资金审批及费用报销管理制度

资金审批及费用报销管理制度第一章总则第一条为加强会计基础工作，规范资金及费用的审批报销管理工作，保障资金使用安全，建立正常的会计工作秩序，依据《中华人民共和国会计法》、财政部《内部会计控制规范—基本规范（试行）》、《会计基础工作规范》及有关法律法规的规定，结合本集团的实际情况，制定本办法。第二章资金审批权限及原则第三条资金支付审批权限及原则（一）资金的支付分为：个人借（汇）款、经营项目付款。（二）其他借款，如工地项目借款、购买办公用品、维修费等，须填写《借款单》，对大宗办公用品的采购，须先做采购申请，货比三家供货商价格后报财务部备案，写明用途、金额，办理审批手续后，出纳予以借支。（三）因业务需要开支招待费的，由部门经理领取《借款单》，并填写《业务执行申请单》，报公司领导批准，方可借支。接待标准及要求按公司管理制度执行。（四）出差人员借款，必须先填写《出差申请单》，再到财务部领取《借款单》，借款金额原则按“往返车费+（住宿费+出差补助）*预计出差天数”计算，先经部门经理同意，再由财务审核，最后经公司领导批准后，方可借支，前次借支出差费无故尚未报销者，不得再次借款。出差费用报销标准按公司管理制度中规定执行。（五）严格控制个人借支大额款项，个人借款累计额度最高不超2千元，有超出规定的须报公司领导批准的方可借支。（六）对备用金的借支和额度，按公司规定只有以下人员可以借领：司机（300-500元），行政部行政专员（1000-1500元），其他部门需要借领备用金的，须事先提交申请报告，指定专人借领，原则上每个部门只能一个人借领备用金，额度由财务部核定，报财务总监审批、总经理核准后予以借支。（七）资金支付按如下流程办理：（见附流程图一）（八）凡签定合同的款项，无论金额大小一律不允许个人借款。公对公业务付款一律通过银行转帐，不允许支付现金或现金支票，支付现金的范围执行《内部会计控制规范—贷币资金（试行）》的规定。特殊情况需要以现金的支付的，必须由对方开具发票或收据后才能办理。（九）借（汇）款单是财务做帐依据。报销冲帐或还款时，财务部办理冲帐或还款手续。（十）所有借（汇）款必须在业务完成后及时取得原始凭证并在3天内办理冲帐或还款，否则财务不再给予办理第二次借（汇）款。个人借款（备用金除外）超过30天，财务通知后三天内还不办理冲帐或还款，财务则在个人工资或资金中扣回借款。每年12月个人借（汇）款要结零，财务发出书面催款通知，若在规定时间内不办理还款则采取公示方法促其还款。第四条费用报销原则（一）财会人员在报销中要严格把关，对不符合以下第三章“费用报销的规定”要求的退回报销人改正，否则不予报销。（二）会计、出纳要履行岗位职责，不能互相代替工作。若有一方因事不在岗位时，不能办理报销手续。（三）公对公业务结算付款一律通过银行转帐，不允许提取现金或现金支票。（四）财务按月度资金使用计划办理报销业务。同一项经济业务（如物资采购、劳务等）严禁分月分次报销，一经发现严格按公司有关考核规定处理。（五）各部门负责人要对所签字的报销单据负责。报销人本人不能再签证明人、部门主管或单位负责人。第三章票据报销的注意事项第五条票据的合法性（一）合法的票据主要包括增值税专用发票（开具单位需盖“发票专用章”或“财务专用章”或单位公章）、税务局代开发票、盖有财政部门监制章的收款收据（一般只有行政、事业）单位出具且需盖单位公章）、车船票、飞机票等。（二）增值税发票为发票联和抵扣联两联，一律不得涂改；注意税号正确，价税小写与大写相符；收款人、复核人、开票人必须填齐。对增值税发票的取得与保管，应注意做到票面整洁、完好、无划痕，发现有错误必须由开出单位重开。