公务接待流程细则

公务接待流程细则第一条前期准备工作一、接待任务下达后，由行政部长选定接待组具体成员，并部署相关接待任务；二、由行政部接待专员负责收集、核对下列信息：（一）来宾单位、人数、性别、职务、住宿天数、抵达时间；（二）主宾饮食忌口及生活习惯；（三）会务是否公开（是否需要拍照或录像）；（四）与各部门做好沟通，要求各部门做好配合（包括在接待期间减少噪音、走动等方面）。三、由行政部会务专员负责根据来宾情况制作公司PPT汇报材料并收集相关数据，汇报材料选择：（一）对外披露型材料及数据；（二）发展预测型材料及数据。相关材料必须送董秘审核、主要接待领导批准；四、由行政部材料专员负责制作如下材料：（一）来访客人行程单，包括会务、用餐、住宿、参观、欢送等方面的具体时间安排及接待保障人员的通讯方式；（二）接机/车地的迎接牌，正面为“XX单位XX领导等一行”或者“XXX（姓名）”，反面为来宾的航班号、车次及联系电话；（三）会议席卡；（四）制作欢迎词标牌（五）准备好公司宣传册。五、由行政部后勤保障专员负责准备、采购以下方面的内容：（一）按照要求预订用餐点、餐标；（二）预订住宿酒店客房；（三）预订会议室或接待室；（四）根据需求采购酒水、香烟、水果、糕点、糖果、鲜花、茶叶、饮用水等；（五）根据需求准备好餐具、茶具等接待保障用品；（六）准备好日常用药品及急救包；（七）按要求采购礼品。六、由行政部驾驶班负责保障好接送车辆：（一）车辆清洗；（二）车辆状况检测；（三）车辆加油；（四）接送点现场及线路踏勘。七、由行政部保洁组负责对公司大楼进行清洁。八、由行政部职工餐厅做好工作餐的各项准备，包括采购和餐具、热毛巾等方面的准备，包房清洁、灯光及设备检查等。第二条接机/接车一、由行政部长牵头组织好现场接机/接车的领导及陪同人员；二、全体接待人员统一按要求着装：（一）相关领导着正装；行政部接待人员着工作服；（二）驾驶员着西服、系领带、黑色皮鞋、带白手套。三、驾驶员及接待车辆的要求：（一）来宾携带随从的，应当派遣2辆以上车辆迎接；（二）集团公司中高档车辆应当服从调遣和调配；（三）驾驶员不得在车内吸烟或做无关事宜，车辆音响音量不得超过10标刻；（四）根据来宾的人数备好饮用水，其中，12月份至次年2月期间的接待，应当为客人备常温及热饮，7至9月应当为客人备常温及冰饮；（五）主要来宾应乘坐于驾驶员后排位置，主陪领导应坐于副驾驶座后排位置，行政部接待专员应坐于副驾驶位置；（六）迎接客人上车时，应当尽可能将车的左侧面对客人，以便客人上车；（七）客人上车时，驾驶员应当下车为客人开启车门并防止客人进车时撞头；（八）因道路原因车辆右侧面对客人时，驾驶员应当下车引导车人从车辆后侧绕到上车位置；（九）行政部接待专员要负责将来宾行李放至车辆后备箱内；（十）两辆以上车辆接送客人的，首车驾驶员应当放慢车速，照应后车距离，尽可能形成车队行驶。1、后车不得超越首车行驶；2、凡遇红灯，首车驾驶员预估后车无法通过的，应当在停车线等候；3、一旦后车掉队，首车驾驶员应当放慢车速，等候后车跟上；4、凡遇交通拥阻，驾驶员不得随意插档、变换车位，应当保证车辆行驶平稳及车队队形完好。四、现场接机/接车时的工作标准：（一）由行政部接待专员持迎接牌在旅客出口等候客人，接待员站立位置应当在领导右后侧1步距离；（二）宾客抵达时，迎接领导应主动上前握手并作自我介绍，规范用语是：“XX领导，欢迎来到上海。我是上海中技桩业股份有限公司XX职务XX姓名，您一路旅途辛苦了，请允许我为您此次行程服务。”；（三）行政部接待员应主动上前帮助来宾拿行李，并尾随领导步行；（四）上车后，行政部接待专员应在自我介绍后，向来宾递交行程单；（五）车队从机场/车站出发后，由行政部接待专员通过手机短信将来宾情况报告行政部接待组。第三条迎接来宾进入公司一、由行政部后勤保障专员负责对大院车辆进行清场，严禁一切车辆不按规定停放，公司大门口不得停放机动车和非机动车；要事先对楼梯、走道及会议室全部检查一遍；二、由行政部材料专员将欢迎词板放置于公司1楼大门口；三、接待接机/车人员反馈的信息后，接待组通知相关领导进行现场迎接：（一）根据宾客规格，相关迎接人员应当着正装在一楼等候来宾车辆；（二）来宾车辆停靠后，由驾驶员负责为来宾开车门，并防止客人下车时撞头；（三）公司主要接待领导上前与来宾打招呼，特别重要的来宾由行政部接待员负责上前送花；（四）公司接待领导应在在来宾右后侧方位，距来宾半步距离，并负责引导来宾进入公司；（五）公司前台应在客人来访前将大厅中的灯光打开，调节空调的温度，营造光亮舒适的环境；当宾客进入大门时，要站立向来宾鞠躬致意，并使用规范用语：“欢迎莅临中技桩业！”（六）接待来宾期间，总部各部门员工应当减少楼道内走动，正面遇到来宾时，应主动为来宾让路，并侍立向来宾半鞠躬，同时使用规范用语：“欢迎光临中技桩业”；（七）行政部接待专员在来宾下车时应当提前进入大楼，以提前一层的速度为来宾开路、开门；（八）进入会场或贵宾室时，应当指引来宾进入主座。