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湖南OA系统项目实施方案为保证湖南公司办公自动化系统（以下简称OA系统）项目顺利实施，甲乙双方本着友好协商的合约精神，并结合我院实际，制定了此项目的实施方案。本方案中所指甲方为湖南公司，乙方为湖南公司1.项目实施内容本项目实施内容为“湖南OA系统”基础版，此版本包括以下功能模块：1.1系统管理：（1）系统参数管理；（2）通讯录；（3）系统数据字典管理；（4）系统角色管理；（5）系统组织机构管理；（6）系统帐号管理；（7）系统岗位管理；（8）短信监控；（9）短信群发；（10）组织人员导入。1.2个人办公：（1）事宜管理；（2）电子邮件；（3）日程管理；（4）个人设置；（5）工作委托。1.3信息发布：（1）电子公告；（2）公共信息。1.4公文管理：（1）公文登记；（2）公文处理；（3）公文查询；（4）公文设置；（5）档案管理。1.5事务管理：（1）会议管理；（2）人事管理。1.6流程管理：（1）流程配置；（2）流程查询；（3）流程设置；（4）表单管理；（5）发起流程。1.7报表管理：（1）报表设计；（2）客户单位统计表；（3）使用情况统计表。1.8文件共享：（1）文件共享管理；（2）文件共享。1.9物资管理：（1）物资类别；（2）品种详情。1.10系统协助：（1）问题反馈；（2）版本更新管理；（3）版本更新历史；（4）帮助文档下载；（5）帮助文档查看。1.11融合业务：（1）湖南。1.12工资管理：（1）单位工资信息；（2）个人工资查看；（3）单位工资导入；（4）单位工资管理。1.13湖南OA手机版（1）公文（2）邮件（3）通讯录（4）附件管理（5）软件分享（6）短信群发（7）软件更新本项目实施的产品是基础版本，不含行政审批管理功能模块，需等开发商于11月研发成功后再另立项目实施，特此说明。2.组织机构为加强双方的沟通协调，经双方讨论，成立项目实施小组，由甲乙双方安排人员参与，共同制定实施方案，共同协商处理项目实施过程存在的问题。小组成员及分工如下：职务姓名单位职务职责项目组长负责项目的总体控制和管理负责重大问题的决策和处理安排人员实施工作整个工程项目的进度及实施管理负责项目的整体验收组员负责公文收发，邮件收发版块的需求采集、测试、流程审核及验收组员负责工资系统，财务单据审批的需求采集、测试、流程审核及验收负责本项目甲乙双方经济往来方面的监管组员负责项目总体实施和监理负责本项目总体需求采集、分析、测试、流程审核及验收组员参与本项目总体监理参与本项目总体需求采集、分析、测试、流程审核及验收组员甲方客户经理负责收集和分析乙方所有需求负责双方总的沟通和协调工作组员甲方技术经理负责甲方OA系统实施过程中的技术支持负责甲方OA软件的安装调试负责甲方OA使用人员的操作使用培训负责协助甲方完成OA系统的数据初始化工作负责甲方的OA系统日常维护工作3.项目实施总规划总工期：一个月（根据实际实施情况做相应调整），本项目计划于2012年9月10日正式启动，预计2012年10月9日基础版正式上线运行。根据项目的实施内容，本项目的实施共分为四个阶段：3.1第一阶段：环境搭建及基础数据初始化本阶段工作内容包括OA系统基础数据初始化、用户权限分配、功能测试、环境搭建四方面内容；（1）基础数据初始化：由于本系统涉及到的基础数据只有部门人员数据，目前甲方已将部门人员录入到系统中，但数据内容未经审核，存在错漏。因此本部份的工作主要由乙方提供部门人员表，由乙方提交人事科审核后，交甲方修改。（2）用户权限分配：本项工作由乙方根据实际情况建立分级权限，并对所有用户进行权限分配，最终形成用户权限分配表交组长审核后归档。（3）基础版功能测试：由甲方对OA系统基础版的所有功能进行测试，并形成测试文档归档保存，测试内容包括：第一部分：邮件收发、公文管理测试，由湖南确认后签字；第二部分：工资管理测试，由湖南确认后签字；第三部分：论坛、文件管理、OA移动办公测试，由湖南确认签字；（4）环境搭建：本项目的环境搭建主要指的是软件环境和网络环境：软件环境：要求所有计算机客户端具备IE8.0浏览器、安全插件和信任站点环境，软件环境由甲方协助乙方安成，需保证乙方全院300余台计算机达到上述要求。网络环境：由于甲方提供的OA系统架设在互联网上，而乙方大部分计算机处于自有局域网中，不能跨网访问，需甲方提供一个高效、安全的跨网访问方案，并协助乙方搭建和测试环境。