取得增值税发票必须在该发票日期5天内送财务报帐。一般纳税人（税率17%）一律采用防伪税控机开具专用发票。税务部门为小规模纳税人（税率4%或6%）代开的专用发票可继续按现行规定执行。（三）票据内容必须真实、完整，具备单位名称、日期、经济业务内容、数量、单价、金额（大小写要相符）。任何票据的金额部分都不得修改，金额修改的发票无效；发票其他部分个性的修改人需在修改部分盖开票单位专用章，否则为无效发票。第六条票据粘贴的规范性（一）取得票据应按经济内容分单填列。车船票、飞机票、住宿票、车票及订票手续费发票等可以随《差旅费报销单》集中粘贴；过路、加油、停车等收费发票等可以集中粘贴填报《费用报销单》；其他票据应分单填报《费用报销单》。（二）票据粘贴应按梯队整齐摔列。要求自右到左梯队粘贴在票据贴单内，较长票所折叠横贴，票据张数一目了然且正确填写张数。只能用胶水粘贴，不允许使用订书针等。第七条费用报销单填写的正确性和完整性费用报销单的所有填写内容必须完整、用钢笔填写、不得使用圆珠笔或铅笔；数字大小写要填写正确，不得涂改，写错金额要重新填写报销单：出错与误餐不得重复填报。第四章费用报销规定第八条经办人在取得合法的票据后按如下流程办理报销：（见附流程图二）第九条费用报销手续（一）购买物资必须有入、出库手续。付款或报帐须附物资入库单或按合同条款出具验货证明，使用部门在入库单上签字验收。（二）物资采购报销：须凭发票及有关单据到财务部门填制《费有报销单据》，对大宗物品，须持原审批表一并填制先由经办人签字，部门经理、财务人员审核，财务总监审批、总经理批准后，予以报销，对大宗物品，没有经财务总监、总经理审批和财务部门没有备案的，财务部门有权拒绝报销。（三）项目竣工结算须在项目竣工验收后30天内，具备竣工验收报告、效益评估资料和竣工决算书、发票等有关资料到财务办理项目结算。（四）完成的经济业务在取得有效票据一个月内及时报账，逾期报账将按报账金额的20%扣除，跨年度票据报销作废。（五）所有车辆费用（过路、油料、修理、配件材料等）须经行政部登记证明，车辆费用的报销须注明车牌号码及各项费用的金额，车辆修理费须附报修单、材料人工清单。（六）项目工地费用的报销：支付农民工工资的，须凭《派工单登记表》等支付。凡支付给个人的民工劳务费用报销的发票须附个人收据，收据上列明：材料及人工费用的单价、数量、金额，收款人身份证号码、联系地址、电话号码，并加按手印，还要有第三者（司机或另一员工）证明人签字。第十条费用报销直接填写费用报销单或差旅费报销单，按以上流程在财务办理有关报销手续：属于按合同支付款项或并取得票据需付款的，执行《工程价款及物资采购结算办法》填写《合同支付审批表》，按以上流程办理银行转账手续。第十一条经办人须自己填报费用报销单并办理报销手续；证明或验收人必须是能够证明或验收经办人经办事项的人，若经办人有弄虚作假行为，追究在证明或验收栏签字人的连带责任；部门主管对本部门的费用报销的合法合规性负领导责任；财会人员按分管项目审核费用的计划性、真实性、票据的合法性、费用报销手续的完整性、规范性等：第十二条在财务办理业务时，报销人员严禁未经同意私自查看与本人无关的任何财务凭证，应按先后顺序等候，严禁在财务室]闲谈，更不能串岗影响他人工作。第五章附则第十四条本办法由财务部负责修订、解释。第十五条本办法自发布之日起执行。附流程图一：流程图二：经办人填写合同支付审批表或借（汇）款单部门主管财务审核财务总监审批总经理审批出纳付款物资采购物资入库、使用部门证明或验收部门主管经办人经办证明或验收部门主管财务审核财务总监审批总经理审批财务冲账或出纳付款