主座应面对大门。第四条会务接待一、由行政部后勤保障专员负责在客人来访前将鲜花、席卡、水果、糖果、糕点、热毛巾、香烟、饮用纯水、茶叶茶杯以及公司宣传册等准备好。相关物品的摆放要整齐统一。宾客未到前应准备茶头，茶水到至杯子七分之一位置左右。此外，要提醒我方领导携带的名片。二、来宾入座时，现场倒茶，茶水倒至7分满。行政部接待人员根据来宾规格予以现场茶水保障，原则上首次5分钟续水，1小时内每15分钟续水，加水实际情况根据来宾饮水习惯作适当调整。加水人员应当站立于宾客的左手位置。重要贵宾，行政部应派2名接待员应现场侍立保障，侍立位置为会场对角线，1人保障来宾，1人保障公司领导。三、信息部器材保障人员应根据接待规格和领导要求，做好现场器材的管理及摄录工作。四、行政部总裁秘书根据领导要求负责汇报材料的点击。第五条接待用餐一、根据行程确认单确定用餐标准、用餐地点（公司餐厅/外部餐厅）、用餐时间、用餐人数、酒水和饮料数量、香烟数量等；二、提前预定餐厅包房，如就餐人员较多，包房尽量选择紧邻的位置，方便席间走动沟通；三、菜单确定根据来宾不同口味、风俗习惯、生活忌讳和特殊需要进行菜品选择；四、接待人员在来宾入席前半小时检查用餐用品是否准备齐全：餐具、水杯、红酒杯、白酒杯、餐巾、小毛巾、烟缸、牙签筒，以及酒水饮料、烟、茶等五、用餐期间注意环节（一）来宾入席1、当来宾进入餐厅时，接待人员主动协助迎宾员安排访客入座；2、接待人员协助迎宾员挂来宾衣帽；3、提醒来宾保管好贵重物品。（二）席间督办1、待来宾坐定后，服务员撤去多余餐具，取出餐巾展开铺在客人膝上并脱去筷套；2、根据来宾要求斟倒酒水或饮料；3、用餐期间上菜的速度事宜，上菜顺序冷菜、热菜、汤、点心、水果；如有外国客人，可在冷菜之后上汤，多道点心安排在菜与菜之间；4、待来宾杯中酒水只剩1/3时及时斟倒，根据现场需要开启酒水或饮料；5）客人餐碟中骨渣或杂物堆集较多时及时抽换；6）烟灰缸有两个以上烟头时及时撤换；7）当来宾不慎将餐具掉地上或弄翻酒水杯时及时处理；8）上菜过程中若不小心把汤汁洒在餐桌或来宾身上上，迅速用干净餐巾垫上或擦干净；以上几点在用餐餐厅服务未及时到位时，接待人员应督促服务人员及时处理。（三）离席1、接待人员在用餐即将完成时，一般在上水果的时间段至餐厅柜台结账，收集好财务报销单据,并安排车辆等待来宾离席；2、来宾走出餐厅时，接待人员协助服务员及时准确地将衣帽取递给本人；3、接待人员在离席的同时检查有无来宾遗留的物品，如有应及时归还；4、接待人员引领来宾上车至下一目的地；5）如有醉酒的来宾，根据性别安排临时接待人员送至住宿酒店安置。第六条来宾住宿一、住宿前期工作准备（一）根据行程确认单确定酒店住宿标准、人数、具体入住日期、天数等；（二）行政部提前为宾客预订好酒店房间等待宾客入住（三）一级接待标准需提前在房间内放好如：水果、鲜花、香烟、丝袜等物品。二、入住（一）接待人员迎接或陪同来宾至预定酒店，主动帮来宾提行李；（二）接待人员将访客引领至酒店大厅座位休息等待；（三）接待人员收集宾客的有效证件到酒店总台办理入住手续；（四）接待人员办理好入住手续后，记录访客对应的房间号以便行程时间安排及时沟通；（五）接待人员将宾客的有效证件及房间钥匙交至本人手中，引领至入住房间；（六）接待人员告诉客人：有无保险箱，饮水方式，早餐时间，餐厅位置等，并询问是否还有其他需要；（七）接待人员确认宾客第二天的叫醒时间（八）接待人员再次留下自己的联系方式以备访客在行程中及时沟通；（九）确认访客的行李已送到访客的房间；（十）接待人员至酒店总台落实第二天叫醒时间。三、退房（一）访客行程结束离开酒店时，接待人员提醒并检查访客行李是否有遗漏，主要是电话，充电器，有效证件等（二）接待人员主动帮访客提行李至接待车辆放置；（三）接待人员邀访客上车入座并随行至机场、车站，视情况准备相应的礼品，并请宾客对此次接待工作提出意见或建议（本条适用于一级接待）；（四）接待人员至酒店柜台结账，收集好本次接待工作的各类单据凭证。第七条参观接待一、至公司厂部参观（一）事先告知相关厂部做好接待工作；（二）重要贵宾派员至现场指导、协助；（三）宾客从总部出发时，通知相关厂部做好准备；（四）按接待规格确定陪同人员及做好车辆等准备；（五）厂部参观顺序为办公楼、车间、食堂、宿舍等；（六）厂部介绍由事业部总经理或副总经理负责；（七）其他标准按照总部接待标准执行。二、上海标志性景观游览（一）制作参观线路，开展现场实地踏勘；（二）按接待规格确定陪同人员及做好车辆等准备；（三）重要宾客可外聘导游负责解说；（四）参观中用餐、住宿等，统一按规格标准执行；（五）参观过程中所需的一切物品，由行政部后勤保障专员负责准备。