3.2第二阶段：培训培训由乙方组织，甲方授课，乙方协助授课和答疑。培训分为三部分：基础版培训、回访及答疑、中干手机端培训。培训应遵循以下原则：（1）临床科室各科室抽两人参加，辅检科室各抽取一至二人参加，职能科室各抽一人参加；（2）每次培训人数不应超过30人，时间不应超过1小时；（3）一轮培训完后，应组织回访，并将收集到的问题汇总分析，组织集中答疑；每个被抽调参与培训的人员理论上应参与一次授课和一次答疑，并有义务向本科室其它人员转授。（4）对网络部门、财务科、办公室、宣传部门进行有针对性的培训；（5）培训不安排考试，但要求签到和确认“是否掌握本次培训的内容”；（6）由甲乙双方共同负责中干培训，理论上每次参与培训的中干不超过6人；（7）培训的大致内容：基础培训：公文查阅、邮件收发、电子公告牌应用、文件共享应用、工资查询、帐号管理；系统管理员培训：系统管理、基础培训涉及的所有内容、公文管理、工资系统管理、电子公告牌管理、软件环境安装和维护；工资系统管理员培训：工资系统管理；电子公告牌管理员培训：电子公告牌系统管理；公文系统管理员培训：公文收发系统管理、消息群发管理；中干培训：总机服务、手机应用、基础培训涉及的所有内容；3.3第三阶段：部分验收培训完成后，可以组织项目实施小组中乙方成员对本项目进行验收。本次验收包括对本项目中甲乙双方的工作进行验收，内容包括：（1）功能完整性验收；即对OA基础版的公文收发、邮件收发、工资管理、电子公告牌管理、文件共享、系统管理、天翼办公手机应用七个版块进行功能完整性和有效性验证；本项验收工作由湖南负责公文收发和邮件收发模块验收，由湖南负责工资管理模块验收，由湖南负责电子公告牌、文件共享、系统管理模块验收，由组长湖南负责手机应用模块验收。验收完成后，形成《功能完整性验收报告》，由相应验收人员签字确认。（2）培训有效性验收：培训验收由湖南、湖南、湖南共同完成。验收分为两个部分，一部分是由实施小组随机抽调临床医护人员、职能科室行后勤人员、中干各一名，以简单问询的方式验证培训是否有效；另一部分是检查参加培训人员的签到表以及掌握情况，确认所有人都“已掌握”后可视为本部分验收通过。验收完成后，形成《培训有效性验收报告》，由相应验收人员签字确认。另附培训签到册。（3）基础环境可用性验收：环境验收由湖南、湖南、湖南共同完成。验收方式为随机抽取内网计算机、外网计算机、手机各一台，测试是否能正常登录系统。验收完成后，形成《基础环境可用性验收报告》，由相应验收人员签字确认。3.4第四阶段：试运行总体验收合格后，由行政办公室在国庆节前，于旧OA系统中正式发布OA系统更换公文。并于国庆节后，预计10月9日正式启用新OA系统试运行，所有正式公文，邮件，工资等应用全部在新OA上发布，旧OA预计在新OA正式启动后的三个月后关闭。试运行期为1个月，试运行期间，由甲方至少安排一名技术人员专职处理乙方OA系统的操作和技术问题。试运行期满后，由项目实施小组中王开莉、穆伦秀、唐松对试运行情况进行调研，方式为随机抽取临床、后勤科室各一个，询问应用情况，如无问题，形成《试运行验收报告》，由上述三人签字确认。试运行验收后，组织项目竣工会议，由组长苟洪娟进行总体评估和验收，形成《总体验收报告》后，与所有验收文档一并归档。本项目正式竣工。4.项目实施详细时间表实施内容参与科室具体负责人时间基础数据核对网络部门、人事科用户权限分配网络部门网络环境搭建网络部门软件环境搭建网络部门功能测试网络部门、行政办公室、财务科第一阶段碰头会小组全体组员系统管理员培训网络部门公文收发培训行政办公室工资系统培训财务科电子公告版培训宣传部门测试数据准备网络部门、行政办公室、财务科临床基础培训全院临床科室行后基础培训全院职能科室中干培训全院中干中干培训全院中干培训回访及答疑全院培训回访及答疑全院项目组第二次碰头会小组全体组员功能模块完整性验收网络部门、行政办公室、财务科培训有效性验收网络部门、行政办公室、财务科基础环境可用性验收网络部门、行政办公室、财务科第三阶段碰头会小组全体组员试运行全院第四阶段碰头会及总体验收小组全体组织5.技术文档：本项目应生成以下技术文档归档保存：（1）项目实施方案（本文档）；（2）基础数据确认文档（部门人员表确认文档）；（3）权限分配表；（4）系统功能模块测试文档；（5）培训时间人员安排表；（6）培训签到表；（7）功能完整性验收报告；（8）培训有效性验收报告；（9）环境可用性验收报告；（10）项目总体验收报告；（11）每周进度报告；（12）项目竣工报告。湖南公司2012-9-6