公文处理规范与写作技巧上

公文处理规范与写作技巧（上）综合管理部李剑莉2015年9月18日主要内容：一、公文概述二、公文文种三、公文格式一、公文概述公文，全称公务文书，是一种机关团体、企事业单位等社会组织用来办理公务、具有一定规范格式的应用文。（一）公文的发展简史《尚书》，汇编了黄帝到商周时期的公文；公文，最早称为“书契”、“简牍”、“文书”和“文案”等，“公文”一词出现在东汉；秦汉时期，公文代表作有李斯的《谏逐客书》、刘邦的《求贤诏》和诸葛亮的《出师表》等；（二）公文的基本特征政策性实用性可靠性针对性时间性规范性上行文：指下级机关向所属上级机关的发文,如报告、请示下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知、通报、批复、意见平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如函泛向行文：主要是指公文可以同时上行、下行或者平行，还向社会公布，如通告、公告特别行文：会议纪要二、公文文种学校常用公文主要有11种：“决定、通知、通报、通告、公告、报告、请示、批复、意见、函、（会议）纪要”决定适用：对重要事项或重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。种类：嘉奖决定、处分决定、重大行动安排或重要事项的决定等。意见适用：对重大问题提出见解，对重要事项提出解决办法。种类：直接指导型、批转执行型、建议性等。报告适用：向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位询问或交办事项，上报有关材料等。种类：工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告等。请示适用：向上级单位请求指示或批准。种类：请示批准、请求解决问题、请求指示等。通知适用：传达上级单位指示、部署安排工作、任免和聘用干部、批转、转发和印发文件、传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项等。种类：批转和转发性通知、传达或部署性通知、周知性通知、会议通知、人事任免通知等。通报适用：上级单位向下级或有关单位传达重要精神、重要情况、表彰先进和批评错误等。种类：表彰通报、批评通报、情况通报等。通报的主要作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。其目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。通告适用：公布全校各方面应当遵守或周知的事项等。种类：规章性通告、事项性通告等。公告适用：向校内外宣布重要事项或者法规事项等。种类：事项性公告、发布性公告等等。函函适用：不相隶属单位之间商洽工作、通报情况、征询意见、询问或答复问题、请求批准和答复审批事项等。种类：征询意见函、请求批准函、答复意见和答复审批事项的函。批复适用：答复下级单位的请示事项。种类：请示批复等。适用：对上级机关、单位可汇报工作；对下级机关、单位可指导工作；对与会机关、单位可作为开展工作的依据。会议纪要种类：办公会议纪要、专项会议纪要等。三、公文格式公文一般是由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等组成。（一）上行文的特殊格式上行文必须标注签发人姓名，并在附注处注明联系人和联系电话，这体现了领导负责制和公文的严肃性；标注签发人姓名应在发文单位标识之下，红色反线之上，平行排列于发文字号的右侧。（二）会议纪要的特殊格式以固定版头印发会议纪要的特定格式，其标识是由“××××××会议纪要”组成；正文中无主送单位，要在版记处列明抄送单位；发文字号以序号或期数表示；正文结束后，不标注成文日期，不落款，不加盖印章。谢谢！