）适时招聘所需员工，根据工作分阶段进行专业化的岗前培训，使各个部门的管理工作有序开展；（6）编制保洁、保安、工程等部门业务工作大纲和具体的工作质量标准；（7）根据日后物业使用要求，配合设计交通枢纽、车辆停泊、垃圾清运方案，设计各项指示标牌系统，园区垃圾桶；（8）准备好《前期物业服务委托合同》《业主装修服务协议》《小区治安消防安全协议》等，和辖区派出所居委会建立关系，为业主入住做准备；（9）设计装修各类管理用房、接待处、仓库等用房。（10）协助进行标识、指示牌系统的设计安排。（公共标识是指导人们在公共场所行动的指引符号，它的好处是益于理解，公共标识设置与使用有其特定的规范，在设置时需统筹考虑，才可发挥其作用。）在此方面我们将从以下几方面提出建议：公共标识的设计是否符合项目整体CI设计系统。公共标识的使用是否符合标识规范。公共标识的安装是否符合人们的日常习惯和个性需求。公共标识是否突出项目特征和现代意识。（11）保洁开荒工作开始。（12）配合销售进行收楼验楼手续的制定。（注意空置房的收费标准、第一年的物业费收费期限、装修押金的收取标准和退款周期）5（13）建立项目各设备系统保修单位的信息联络表，落实具体的联络方式以保证联络渠道的畅通，使项目各设备系统所出现的各类问题能够得到迅速可靠地解决。三、业主入住和进入正常管理阶段（一）买受人收楼和进入正常管理阶段（1）进驻时间：买受人入住前30天起。（2）人员配备：按预算编制全体员工到位，保洁部开荒后,客户服务部牵头开始客户迁入工作,客户服务部、工程部、保洁部、保安部逐渐进入正常管理阶段。（3）组织落实收楼工作计划、定制收楼的有关文件表格，组织收楼人员的程序培训。组织架构图：（二）主要工作内容：（1）小区设备设施系统的全面接管验收，按照预定的计划和严格的程序，认真检查每项工程的质量，记录所有存在遗留问题工程和不良工程，督促承建单位跟进解决；（2）物业工程部开始按统一要求运行和维护项目设备系统，使物业各方面的环境条件、能源供应、设备运行得到24小时稳定可靠运行的保证。（3）尽早接管安全保卫工作，以确保物业的安全、维护业主根本利益为目的，建立警备巡逻、出入控制、消防防灾、交通保障及车场管理等各项工作规程，特别是对园区施工人员要采取重新审核登记、出入证制度、出入物品检查及验单等措施进行严格的控制管理；（4）在这一时期物业公司将组成专业保洁队伍进行开荒性保洁工作。在最短的时间内，使整个物业从建设期形象迅速转变为入住期窗明地亮、清洁优美的形象，使开发方精心设计、装饰的杰作，充分地展示在业主及社会的面前。（5）由经过训练、具有丰富经验的专业人员组成客户服务中心，筹备业主入住事宜并组织落实一站式收楼程序。（6）组织筹备迎接业主入住的庆典活动，准备入住礼品及入住装修期便民服务等工文员项目总经理工程部保洁部保安部客服部6作；（7）组织完善物业的各项配套设施，并逐步开展超值服务，以不断满足业主的居住需要。第二节、建设过程中各方面的专业建议的提供方案在物业管理早期介入工作中，就是要通过对园区设计的了解，凭借我们长期对现代化小区的运行、维护与管理的经验，将不断的对园区的各项建设和日后的使用与维护提出自己的建议。这将有利于推进工程进程，提高工程质量和园区品质，节省投资，减少浪费，特别是对园区投入使用后的公共能源的节约、降低运行成本，便于园区的整体维护，达到物业保值增值的目的，充分发挥园区出自身的价值，且适合于环境保护的要求。我们将按照以下方式开展工作：一、专业管理工作方面（一）认真查阅有关设计，详细了解西美花城业主今后的使用需求。（二）从便于业主今后使用需要，以及适合于物业运行、维护的需求出发，提出可行的服务建议方案。（三）参加由甲方、设计单位、施工方面组织的研讨会（办公会），充分表述物业建议的合理性、可行性及日后的各种效益，与各方面的专业人士共同确定最佳方案。（四）以实际为出发点，充分考虑客观现实情况，以尊重甲方和设计单位意见为原则开展方案审议工作。（五）现场人员特别是工程人员，每天由各专业人员将一天的情况进行汇报和交流，提高每位员工对项目的把握能力和促进本专业及其他专业技能的提高。（六）邀请甲方工程师对物业工作人员进行专业系统培训（供暖、配电、弱电、水暖等）。二、规划设计方面（一）物业功能方面的建议（二）物业各类面积的合理使用。（三）为满足公司日后业务拓展、各项配套设施、服务设施的合理设置。（四）合理的交通组织设计，以便于人车分流、保障交通顺畅。7（五）垃圾的清运、保存和消纳，以及污水的处理。（六）物业管理、维修与各项服务的必备条件的建议。（七）在规划方面的合理建议。（八）园区水系的设置建议，计量表具的合理安装。三、设备方面的建议（一）系统设计的合理性。（二）环保材料的选用，以及实际施工情况的确认。（三）满足运行期各项节约能源措施落实的条件，包括满足不同时间段的电力负荷需求，合理的配置，运行设备的功能，照明系统的合理的配置组合，满足节能需求的自控系统和垂直运输的合理组织等等。（四）为延长设备使用年限适时的选择供应商。（五）充分考虑各设备系统的日后维修、保养条件等。（六）合理地选用和设计安保技防系统，消除社区死角，最大限度的发挥技防设备的作用等。四、施工管理方面的建议（一）成品保护方面的建议。（二）施工后期安全保卫方面的建议。(三)设备选型、安装与日后使用相符的建议。（四）有关随机设备资料的收集、保存的建议。（五）有关订货中预留备品备件的收集、妥善保存的建议。（六）有关调试、培训、接管、验收步骤、计划落实的建议。（七）有关各设备系统竣工后各项设计功能的测试、验收的建议。（八）根据施工不同情况和阶段的特点，以及季节及气候的变化应采取相应保护设备及工程质量保障措施的建议。（九）各项施工中不符合规范、设计要求及质量问题的整改建议等。第四节、保安、保洁、客服、工程早期管理方案8一、保安管理方案（一）掌握项目概况（1）考察物业项目的基本情况，熟悉物业各配属设施等地点。（2）熟悉项目配套设施基本情况以及重要部位的技防、物防设施。查看已设置监控点位的布局、位置和烟感、喷淋、消火栓及灭火器等消防设施的配置情况，检查各类消防设施应当齐全有效。（3）查看项目消防监控室，熟悉消防设备和监控设备的基本情况。取得消防监控设备的相关资料和使用说明书（4）掌握项目的楼宇数量、楼宇结构、电梯数量、车位数量及通道、出入口位置等方面的基本情况。（5）取得项目区划图、园区外观平面图及楼层平面图，了解重点要害部位的位置、消防监控系统设施/设备的位置。（6）了解属